تصدير قائمة مهام Outlook إلى Excel: 4 طرق تناسب جميع مستويات المهارة

في العمل اليومي، تُستخدم قائمة مهام Outlook غالبًا لتتبُّع المهام المطلوب إنجازها، ومراقبة تقدُّم المشروعات، والمواعيد النهائية، وحالة الإنجاز. ولكن إذا رغبت في إجراء إحصائيات، أو تطبيق تصفية أو تلخيص إضافي، أو مشاركة القائمة مع زملائك، فإن تصديرها إلى Excel سيكون الخيار الأكثر ملاءمة. ويوضّح هذا المقال ثلاث طرق شائعة تساعدك على تصدير قائمة مهام Outlook إلى Excel بسهولة.

لماذا تصدّر مهام Outlook إلى Excel؟

تصدير قائمة مهام Outlook إلى Excel

• الطريقة 1: استخدام ميزة عرض القائمة في Outlook
• الطريقة 2: استخدام ميزة الاستيراد/التصدير في Outlook
• الطريقة 3: استخدام كود VBA
• الطريقة 4: استخدام Kutools لـ Outlook

الخلاصة

لماذا تصدّر مهام Outlook إلى Excel؟

يمكن أن يوفّر لك تصدير مهام Outlook إلى Excel عدة فوائد:

• تحليل أفضل – يتيح لك Excel فرز بيانات المهام وتصفيتها وتحليلها بسهولة.
• إعداد التقارير والمتابعة – أنشئ تقارير لتتبع تقدُّم المهام أو لوحات معلومات ذكية.
• نسخ احتياطي للبيانات – احتفظ بسجل خارجي للمهام المهمة.
• المشاركة مع الآخرين – أرسل قوائم المهام إلى زملائك، حتى لو لم يكونوا يستخدمون Outlook.
• تخطيط المشاريع – اجمع المهام مع بيانات المشروع الأخرى في Excel.

إذا كنت تدير بانتظام مهامًا أو مشاريع متعددة، فإن تصديرها إلى Excel يمكن أن يعزز إنتاجيتك بشكل كبير.

الطريقة 1: تصدير مهام Outlook باستخدام ميزة عرض القائمة

إذا كنت بحاجة فقط إلى تصدير قائمة مهام بشكل عرضي، فإن استخدام طريقة عرض القائمة مع النسخ واللصق يُعد الخيار الأسرع والأبسط. يتيح لك Outlook عرض المهام في تنسيق جدولي منظم، حيث تظهر المعلومات الأساسية—مثل الموضوع، وتاريخ الاستحقاق، والحالة، والأولوية—في أعمدة واضحة. وبمجرد ظهور المهام بهذا الشكل، يمكنك ببساطة تحديدها كلها ونسخها ولصقها مباشرةً في Excel.

1. انتقل إلى جزءالمهاموحدد مجلد مهام واحد. ثم انقر على تبويبعرضفي الشريط، واخترتغيير العرض، وحددمفصلمن بين خيارات العرض المتاحة. راجع لقطة الشاشة:
   
2. خصِّص الأعمدة التي تريدها في Excel. انقر علىعرض > إعدادات العرض.
   
3. في مربع حوارإعدادات العرض المتقدمة، انقر علىالأعمدة، ثم أضف أو أزل الحقول (مثل الموضوع، وتاريخ الاستحقاق، وتاريخ البدء، والحالة، والملاحظات، إلخ) لتتوافق مع ما تريد تصديره إلى Excel.
   
4. انقر علىموافق > موافقلإغلاق مربعات الحوار.
5. الآن، انقر داخل قائمة المهام، ثم اضغط علىCtrl + A لتحديد جميع المهام، ثم اضغط علىCtrl + C للنسخ.
   
6. افتح ملف مصنف Excel فارغ، وحدد الخلية A1، ثم اضغط علىCtrl + V.

الطريقة 2: تصدير مهام Outlook باستخدام ميزة الاستيراد/التصدير

إذا كنت بحاجة إلى تصدير أكثر تنظيمًا، فإن ميزة الاستيراد/التصدير المدمجة في Outlook تُعد خيارًا مضمونًا وفعّالًا. فهي تتيح لك تصدير مهامك كملف CSV، يمكن فتحه بسهولة في Excel، مما يضمن تنظيم بيانات مهامك في أعمدة واضحة وحفظها كملف جاهز للمشاركة أو الأرشفة أو التحليل لاحقًا.

1. انقر علىملف > فتح والتصدير > استيراد/تصدير.
   
2. في مربع حوارمعالج الاستيراد والتصدير، انقر علىتصدير إلى ملف، ثم اضغط على زرالتالي.
   
3. بعد ذلك، انقر علىقيم مفصولة بفواصل، ثم انقر علىالتالي.
   
4. بعد ذلك، حدد مجلدالمهامالموجود ضمن حساب البريد الإلكتروني الذي تريد تصديره إلى Excel، ثم انقر على زرالتالي.
   
5. انقر على زراستعراضلاختيار مكان الحفظ وتسمية الملف.
   
6. في مربع الحوار الأخيرتصدير إلى ملف، تأكد من تأشير خانةتصدير «رسائل البريد الإلكتروني» من المجلد.
   
   نصائح:إذا لزم الأمر، انقر علىتعيين الحقول المخصصةلتحديد الحقول المحددة التي تريد تضمينها في التصدير.
7. أخيرًا، انقر على زرإنهاءلبدء التصدير. سيظهر مربع حوارتعيين نطاق التاريخ؛ أدخل نطاق التاريخ الذي تريد استخراج المهام منه، ثم انقر على زرموافق.
   

بمجرد اكتمال التصدير، افتح ملف CSV المصدر مباشرةً في Excel، ويمكنك الآن تعديل وتحليل بيانات المهام هذه بحرية.

الطريقة 3: تصدير مهام Outlook باستخدام كود VBA

إذا كنت بحاجة إلى تصدير مهام Outlook بانتظام أو رغبت في التمتع بمزيد من التحكم في عملية التصدير، فإن استخدام كود VBA يُعد خيارًا قويًّا. فباستخدام ماكرو بسيط، يمكنك استخراج معلومات المهام تلقائيًّا—مثل الموضوع، وتاريخ البدء، وتاريخ الاستحقاق، والحالة، والأولوية—وتصديرها مباشرةً إلى ورقة عمل Excel.

1. في Outlook، انتقل إلى جزءالمهاموحدد مجلد المهام الذي تريد تصديره. ثم اضغط علىAlt + F11 لفتح محرر VBA.
2. انقر علىإدراج > وحدة نمطية. ثم انسخ والصق الكود التالي في النافذة:

Sub ExportSelectedTasksFolderToExcel()
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNs As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Dim olTask As Object
    Dim xlApp As Object
    Dim xlWB As Object
    Dim xlWS As Object
    Dim i As Long
    Dim rowNum As Long
    Dim savePath As Variant
    Dim folderName As String
    Set olApp = Outlook.Application
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olApp.ActiveExplorer.CurrentFolder
    If olFolder.DefaultItemType <> olTaskItem Then
        MsgBox "Please select a Tasks folder before running this macro.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    folderName = olFolder.Name
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
    savePath = xlApp.GetSaveAsFilename( _
        InitialFileName:="OutlookTasks.xlsx", _
        FileFilter:="Excel Workbook (*.xlsx), *.xlsx", _
        Title:="Save Exported Tasks As")
    If savePath = False Then
        MsgBox "Export cancelled.", vbInformation
        xlApp.Quit
        Set xlApp = Nothing
        Exit Sub
    End If
    Set xlWB = xlApp.Workbooks.Add
    Set xlWS = xlWB.Sheets(1)
    Set olItems = olFolder.Items
    olItems.Sort "[DueDate]"
    xlWS.Cells(1, 1).Value = "Subject"
    xlWS.Cells(1, 2).Value = "Status"
    xlWS.Cells(1, 3).Value = "Start Date"
    xlWS.Cells(1, 4).Value = "Due Date"
    xlWS.Cells(1, 5).Value = "% Complete"
    xlWS.Cells(1, 6).Value = "Priority"
    xlWS.Cells(1, 7).Value = "Categories"
    xlWS.Cells(1, 8).Value = "Created"
    xlWS.Cells(1, 9).Value = "Modified"
    xlWS.Cells(1, 10).Value = "Body"
    rowNum = 2
    For i = 1 To olItems.Count
        If TypeName(olItems(i)) = "TaskItem" Then
            Set olTask = olItems(i)
            xlWS.Cells(rowNum, 1).Value = olTask.Subject
            xlWS.Cells(rowNum, 2).Value = olTask.Status
            xlWS.Cells(rowNum, 3).Value = olTask.StartDate
            xlWS.Cells(rowNum, 4).Value = olTask.DueDate
            xlWS.Cells(rowNum, 5).Value = olTask.PercentComplete
            xlWS.Cells(rowNum, 6).Value = olTask.Importance
            xlWS.Cells(rowNum, 7).Value = olTask.Categories
            xlWS.Cells(rowNum, 8).Value = olTask.CreationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 9).Value = olTask.LastModificationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 10).Value = olTask.Body

            rowNum = rowNum + 1
        End If
    Next i
    xlWS.Columns.AutoFit
    xlWB.SaveAs CStr(savePath), 51
    xlWB.Close False
    xlApp.Quit
    Set xlWS = Nothing
    Set xlWB = Nothing
    Set xlApp = Nothing
    Set olItems = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olNs = Nothing
    Set olApp = Nothing
    MsgBox "Tasks exported successfully from folder:" & vbCrLf & _
           folderName & vbCrLf & _
           "Saved to:" & vbCrLf & CStr(savePath), vbInformation

End Sub

3. اضغط علىF5 لتشغيل الماكرو. في النافذة، اختر مكان الحفظ وحدّد اسم ملف للملف المصدر.
   
4. بعد ذلك، انقر على زرحفظ، وسيقوم الماكرو تلقائيًا بتصدير مهام Outlook إلى ملف مصنف Excel جديد، متضمنًا تفاصيل مثل الموضوع، الحالة، التاريخ، الفئات، النص/الملاحظات، وخصائص المهام الأخرى.

الطريقة 4: تصدير مهام Outlook باستخدام Kutools لـ Outlook

إذا كنت تفضّل حلاً أسرع وأسهل في الاستخدام، فإنKutools لـ Outlookيوفّر طريقة فعّالة لتصدير مهام Outlook إلى Excel. باستخدام ميزتهتقرير سريع، يمكنك إنشاء تقرير مهام منظم بنقرات قليلة—دون الحاجة إلى إعدادات معقدة أو برمجة.

بعد تنزيلKutools لـ Outlookوتثبيته، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. حدد مجلد المهام الذي ترغب في تصديره إلى Excel.
2. بعد ذلك، انقر علىKUTOOLS PLUS>تقرير>تقرير سريع، راجع لقطة الشاشة:
   
3. في مربع حوارحفظ التقرير، اختر أولًا مجلد الوجهة الذي ترغب في حفظ ملف Excel فيه. بعد ذلك، أدخل اسمًا للملف في حقلاسم الملف، ثم انقر أخيرًا على زرحفظ.
   
4. بعد التصدير، سيظهر مربع حوار يسألك عما إذا كنت ترغب في فتح الملف المصدر. انقرنعملفتحه فورًا.
   

سيقوم Kutools تلقائيًّا بإنشاء تقرير منظَّم لمهام Outlook الخاصة بك في Excel، متضمِّنًا تفاصيل مثل: الموضوع، وتاريخ البدء، وتاريخ الاستحقاق، والحالة، والفئات، والمحتوى، وغير ذلك.

نصائح: تخصيص الحقول المراد تصديرها
يمكنك تحديد حقول المهام التي تريد تضمينها في التصدير بالنقر علىKUTOOLS PLUS>تقرير>تقرير سريع>الإعدادات، ثم تحديد العناصر التي تريد تصديرها بوضع علامة في المربعات المقابلة.

الخلاصة

يُعدّ تصدير مهام Outlook إلى Excel وسيلةً عمليةً لتنظيم معلومات مهامك وتحليلها ومشاركتها بفعالية أكبر. في هذا الدليل، استعرضنا أربع طرق فعّالة لتحقيق ذلك.

كل طريقة لها مزاياها الخاصة حسب احتياجاتك. إذا كنت بحاجة إلى تصدير يدوي سريع، فإن طريقة عرض القائمة تعمل بشكل جيد. ولإنشاء ملف قابل لإعادة الاستخدام، فإن ميزة الاستيراد/التصدير خيارٌ موثوق. وإذا أردت الأتمتة والمرونة، فإن VBA يوفّر مزيدًا من التحكم. أما إذا كنت تبحث عن الحل الأسرع والأكثر ملاءمة، فإن Kutools لـ Outlook يمكنه إنشاء تقارير مهام احترافية بنقرات قليلة.

بمجرد اختيار الطريقة الأنسب لسير عملك، يمكنك نقل مهام Outlook بسهولة إلى Excel والاستفادة من أدواته القوية للفرز والتصفية وتحليل المهام.