كيف يمكن تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلدات أو مجلدات فرعية متعددة إلى Excel في Outlook؟

يمكن أن يكون تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلدات أو مجلدات فرعية متعددة إلى Excel مهمةً شاقةً إذا اعتمدتَ على الطرق اليدوية أو الميزات المحدودة في Outlook. لحسن الحظ، توجد طرق أكثر كفاءة لتحقيق ذلك! في هذه المقالة، سنستعرض طريقتين: الأولى تعتمد على VBA، والثانية حلٌّ أسرع وأسهل باستخدام Kutools لـ Outlook. فبينما يوفّر نهج VBA مرونةً عالية، فإنه يتطلب إعدادًا معقدًا وتعديلات دقيقة. أما Kutools لـ Outlook، فيقدّم لك طريقةً مباشرةً وقويةً لتصدير الرسائل الإلكترونية إلى Excel بنقراتٍ قليلة، مما يوفّر وقتك وجهدك بشكل كبير. دعونا نتعمّق في التفاصيل!

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلدات/مجلدات فرعية متعددة إلى Excel باستخدام VBA(معقد لكنه مرن)

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلد/مجلد فرعي إلى Excel باستخدام Kutools لـ Outlook 👍(فعال وسهل الاستخدام)

---

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلدات/مجلدات فرعية متعددة إلى Excel باستخدام VBA

إذا كنت مرتاحًا للبرمجة وتحتاج إلى حل قابل للتخصيص، فإن استخدام VBA يُعد خيارًا فعّالًا. فهو يتيح لك تحديد مجلدات أو مجلدات فرعية متعددة وتصدير رسائلها إلى ملفات Excel منفصلة. ومع ذلك، يتطلب هذا الأسلوب معرفة تقنية وتخصيصًا دقيقًا للكود.

الخطوة 1: افتح محرر VBA

اضغطAlt + F11لتشغيل نافذة «Microsoft Visual Basic for Applications».

الخطوة 2: أدخل وحدة جديدة

انقر «Insert» > «Module»، ثم الصق كود VBA أدناه في نافذة الوحدة الجديدة.

VBA: تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلدات ومجلدات فرعية متعددة إلى Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

الخطوة 3: خصّص كود VBA

1. استبدل "destination_folder_path« في الكود أعلاه بالمسار الفعلي للمجلد، مثل »C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. استبدل "your_email_account\folder\subfolder_1« و»your_email_account\folder\subfolder_2« بمسار المجلد الخاص بحساب Outlook الخاص بك، مثل »Kelly@extendoffice.com\Inbox\A« و»Kelly@extendoffice.com\Inbox\B".
   

الخطوة 4: شغّل الكود

اضغط "F5" أو انقر زر «Run» لتنفيذ الكود. بعد ذلك، انقر زر «OK» في مربع الحوار المنبثق «Export Outlook Folders to Excel». الآن، تم تصدير رسائل البريد الإلكتروني من جميع المجلدات والمجلدات الفرعية المحددة إلى مصنف Excel.

---

---

تصدير رسائل البريد الإلكتروني من مجلد/مجلد فرعي إلى Excel باستخدام Kutools لـ Outlook 👍

للحصول على طريقة أسرع وخالية من المتاعب، يقدّم «Kutools لـ Outlook» ميزة «حفظ الرسائل المحددة كملفات بتنسيقات متنوعة». تُوصى هذه الطريقة بشدة نظرًا لبساطتها وسرعتها وتنوعها. سواءً كنت تدير مجموعة صغيرة من الرسائل الإلكترونية أو مجموعات بيانات ضخمة، يضمن لك Kutools تجربة سلسة بأقل جهد ممكن.

الخطوة 1: اختر المجلد أو المجلد الفرعي

انتقل إلى المجلد أو المجلد الفرعي الذي يحتوي على الرسائل الإلكترونية التي تريد تصديرها، ثم اضغطCtrl+A لتحديد جميع الرسائل في القائمة.

الخطوة 2: الوصول إلى ميزة «Save Selected Emails as Files in Various Formats»

انقر «Kutools» > «المعالجة بالجملة» > «حفظ الرسائل المحددة كملفات بتنسيقات متنوعة».

الخطوة 3: ضبط إعدادات التصدير

1. في مربع حوار «حفظ البريد الإلكتروني كملفات أخرى»، اختر مجلد الوجهة الذي ترغب في حفظ الملفات به.
2. اختر خيار «تنسيق Excel».
3. اختر محتويات البريد الإلكتروني التي ترغب في تصديرها (مثل الرأس أو النص) من قسم «حفظ المحتوى».
   

الخطوة 4: إكمال عملية التصدير

انقر «موافق» لبدء عملية التصدير. وفور اكتمالها، ستجد جميع الرسائل محفوظة كملفات Excel منفصلة في المجلد الذي حددته.