كيفية إخفاء العناصر المستخدمة مسبقًا في القائمة المنسدلة؟
في Excel، يعد إنشاء قائمة منسدلة قياسية تقنية شائعة لإدخال البيانات، ولكن ماذا لو كنت تريد أن تصبح القائمة المنسدلة أقصر كل مرة تقوم فيها بتحديد عنصر ما - بإزالة العناصر التي تم اختيارها مسبقًا بحيث يمكن لكل خيار أن يتم اختياره مرة واحدة فقط؟ على سبيل المثال، تخيل أن لديك قائمة منسدلة تحتوي على 100 اسم فريد: بعد اختيار اسم واحد، يتم إزالته من خيارات القائمة المنسدلة، مما يترك 99 خيارًا. مع استمرارك في الاختيار، تنكمش القائمة تلقائيًا حتى لا يتبقى أي خيارات. يمكن أن يكون هذا المستوى من التفاعل عمليًا جدًا في سيناريوهات مثل تخصيص المهام دون تكرار، أو ترتيب المقاعد، أو السحوبات حيث يجب أن تكون كل اختيار فريدًا. ومع ذلك، فإن Excel لا يقدم هذه الوظيفة مباشرة، لذا تحتاج إلى استخدام حلول بديلة محددة. في الأقسام التالية، ستجد تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية تحقيق ذلك.
إخفاء العناصر المستخدمة مسبقًا في القائمة المنسدلة باستخدام أعمدة المساعدة
إخفاء العناصر المستخدمة مسبقًا في القائمة المنسدلة باستخدام أعمدة المساعدة
لنفترض أن لديك قائمة بأسماء في العمود A، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. لتكوين قائمة منسدلة تخفي العناصر المستخدمة مسبقًا، اتبع الخطوات الموضحة خطوة بخطوة. يستخدم هذا النهج أعمدة مساعدة إضافية لتتبع العناصر التي تم تحديدها بالفعل ولإنشاء قائمة مصدر ديناميكية للقائمة المنسدلة. على الرغم من أن هذه الطريقة قد تبدو معقدة، إلا أنها بسيطة ولا تتطلب مهارات برمجة.
تشمل السيناريوهات المناسبة الجدولة، وتعيين الموارد، أو أي حالة يجب فيها اختيار عنصر مرة واحدة فقط حتى يتم استنفاد القائمة. الميزة هي الوضوح من خلال الصيغ المرئية والمنطق الذي يمكن تتبعه؛ ومع ذلك، فإنه يتطلب الحفاظ على أعمدة إضافية في ورقة العمل الخاصة بك.
1. بجانب قائمة الأسماء الخاصة بك، في الخلية B1، أدخل الصيغة التالية للتحقق مما إذا كان الاسم قد تم اختياره بالفعل في نطاق القائمة المنسدلة المستهدفة:
=IF(COUNTIF($F$1:$F$11,A1)>=1,"",ROW())تقوم هذه الصيغة بمقارنة كل اسم مقابل الاختيارات المصنوعة في القائمة المنسدلة (النطاق F1:F11). إذا تم اختيار الاسم بالفعل، فإنه يعيد خلية فارغة؛ وإلا فإنه يعيد رقم الصف كقيمة مساعدة. تأكد من ضبط النطاق F1:F11 ليتناسب مع الموقع الذي تعتزم وضع قوائمك المنسدلة فيه، ومراجع الخلية A1 لموقع قائمة الأسماء الخاصة بك.
ملاحظة: تحقق مرتين من أن النطاق 'F1:F11' يشمل جميع خلايا القائمة المنسدلة. يجب أن تشير 'A1' إلى الصف الحالي في قائمة الأسماء الخاصة بك.
2. اسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيق هذه الصيغة على جميع صفوف قائمة الأسماء الخاصة بك. سيؤدي ذلك إلى إنشاء سلسلة من نتائج المساعدة التي تحدد الأسماء غير المستخدمة.
3. في العمود C، قم بإعداد صيغة مساعدة أخرى في الخلية C1 لبناء قائمة نظيفة ديناميكية فقط للأسماء غير المستخدمة:
=IF(ROW(A1)-ROW(A$1)+1>COUNT(B$1:B$11),"",INDEX(A:A,SMALL(B$1:B$11,1+ROW(A1)-ROW(A$1))))تجمع هذه الصيغة جميع الأسماء غير المستخدمة معًا عن طريق استخراج العناصر المناسبة من العمود A بناءً على القيم المساعدة في العمود B. مع اختيار الأسماء وإزالتها من B، يتم تحديث هذه القائمة في العمود C تلقائيًا. إذا كانت قائمتك أطول من 11 اسمًا، تأكد من ضبط جميع النطاقات وفقًا لذلك.
4. انسخ هذه الصيغة لأسفل لتطابق طول قائمة الأسماء الأصلية الخاصة بك. يجب أن يكون النطاق الذي تملؤه طويلًا مثل قائمتك في العمود A.
5. لجعل هذه القائمة المحدثة ديناميكيًا قابلة للاستخدام في القائمة المنسدلة الخاصة بك، حدد نطاقًا مسمى. حدد القائمة المنشأة حديثًا في العمود C (على سبيل المثال، C1:C11)، ثم انقر فوق الصيغ > تحديد اسم.
6. في مربع الحوار الاسم الجديد، أدخل اسمًا (مثل namecheck)، واستخدم هذه الصيغة المرجعية الديناميكية للحفاظ على النطاق المسمى بالحجم الصحيح مع اختيار الأسماء:
=OFFSET(Sheet2!$C$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$C$1:$C$11)-COUNTBLANK(Sheet2!$C$1:$C$11),1)هذا يضمن أن القيم غير الفارغة فقط في العمود C تستخدم لخيارات القائمة المنسدلة. تحقق بعناية من اسم الورقة ومراجع الخلايا - باستخدام تنسيقات العنوان الدقيقة - لتناسب ورقة العمل الخاصة بك.
ملاحظة: إذا قمت بتغيير قائمة الأسماء، إضافة أو إزالة الصفوف، أو استخدام ورقة عمل مختلفة، تأكد من تحديث الصيغة وفقًا لذلك لمنع الأخطاء.
7. الآن، لإنشاء القائمة المنسدلة الفعلية، حدد الخلايا التي تريد للمستخدمين إجراء اختياراتهم فيها (مثل F1:F11). انتقل إلى البيانات > التحقق من صحة البيانات > التحقق من صحة البيانات.
8. في مربع حوار التحقق من صحة البيانات، ضمن علامة التبويب الإعدادات، اختر قائمة واكتب =namecheck في حقل المصدر، مع الإشارة إلى النطاق المسمى الديناميكي الذي قمت بتحديده.
انقر فوق موافق للانتهاء. كل مرة يتم فيها اختيار اسم في القائمة المنسدلة، يتم حذفه من القائمة للقوائم المنسدلة الأخرى، مما يضمن أن جميع الخيارات تكون فريدة. إذا حاولت اختيار نفس الاسم في خلية أخرى، ستجد أنه لم يعد متاحًا كخيار.
نصيحة: لا تحذف أو تكتب فوق أي من أعمدة المساعدة (الأعمدة B وC)، لأنها ضرورية لتحديث القائمة المنسدلة بشكل صحيح. ضع في اعتبارك إخفاء هذه الأعمدة إذا كنت تريد أن تبقي ورقة العمل مرتبة دون تعطيل الوظائف. إذا واجهت مشكلات في تحديث القائمة، فتحقق من الصيغ بحثًا عن عدم تطابق النطاقات، أو تأكد من أن جميع روابط التحقق من صحة البيانات صحيحة وتشير إلى النطاق المسمى المقصود.
إن أحد القيود في هذا النهج هو أنه إذا كان العديد من المستخدمين سيقومون بالاختيارات في نفس الوقت (على سبيل المثال، على ورقة عمل مشتركة)، فلا تزال هناك احتمال حدوث تعارضات. بالنسبة لحلول أكثر تقدمًا وقابلة للتوسع أو لأتمتة هذه المهمة بمزيد من التنظيم الأقل وضوحًا لورقة العمل، يمكنك التفكير في استخدام VBA - يوضح القسم التالي هذا البديل.
مقالات ذات صلة:
كيفية إدراج قائمة منسدلة في Excel؟
كيفية إنشاء قائمة منسدلة مع صور في Excel؟
أفضل أدوات الإنتاجية لمكتب العمل
عزز مهاراتك في Excel باستخدام Kutools لـ Excel، واختبر كفاءة غير مسبوقة. Kutools لـ Excel يوفر أكثر من300 ميزة متقدمة لزيادة الإنتاجية وتوفير وقت الحفظ. انقر هنا للحصول على الميزة الأكثر أهمية بالنسبة لك...
Office Tab يجلب واجهة التبويب إلى Office ويجعل عملك أسهل بكثير
- تفعيل تحرير وقراءة عبر التبويبات في Word، Excel، PowerPoint، Publisher، Access، Visio وProject.
- افتح وأنشئ عدة مستندات في تبويبات جديدة في نفس النافذة، بدلاً من نوافذ مستقلة.
- يزيد إنتاجيتك بنسبة50%، ويقلل مئات النقرات اليومية من الفأرة!
جميع إضافات Kutools. مثبت واحد
حزمة Kutools for Office تجمع بين إضافات Excel وWord وOutlook وPowerPoint إضافة إلى Office Tab Pro، وهي مثالية للفرق التي تعمل عبر تطبيقات Office.
- حزمة الكل في واحد — إضافات Excel وWord وOutlook وPowerPoint + Office Tab Pro
- مثبّت واحد، ترخيص واحد — إعداد في دقائق (جاهز لـ MSI)
- الأداء الأفضل معًا — إنتاجية مُبسطة عبر تطبيقات Office
- تجربة كاملة لمدة30 يومًا — بدون تسجيل، بدون بطاقة ائتمان
- قيمة رائعة — وفر مقارنة بشراء الإضافات بشكل منفرد