كيف يمكن تحويل دفعة من رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات PDF في Outlook؟

في Outlook، تتيح لك وظيفة «حفظ باسم» حفظ رسالة بريد إلكتروني واحدة فقط بتنسيق ملف HTML أو TXT أو MHT أو MSG أو قالب. فماذا تفعل إذا أردت تحويل رسالة (أو أكثر) إلى ملفات PDF؟ في هذه المقالة، أقدّم لك بعض الحيل الذكية لحل هذه المشكلة بسهولة.

تحويل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى ملفات PDF باستخدام وظيفة الطباعة

تحويل دفعة من رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات ملفات PDF منفصلة باستخدام أداة «حفظ كملف»

تحويل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى ملفات PDF باستخدام VBA

---

تحويل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى ملفات PDF باستخدام وظيفة الطباعة

في Outlook، يمكنك استخدام ميزة الطباعة لحفظ رسالة بريد إلكتروني واحدة كملف PDF.

1. حدد الرسالة التي تريد تحويلها إلى PDF، ثم انقر فوقFile > طباعة، ثم اخترMicrosoft Print to PDF من القائمة المنسدلةPrinter، ثم انقر فوقPrint.

2. في مربع الحوارSave Print Output As، اختر مسار الحفظ وأعطِ الملف اسمًا.

3. انقر فوقSave، ثم انقر فوقCancel لإيقاف الطباعة.

الآن، تم تحويل الرسالة المحددة إلى ملف PDF.

ملاحظة: هذه الطريقة تعمل فقط في Outlook 2016.

---

---

تحويل دفعة من رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات ملفات PDF منفصلة باستخدام أداة «حفظ كملف»

باستخدام الطرق السابقة، يمكنك حفظ رسالة واحدة فقط كملف PDF في كل مرة. أما إذا أردت تحويل عدة رسائل بريد إلكتروني دفعةً واحدة إلى ملفات PDF منفصلة، فجرّب أداةKutools لـ Outlook’s حفظ العناصر المحددة كملفات بتنسيقات مختلفة مثل PDF.

ثبّتKutools لـ Outlook مجانًا، ثم اتبع الخطوات التالية:

1. حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تحويلها، ثم انقر فوقKutools > Bulk Processing > ave Selected Messages as Files in Various Formats like PDF ave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF.

2. في مربع الحوارSave message as other files، اختر مسار حفظ الملف، وحدّد تنسيقPDF، ويمكنك تحديد الخيارات المتعلقة بحفظ المحتويات من القسم الأيمن.

3. انقر فوقOk.

لقد تم الآن تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات PDF.

  Save Selected Messages as File

---

تحويل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى ملفات PDF باستخدام VBA

إذا كنت تستخدم Outlook 2007 أو 2010، يمكنك تطبيق كود VBA لتحويل رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى ملف PDF.

1. حدد رسالة واحدة، ثم اضغط على مفاتيحAlt + F11 لفتح نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications.

2. انقر فوقInsert > Module، ثم الصق الكود التالي في نافذة البرنامج النصيModule.

VBA: تحويل رسالة بريد إلكتروني إلى PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. اضغط على مفتاحF5 لفتح مربع حوار حفظ الملف، ثم اختر مجلدًا لتحديد مكان حفظه وأعطِه اسمًا.

4. انقر فوقSave.

تلميح: إذا لم يعمل الكود، فقد تحتاج إلى الانتقال إلى مركز الثقة والتأكد من تفعيل خيار «تمكين جميع الماكرو» في قسم إعدادات الماكرو.