كيفية حفظ أو تصدير كل ورقة كملف CSV/PDF في Excel؟

أسهل طريقة لتصدير ورقة عمل واحدة كملف CSV أو PDF هي استخدام وظيفة حفظ باسم المدمجة في Excel. هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تحتاج فقط إلى تصدير عدد قليل من الأوراق أو إذا كنت تريد التحكم الكامل ومراجعة كل ملف قبل الحفظ. ومع ذلك، إذا كانت مصنفك تحتوي على العديد من الأوراق، فإن تنفيذ هذه الخطوات يدويًا لكل واحدة قد يصبح مملاً.

المزايا: بسيطة، لا حاجة إلى أدوات إضافية أو برمجة، تسمح لك بمراجعة أو ضبط الورقة قبل التصدير.
القيود: يدوي وتكراري للأوراق المتعددة؛ لا يمكن تشغيله على جميع الأوراق دفعة واحدة.

1. انقر فوق علامة تبويب الورقة في الأسفل لتفعيل الورقة التي ترغب في تصديرها كملف CSV أو PDF فردي. ثم انتقل إلى ملف (أو زر Office) > حفظ باسم.

2. في مربع الحوار حفظ باسم الذي يظهر، حدد مجلد الوجهة حيث تريد تخزين ملفك. انقر فوق قائمة نوع الحفظ المنسدلة واختر إما CSV (محدد بفاصلة) (*.csv) أو PDF (*.pdf)، حسب احتياجات تنسيق التصدير الخاص بك. عند الانتهاء، انقر فوق زر الحفظ.

3. إذا كنت تحفظ بصيغة CSV، سيقوم Excel بإعلامك برسالتين تحذيريتين. الأولى تحذر من حفظ الورقة النشطة فقط، والثانية حول فقدان الميزات غير المدعومة بواسطة CSV. انقر فوق موافق في الرسالة الأولى، ثم نعم في الرسالة التالية للمتابعة.

ملاحظة: إذا اخترت الحفظ كـ PDF، لن تظهر هذه الرسائل التحذيرية؛ يمكنك ببساطة المتابعة للحفظ.

4. لتصدير أوراق إضافية، كرر الخطوات 1-3 لكل ورقة عمل ترغب في حفظها.

نصائح وإرشادات إضافية:

• قبل الحفظ كـ CSV، تأكد من أن ورقة العمل لا تحتوي على صيغ أو تنسيقات ترغب في الاحتفاظ بها، لأن CSV يخزن فقط البيانات الخام.
• عند الحفظ كـ PDF، فكر في تعيين منطقة الطباعة وضبط تخطيط الصفحة لتحقيق أفضل النتائج.
• كن حذرًا لتجنب الكتابة فوق الملفات بنفس الاسم في مجلد الوجهة، خاصة إذا كانت أسماء الأوراق مشابهة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها: إذا أبلغ Excel أن "بعض الميزات في مصنفك قد تضيع إذا قمت بحفظها كـ CSV"، فهذا أمر طبيعي بالنسبة لهذا التنسيق، الذي لا يدعم الصيغ، التنسيقات، أو الأوراق المتعددة. سيتم تصدير الورقة النشطة فقط لكل ملف.

تصبح عملية تصدير كل ورقة يدويًا باستخدام وظيفة حفظ باسم مرهقة إذا كان مصنفك يحتوي على عدد كبير من الأوراق. في هذه الحالات، يمكن لأدوات إضافية متخصصة لـ Excel مثل Kutools for Excel توفير بديل فعال. أداة تقسيم المصنف تتيح لك تصدير كل ورقة عمل كملفات CSV أو PDF أو تنسيقات أخرى فردية في دفعة واحدة، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.

المزايا: يمكن معالجة عدد كبير من الأوراق في نفس الوقت، يدعم تنسيقات متعددة، مرن مع خيارات لتخطي الأوراق المخفية أو الفارغة، سهل الاستخدام.
القيود: يتطلب تثبيت Kutools for Excel؛ غير مناسب إذا لم تتمكن من استخدام الإضافات بسبب سياسات تكنولوجيا المعلومات.

1. على شريط Excel، انقر فوق Kutools Plus > مصنف > تقسيم المصنف.

2. في مربع الحوار تقسيم المصنف، قم بتعيين تفضيلاتك كما يلي:

(1) تأكد من اختيار جميع الأوراق للتوزيع. إذا كنت قد ألغت الاختيار سابقًا لبعض الأوراق، استخدم المربع قبل اسم الورقة لإعادة اختيار جميع الأوراق.

(2) قم بوضع علامة على مربع تحديد تنسيق الحفظ.

(3) انقر فوق المربع أسفل تحديد تنسيق الحفظ، واختر إما CSV (Macintosh) (*.csv) أو PDF (*.pdf) كنوع ملف التصدير.

(4) انقر فوق الزر تقسيم للمتابعة.

ملاحظة: اختر خيارات تخطي الأوراق المخفية و/أو تخطي الورقة الفارغة إذا كنت ترغب في استبعاد أي أوراق غير مرئية أو فارغة من التصدير. هذا يساعد في الحفاظ على ملفاتك ذات الصلة ويتجنب التصدير غير الضروري.

Kutools لـ Excel - قم بتعزيز Excel بأكثر من 300 أدوات أساسية. استمتع بميزات ذكاء اصطناعي مجانية بشكل دائم! احصل عليه الآن

3. في مربع الحوار استعراض المجلد الذي يظهر، حدد المجلد المستهدف حيث تريد حفظ جميع ملفات الإخراج (CSV أو PDF)، وقم بالتأكيد بالنقر فوق موافق.

ستقوم الأداة بمعالجة مصنفك وإنشاء ملفات منفصلة بالتنسيق المختار لكل ورقة عمل تم اختيارها، وحفظها في المجلد الذي حددته.

عندما يكون لديك العشرات أو حتى المئات من الأوراق لتصديرها كملفات CSV منفصلة، يمكن أن تكون العمليات اليدوية مرهقة للغاية. لتسريع هذه العملية، يمكنك الاستفادة من محرر Visual Basic for Applications (VBA) المدمج في Excel وتشغيل نص لتصدير كل ورقة بنقرات قليلة. هذه الطريقة مثالية للمستخدمين المريحين بتنفيذ التعليمات البرمجية الأساسية والذين يحتاجون إلى حل مرن وقابل للتكرار - خاصة عند العمل مع مهام متشابهة في المستقبل.

المزايا: أتمتة كاملة، لا تتطلب إضافات طرف ثالث، قابلة للتخصيص والتكرار لمصنفات مختلفة.
القيود: يتطلب إعدادًا أوليًا، فهمًا أساسيًا لـ VBA، وأذونات لتشغيل الماكرو في بيئة Excel الخاصة بك.

احتياطات:

• قم دائمًا بعمل نسخة احتياطية من مصنفك قبل تشغيل الماكرو.
• تعطيل أو مراجعة أي ماكرو موجودة قد تؤثر على حفظ الملف.

اتبع الخطوات التالية لتطبيق الحل باستخدام VBA:

1. اضغط على Alt + F11 لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

2. انقر فوق إدراج > وحدة، والصق رمز VBA المقدم في نافذة الوحدة الجديدة.

VBA: حفظ كل ورقة كملف CSV فردي

Public Sub SaveWorksheetsAsCsv()
Dim xWs As Worksheet
Dim xDir As String
Dim folder As FileDialog
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets
xWs.SaveAs xDir & "\" & xWs.Name, xlCSV
Next
End Sub

3. لتشغيل الكود، انقر فوق زر التشغيل (رمز مثلث "التشغيل") في محرر VBA، أو ببساطة اضغط على F5. سيطالبك Excel باختيار مجلد وجهة.

4. في مربع حوار اختيار المجلد، استعرض وحدد مكان حفظ جميع ملفات CSV، ثم انقر فوق موافق.

عندما ينتهي الماكرو، ستجد كل ورقة عمل تم تصديرها كملف CSV فردي، بأسماء ملفات تطابق أسماء الأوراق المقابلة، في المجلد المخصص.

نصائح مفيدة:

• إذا كانت الورقة فارغة، قد يتم إنشاء ملف CSV المقابل (ولكنه سيكون فارغًا).
• إذا كان مصنفك يحتوي على أوراق كبيرة جدًا، قد يستغرق عملية التصدير بعض الوقت - انتظر حتى ظهور رسالة انتهاء (إن كانت مبرمجة) أو حتى تظهر الملفات.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها:

• إذا لم يتمكن الماكرو من الوصول إلى الوجهة (محظور الكتابة/خطأ إذن)، اختر مجلدًا لديك حق الوصول الكامل إليه، مثل المستندات أو سطح المكتب.
• إذا لم يظهر ملف، تحقق من أن الورقة لم تكن مخفية أو محمية - قم بتعديل الكود إذا لزم الأمر ليشمل هذه السيناريوهات.

في السيناريوهات التي لا يمكنك فيها أو لا ترغب في استخدام الماكرو أو الإضافات، ولكنك لا تزال بحاجة إلى طريقة سريعة لتحضير محتوى الورقة كملف CSV للتصدير، يمكن أن تساعدك صيغ Excel في تجميع بياناتك بتنسيق متوافق مع CSV. بينما لا يمكن للصيغ تصدير الملفات مباشرة، يمكنك استخدامها لربط قيم الخلايا في نص مهيكل بشكل صحيح، والذي يمكن بعد ذلك نسخه وحفظه كملف .csv باستخدام Notepad أو محرر نصوص آخر.

المزايا: لا يتضمن ماكرو أو إضافات، بسيطة لمجموعات البيانات الصغيرة والتصدير الفردي العرضي.
القيود: يتطلب عملية يدوية لإكمال التصدير، أفضل للجداول البسيطة والمتسقة بدلاً من الهياكل المعقدة أو الكبيرة. قد تتطلب تعديلًا إذا تغيرت الأعمدة أو الصفوف في الطول بين الأوراق.

التعليمات:

1. لنفترض أن بياناتك في الأعمدة A إلى D والصفوف 1 إلى 100. في الخلية E1، أدخل الصيغة التالية لدمج الأعمدة A إلى D في سطر بتنسيق CSV (عدّل النطاق حسب الحاجة لبياناتك):

=A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1

2. انسخ الصيغة في E1 لأسفل لجميع الصفوف التي تحتوي على بيانات (على سبيل المثال، E1:E100). حدد العمود E (الخطوط المولدة)، واضغط Ctrl+C للنسخ، ثم الصق في Notepad أو محرر نصوص آخر.

3. احفظ ملف النص بامتداد .csv، على سبيل المثال Sheet1.csv. الآن يمكن إعادة فتح بياناتك في Excel أو استخدامها في أنظمة أخرى.

ملاحظات المعلمات: عدّل الصيغة إذا كان لديك أعمدة أكثر أو أقل - أضف أو أزل مراجع الخلايا والفواصل حسب الحاجة.
نصائح: للتعامل مع القيم التي تحتوي على فواصل (والتي قد تتدخل مع تحليل CSV)، أحط كل قيمة بعلامات اقتباس في الصيغة:

="""" & A1 & """,""" & B1 & """,""" & C1 & """,""" & D1 & """"

بعد الحفظ، تحقق من بياناتك عن طريق إعادة فتح الملف في Excel للتأكد من أن البنية والتنسيق صحيحان.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها: إذا ظهرت الأعمدة مدمجة أو منفصلة بشكل غير صحيح عند فتح ملف CSV الخاص بك، تحقق من فواصل القوائم الإقليمية في إعدادات النظام (فاصلة مقابل نقطة فاصلة)، أو عدل الفاصل في الصيغة وفقًا لذلك.