إتقان قائمة منسدلة في Excel: دليل شامل

تُعد القائمة المنسدلة ميزةً قويةً في Excel تتيح للمستخدمين اختيار القيم من خيارات معرَّفة مسبقًا بدلاً من الكتابة اليدوية، مما يعزز دقة إدخال البيانات وكفاءته. سواءً كنت مستخدمًا مبتدئًا أو خبيرًا في Excel، فإن فهم كيفية استخدام القوائم المنسدلة وتطبيقها يمكن أن يُحسِّن إنتاجيتك وقدراتك في إدارة البيانات بشكلٍ كبير. في هذه المقالة، سنرشدك خطوةً بخطوة إلى طرق مختلفة لإنشاء قائمة منسدلة في Excel.

• إنشاء قائمة منسدلة
• بالإدخال اليدوي
• من نطاق
• باستخدام Kutools بنقرات أقل
• من جدول (ديناميكي)
• من اسم الخلية
• من دفتر عمل آخر
• تنبيه الخطأ (السماح بإدخالات أخرى)
• رسالة الإدخال
• ملاحظات أخرى

---

فيديو: إنشاء قائمة منسدلة

إنشاء قائمة منسدلة

لنبدأ بتعلّم كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel.

إنشاء قائمة منسدلة بإدخال يدوي

الخطوة 1: حدد الخلية (أو الخلايا) التي تريد وضع قائمة منسدلة فيها

الخطوة 2: انتقل إلى علامة التبويب «بيانات»، ثم انقر على «التحقق من صحة البيانات»

الخطوة 3: حدد الإعدادات في مربع حوار «التحقق من صحة البيانات»

ضمن علامة التبويبالإعدادات، يُرجى تحديد الإعدادات التالية:

1. اخترقائمةمنالسماحقائمة منسدلة؛
2. اكتب العناصر التي تريد عرضها في قائمة منسدلة ضمن قسمالمصدر، وافصل بينها بفواصل منقوطة؛
3. انقرموافق.

النتيجة:

لقد تم إنشاء القائمة المنسدلة الآن.

إنشاء قائمة منسدلة من نطاق

لإنشاء قائمة منسدلة استنادًا إلى نطاق من قيم الخلايا، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1: حدد الخلية (أو الخلايا) التي تريد وضع قائمة منسدلة فيها

الخطوة 2: انتقل إلى علامة التبويب «بيانات»، ثم انقر على «التحقق من صحة البيانات»

الخطوة 3: حدد الإعدادات في مربع حوار «التحقق من صحة البيانات»

ضمن علامة التبويبالإعدادات، يُرجى تحديد الإعدادات التالية:

1. اخترقائمةمنالسماحقائمة منسدلة؛
2. انقر على أيقونة التحديدلاختيار القائمة المصدر في قسمالمصدر؛
3. انقرموافق.

النتيجة:

لقد تم إنشاء القائمة المنسدلة الآن.

إنشاء قائمة منسدلة باستخدام Kutools

إليك ميزةً مفيدة –إنشاء قائمة منسدلة بسيطةمنKutools لـ Excelتُمكّنك من إنشاء قائمة منسدلة بسرعة وسهولة بنقرات أقل. إليك كيفية القيام بذلك:

1. حدد الخلية (أو الخلايا) لوضع قائمة منسدلة؛
2. انقر علىKutools، ثم انقر علىقائمة منسدلة>إنشاء قائمة منسدلة بسيطة؛
3. حدد نطاق الخلايا (أو اكتب العناصر مباشرةً مفصولة بفواصل) التي ترغب في عرضها في القائمة المنسدلة، ثم انقر علىموافق.
   

إنشاء قائمة منسدلة من جدول (ديناميكي)

لإنشاء قائمة منسدلة ديناميكية قابلة للتوسّع تتجدّد تلقائيًا كلما أُضيفت عناصر جديدة أو حُذفت من قائمة المصدر، يجب أن تضع بياناتك الأصلية داخل جدول Excel.

الخطوة 1: تحويل قائمة المصدر إلى جدول

حدد قائمة المصدر، ثم انقر علىإدراج > جدول. في مربع حوارإنشاء جدول، إذا كان التحديد يتضمّن رأس عمود، فعَلِّم خانةيحتوي جدولي على رؤوس، ثم انقرموافق.

الخطوة 2: حدد الخلية (أو الخلايا) التي تريد وضع قائمة منسدلة فيها

الخطوة 3: انتقل إلى علامة التبويب «بيانات»، ثم انقر على «التحقق من صحة البيانات»

الخطوة 4: حدد الإعدادات في مربع حوار «التحقق من صحة البيانات»

ضمن علامة التبويبالإعدادات، يُرجى تحديد الإعدادات التالية:

1. اخترقائمةمنالسماحقائمة منسدلة؛
2. انقر على أيقونة التحديدلاختيار نطاق الجدول (باستثناء العنوان) في قسمالمصدر؛
3. انقرموافق.

النتيجة:

تم إنشاء القائمة المنسدلة.

وعند إضافة عناصر إلى جدول المصدر أو حذفها منه، ستُحدَّث القائمة المنسدلة تلقائيًا في الوقت نفسه.

إنشاء قائمة منسدلة من اسم الخلية

إذا كنت تخطط لإنشاء قائمة منسدلة عبر أوراق متعددة استنادًا إلى قائمة مصدر واحدة، فأنصحك بإنشاء اسم مرجعي لخلايا قائمة المصدر لتسهيل الرجوع إليها.

الخطوة 1: إنشاء اسم الخلية لقائمة المصدر

حدد قائمة المصدر، ثم انتقل إلى مربع الاسم (الموجود بجانب شريط الصيغة)، وأدخل اسمًا لها (يجب ألا يحتوي الاسم على مسافات أو أحرف خاصة)، ثم اضغط على مفتاحEnter لإنهاء العملية.

الخطوة 2: حدد الخلية (أو الخلايا) التي تريد وضع قائمة منسدلة فيها

الخطوة 3: انتقل إلى علامة التبويب «بيانات»، ثم انقر على «التحقق من صحة البيانات»

الخطوة 4: حدد الإعدادات في مربع حوار «التحقق من صحة البيانات»

ضمن علامة التبويبالإعدادات، يُرجى تحديد الإعدادات التالية:

1. اخترقائمةمنالسماحقائمة منسدلة؛
2. اكتب علامة يساوي (=) متبوعة باسم النطاق الذي حددته في الخطوة 1 ضمن قسمالمصدر، كما يلي:

   =SourceList

   يمكنك أيضًا النقر داخل مربع النص الخاص بـالمصدر، ثم الضغط على مفتاحF3 لفتح مربع حوارلصق الاسم. بعد ذلك، اختر اسم النطاق المطلوب من القائمة، وانقرموافقلإدراجه في مربع النص.
3. انقرموافق.

النتيجة:

تم إنشاء القائمة المنسدلة.

إنشاء قائمة منسدلة من مصنف آخر

إذا كانت قائمة المصدر والقائمة المنسدلة المراد إنشاؤها موجودتين في مصنّفين مختلفين، فعند تحديد قائمة المصدر في قسمالمصدرفي مربع حوارالتحقق من صحة البيانات، ستظهر رسالة تحذير تمنع الإنشاء.

سيوضح لك هذا القسم كيفية إنشاء قائمة منسدلة باستخدام بيانات من مصنف آخر.

الخطوة 1: إنشاء اسم الخلية لقائمة المصدر في مصنف المصدر

في مصنف المصدر، حدد العناصر التي ترغب في ظهورها في القائمة المنسدلة. بعد ذلك، انتقل إلىمربع الاسمالموجود بجانبشريط الصيغة، واكتب اسمًا مثل "SourceList".

الخطوة 2: تعريف اسم يشير إلى قائمة المصدر في مصنف قائمة منسدلة

1. فعّل المصنف الذي تريد إنشاء قائمة منسدلة فيه، ثم انقر علىصيغة > تعريف اسم.

   تعريف اسم "/>

2. في مربع الحوار المنبثقاسم جديد، قم بالتعيين كما يلي:

   1. اكتب اسمًا في مربعالاسم، مثلالعناصر;
   2. اكتب علامة يساوي متبوعة بنطاق المصدر اسم المصنف والاسم الذي عرّفته لقائمة المصدر في الخطوة 1 في مربعيشير إلى، مثل

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. انقرموافق.

       

الخطوة 3: حدد الخلية (أو الخلايا) التي تريد وضع قائمة منسدلة فيها

الخطوة 4: انتقل إلى علامة التبويب «بيانات»، ثم انقر على «التحقق من صحة البيانات»

الخطوة 5: حدد الإعدادات في مربع حوار «التحقق من صحة البيانات»

ضمن علامة التبويبالإعدادات، يُرجى تحديد الإعدادات التالية:

1. اخترقائمةمنالسماحقائمة منسدلة؛
2. اكتب علامة يساوي متبوعة بالاسم الذي قمت بتحديده في الخطوة 3 في قسمالمصدر، كما يلي

   =Items

3. انقرموافق.

   

النتيجة:

تم إنشاء قائمة منسدلة.

تنبيه الخطأ (السماح بإدخالات أخرى)

بشكل افتراضي، تسمح القائمة المنسدلة فقط بإدخال القيم الموجودة فيها. فإذا أدخلتَ قيمةً غير موجودة في القائمة وضغطتَ مفتاح Enter، فستظهر رسالة خطأ كما في لقطة الشاشة أدناه. عند النقر على زرإعادة المحاولة، يتم تحديد القيمة التي أدخلتها لتتمكن من تعديلها مجددًا. أما إذا نقرتَ على زرإلغاء، فسيتم مسح القيمة التي أدخلتها.

• إذا كنت ترغب في السماح للمستخدمين بإدخال قيم أخرى ومنع ظهور تنبيه الخطأ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

  1. حدد الخلايا التي تحتوي على القائمة المنسدلة التي تريد إيقاف تنبيه الخطأ فيها، ثم انقربيانات > التحقق من صحة البيانات.

  2. في مربع حوارالتحقق من صحة البيانات، انتقل إلى تبويبتنبيه الخطأ، ثم ألغِ تحديد خانة الاختيارإظهار تنبيه الخطأ بعد إدخال بيانات غير صالحة، وانقرموافق.

     

  الآن، عند إدخال المستخدمين لقيم أخرى، لن يظهر أي تنبيه خطأ.

• إذا كنت ترغب في السماح للمستخدمين بإدخال قيم أخرى مع عرض تنبيه لتذكيرهم، فالرجاء اتباع الخطوات التالية:

  1. حدد خلايا القائمة المنسدلة التي تريد السماح بإدخال قيم أخرى فيها، ثم انقربيانات > التحقق من صحة البيانات.

  2. في مربع حوارالتحقق من صحة البيانات، ضمن تبويبتنبيه الخطأ:
     1. اترك خانة الاختيارإظهار تنبيه الخطأ بعد إدخال بيانات غير صالحةمحددة؛
     2. اخترمعلوماتمن القائمة المنسدلةالنمطقائمة منسدلة؛
     3. حددالعنوانورسالة الخطأ، ثم انقرموافق.

     

  ابتداءً من الآن، عند إدخال المستخدمين لقيم أخرى، سيظهر مربع حوار للتذكير؛ انقر علىموافقللحفاظ على القيمة المُدخلة، أو انقر علىإلغاءلمسح القيمة المُدخلة.

  

رسالة الإدخال

عند إنشاء قائمة منسدلة، يمكنك إضافة رسالة إدخال لتذكير المستخدمين باختيار العناصر من قائمة منسدلة عند تحديد خلية، أو أي معلومات أخرى ترغب في عرضها.

1. حدد الخلايا التي تحتوي على القائمة المنسدلة التي تريد إضافة رسالة إدخال لها، ثم انقربيانات > التحقق من صحة البيانات.

2. في مربع حوارالتحقق من صحة البيانات، ضمن علامة التبويبرسالة الإدخال

1. ابقِ خانة الاختيارإظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخليةمحددة؛
2. حددالعنوانورسالة الإدخال، ثم انقرموافق.

الآن، عندما يحدد المستخدمون الخلية، تظهر نافذة صغيرة صفراء تحتوي على المعلومات التي قدمتها.

ملاحظات أخرى

1. بشكل افتراضي، تكون خانة الاختيار "تجاهل الفراغات"محددةعند إنشاء قائمة منسدلة، مما يعني أن بإمكان المستخدمين ترك الخلايا فارغة دون ظهور أي تنبيه.

   إذا كانت خانة الاختيار «تجاهل الفراغات»غير محددة، فسيتم اعتبار الخلايا الفارغة ضمن النطاق إدخالات غير صالحة، وسيظهر التنبيه.

2. إذا كنت ترغب في تغيير ترتيب العناصر في قائمة منسدلة، فيمكنك إعادة ترتيب القائمة المصدر.

3. إذا كانت ميزةالتحقق من صحة البياناتمعطَّلة، فمن المحتمل أنك تعمل في ورقة عمل محمية. ولتفعيل التحقق من صحة البيانات، ما عليك سوى إلغاء حماية ورقة العمل، ثم تطبيق إعدادات التحقق من صحة البيانات المطلوبة.