كيف يمكنني تحديد جميع رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال أو عناصر التقويم بسرعة في Outlook؟

تُعد اختصارات لوحة المفاتيح أسرع طريقة لتحديد جميع العناصر داخل مجلد في Outlook، وهي مثالية خصوصًا للمستخدمين الذين يفضلون التنقّل السريع والفعّال، وكذلك للسيناريوهات التي تتطلب تحديد كل العناصر دون الحاجة إلى تخصيص أشرطة الأدوات مسبقًا. إليك تركيبات الاختصارات التالية التي ننصحك بمراعاتها:

    أ. Ctrl+A: لفتح المجلد ذي الصلة في Outlook، انقر فوق أي رسالة بريد إلكتروني أو جهة اتصال أو عنصر تقويم أو مهمة، ثم اضغطCtrl+A لتحديد جميع العناصر في المجلد فورًا.
    ب. Ctrl+Shift+End: لتحديد نطاق مستمر من نقطة البداية حتى العنصر الأخير، حدد أولًا العنصر الأول، ثم اضغطCtrl+Shift+End.
    ج. Shift: انقر فوق العنصر الأول في المجلد، ثم قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق العنصر الأخير مع الاستمرار في الضغط على مفتاحShift. سيؤدي ذلك إلى تحديد جميع العناصر بين النقرتين الأولى والأخيرة، وهو أمر مفيد جدًّا لتحديد نطاق معيّن.

نصائح:تعمل هذه الاختصارات في معظم طرق عرض قائمة العناصر في Outlook، ولكن إذا كنت تستخدم طريقة عرض غير قائمة (مثل بعض عروض التقويم)، فقد تحتاج أولًا إلى التبديل إلى طريقة عرض جدول أو قائمة. وإذا لم يُحقّق الضغط على الاختصارات التحديد المطلوب، فتأكد من أن نافذة أو لوحة Outlook الحالية نشطة، وأنك نقرت على عنصر ضمن المجلد الصحيح.

المزايا:لا يتطلب إعدادًا، وهو سريعٌ جدًّا لمستخدمي لوحة المفاتيح المتمرسين.
القيود:يوفّر رد فعل بصريًّا أقل، وقد يكون صعبًا على المستخدمين الجدد أو أولئك الذين يفضّلون التنقّل باستخدام الماوس.

البحث السريع وحذف الرسائل المكررة في Outlook

يوفّر Kutools لـ Outlook ميزةالرسائل المكررةالمباشرة التي تمكّنك من تحديد الرسائل المكررة وإزالتها بكفاءة من مجلدات بريد متعددة. يمكنك إما تنفيذ فحصٍ شامل عبر جميع المجلدات أو التركيز فقط على المجلدات المحددة — وغالبًا ما يتطلب ذلك نقرتين فقط! وبذلك تحافظ على صندوق بريد أنظف وتقلل الفوضى، مما يجعل عمليات التحديد والمعالجة الجماعية اللاحقة أسهل بكثير.

في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث، يمكنك جعل عملية التحديد أكثر سهولة بإضافة زرتحديد الكلإلى شريط أدوات الوصول السريع. ويُعد هذا الحل المعتمد على الماوس خيارًا مثاليًا لأولئك الذين يفضلون عناصر التحكم البصرية ويستخدمون بانتظام مهام التحديد المتعدد.

1. انقر على السهم المتجه للأسفل الموجود فيشريط أدوات الوصول السريعأعلى واجهة Outlook، ثم اخترمزيد من الأوامرمن القائمة المنسدلة.

2. في نافذةخيارات Outlook:
(1) حددجميع الأوامرمن القائمة المنسدلةاختَر الأوامر من.
(2) مرّر لأسفل وحددتحديد الكلمن قائمة الأوامر.
(3) انقر علىإضافةلإضافة الزر إلى شريط أدوات الوصول السريع.
(4) أخيرًا، انقر علىموافقلحفظ التغييرات.

3. سيظهر الآن زرتحديد الكلعلى شريط أدوات الوصول السريع، ليكون في متناول يدك بسهولة من أي مجلد.

ملاحظات:
(1) لاستخدام هذه الميزة، انتقل أولًا إلى المجلد المطلوب (البريد أو جهات الاتصال أو التقويم)، ثم انقر على زرتحديد الكلالموجود على شريط الأدوات. سيؤدي ذلك إلى تحديد جميع العناصر المرئية في المجلد.
(2) بعد إضافته، يظل زرتحديد الكلمتاحًا على شريط أدوات الوصول السريع عبر جميع مجلدات Outlook، مما يوفّر وصولاً فوريًا دون الحاجة إلى إعداده مرّة أخرى.

الفوائد:يوفّر واجهة بصرية مألوفة للمستخدمين، ويقلّل من خطر إجهاد الأصابع الناتج عن استخدام اختصارات لوحة المفاتيح بشكل متكرر، وهو مثالي للعمليات الجماعية المتكررة عبر أنواع مختلفة من المجلدات.

يمكن لمستخدمي Outlook 2007 أيضًا تهيئة زر «تحديد الكل» في واجهتهم، رغم أن ذلك يتطلب تخصيص شريط الأدوات المتقدم. ويُعدّ هذا الخيار مثاليًا لأولئك الذين يديرون غالبًا قوائم كبيرة من العناصر في إصدار Outlook القديم الخاص بهم.

1. أولاً، أضفشريط الأدوات المتقدمإلى شريط Outlook بالنقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الشريط، ثم تحديد خيارمتقدممن القائمة المتاحة.

بعد ذلك، سترىشريط الأدوات المتقدممعروضًا على الشريط، كما هو موضح على اليمين.

2. بعد تمكين شريط الأدوات المتقدم، انتقل إلى مجلد Outlook الذي تريد تحديد جميع عناصره منه. انقر بزر الماوس الأيمن على شريط الأدوات المتقدم نفسه، ثم اخترتخصيصمن القائمة السياقية.

3. في مربع حوارتخصيص:
(1) انتقل إلى علامة التبويبالأوامر.
(2) انقر علىتحريرفي قسمالفئات.
(3) حدد أمرتحديد الكلمن القائمة، ثم اسحبه وأدرجْه في شريط الأدوات المتقدم.

بعد السحب، سيظهر زرتحديد الكلعلى شريط الأدوات للاستخدام الفوري.

ملاحظة:
في Outlook 2007، يتوفر زر «تحديد الكل» ويعمل في طريقة عرض البريد وجهات الاتصال. ولتحديد العناصر في التقويم، غيّر طريقة العرض إلى «قائمة» لضمان ظهور زر «تحديد الكل» وعمله بشكل صحيح، إذ إن طرق العرض غير القائمة لا تدعم وظيفة «تحديد الكل» مباشرةً.

للمستخدمين الأكثر تقدمًا أو الذين يُنفِّذون مهامًا متكررة، يُمكن استخدام محرر VBA في Outlook لتحديد جميع العناصر في المجلد النشط حاليًا برمجيًا. ويُعد هذا الأسلوب مثاليًا إذا كنت تُؤتمت عمليات أخرى وترغب في دمج التحديد الجماعي ضمن سير عملك. كما يمكنك تخصيص نصوص VBA لتتوافق مع معايير تحديد محددة.

قبل استخدام VBA:تأكد من تفعيل وظيفة الماكرو في Outlook وحفظ جميع أعمالك، إذ يمكن للماكرو تعديل العناصر المحددة حاليًا. وهذه الطريقة أنسب للمستخدمين ذوي الخبرة والمعتادين على محرر VBA.

1. افتح Outlook وحدد المجلد الذي تريد تحديد جميع الرسائل فيه.

2. اضغط علىAlt + F11 لتشغيل محررمايكروسوفت Visual Basic for Applications.

3. في نافذة VBA، انتقل إلىإدراج > وحدة نمطية. ثم انسخ والصق كود VBA التالي في الوحدة النمطية الجديدة:

كود VBA: تحديد جميع العناصر في المجلد النشط

Sub SelectAllItemsInFolder()
    Dim olExp As Explorer
    Dim olFldr As Folder
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set olExp = Outlook.Application.ActiveExplorer
    Set olFldr = olExp.CurrentFolder
    If olFldr Is Nothing Then
        MsgBox "No folder is currently selected!", vbExclamation, xTitleId
        Exit Sub
    End If
    If olFldr.Items.Count = 0 Then
        MsgBox "The folder is empty.", vbInformation, xTitleId
    Else
        olExp.SelectAllItems
        MsgBox "All items in the folder have been selected.", vbInformation, xTitleId
    End If
    Set olExp = Nothing
    Set olFldr = Nothing
End Sub

4. لتنفيذ الماكرو وتحديد جميع العناصر، اضغط علىF5 من نافذة VBA. وسيقوم الماكرو تلقائيًا بتحديد كل العناصر في المجلد النشط وعرض مربع حوار تأكيد.