كيف يمكنك تلقي تحذير عند إرسال بريد إلكتروني إلى نطاق خارجي في Outlook؟
قد يؤدي إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى نطاقات خارجية (مثل خارج مؤسستك) أحيانًا إلى تسريبات بيانات غير مقصودة أو مخاطر أمنية. ولتجنب ذلك، يمكنك إعداد تحذير في Outlook ينبهك قبل إرسال الرسائل إلى مستلمين خارجيين. في هذا الدليل، سأرشدك خطوة بخطوة عبر طريقتين لتحقيق ذلك.
استخدام ميزة MailTips المضمنة في Outlook
استخدام ميزة MailTips المضمنة في Outlook
تحذير "المستلم التالي خارج مؤسستك" في Outlook هو ميزة مفيدة صُمِّمت لإشعارك فور إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى مستلم خارجي. وتُعد هذه الميزة جزءًا من MailTips، وقد تم تقديمها لأول مرة في Microsoft Outlook 2010، وهي متاحة للمستخدمين المتصلين بخادم Microsoft Exchange. فيما يلي دليلٌ تفصيلي حول كيفية عمل هذه الميزة وإدارتها.
كيف تعمل
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، يتحقق Outlook تلقائيًا مما إذا كان نطاق المستلم خارجيًا.
إذا كان المستلم خارج مؤسستك، تظهر رسالة تحذيرٍ أسفل حقل المستلم تفيد: «المستلم التالي خارج مؤسستك».
يُذكّرك هذا التذكير بالتحقق مرة أخرى قبل إرسال معلومات حساسة إلى أطراف خارجية.
كيفية تمكين الميزة
يكون تحذير «المستلم خارج مؤسستك» مُفعَّلًا عادةً بشكل افتراضي لحسابات Outlook المتصلة بخادم Exchange. ولكن إذا لم يعمل، فاتبع الخطوات التالية:
- تأكد من استخدامك Outlook 2010 أو إصدارًا أحدث.
- تأكد من اتصال حسابك بخادم Microsoft Exchange.
- ميزة MailTips مُعدَّة على خادم Exchange. إذا لم تظهر التحذيرات، فاطلب من مسؤول تقنية المعلومات تمكين MailTips لمؤسستك.
القيود
- تتوفر هذه الميزة حصريًا لحسابات Outlook المتصلة بخادم Exchange، ولا تدعم حسابات البريد الإلكتروني الشخصية (مثل Outlook.com وGmail أو حسابات POP/IMAP).
- لا يمكن للمستخدمين النهائيين تخصيص هذه الميزة أو تمكينها/تعطيلها مباشرةً في Outlook؛ بل يجب أن يديرها مسؤول تقنية المعلومات.
استخدام كود VBA
يمكن أن يساعدك كود VBA التالي في تلقي تحذير عند إرسال بريد إلكتروني إلى نطاق خارجي في Outlook. يُرجى اتباع الخطوات التالية:
1. اضغط على مفاتيحAlt + F11 لفتح نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications.
2. في نافذةMicrosoft Visual Basic for Applications، انقر نقرًا مزدوجًا علىThisOutlookSession لفتح نافذةThisOutlookSession (Code)، ثم الصق كود VBA أدناه في النافذة. انظر لقطة الشاشة:
كود VBA: الحصول على تحذير عند إرسال بريد إلكتروني إلى نطاق خارجي
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Subملاحظة: في الكود، “@addin99.com” هو النطاق الداخلي لنطاق البريد الإلكتروني الذي ستُرسل إليه رسائل البريد الإلكتروني. يُرجى تعديله حسب حاجتك.
من الآن فصاعدًا، عند النقر على زر الإرسال لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى نطاقات خارجية (أي غير النطاق الداخلي الذي حددته في كود VBA)، ستظهر نافذة تحذير كما في لقطة الشاشة أدناه.
مساعد البريد الذكي في Outlook: ردود أذكى، وتواصل أوضح (سحر بنقرة واحدة!)
بسِّط مهام Outlook اليومية مع مساعد البريد الذكي من Kutools لـ Outlook! تعلّم هذه الأداة القوية من بريدك السابق لتقدّم لك ردودًا ذكية ودقيقة، وتحسّن محتوى رسائلك، وتساعدك في صياغتها وتنقيحها بسلاسة ودون أي جهد.
يدعم هذا الميزة:
- الردود الذكية: احصل على ردود مُعدَّة مسبقًا من محادثاتك السابقة—مخصصة بدقة، وملائمة تمامًا، وجاهزة للاستخدام الفوري.
- قم بتنقية نص بريدك تلقائيًا لضمان وضوحه وتأثيره.
- الكتابة دون عناء: ما عليك سوى إدخال الكلمات المفتاحية، ودع الذكاء الاصطناعي يتولى الباقي، مع توفر عدة أساليب كتابة.
- الامتدادات الذكية: وسِّع آفاقك باقتراحات ذكية تراعي السياق!
- التلخيص: احصل فورًا على نظرة عامة موجزة للرسائل الإلكترونية الطويلة.
- الوصول العالمي: ترجم رسائلك الإلكترونية إلى أي لغة بسهولة.
يدعم هذا الميزة:
- الردود الذكية على البريد الإلكتروني
- المحتوى المُحسَّن
- مسودات مبنية على الكلمات المفتاحية
- تمديد المحتوى الذكي
- تلخيص البريد الإلكتروني
- الترجمة متعددة اللغات
مقالات ذات صلة:
أفضل أدوات الإنتاجية لمكتبتك
عزِّز مهاراتك في Excel باستخدام Kutools لـ Excel، وعايش الكفاءة كما لم تفعل من قبل.يقدّم Kutools لـ Excel أكثر من 300 ميزة متقدمة لتعزيز الإنتاجية ووقت الحفظ.انقر هنا للحصول على الميزة التي تحتاجها أكثر من غيرها...
يجلب Office Tab واجهة ذات علامات تبويب إلى Office، ويجعل عملك أسهل بكثير
- تمكّن من التحرير والقراءة باستخدام علامات التبويب في Word وExcel وPowerPoint، وPublisher وAccess وVisio وProject.
- افتح وأنشئ مستندات متعددة في علامات تبويب جديدة داخل النافذة نفسها، بدلاً من فتح نوافذ جديدة.
- يزيد إنتاجيتك بنسبة 50% ويوفّر لك مئات نقرات الفأرة كل يوم!
جميع الإضافات من Kutools في برنامج تثبيت واحد!
Kutools for Office حزمةٌ تحتوي على إضافاتٍ مخصصة لتطبيقات Excel وWord وOutlook وPowerPoint، إلى جانب Office Tab Pro، مما يجعلها الخيار المثالي للفِرق التي تعمل عبر تطبيقات Office.
- حزمة شاملة واحدة— إضافات Excel وWord وOutlook وPowerPoint بالإضافة إلى Office Tab Pro
- برنامج تثبيت واحد، ترخيص واحد— الإعداد خلال دقائق (جاهز لـ MSI)
- يعمل بشكل أفضل معًا— إنتاجية ميسَّرة عبر تطبيقات Office
- تجربة مجانية لمدة 30 يومًا بكامل الميزات— بدون تسجيل، بدون بطاقة ائتمان
- أفضل قيمة— وفِّر مقارنةً بشراء الإضافات بشكل منفصل