حفظ رسائل البريد الإلكتروني كـ ملفات PDF في Outlook: دليلٌ خطوة بخطوة

يُعدّ حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة كملفات PDF في Outlook حاجة شائعة لدى المستخدمين الراغبين في أرشفة المراسلات الحاسمة، أو مشاركة رسائل معيّنة كمستندات آمنة، أو التأكد من الاحتفاظ بها لأغراض قانونية أو امتثال. وعلى الرغم من أن Microsoft Outlook لا يوفّر خيارًا مباشرًا باسم «حفظ كـ PDF» في واجهته، إلا أن هناك عدة طرق عملية يمكنك اتباعها لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات PDF. ويقدّم هذا الدليل إرشاداتٍ مفصلة تساعدك على اختيار الطريقة الأنسب لاحتياجاتك، مع اقتراحاتٍ للتعامل مع المشكلات الشائعة ونصائح عملية لضمان سير العملية بسلاسة.

حفظ رسالة بريد إلكتروني كـ ملفات PDF باستخدام ميزة الطباعة

حفظ رسائل البريد الإلكتروني المحددة كـ ملفات PDF باستخدام كود VBA

حفظ رسائل البريد الإلكتروني المحددة كـ ملفات PDF أو غيرها من صيغ نوع الملف باستخدام Kutools لـ Outlook

---

حفظ رسالة بريد إلكتروني كـ ملفات PDF باستخدام ميزة الطباعة

إذا كان هدفك حفظ رسالة بريد إلكتروني واحدة كملف PDF بأقل قدر ممكن من الإعداد، فإن ميزة الطباعة المدمجة في Outlook توفّر لك طريقةً مباشرةً وفعّالة لتحقيق ذلك. وهي خيارٌ مثالي خصوصًا إذا لم تكن بحاجة إلى معالجة رسائل البريد الإلكتروني دفعةً واحدة. فباستخدام طابعة «Microsoft Print to PDF» المضمنة، يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تنسيق PDF بسرعة، مع الحفاظ على تنسيقها الأصلي والمرفقات (كمرجع للطباعة فقط).

لاستخدام هذه الطريقة:

1. في Outlook، انتقل إلى مجلد البريد الإلكتروني وحدد الرسالة التي ترغب في حفظها كملف PDF.

2. انقر على «ملف» > «طباعة» لفتح خيارات الطباعة الخاصة بالرسالة المحددة.

3. من قائمة الطابعات المنسدلة، اختر «Microsoft Print to PDF». تأكد من توفُّر هذه الطابعة على جهازك — فهي مُثبَّتة افتراضيًا في معظم إصدارات Windows الحديثة. بعد ذلك، انقر على زر «طباعة» للمتابعة.

4. عندما تظهر نافذة «حفظ مخرجات الطباعة باسم»، اختر المجلد الذي ترغب في حفظ ملف PDF فيه، وأدخل اسم الملف، ثم انقر على «حفظ». ولا تنسَ تسجيل الموقع الذي اخترته لاسترجاع الملف لاحقًا بكل سهولة.

نصائح وملاحظات:طريقة الطباعة إلى PDF بسيطة ولا تتطلب أي إضافات خارجية، لكنها الأنسب لحفظ رسائل البريد الإلكتروني الفردية. لا تقوم هذه الطريقة بتصدير المرفقات مباشرةً مع الرسالة — بل تقتصر على تضمين نص الرسالة وتنسيقها فقط في ملف PDF الناتج. علاوةً على ذلك، قد يختلف تخطيط الطباعة قليلاً عن مظهر الرسالة في صندوق الوارد، خاصةً إذا احتوت على جداول عريضة أو صور. وإذا كنت بحاجة إلى حفظ عدة رسائل دفعةً واحدة أو ترغب في تحكّم أكبر في خيارات الإخراج، ففكّر في استخدام إحدى الحلول الأخرى أدناه.

---

حفظ رسائل البريد الإلكتروني المحددة كـ ملفات PDF باستخدام كود VBA

إذا كنت غالبًا ما تحتاج إلى تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تنسيق PDF بشكل جماعي أو ترغب في أتمتة هذه العملية، فإن استخدام كود VBA (Visual Basic for Applications) يمكن أن يبسّط سير عملك بشكل كبير. ويُعد هذا الحل مثاليًا خصوصًا للمستخدمين المتمرسين على ميزات المطور في Outlook، كما أنه الخيار الأمثل عند أرشفة رسائل البريد الإلكتروني أو تحويلها بشكل متكرر لأغراض العمل أو إدارة القضايا.

قبل تشغيل أي كود VBA في Outlook، تأكد من تمكين ماكروسات (ملف > خيارات > مركز الثقة > إعدادات مركز الثقة > إعدادات الماكرو). كما تأكد من تثبيت Microsoft Word، إذ يعتمد الكود على Word لأتمتة عملية التحويل.

اتبع الخطوات التالية لاستخدام VBA لحفظ رسالة بريد إلكتروني محددة كـ ملفات PDF:

1. أولًا، حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تود تحويلها إلى ملف PDF.

2. اضغطAlt + F11 لفتح نافذةمايكروسوفت Visual Basic for Applications.

3. في محرر VBA، انقر علىإدراج > وحدة نمطيةلإنشاء وحدة جديدة. بعد ذلك، انسخ والصق كود VBA التالي في نافذة الوحدة.

كود VBA: حفظ رسالة بريد إلكتروني من Outlook كـ ملفات PDF

Public Sub SaveSelectedMailsAsPDF()
'Updated by extendoffice.com
    Dim sel As Selection
    Dim itm As Object, mail As Object
    Dim outFolder As String
    Dim fso As Object
    Dim tempPath As String, tempFile As String
    Dim wrdApp As Object, wrdDoc As Object
    Dim startedWord As Boolean
    Dim fileName As String, fullPath As String
    Dim counter As Long

    Set sel = Application.ActiveExplorer.Selection
    If sel Is Nothing Or sel.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select one or more emails first.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    outFolder = PickFolderPath("Select a folder to save PDFs")
    If Len(outFolder) = 0 Then Exit Sub

    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    tempPath = fso.GetSpecialFolder(2)

    On Error Resume Next
    Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
    On Error GoTo 0
    If wrdApp Is Nothing Then
        Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
        startedWord = True
    End If
    wrdApp.Visible = False

    For Each itm In sel
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            Set mail = itm

            tempFile = fso.BuildPath(tempPath, "oltmp_" & SafeStamp() & "_" & SanitizeID(mail.EntryID) & ".mht")
            mail.SaveAs tempFile, 10

            Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(tempFile, False, True, False, _
                                               "", "", False, "", "", 0, 0, False)

            fileName = SafeFileName(mail.Subject)
            If Len(fileName) = 0 Then fileName = "Message"
            fullPath = outFolder & "\" & fileName & ".pdf"
            counter = 1
            Do While fso.FileExists(fullPath)
                fullPath = outFolder & "\" & fileName & "_" & counter & ".pdf"
                counter = counter + 1
            Loop

            wrdDoc.ExportAsFixedFormat fullPath, 17, False, 0, 0, 0, 0, 0, True, True, 0, True, True, False

            wrdDoc.Close False

            On Error Resume Next
            Kill tempFile
            On Error GoTo 0
        End If

        DoEvents
    Next

    If startedWord Then wrdApp.Quit
    Set wrdDoc = Nothing
    Set wrdApp = Nothing

    MsgBox sel.Count & " email(s) saved as PDF in:" & vbCrLf & outFolder, vbInformation
End Sub

Private Function PickFolderPath(ByVal prompt As String) As String
    Dim sh As Object, fol As Object
    Set sh = CreateObject("Shell.Application")
    Set fol = sh.BrowseForFolder(0, prompt, 0)
    If Not fol Is Nothing Then
        PickFolderPath = fol.Self.Path
    Else
        PickFolderPath = ""
    End If
End Function

Private Function SafeFileName(ByVal s As String) As String
    Dim bad As Variant, i As Long
    bad = Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|", vbCr, vbLf)
    For i = LBound(bad) To UBound(bad)
        s = Replace(s, bad(i), " ")
    Next
    s = Trim$(s)
    If Len(s) > 150 Then s = Left$(s, 150)
    SafeFileName = s
End Function

Private Function SafeStamp() As String
    SafeStamp = Format(Now, "yyyymmdd_hhnnss")
End Function

Private Function SanitizeID(ByVal s As String) As String
    SanitizeID = Replace(Replace(s, "\", ""), "/", "")
End Function

4. لتشغيل الكود، عُد إلى نافذة محرر VBA وانقرأو اضغط مفتاحF5مع تفعيل الوحدة.

5. أثناء تشغيل الكود، ستظهر نافذة تحثّك على اختيار الموقع الذي ترغب في حفظ ملف PDF فيه.

6. بعد الانتهاء، سيقوم الكود تلقائيًا بتصدير رسائل البريد الإلكتروني المحددة كملفات PDF منفصلة إلى الموقع الذي اخترته. ويمكنك فتح المجلد للتحقق من ملفات PDF.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها والنصائح:

• إذا واجهت خطأً يفيد بأنه لا يمكن تشغيل Microsoft Word، فتأكد من أن برنامج Word مثبَّت ومرخَّص بشكلٍ صحيح.
• لا تُضمَّن المرفقات مباشرةً في ملف PDF، بل يُحفَظ محتوى البريد الإلكتروني فقط.
• احفظ عملك دائمًا قبل تشغيل أي كود VBA لتجنب فقدان البيانات غير المقصود.

---

حفظ رسائل البريد الإلكتروني المحددة كـ ملفات PDF أو غيرها من الصيغ نوع الملف باستخدام Kutools لـ Outlook

إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر كفاءة لحفظ عدة رسائل بريد إلكتروني إلى PDF أو إلى صيغ ملفات أخرى بنقرات قليلة فقط، فإنKutools for Outlook يوفّر أداةً ملائمة للغاية. ويُوصى باستخدام هذه الطريقة عندما تريد تصدير العديد من الرسائل دفعةً واحدة، أو معالجتها بشكل جماعي، أو عندما تحتاج إلى صيغ إخراج إضافية بخلاف PDF، مثل Excel وCSV وHTML وغيرها. ويمكن لأداة متخصصة مثل Kutools أن توفر لك وقتًا كبيرًا وتقلل الجهد اليدوي بشكل ملحوظ. وهي ذات قيمة خاصة لموظفي المكاتب أو المسؤولين الذين يقومون بانتظام بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني أو مشاركتها بتنسيقات قياسية.

1. في مجلد بريد Outlook، حدد رسالةً واحدة أو أكثر ترغب في تصديرها كملف PDF. (يمكنك استخدام مفتاحَي Shift أو Ctrl لتحديد عدة رسائل.)

2. انقر على "Kutools« > »معالجة الدُفعات« > »حفظ رسائل البريد الإلكتروني بصيغة PDF وصيغ أخرى".

3. في مربع حوار "Save Messages as Other Files«، حدّد مسار الوجهة الذي ترغب في حفظ الملفات فيه. فعّل خيار »PDF format"، وقم بضبط الخيارات الأخرى حسب احتياجاتك — فعلى سبيل المثال، يمكنك اختيار أجزاء الرسالة التي تريد تضمينها (مثل الرؤوس أو نص الرسالة). وتُعدّ هذه المرونة مثالية لإنشاء سجلات PDF موجزة أو شاملة بحسب رغبتك.

3. انقر على «موافق». ستقوم Kutools بمعالجة رسائل البريد الإلكتروني المحددة وحفظ كلٍّ منها كملف PDF منفصل في المجلد الذي اخترته، وبسرعة مذهلة حتى عند التعامل مع عشرات أو مئات الرسائل.

المزايا:تبسّط Kutools لـ Outlook عملية التحويل الجماعي، وتدعم صيغ إخراج أكثر، وتتطلب خطوات يدوية أقل مقارنةً بالحلول المدمجة. ويُوصى بها بشكل خاص إذا كنت بحاجةٍ متكررةٍ لحفظ دفعات من رسائل البريد الإلكتروني أو إذا كنت بحاجةٍ إلى ميزات تصدير متقدمة (مثل الحفاظ على هيكل قائمة البريد الإلكتروني أو حفظ البيانات الوصفية). كما تقلل Kutools من احتمالية حدوث عدم اتساق في التنسيق وتكفل بأن تكون ملفات PDF المؤرشفة منظمةً جيدًا.

القيود والتذكيرات: Kutools هي إضافة تتطلب التثبيت. تأكد من أن لديك أحدث إصدار مثبّتًا للحصول على أفضل أداء وتوافق مع الإصدارات الأحدث من Outlook. وعادةً ما تُصدَّر المرفقات كملفات مضمنة أو كمراجع، حسب إعدادات الإخراج — لذا تحقق من تفضيلاتك في مربع الحوار للحصول على النتيجة المرغوبة.

---