كيف يمكنني إعداد رد تلقائي لـ «خارج المكتب» في Outlook؟

أحيانًا تكون خارج المكتب ولا يمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب. في هذه الحالة، قد ترغب في إعلام الآخرين بأنك استلمت رسائلهم لكنك غير قادر على الرد فورًا. يمكنك إعداد رسالة «خارج المكتب» (قاعدة الرد التلقائي) في Outlook باستخدام الحلول البديلة التالية:

• إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام مساعد خارج المكتب مع حساب Exchange(4 خطوات)
• إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام Kutools لـ Outlook(3 خطوات)
• إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام وظيفة إدارة القواعد والتنبيهات(11 خطوة)

---

إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام مساعد خارج المكتب مع حساب Exchange

إذا كنت تستخدم حساب Exchange، فيمكنك إعدادمساعد خارج المكتبلردٍّ تلقائي على الرسائل الواردة أثناء غيابك. يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. في عرض البريد، حدد حساب Exchange من التنقل، ثم انقر على «ملف» > «معلومات» > «الردود التلقائية».
ملاحظة: إذا لم يكن Outlook متصلًا بخادم Exchange، فلن يظهر خيار «الردود التلقائية».

2. في مربع حوار «الردود التلقائية»، (1) حدد خيار «إرسال ردود تلقائية»؛ (2) فعّل خيار"الإرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني« وحدد »وقت البدء ووقت الانتهاء« حسب الحاجة؛ (3) اكتب »رسالة الرد" في المربع أدناه. راجع لقطة الشاشة:

3. إذا كنت بحاجة إلى تمكين الرد التلقائي أيضًا للمُرسِلين الخارجيين، يُرجى: (1) النقر على علامة التبويب «خارج مؤسستي (مفعّل)»؛ (2) تحديد خيار «الرد التلقائي على الأشخاص خارج مؤسستي»؛ (3) كتابة رسالة الرد التلقائي في المربع أدناه. راجع لقطة الشاشة:

4. انقر على «موافق» لتفعيل رسالة خارج المكتب.

---

إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام Kutools لـ Outlook

لا تدعم القاعدة المضمنة في Outlook التخصيص المتقدم، مثل تعيين ردود مختلفة لمُرسِلين أو مواضيع محددة، أو إرفاق صور ضمن الرد. في المقابل، يوفّر «Kutools لـ Outlook» وظيفة «الرد التلقائي» عبر واجهة سهلة الاستخدام تتيح لك إنشاء ردود تلقائية احترافية ومخصصة، مع خيارات لإدراج الصور وحفظ قوالب متعددة. وللحصول على حل رد تلقائي أكثر مرونة وشمولاً، يبرز Kutools كخيارٍ أفضل.

الخطوة 1. نزّل وثبّت Kutools لـ Outlook، ثم افتح Outlook وانقر على «KUTOOLS PLUS» > «رد».

الخطوة 2. اضبط الرد التلقائي لكل حساب على حدة، ثم انقر على «موافق».

1. في الجزء الأيسر، اختر الحساب الذي تريده.

2. في القسم الأيمن، قم بإزالة بادئة الموضوع ثم حرّر محتوى الرد التلقائي.

   

الخطوة 3. انقر على «نعم» لتفعيل الرد التلقائي.

سيتم الرد تلقائيًا على كل رسالة واردة وفقًا لإعدادات قالب الرد الذي حددته.

---

إعداد خارج المكتب (رد تلقائي) باستخدام وظيفة إدارة القواعد والتنبيهات

إذا لم يكن Outlook متصلًا بخادم Exchange، فلن تعمل الطريقة السابقة. في هذه الحالة، يمكن لوظيفة «إدارة القواعد والتنبيهات» في Outlook مساعدتك على إعداد رد تلقائي لوضع «خارج المكتب» باتباع الخطوات التالية:

1. انقر على «الصفحة الرئيسية» > «البريد الإلكتروني» لإنشاء رسالة جديدة، ثم اكتب الموضوع والنص كما تحتاج. راجع لقطة الشاشة:

2. ثم انقر على «ملف» > «حفظ باسم» من نافذة الرسالة الجديدة.

3. الآن في مربع حوار الحفظ، اختر «قالب Outlook (*.oft)» من قائمة «تحديد تنسيق الحفظ» المنسدلة، ثم انقر على زر «حفظ»راجع لقطة الشاشة:

ملاحظة: بعد تحديد «تحديد تنسيق الحفظ» كـ «قالب Outlook (*.oft)»، سيتم حفظ البريد تلقائيًا في مجلد القوالب الافتراضي، ولن تحتاج بعد ذلك إلى اختيار مجلد الحفظ يدويًا.

4. انتقل بالنقر على «الصفحة الرئيسية» > «القواعد» > «إدارة القواعد والتنبيهات»، كما هو موضح في لقطة الشاشة التالية:

5. في مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، (1) انقر على علامة التبويب «قواعد البريد الإلكتروني»؛ (2) من القائمة المنسدلة «تطبيق التغييرات على هذا المجلد»، اختر «حساب البريد الإلكتروني» الذي تريد تطبيق إعدادات خارج المكتب عليه؛ (3) ثم انقر على «قاعدة جديدة». راجع لقطة الشاشة:

6. في «معالج القواعد»، انقر على «تطبيق القاعدة على الرسائل التي أستلمها» ضمن قسم «ابدأ بقاعدة فارغة»، ثم اضغط على زر «التالي».

7. في «معالج القواعد» (ما الشرط أو الشروط التي تريد التحقق منها؟)، اختر خيار «أُرسلت لي فقط»، ثم انقر على زر «التالي». راجع لقطة الشاشة:

8. الآن، في معالج القواعد (ماذا تريد أن تفعل بالرسالة؟)، يُرجى اتباع الخطوات الموضَّحة في لقطة الشاشة التالية: (1) حدد خيار «الرد باستخدام قالب محدد»؛ (2) انقر على «النص المرتبط» بجانب عبارة «قالب محدد»؛ (3) في مربع حوار «تحديد قالب الرد» المنبثق، اختر «قوالب المستخدم في نظام الملفات» من قائمة «البحث في» المنسدلة، ثم حدد «قالب الرسالة» الذي أنشأته للتو، وانقر على زر «فتح»؛ (4) بعد العودة إلى معالج القواعد، انقر على زر «التالي».

9. انقر على زر «التالي» مرتين للوصول إلى معالج القواعد (إنهاء إعدادات القاعدة). يُرجى: (1) كتابة اسم للقاعدة الجديدة في مربع الخطوة 1، (2) تحديد الخيارات المطلوبة في قسم الخطوة 2، ثم (3) النقر على زر «إنهاء».

10. أغلق مربع حوار القواعد والتنبيهات.

اعتبارًا من الآن، سيتم الرد تلقائيًا وبشكل فوري على أي بريد إلكتروني جديد يصل إلى Outlook الخاص بك باستخدام قالب الرسالة المحدد.