كيف يمكنك الرد جماعيًا على عدة رسائل أو على جميع الرسائل دفعة واحدة في Outlook؟

يمكنك إعداد قاعدة للرد الجماعي على جميع الرسائل الإلكترونية دفعةً واحدة في مجلد معيّن.

الجزء 1: إنشاء رسالة إنشاء بريد إلكتروني جديد وحفظها كقالب Outlook

1. أولًا، أنشئ مجلدًا جديدًا وانقل إليه جميع الرسائل الإلكترونية التي ترغب في الرد عليها دفعة واحدة بمحتوى موحّد.

2. أنشئ بريدًا إلكترونيًّا جديدًا بالمحتوى الذي ترغب في استخدامه للرد. (ملاحظة: تأكد من كتابة موضوع البريد الإلكتروني، واترك حقل «إلى» فارغًا.) انظر لقطة الشاشة:

3. بعد إنشاء بريد إلكتروني جديد، يُرجى النقر على «ملف» > «حفظ باسم».

4. في مربع حوار «حفظ باسم»، اكتب اسم الملف في حقل «اسم الملف». بشكل افتراضي، سيتم تسمية الملف باسم موضوع البريد الإلكتروني. بعد ذلك، اختر «قالب Outlook» من قائمة «تحديد تنسيق الحفظ» المنسدلة، ثم انقر على زر «حفظ».

ملاحظة: عند اختيارك لـ«قالب Outlook» من قائمة «تحديد تنسيق الحفظ» المنسدلة، سيُحفظ الملف تلقائيًا في مجلد «القوالب». يُرجى عدم تغيير مجلد الوجهة.

5. عند العودة إلى نافذة «الرسالة»، انقر على زر «إغلاق» لإغلاقها بسلاسة.

6. عندما تظهر نافذة منبثقة من Outlook، انقر على زر «لا». راجع لقطة الشاشة التالية:

الجزء 2: قاعدة جديدة للقالب

الآن، عليك إنشاء قاعدة جديدة لهذا القالب.

7. ادخل إلى مربع حوار «القواعد والتنبيهات».
أ. في Outlook 2007، انقر على «أدوات» > «القواعد والتنبيهات».
ب. في Outlook 2010 و2013، انقر على «القواعد» > «إدارة القواعد والتنبيهات» ضمن علامة التبويب «الصفحة الرئيسية». انظر لقطة الشاشة:

8. في مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، انقر على زر «قاعدة جديدة» ضمن علامة التبويب «قواعد البريد الإلكتروني».

9. عندما يظهر مربع حوار «معالج القواعد»، انتقل إلى قسم «ابدأ من قاعدة فارغة» واختر «تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها»، ثم انقر على زر «التالي».

10. في مربع الحوار «معالج القواعد»، انقر على «التالي» لتخطي هذه الخطوة، وعند ظهور النافذة المنبثقة، اضغط على زر «نعم».

11. في مربع الحوار التالي، ضع علامة في خانة «الرد باستخدام قالب محدد» في الخطوة 1، ثم انقر على نص «قالب محدد» في الخطوة 2. راجع لقطة الشاشة:

12. في مربع حialog «تحديد قالب الرد»، عليك القيام بما يلي: (1) اختيار «قوالب المستخدم في نظام الملفات» من قائمة «البحث في» المنسدلة؛ (2) تحديد القالب الذي سبق أن حفظته؛ (3) النقر على زر «فتح». انظر لقطة الشاشة:

13. عند العودة إلى مربع الحوار السابق، انقر على زر «التالي».

14. استمر في النقر على زر «التالي» حتى تصل إلى مربع الحوار الأخير «معالج القواعد». في هذا المربع، اكتب اسمًا للقاعدة الجديدة في الخطوة 1، ثم أزل العلامة من خانة «تفعيل هذه القاعدة» في الخطوة 2، وانقر بعد ذلك على زر «إنهاء». انظر لقطة الشاشة:

ملاحظة: يمكنك إعادة تسمية القاعدة بحذف الاسم القديم وإدخال اسم جديد في مربع النص «تحديد اسم لهذه القاعدة».

15. انقر على زر «موافق» في نافذة الحوار المنبثقة التالية.

16. عند العودة إلى مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، انقر على زر «موافق» لإتمام الإعدادات بنجاح.

الجزء 3: تشغيل القاعدة للمجلد المحدد

17. أعد تشغيل تطبيق Outlook.

18. اعد الدخول إلى مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، وحدد القاعدة التي أنشأتها سابقًا، ثم انقر على زر «تشغيل القواعد الآن» في علامة التبويب «قواعد البريد الإلكتروني». راجع لقطة الشاشة:

19. في مربع حوار «تشغيل القواعد الآن»، اتبع الخطوات التالية (انظر لقطة الشاشة على اليمين):
(1) ضع علامة في خانة القاعدة التي ترغب في تشغيلها لاحقًا ضمن قسم «تحديد القواعد للتشغيل»؛
(2) انقر على زر «استعراض» لاختيار المجلد الذي تريد إرسال ردٍّ جماعي لجميع الرسائل الإلكترونية الموجودة فيه؛
(3) اختر «جميع الرسائل» من القائمة المنسدلة «تطبيق القواعد على»؛
(4) انقر على زر «تشغيل الآن».

ملاحظة: إذا كان مجلدك المحدد يحتوي على مجلدات فرعية، فتأكد من تأشير خانة «تضمين المجلدات الفرعية».

20. أغلق جميع مربعات الحوار.

الآن تم الرد على جميع الرسائل الإلكترونية داخل المجلد المحدد دفعةً واحدة وبالمحتوى نفسه.

كما ترى، تتضمّن الطريقة السابقة العديد من الخطوات التي يجب تنفيذها. لكن مع أداة «الرد الجماعي» من «Kutools لـ Outlook»، يمكنك بسهولة الرد على عدة رسائل بريد إلكتروني دفعة واحدة!

1. انتقل إلى مجلد البريد الإلكتروني الذي يحتوي على الرسائل التي تريد الرد عليها جماعيًا، وحدّدها، ثم انقر على «Kutools» > «المعالجة بالجملة» > «الرد على رسائل محددة أو أكثر باستخدام قالب» > «إنشاء وإدارة قالب الرد». انظر لقطة الشاشة:

2. في مربع الحوار المنبثق «إنشاء وإدارة قالب الرد»، يُرجى: (1) النقر على زر «إضافة»لإضافة قالب رد جديد، (2) الاحتفاظ بتحديد القالب الجديد وكتابة محتواه في مربع التحرير أدناه، ثم (3) النقر على زر «رد». انظر لقطة الشاشة:

الآن تم الرد على جميع الرسائل المحددة باستخدام قالب الرد الجديد.

ملاحظات:
(1) إذا كنت ترغب في الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في مجلد معيّن، افتح المجلد أولًا، ثم اضغط مفاتيح «Ctrl» + «A» في لوحة المفاتيح لتحديد جميع الرسائل دفعة واحدة.
(2) بعد تحديد الرسائل، إذا كنت قد أضفت قوالب رد مسبقًا، يمكنك الرد على جميعها فورًا بالنقر على القالب من قائمة «الرد على عدة رسائل» المنسدلة.