كيف يمكن تجميع رسائل البريد الإلكتروني وفرزها حسب الشهر في Outlook؟

بشكل افتراضي، يُنظِّم Outlook رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد وفقًا لتاريخ الاستلام، وعادةً ما تكون مرتبة ترتيبًا زمنيًّا تصاعديًّا. ومع ذلك، يرغب العديد من المستخدمين في تحليل رسائلهم أو إدارتها على أساس شهري—مثل مراجعة اتجاهات المراسلات، أو تتبع النشاطات، أو الاطلاع على الرسائل الخاصة بشهر معين. وللأسف، لا يوفِّر Outlook أمرًا مدمجًا لفرز الرسائل أو تجميعها مباشرةً حسب شهر الاستلام. في هذه المقالة، ستجد حلاً عمليًّا للتغلب على هذا القيد من خلال إنشاء حقل مخصص واستخدام كود VBA لتصنيف رسائلك حسب الشهر، مما يجعل التحليل الشهري أكثر كفاءة بكثير.

يُعد تجميع رسائل البريد الإلكتروني أو فرزها حسب الشهر أمرًا بالغ الفائدة، خاصةً عند التحقق من نشاط مشروعٍ ما، أو إعداد التقارير الشهرية، أو تنظيم صندوق بريدك بطريقة أكثر سهولة في الإدارة. وينطبق هذا النهج على حدٍّ سواء على إدارة صناديق البريد المهنية والشخصية، وكذلك عند أرشفة الرسائل لفترات زمنية مختلفة.

تجميع أو فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب الشهر في Outlook باستخدام كود VBA

الحل البديل:إذا كنت تفضل عدم استخدام VBA، فيمكنك الاعتماد على وظيفة البحث في Outlook للعثور على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشهرٍ معيّن، أو استخدام شروط التصفية لعرض المراسلات الشهرية.راجع التفاصيل في قسم الحلول البديلة.

---

تجميع أو فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب الشهر في Outlook باستخدام كود VBA

يتيح لك هذا الحل إنشاء عمود جديد باسم «Month» (الشهر) في طريقة عرض مجلد بريدك، ثم استخدام كود VBA لتعبئة هذا العمود تلقائيًا باسم شهر استلام كل رسالة بريد إلكتروني. وبمجرد الانتهاء، يمكنك بسهولة فرز رسائلك أو تجميعها حسب هذا العمود. وتُعد هذه الطريقة مثالية إذا كنت تتعامل مع كميات كبيرة من الرسائل أو تحتاج إلى ملخصات شهرية منتظمة، مما يوفّر لك الوقت مقارنةً بالتصفية اليدوية لكل رسالة على حدة.

أولاً، افتح المجلد الذي تريد تنظيم رسائله حسب الشهر. بعد ذلك، ابحث عن زرView Settings الموجود ضمن تبويبView في إصدارات Outlook 2010 والإصدارات الأحدث. يؤدي ذلك إلى فتح الإعدادات التي تتيح لك تخصيص طريقة عرض رسائلك.

ملاحظة:بالنسبة لمستخدمي Outlook 2007، انتقل عبرView > Current View > Customize current view للوصول إلى الإعدادات المطلوبة.

عند فتح مربع الحوارAdvanced View Settings/Customize View، انقر على زرColumns(المسمّى أحيانًا بـ)Fields)، والذي يتيح لك تعديل الأعمدة الحالية وإضافة عدة أعمدة أخرى إلى طريقة عرض الرسائل.

في مربع الحوارShow Column/Fields، اخترNew Column(أو)New Field) لفتح نافذة إنشاء الحقل. اكتبMonth في حقلName، وتأكد من ضبط كلٍّ من خانتَيType وFormat علىText. ثم انقر علىOKللتأكيد. من الضروري تحديد النوع كنص (Text) لأن البرنامج النصي القادم سيكتب اسم الشهر بصيغة نصية (مثل «Jan» أو «Feb»، إلخ.).

بعد إضافة العمود الجديد، عُد إلى مربع الحوارShow Columns/Fields. اختر الإدخالMonth من قائمةShow these columns in this order، ثم استخدم زرMove Up لتحريكه مباشرةً تحتReceived. يضمن هذا الترتيب ظهور تاريخ الاستلام والشهر جنبًا إلى جنب لتسهيل المقارنة. وأخيرًا، انقر علىOK لحفظ التغييرات.

بعد النقر علىOK للخروج من مربع الحوار، ستظهر في طريقة عرض مجلدك الآن العمود الجديدMonth.

لتطبيق برنامج VBA النصي على جميع الرسائل في هذا المجلد، يجب أن تحدد كل الرسائل دفعة واحدة. انقر على أي رسالة داخل المجلد، ثم اضغطCtrl+A لتحديدها جميعًا. ويضمن هذا التحديد معالجة كل عنصر في المجلد بواسطة البرنامج النصي.

ملاحظة:إذا كانReading Pane مفعّلًا، يُوصى بإيقافه لتحسين الأداء. انتقل إلىView > Reading Pane > Off. يساعدك ذلك على تجنّب مشكلات العرض والتحديد أثناء معالجة دفعة كبيرة من الرسائل.

ابدأ بفتح محرر VBA بالضغط علىAlt + F11 في آنٍ واحد. ثم في نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications، انقر علىInsert > Module لإنشاء وحدة جديدة لكودك.

انسخ والصق نص برنامج VBA التالي في الوحدة الجديدة التي أنشأتها. يقوم هذا الكود تلقائيًا بقراءة تاريخ استلام كل رسالة بريد إلكتروني محددة، ويستخرج الشهر منها، ثم يكتبه في الحقل المخصص «Month».

VBA: فرز أو تجميع رسائل البريد الإلكتروني حسب الشهر

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

بعد إدخال الكود، اضغط علىF5 داخل محرر VBA لتشغيل البرنامج النصي. تأكد من تحديد جميع الرسائل ذات الصلة قبل التنفيذ، وإذا ظهرت أي نافذة منبثقة أو مطالبة بالأذونات، فقم بالتأكيد للمتابعة.

بعد تشغيل البرنامج النصي، سترى أن عمودMonth في مجلدك قد تم تعبئته تلقائيًا لكل رسالة، حيث يعرض الشهر الذي تم فيه استلام كل عنصر. ولفرز الرسائل حسب الشهر، ما عليك سوى النقر على رأس عمودMonth. سيؤدي هذا الفرز إلى ترتيب الرسائل بحسب شهر استلامها—ميزة عملية جدًّا لمراجعة اتجاهات المراسلات أو إعداد تقارير الأرشفة!

إذا كنت ترغب في تجميع جميع الرسائل حسب الشهر بدلاً من مجرد فرزها، فانقر بزر الماوس الأيمن على رأس عمودMonth واخترGroup By This Field من القائمة السياقية. سيؤدي هذا الإجراء إلى تقسيم رسائلك إلى مجموعات قابلة للتوسيع لكل شهر، مما يحسّن وضوح أحجام المراسلات الشهرية.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها ونصائح:إذا لم تظهر قيم عمود ‹Month› بشكل صحيح، فتأكد من استخدامك نفس اسم الشرط والنوع المحددين في التعليمات. تذكّر أن هذا البرنامج النصي يعالج الرسائل المحددة فقط، لذا تحقق من عدم وجود أي تصفية غير مقصودة. في بعض الأحيان، قد تستغرق المجلدات الكبيرة التي تحتوي على آلاف الرسائل وقتًا أطول للمعالجة؛ فإذا أصبح Outlook غير مستجيب، فانتظر حتى اكتمال العملية أو قم بمعالجة الرسائل على دفعات أصغر.
كن حذرًا عند تشغيل برامج VBA النصية، إذ قد تتطلب إعدادات الأمان في Outlook تمكين البرامج النصية أو تعديل الأذونات. قم دائمًا بعمل نسخة احتياطية من بياناتك المهمة قبل تشغيل أي نصوص تقوم بتعديل خصائص العناصر. بالإضافة إلى ذلك، سيؤدي إعادة تشغيل البرنامج النصي بعد استلام بريد إلكتروني جديد إلى تحديث قيم ‹Month› لتلك العناصر الجديدة.

المزايا والقيود:يتميّز هذا الأسلوب بالمرونة ويعمل مع أي مجلد في Outlook، لكنه قد يتطلب التعرّف على محرر VBA للتنفيذ الصحيح. كما تتيح ميزة التجميع إجراء تحليل شهري سريع دون الحاجة إلى أدوات خارجية. ومع ذلك، فإن استخدام VBA يعني أن التغييرات تكون مقتصرة على ملف تعريف Outlook الخاص بك ولن تتم مزامنتها تلقائيًا مع الأجهزة أو المستخدمين الآخرين إلا إذا طُبِّقت بشكل منفصل.

نصيحة عملية:بعد الفرز أو التجميع حسب الشهر، يمكنك تطبيق مزيد من التصفية أو التصنيف أو تصدير الرسائل لكل فترة. وللاستخدام المتكرر، احفظ البرنامج النصي حتى يتسنّى لك تحديث حقل ‹Month› عند استلام بريد إلكتروني جديد حسب الحاجة.

---

الحل البديل: تصفية أو البحث عن رسائل البريد الإلكتروني حسب شهر الاستلام

إذا كنت ترغب في تجنّب استخدام برامج VBA النصية أو تفضّل طريقة مدمجة، فإن وظائف البحث والتصفية في Outlook تتيح لك عرض رسائل البريد الإلكتروني من شهر معيّن:

• انتقل إلى شريط البحث في أعلى مجلد بريدك.
• اكتبreceived: January 2024 (أو عدّل الشهر والسنة حسب الحاجة). سيعرض Outlook البريد الإلكتروني المستلم خلال تلك الفترة.
• للحصول على مرشحات أكثر تقدمًا، يمكنك استخدام أوامر أدوات البحث > البحث حسب التاريخ، أو إضافة مرشّح في إعدادات العرض لعرض الرسائل ضمن نطاق التاريخ معيّن (مثلًا بين 1 يناير و31 يناير).

هذا الحل سريع ولا يتطلب حقولًا مخصصةً أو برمجةً، لكنه لا يسمح بالتجميع أو الفرز المباشر، ويجب تكراره لكل شهرٍ يهمك.

بديلٌ آخر هو استخداماستخدم تنسيق الشروطلتمييز رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في شهرٍ معيّن بصريًّا، مما يجعل مراجعتها أكثر سهولةً بنظرةٍ سريعة. للقيام بذلك، انتقل إلى عرض > إعدادات العرض > استخدم تنسيق الشروط، ثم أضف قاعدةً بناءً على تاريخ الاستلام.