كيف يمكن حفظ معايير أو ترتيب الفرز المخصص في Excel؟

توضح هذه الطريقة كيفية حفظ تسلسل فرز معرّف من قِبل المستخدم باستخدام دالةقائمة مخصصةفي Excel. وبإنشاء القوائم المخصصة، يمكنك تطبيق نفس منطق الفرز بسرعة على مجموعات بيانات أخرى — وهو أمرٌ مثالي للاحتياجات المتكررة في إعداد التقارير أو عندما تكون خيارات الفرز الافتراضية غير كافية (مثل فرز مستويات الأولوية مثل «عالي» و«متوسط» و«منخفض»). الطريقة مباشرة ولا تتطلب أدوات إضافية، وتوفّر حلاً مرناً لتوحيد فرز البيانات عبر ملفات عمل متعددة.

1. بعد فرز قائمة البيانات بالشكل المطلوب، انقر فوقملف > خيارات(أو في إصدارات Excel السابقة، انقر فوق زر Office >)خيارات Excel) لفتح مربع حوار خيارات Excel.

2. في مربع حوار خيارات Excel، انتقل إلى علامة التبويبمتقدمفي الجزء الأيسر. بعد ذلك، ضمن قسمعام، انقر فوق الزرتحرير قائمة مخصصة. راجع لقطة الشاشة:

ملاحظة: في Excel 2007، تحتاج إلى تحديدشائعمن الشريط الأيسر، ثم النقر فوق الزرتحرير قائمة مخصصةالموجود تحت قسمأهم الخيارات للعمل مع Excel.

3. في مربع الحوارقائمة مخصصةالذي يظهر، ابحث عن مربعاستيراد القائمة من الخلايا، ثم انقر فوق الزراستعراضلتحديد النطاق الذي يحتوي على العناصر المصنفة حسب ترتيبك المخصص. بعد ذلك، انقر فوق استيراد، ثمموافقلحفظ قوائمك المخصصة. راجع لقطة الشاشة:

تلميح: تأكد من أن النطاق الذي تحدده للاستيراد يتطابق تمامًا مع التسلسل الذي ترغب في استخدامه للفرز في المستقبل. أي تغييرات تُجرى على القائمة المصدرية لن يتم تحديثها تلقائيًا في القوائم المخصصة؛ بل يجب عليك إعادة الاستيراد إذا تغيّر التسلسل. بالإضافة إلى ذلك، كن حذرًا من استيراد العمود ذي الصلة فقط، لأن استيراد خلايا غير مقصودة قد يؤدي إلى أخطاء في الفرز.

4. تأكد من النقر فوقموافقفي مربع حوار خيارات Excel. الآن، تم حفظ ترتيبك المخصص في Excel كقائمة مخصصة قابلة لإعادة الاستخدام.

يتيح لك هذا الإعداد إعادة استخدام تسلسلك بكفاءة عبر أوراق العمل وملفات العمل، ولكن لاحظ أن قائمة مخصصة تُحفظ على مستوى التطبيق (Excel) في جهازك، وليس داخل الملفات الفردية. إذا قمت بمشاركة الملفات، فسيحتاج المستلمون إلى إعادة إنشاء القوائم المخصصة في تثبيتاتهم الخاصة لضمان سلوك متسق.

لاستخدام ترتيب الفرز المخصص المحفوظ على مجموعة بيانات أخرى، اتبع الخطوات التالية:

5. حدد النطاق أو الجدول الذي تريد فرزه باستخدام ترتيبك المخصص، ثم انقر فوق علامة التبويببيانات > فرز.

6. في مربع حوار الفرز، حدّد العمود الذي تريد فرزه من القائمة المنسدلةالعمود. تأكد من اختيارالقيمضمنفرز حسب، ثم اخترالقوائم المخصصةمن القائمة المنسدلةالترتيب. راجع لقطة الشاشة:

7. في نافذةقائمة مخصصة، اختر القائمة المخصصة التي أنشأتها مسبقًا من مربعقائمة مخصصة، ثم انقر فوقموافقللتأكيد.

8. أنهِ العملية بالنقر فوقموافقفي مربع حوار الفرز لفرز قائمتك وفقًا لترتيبك المخصص.

سيتم الآن فرز تحديد النطاق الخاص بك وفقًا للترتيب المحفوظ في القوائم المخصصة، كما هو موضح أدناه:

تلميح عملي: إذا كنت بحاجة إلى تطبيق هذا الترتيب في الفرز بانتظام عبر أجهزة أو ملفات عمل مختلفة، ففكّر في توثيق الخطوات لزملائك أو تصدير تسلسل الفرز الخاص بك كقائمة مرجعية. ولا تنسَ تحديث قوائمك المخصصة إذا تغيّر منطق الفرز مع مرور الوقت.

القيود: رغم أن إنشاء القوائم المخصصة سريعٌ ومريح، إلا أن هذه الطريقة لا تحفظ معايير الفرز متعددة المستويات (مثل الفرز حسب أعمدة متعددة في آنٍ واحد)، ولا يمكن نقلها بسهولة بين أجهزة الكمبيوتر دون الحاجة إلى إعادة إنشائها يدويًا. لذا، يُعد هذا النهج الأنسب لمتطلبات الفرز المتكررة التي تعتمد على عمود واحد.