كيف يمكنني حفظ ورقة العمل كملف PDF وإرسالها كمرفق عبر Outlook؟

في العمل اليومي، قد تجد نفسك غالبًا بحاجة إلى مشاركة ورقة عمل معيّنة مع زملائك أو عملائك، مع التأكيد على أن يكون تنسيق الملف ثابتًا وآمنًا. ويُعد إرسال ورقة العمل كملف PDF عبر Outlook من المهام الشائعة، خاصةً عند توثيق التقارير، أو إرسال الفواتير، أو مشاركة بيانات نهائية لا يُفترض تعديلها بسهولة. وتقليديًا، تتطلب هذه العملية حفظ ورقة العمل يدويًا كملف PDF، ثم فتح Outlook، وكتابة رسالة بريد إلكتروني، وإرفاق ملف PDF، وأخيرًا إرساله — وهي خطوات مملة تستهلك وقتًا طويلاً، خصوصًا عند تكرارها بشكل متكرر أو عند التعامل مع أوراق عمل متعددة.

يأخذك هذا المقال في رحلة خطوة بخطوة لتَعلُّم كيفية أتمتة تحويل ورقة العمل إلى ملف PDF وإرفاقه تلقائيًا برسالة بريد إلكتروني من Outlook مباشرةً من Excel، مما يوفّر لك وقتًا كبيرًا ويُجنّبك المهام اليدوية المتكررة. ستجد هنا حلاً عمليًا باستخدام رمز VBA، إلى جانب تفاصيل شاملة عن طريقة التشغيل، والمزايا، وسيناريوهات التطبيق، والنصائح العملية.

احفظ ورقة عمل كملف ملفات PDF وأرسلها كمرفق باستخدام رمز VBA

احفظ ورقة عمل كملف ملفات PDF وأرسلها كمرفق باستخدام رمز VBA

لتسريع تصدير ورقة عمل Excel كملف PDF وإرساله مباشرةً عبر Outlook، يمكنك استخدام رمز VBA التالي. يُعد هذا الحل مثاليًا إذا كنت بحاجةٍ دورية لإرسال تقارير مخصصة أو فواتير أو لقطات بيانات أخرى من Excel، حيث يؤتمت خطوات الحفظ والإرسال بالكامل.

قبل تطبيق هذه الطريقة، تأكد من تثبيت Microsoft Outlook وتعيينه كعميل البريد الإلكتروني الافتراضي لديك. ويعمل الرمز بأفضل أداء عندما تكون ماكروهات Excel مفعّلة في بيئة عملك.

1. افتح ورقة العمل التي تريد حفظها وإرسالها كملف PDF. اضغطAlt+F11 في الوقت نفسه لتشغيل محررMicrosoft Visual Basic for Applications (VBA).

2. في نافذة VBA، انتقل إلى القائمة وانقرإدراج > وحدة. سيؤدي ذلك إلى إنشاء وحدة كود جديدة. بعد ذلك، انقل ولصق رمز VBA التالي في نافذةالكودالخاصة بالوحدة.

رمز VBA: احفظ ورقة عمل كملف ملفات PDF وأرسلها كمرفق

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. بعد لصق الكود، اضغطF5 أو انقرتشغيلفي محرر VBA لتنفيذ الماكرو. ستظهر نافذة حوارية لاختيار مجلد—اختر المجلد المستهدف الذي سيتم حفظ ملفات PDF فيه، ثم انقرموافقللمتابعة.

4. بمجرد اكتمال العملية، تُنشأ نافذة بريد Outlook جديدة مرفقًا بها ملف PDF، مع تعبئة سطر الموضوع تلقائيًا باسم ورقة العمل متبوعًا بـ «.pdf». يمكنك بعد ذلك تعديل محتوى البريد الإلكتروني وإضافة المستلمين وإرساله حسب الحاجة، مما يقلل الأخطاء ويرفع الكفاءة مقارنةً بالإرفاق اليدوي.

يُعد هذا النهج القائم على VBA أكثر كفاءة عندما تحتاج بانتظام إلى توزيع أوراق العمل النهائية كمرفقات PDF، إذ يقلل من الخطوات اليدوية المتكررة. ومع ذلك، فإن من قيوده اعتماده على Outlook، وعدم قدرته على معالجة أوراق عمل متعددة دفعة واحدة، والحاجة إلى تفعيل الماكروهات. ولتنفيذ سير عمل أكثر تعقيدًا—مثل إرسال أوراق عمل متعددة دفعة واحدة أو إضافة مستويات أعلى من الأتمتة—يُوصى باستخدام وظائف Excel الإضافية أو ميزاته المدمجة.

حل بديل: إذا لم تكن ماكروهات VBA مناسبة لبيئتك — كما هو الحال عند تقييد الماكروهات — فيمكنك استخدام وظيفةتصديرأوحفظ باسمالمدمجة في Excel يدويًّا لحفظ ورقة العمل كملف PDF، ثم إرفاقه وإرساله عبر Outlook. تتطلب هذه الطريقة خطواتٍ أكثر، لكنها متوفرة عالميًّا دون الحاجة إلى أذونات خاصة أو معرفة بالبرمجة.

مقالات ذات صلة:

• كيف يمكن حفظ ملف Excel باسم يتضمن الطابع الزمني؟
• كيف يمكن استخدام وظيفة «حفظ باسم» لاستبدال الملف الموجود تلقائيًا في Excel؟
• كيف يمكن حفظ أو تصدير أوراق عمل متعددة أو جميع الأوراق إلى ملفات CSV أو ملفات نصية منفصلة في Excel؟
• كيف يمكن تعطيل خيارَي «حفظ» و«حفظ باسم» أو منع استخدامهما في Excel؟
• كيف يمكن تعطيل خاصية «حفظ المصنف» والسماح فقط باستخدام «حفظ باسم» في Excel؟

أفضل أدوات الإنتاجية لمكتبتك

🤖	KUTOOLS AI مساعد: ثوّر تحليل البيانات استنادًا إلى:التنفيذ الذكي   |  إنشاء الكود|  إنشاء الصيغ المخصصة  |  تحليل البيانات وإنشاء المخططات البيانية|  استدعاء الوظائف المحسنة…
	الميزات الشائعة:البحث، التمييز أو وضع علامة على المكررات   |  حذف الصفوف الفارغة   |  دمج الأعمدة أو الخلايا دون فقدان البيانات   |  التقريب بدون استخدام الصيغة...
	بحث متقدم:VLookup متعدد المعايير  |  VLookup متعدد القيم  |   VLookup عبر أوراق متعددة   |   مطابقة غامضة....
	قائمة منسدلة متقدمة:إنشاء قائمة منسدلة بسرعة   |  قائمة منسدلة تابعة   |  قائمة منسدلة متعددة الاختيار....
	مدير الأعمدة:إضافة عدد محدد من الأعمدة|نقل الأعمدة|تبديل حالة ظهور الأعمدة المخفية|مقارنة النطاقات والأعمدة...
	ميزات مميزة:التركيز على الشبكة   |  عرض التصميم   |شريط الصيغ المحسن   | مدير الدفتر والورقة   |  مكتبة الموارد(نص تلقائي)|  أداة اختيار التاريخ   |  تجميع ورقات العمل  |  تشفير/فك تشفير الخلايا   | إرسال رسائل البريد الإلكتروني حسب القائمة   |  مرشح متقدم   |   تصفية خاصة(تصفية الخلايا التي تحتوي على خط عريض/مائل/يتوسطه خط...) ...
	أفضل 15 مجموعات الأدوات:12 أدواتالنصوص(إضافة نص،حذف الأحرف المحددة، ...)|   50+أنواعالمخططات البيانية(مخطط جانت، ...)|   40+ صيغعملية(حساب العمر بناءً على تاريخ الميلاد، ...)|   19 أدواتالإدراج(إدراج رمز QR،إدراج صورة من المسار، ...)|   12 أدواتالتحويل(تحويل إلى كلمات،تحويل العملة، ...)|   7 أدواتدمج وتقسيم(دمج متقدم للصفوف،تقسيم الخلايا، ...)|... وأكثر من ذلك

استخدم Kutools باللغة التي تفضلها – يدعم الإنجليزية والإسبانية والألمانية والفرنسية والصينية و40+ لغات أخرى!

عزِّز مهاراتك في Excel باستخدام Kutools لـ Excel، وعايش الكفاءة كما لم تفعل من قبل.يقدّم Kutools لـ Excel أكثر من 300 ميزة متقدمة لتعزيز الإنتاجية ووقت الحفظ.انقر هنا للحصول على الميزة التي تحتاجها أكثر من غيرها...

مزيد من التفاصيل حول Kutools لـ Excel...تنزيل مجاني...

---

يجلب Office Tab واجهة ذات علامات تبويب إلى Office، ويجعل عملك أسهل بكثير

• تمكّن من التحرير والقراءة باستخدام علامات التبويب في Word وExcel وPowerPoint، وPublisher وAccess وVisio وProject.
• افتح وأنشئ مستندات متعددة في علامات تبويب جديدة داخل النافذة نفسها، بدلاً من فتح نوافذ جديدة.
• يزيد إنتاجيتك بنسبة 50% ويوفّر لك مئات نقرات الفأرة كل يوم!

مزيد من التفاصيل حول Office Tab...تنزيل مجاني...

---

جميع الإضافات من Kutools في برنامج تثبيت واحد!

Kutools for Office حزمةٌ تحتوي على إضافاتٍ مخصصة لتطبيقات Excel وWord وOutlook وPowerPoint، إلى جانب Office Tab Pro، مما يجعلها الخيار المثالي للفِرق التي تعمل عبر تطبيقات Office.

• حزمة شاملة واحدة— إضافات Excel وWord وOutlook وPowerPoint بالإضافة إلى Office Tab Pro
• برنامج تثبيت واحد، ترخيص واحد— الإعداد خلال دقائق (جاهز لـ MSI)
• يعمل بشكل أفضل معًا— إنتاجية ميسَّرة عبر تطبيقات Office
• تجربة مجانية لمدة 30 يومًا بكامل الميزات— بدون تسجيل، بدون بطاقة ائتمان
• أفضل قيمة— وفِّر مقارنةً بشراء الإضافات بشكل منفصل

مزيد من التفاصيل حول Kutools for Office...تنزيل مجاني...