كيفية تحويل التعليقات إلى محتويات خلايا في Excel؟

في العديد من الحالات، قد يكون لديك ورقة عمل مليئة بالمعلومات المهمة المخزنة داخل تعليقات الخلايا (أو "الملاحظات" في الإصدارات الأحدث من Excel). ومع ذلك، فإن التعليقات ليست مرئية دائمًا أو قابلة للطباعة في طباعة الورقة العادية، وإدارة أو استخراج بيانات التعليقات بهدف المشاركة أو الأرشفة أو المعالجة قد تكون غير عملية. لمعالجة هذا، قد تحتاج إلى نقل أو تحويل جميع التعليقات إلى محتويات الخلايا الفعلية. يضمن هذا أن تصبح المعلومات متاحة بشكل مباشر، مرئية وقابلة للطباعة مع باقي بيانات الخلية. إذا كنت تبحث عن طرق فعالة لتحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا في Excel، هناك عدة طرق متوفرة، لكل منها مستوى مختلف من المهارة والمتطلبات.

تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام دالة مستخدم معرفة

تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام كود VBA

تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام Kutools لـ Excel

تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام دالة مستخدم معرفة

إحدى الطرق العملية لاستخراج التعليقات إلى الخلايا هي استخدام دالة المستخدم المعرفة في Excel (UDF). هذا النهج مثالي للمستخدمين الذين لديهم معرفة أساسية بـ VBA والذين يفضلون عدم تشغيل ماكروهات تغير مباشرة محتوى الورقة، حيث يقدم تحكمًا ومرونة أكبر. تقوم الدالة بإرجاع نص التعليق إلى أي خلية تختارها دون الكتابة فوق البيانات الأصلية.

لتحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام هذه الطريقة، ستحتاج أولاً إلى إنشاء UDF، ثم تطبيقها كصيغة. يرجى اتباع الخطوات التالية:

1. انقر على تبويب المطور > Visual Basic للوصول إلى نافذة Microsoft Visual Basic for Applications. في نافذة VBA، انقر على إدراج > وحدة، والصق الوظيفة التالية في الوحدة الجديدة:

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. احفظ مشروع VBA الخاص بك باستخدام Ctrl + S أو عبر القائمة. إذا تم مطالبتك بذلك، احفظ ملف العمل كملف Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) لضمان عمل الدالة بشكل صحيح.

3. الآن، في أي خلية فارغة تريد عرض نص التعليق فيها، أدخل الصيغة =GetComments(A1) (استبدل A1 بالإشارة الفعلية للخلية التي تريد استخراج تعليقها). شاهد لقطة الشاشة:

4. اضغط على Enter. ستعرض الخلية التعليق من الخلية A1 . لاستخراج التعليقات من نطاق كامل، اسحب مؤشر التعبئة (المربع الصغير في الزاوية اليمنى السفلية للخلية) لأسفل أو عبر لتطبيق الصيغة على خلايا أخرى تشير إلى الخلايا المقابلة في مجموعة البيانات الخاصة بك. سيتم تحويل جميع التعليقات إلى محتويات الخلايا وفقًا لذلك. شاهد لقطة الشاشة:

 تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام كود VBA

بالنسبة للمستخدمين الذين يحتاجون إلى تنفيذ التحويل تلقائيًا أو لعدد كبير من الخلايا، يمكن لماكرو VBA قصير أن يقوم بنسخ جميع التعليقات إلى خلاياها المقابلة كنص عادي بكفاءة. هذه الطريقة مباشرة وتلقائية بالكامل، ولكن كن على علم بأنها ستكتب فوق أي محتوى موجود في الخلايا المستهدفة، لذا احرص دائمًا على عمل نسخة احتياطية من بياناتك أولاً.

1. أولاً، حدد النطاق الذي تريد فيه تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا. اختيار نطاق أصغر يقلل من خطر فقدان البيانات العرضي.

2. انتقل إلى تبويب المطور واختر Visual Basic لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications. ثم انقر على إدراج > وحدة، والصق الكود التالي في نافذة الوحدة:

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3بعد لصق الكود، انقر على  تشغيل في محرر VBA (أو اضغط F5لتنفيذ الماكرو. سيطلب الكود عادةً تحديد النطاق — تأكد من تحديد الخلايا الصحيحة. انقر موافق لمتابعة، وسيتم نسخ جميع التعليقات الموجودة في التحديد إلى خلاياها المقابلة، واستبدال محتويات الخلية. توضح لقطة الشاشة التالية النتيجة قبل وبعد:

حل ماكرو VBA هذا هو الأنسب للمستخدمين المتمرسين في تشغيل الماكرو والذين يحتاجون إلى أتمتة عملية نقل التعليقات إلى المحتوى بالكامل. الميزة الرئيسية هي السرعة والقدرة على معالجة مجمعة لأجزاء كبيرة، لكن بما أنها تكتب فوق البيانات الموجودة، استخدم دائمًا الحذر واحرص على عمل نسخة احتياطية للملفات الهامة قبل تشغيل الماكرو.

تحويل التعليقات إلى محتويات الخلايا باستخدام Kutools لـ Excel

يوفر أداة تحويل التعليق والخلية في Kutools لـ Excel وسيلة سهلة الاستخدام وفعالة لنقل نص التعليق إلى محتويات الخلية بسرعة. توفر هذه الأداة ليس فقط توفير الوقت بشكل كبير، بل وتقليل العمليات اليدوية أيضًا، مما يقلل من خطر الأخطاء أثناء العملية.

Kutools لـ Excel : يحتوي على أكثر من 300 إضافة عملية لـ Excel، مجانية للاختبار بدون قيود لمدة 30 يومًا. احصل عليها الآن .

بعد تثبيت Kutools لـ Excel، يمكنك اتباع الخطوات البسيطة التالية لتحويل التعليقات إلى قيم الخلايا:

1. حدد نطاق الخلايا الذي يحتوي على التعليقات التي ترغب في تحويلها إلى محتوى الخلية الفعلي.

2. على شريط Excel، انقر على Kutools > المزيد > تحويل بين التعليقات والخلايا.

3. في مربع الحوار تحويل بين التعليقات والخلايا، اختر استبدال التعليق بمحتوى الخلية. ستقوم هذه العملية بنقل كل تعليق/ملاحظة في الخلية مباشرة إلى قيمة الخلية نفسها. شاهد لقطة الشاشة أدناه:

4. انقر موافق. فورًا، سيتم وضع جميع التعليقات المختارة في محتوى الخلية المعني، ويتم تحديث الورقة وفقًا لذلك.

هذا النهج مفيد بشكل خاص للمستخدمين الذين يفضلون واجهة رسومية وبجهد يدوي ضئيل. إنه سريع، موثوق، ومثالي للمستخدمين الذين لا يرغبون في استخدام VBA أو صيغ Excel. لمزيد من التعليمات الشاملة حول أداة تحويل بين التعليقات والخلايا، قم بزيارة صفحة وصف ميزة تحويل بين التعليقات والخلايا.

إذا واجهت مشكلات يتم فيها الكتابة فوق محتوى الخلية، فمن المستحسن عمل نسخة احتياطية من ورقة العمل قبل التحويل، أو العمل على ورقة مكررة. توفر Kutools أيضًا خيارات لتحويل التعليقات ذهابًا وإيابًا لإدارة مرنة.

نصائح، حلول المشكلات، واقتراحات الملخص

عند اختيار الحل، ضع في اعتبارك التوازن: استخدام VBA مرن للغاية ولكنه يتطلب بعض المهارات التقنية واحتياطات النسخ الاحتياطي للبيانات. توفر Kutools طريقًا بدون كتابة الكود وفعال، مثالي للمستخدمين العاديين الذين يقدرون البساطة. تسمح وظائف المستخدم المعرفة باستخراج انتقائي دون تغيير الخلايا الأصلية ولكن تتطلب تطبيق الصيغ وقد لا تعالج التعليقات الجديدة ذات الموضوعات.

تشمل نقاط استكشاف الأخطاء الشائعة:

• إذا لم ترجع الماكرو أو الصيغة المحتوى المتوقع للتعليق، تحقق مما إذا كنت تعمل مع "التعليقات" المُوضوعة (وليس "الملاحظات") — العديد من الحلول تعمل فقط مع الملاحظات الكلاسيكية.
• إذا كنت تستخدم Office 365 أو Excel 2019+، انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر "إظهار/إخفاء الملاحظات" للتأكد من أن لديك النوع الصحيح من التعليقات.
• احفظ دائمًا ملفك قبل تطبيق الماكروهات أو التحويلات الدُفعية، لمنع فقدان البيانات العرضي.
• بعد استخراج القيم، إذا كنت ترغب في الحفاظ على نظافة ورقة العمل، يمكنك إزالة التعليقات عن طريق تحديد الخلايا، والنقر بزر الماوس الأيمن، واختيار "حذف التعليق".

مقالات ذات صلة:

• تغيير جميع تنسيقات التعليقات في الخلايا
• تغيير اسم مؤلف جميع التعليقات
• سرد جميع التعليقات في ورقة عمل جديدة أو مصنف جديد
• البحث والاستبدال في النصوص داخل التعليقات
• إظهار أو إخفاء جميع التعليقات ومؤشرات التعليقات في Excel
• تحويل محتويات الخلية إلى تعليقات في Excel