كيف يمكن إرسال نسخة مخفية (Bcc) تلقائيًا لجميع الرسائل التي تُرسلها في Outlook؟

عند العمل مع البريد الإلكتروني في Outlook، قد تجد نفسك أحيانًا بحاجة دائمة إلى تضمين مستلم سري—مثل مشرف، أو حساب شخصي آخر، أو لأغراض الأرشفة—في كل رسالة ترسلها، دون رغبتك في إطلاع باقي المستلمين على وجوده. وتتيح لك ميزة النسخة الكربونية المخفية (Bcc) القياسية إضافة هؤلاء المستلمين «المخفيين»، مما يضمن بقاء عناوينهم سرّية وغير مرئية لبقية المُرسَل إليهم. مع ذلك، يتطلب سير عمل Outlook المدمج منك كشف حقل Bcc يدويًّا وإدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم المطلوب في كل مرة تُرسل فيها رسالة. ويمكن أن تصبح هذه الخطوة اليدوية المتكررة مملة وعرضة للخطأ، خاصةً لأولئك الذين يحتاجون غالبًا إلى إرسال نسخة مخفية لنفس العنوان. ولتبسيط هذه العملية، يُعدّ إرسال نسخة مخفية تلقائيًّا لجميع الرسائل الصادرة وسيلة فعّالة لتوفير الوقت وضمان الاتساق. ويقدّم هذا المقال حلولًا خطوة بخطوة لإعداد إرسال نسخة مخفية تلقائيًّا في Outlook، مع تسليط الضوء على قيمتها، واستخداماتها العملية، والنقاط التي يجب مراعاتها.

• الإعداد الافتراضي لـ نسخة كربونية تلقائية في Outlook باستخدام VBA
• نسخة كربونية تلقائية في Outlook باستخدام Kutools لـ Outlook

---

الإعداد الافتراضي لـ نسخة كربونية تلقائية في Outlook باستخدام VBA

لا يوفّر Outlook إعدادًا مدمجًا لإرسال نسخة مخفية (Bcc) تلقائيًّا إلى مستلم معيّن في كل رسالة تُرسلها. لكن باستخدام VBA (Visual Basic for Applications)، يمكنك إنشاء قاعدة مخصصة تضيف تلقائيًّا عنوان Bcc المحدّد إلى جميع الرسائل الصادرة. ويمنح هذا الحل تحكمًا كاملاً للمستخدمين المتقدمين، مع ضرورة الانتباه إلى الإعداد الدقيق والتنبيهات الأمنية ذات الصلة.

السيناريوهات المناسبة:مثالي للمستخدمين المتمرسين في استخدام محرر النصوص البرمجية (Script Editor) في Outlook، والذين يبحثون عن حلٍّ شامل لإرسال نسخة مخفية تلقائيًا في الخلفية—بغض النظر عن نوع الحساب أو شروط الرسالة. ولا تتطلب هذه الطريقة أي إضافات خارجية، وتعمل بسلاسة على جميع إصدارات Outlook القياسية.

القيود:لا يُدعم نهج VBA رسميًّا في Outlook للويب (Outlook Online) أو إصدارات ماك أو الأجهزة المحمولة. وقد تكون وحدات الماكرو (Macros) معطَّلة في بعض بيئات المؤسسات بسبب سياسات الأمان. علاوةً على ذلك، ستحتاج إلى تحديث الكود إذا تغيَّر عنوان Bcc الخاص بك، ولن يُحتفظ به بعد بعض عمليات الترقية أو إعادة التثبيت في Outlook.

يمكنك تطبيق كود VBA التالي لإنشاء قاعدة تُرسل نسخة مخفية تلقائيًّا في Outlook. يُرجى اتباع الخطوات التالية بعناية:

1. اضغط معًا علىAlt + F11 لفتح نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications.

2. في لوحة المشروع (Project) على اليسار، انقر مرتين علىThisOutlookSession لفتح نافذة الكود الخاصة بها، ثم الصق كود VBA أدناه في تلك النافذة. راجع لقطة الشاشة للتوجيه البصري:

كود VBA: نسخة كربونية تلقائية عند إرسال جميع الرسائل

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

شرح المعلمات ونصائح عملية:
تأكد من استبدال"SomeEmailAddress@domain.com" في الكود بعنوان البريد الإلكتروني المحدَّد الذي تريد استلام نسخة Bcc منه. ويمكنك تحديد فردٍ أو مجموعةٍ أو حتى حسابك البديل إذا كان ذلك مطلوبًا لأغراض الامتثال أو الأرشفة. استخدم تنسيق بريد إلكتروني صالح، وتأكد من صحة إدخالك لتجنب توجيه المعلومات الحساسة إلى جهة خاطئة.

3. انقر علىملف (File) > حفظ (Save)في محرر VBA، ثم أغلق نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications.

بمجرد تمكين الكود، سيتم تضمين مستلم Bcc المحدد تلقائيًّا في كل رسالة تُرسلها عبر Outlook للحاسب (Windows)، دون الحاجة إلى أي خطوات يدوية إضافية—فلا داعي لفتح حقل Bcc يدويًّا أو إعادة إدخال العنوان. ويُعد هذا الحل مثاليًّا بشكل خاص للحفاظ على سجلات التدقيق أو عندما تحتاج دائمًا إلى نسخة صامتة لأغراض الامتثال.

الاحتياطات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها:
• يجب تمكين وحدات الماكرو (Macros) في Outlook لكي يعمل هذا الحل. إذا لم يُنفَّذ البرنامج النصي، فتَحقَّق من إعدادات أمان الماكرو في «مركز الثقة» (Trust Center).
• قد تظهر بعض التنبيهات الأمنية عند إرسال الرسائل بعد تمكين الماكرو — وهي تنبيهات قياسية تساعد في حماية بيئة عملك.
• لتشغيل الماكرو تلقائيًّا بعد إعادة تشغيل Outlook، تأكد من حفظه ضمن «ThisOutlookSession».
• إذا لم تُضف نسخة Bcc، فتَحقَّق من خلو عنوان البريد الإلكتروني من الأخطاء الإملائية، ومن أن إعدادات الماكرو في Outlook تسمح بتنفيذ الكود الموقع.
• لا تنسَ تحديث الكود أو إزالته إذا لم تعد ترغب في إرسال نسخة مخفية إلى نفس المستلم.
• يمكن استخدام برامج VBA النصية فقط في إصدارات سطح المكتب من Outlook لنظام Windows، ولا تعمل في تطبيق Outlook للويب أو على أجهزة ماك.

---

نسخة كربونية تلقائية في Outlook باستخدام Kutools لـ Outlook

بينما يوفّر حل VBA نهجًا برمجيًّا، فقد يبدو مخيفًا أو غير مناسب لمن ليسوا على دراية بالبرمجة، أو للمستخدمين العاملين في بيئات تكون فيها وحدات الماكرو مقيدة. وللحصول على طريقة أكثر بديهية ومرونة، يقدّمKutools لـ Outlookحلاً رسوميًّا سهل الاستخدام يمكّنك من إرسال نسخة مخفية تلقائيًّا لجميع الرسائل الصادرة أو لجزءٍ منها فقط، مع معايير سهلة التهيئة—دون الحاجة إلى أي برمجة.

بعد تثبيت Kutools لـ Outlook، يُرجى اتباع الخطوات التالية لإرسال نسخة مخفية تلقائيًّا لجميع الرسائل التي ترسلها:

1. في Outlook، انقر على علامة التبويبKutools، واخترنسخة كربونية / نسخة كربونية مخفية تلقائية، ثم حددإدارة القواعدمن القائمة المنسدلة. وسيؤدي ذلك إلى فتح نافذة «إدارة القواعد».

2. داخل مربع الحوارإدارة تلقائي CC/BCC، انقر على زرجديد (New)لبدء إنشاء قاعدة جديدة.

3. في مربع الحوارمعالج القواعد، حدّد الشروط التي يجب أن تنطبق ليتم إرسال نسخة مخفية. على سبيل المثال، يمكنك اختيار «مع كلمات محددة في نص الرسالة» لتقييد القاعدة بأنواع معينة من الرسائل، أو ترك جميع المعايير غير محددة لتطبيق القاعدة على كل رسالة ترسلها. ولتحديد شرط، انقر على النص المسطّر (مثل «كلمات محددة») وأدخل تفاصيلك.

4. في مربع الحوارالنص يحتوي على، انقر على زرجديد (New)لإضافة كل كلمة أو عبارة ترغب في استخدامها كشرط.

5. في مربع الحوارنص البحث، اكتب كلمة أو عبارة في حقلكلمة البحث الجديدة، ثم انقر علىإضافة (Add)، وبعد ذلك انقر علىموافق (OK). تلميح:لإضافة كلمات بحث متعددة، اكتب كل كلمة على حدة وانقر على «إضافة» لكل واحدة قبل النقر على «موافق».

6. عند العودة إلى مربع الحوارالنص يحتوي على، يمكنك الاستمرار في إضافة كلمات أخرى حسب الحاجة. فالكلمات المُدخلة معًا في حقل واحد تستخدم منطق «و» (يجب أن تكون جميعها موجودة)، بينما الكلمات المضافة باستخدام زرجديد (New)بشكل منفصل تستخدم منطق «أو» (يمكن لأيٍّ منها أن يفعّل القاعدة). انقر علىموافق (OK)لحفظ الإعدادات.

7. عُد إلى لوحةمعالج القواعدلتحديد أي شرط إضافي، أو انقر ببساطة علىالتالي (Next)للمتابعة إذا لم تكن هناك حاجة لذلك.

8. في لوحة معالج القواعد التالية، حدّد أي استثناءات (اختياري)، أو انقر مباشرةً علىالتالي (Next)للمتابعة.

9. في الخطوة الأخيرة من معالج القواعد، أدخل اسمًا للقاعدة في مربعاسم القاعدةلتتمكّن من التعرّف عليها لاحقًا. كما يمكنك إدخال وصف في مربعملاحظات القاعدة، وتعيين مستلم النسخة المخفية (Bcc) بالنقر على زرالمستلم (Recipient)، وتحديد خيارات تنفيذ القاعدة المطلوبة. ثم أكد إعداداتك بالنقر علىموافق (OK).

10. تأكد من تأشير القاعدة الجديدة فينسخة تلقائية/مخفية Manager، ثم انقر علىموافق (OK)لإغلاق مربع الحوار.

11. أخيرًا، انتقل إلىKutools > CC / BCC > تمكينفي شريط Outlook لتفعيل قاعدتك.

قم بتأكيد اختيارك بالنقر علىموافقفي مربع الحوار الذي يظهر.

بعد اتباع هذه الخطوات، ستنشط قاعدة النسخة المخفية (Bcc)، ويتم تلقائيًا إرسال نسخة مخفية من جميع الرسائل الإلكترونية التي تتوافق مع إعدادات القاعدة إلى المستلم(ين) الذي اخترته. وإذا قمت بتعيين القاعدة للتطبيق دائمًا، فسيتم إضافة النسخة المخفية تلقائيًا إلى جميع الرسائل الصادرة في الخلفية دون أن تلاحظ ذلك.

المزايا ونصائح إضافية:
• الواجهة الرسومية تعني أنك لست بحاجة إلى التعامل مع أي أكواد برمجية.
• يمكنك إنشاء قواعد متعددة لتلبية احتياجات متنوعة، مثل تعيين عناوين نسخ مخفية (BCC) حسب القسم أو استثناءات مبنية على كلمات مفتاحية أو مستلمين محددين.
• كما يمكنك إعداد قواعد نسخ عادية (Cc) تلقائية بنفس الطريقة.
• يُمكنك تمكين أو تعطيل القواعد الفردية بسهولة دون الحاجة إلى إلغاء تثبيت الميزة بالكامل.
• يمكن إيقاف القواعد مؤقتًا بإلغاء تحديدها فيإدارة تلقائي CC/BCCأو بإيقاف الميزة من شريط الأدوات.
• يُعد هذا الحل مثاليًا للمستخدمين الباحثين عن موثوقية عالية وقواعد دقيقة قائمة على الشروط، وهو مناسبٌ سواءً للمبتدئين أو للبيئات المؤسسية ذات الصلاحيات المحدودة.

ملاحظة:
(1) يمكنك إعداد قواعد تلقائية لكل من النسخ العادية (CC) والنسخ المخفية (BCC) باستخدام هذه الوظيفة.
(2) يمكنك إدارة عدة قواعد مخصصة وتشغيلها أو إيقافها بحسب احتياجات سير عملك.
(3) لتعطيل جميع القواعد مؤقتًا، انقر ببساطة علىتمكينفي تبويب Kutools؛ ولتعطيل قواعد محددة، قم بإلغاء تحديد أسمائها في مربع الحوارإدارة تلقائي CC/BCC.

---

استكشاف الأخطاء وتوصيات أفضل الممارسات:
• اختبر دائمًا قواعد النسخة المخفية التلقائية بدقة باستخدام معلومات غير سرية قبل الاعتماد عليها في المراسلات المهمة.
• إذا لم تعمل القاعدة كما هو متوقع (سواء عبر VBA أو Kutools)، فتأكد من تفعيل الميزة، وصحة عنوان المستلم، ودعم إصدار Outlook الخاص بك لهذه الطريقة.
• كن حذرًا من سياسات خصوصية شركتك: فقد لا يتوافق إرسال نسخ تلقائية من رسائل البريد الإلكتروني الحساسة—حتى لنفسك—مع متطلبات بعض المؤسسات المتعلقة بمعالجة البيانات.
• تجنّب إنشاء حلقات (مثل إرسال نسخة مخفية إلى عنوان يُرسل ردًّا تلقائيًّا)، إذ قد يؤدي ذلك إلى إرسال رسائل غير ضرورية أو متكررة.

---

مقال ذو صلة:

كيف يمكنني إرسال نسخة عادية (CC) لنفسي تلقائيًا في كل مرة أستخدم فيها Outlook؟