كيف يمكن تحويل الرسائل الإلكترونية تلقائيًا إلى شخص معيّن عند عدم التواجد في المكتب في Outlook؟

عندما تكون خارج المكتب، من الضروري التأكد من إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني المهمة إلى زميل أو أحد أعضاء الفريق ليتولّى التعامل معها نيابةً عنك. ويُوفّر Outlook ميزات مدمجة لأتمتة هذه العملية، بينما يقدّم Kutools لـ Outlook (KTO) خيارات أكثر تقدمًا. في هذا البرنامج التعليمي، سأرشدك عبر طريقتين لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًّا إلى شخص معيّن أثناء غيابك عن المكتب.

التحويل التلقائي الرسائل الإلكترونية إلى شخص معيّن عند خارج المكتب بإنشاء قواعد

التحويل التلقائي الرسائل الإلكترونية إلى شخص معيّن عند خارج المكتب باستخدام Kutools لـ Outlook

---

التحويل التلقائي الرسائل الإلكترونية إلى شخص معيّن عند خارج المكتب بإنشاء قواعد

يمكنك إنشاء قواعد لـ التحويل التلقائي جميع الرسائل الإلكترونية أو رسائل معيّنة إلى الشخص الذي تريده، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. انقرالقواعد > إدارة القواعد والتنبيهات. في مربع الحوار المنبثقالقواعد والتنبيهات، انقرقاعدة جديدةضمن علامة التبويبقواعد البريد الإلكتروني. انظر لقطة الشاشة:

2. في مربع الحوار الأولمعالج القواعد، من قسمابدأ من قاعدة فارغة، انقرتطبيق القاعدة على الرسائل التي أستلمها. انظر لقطة الشاشة:

3. انقرزرالتاليللانتقال إلى مربع الحوار الثاني. في هذه الخطوة من معالج الإعداد، يمكنك تحديد الشروط التي تريد استخدامها لـالتحويل التلقائيلرسائل إلكترونية معيّنة. إذا كنت ترغب في إعادة توجيه جميع الرسائل الواردة، فتجاهل هذه الخطوة وانقر مباشرةً على زرالتالي. بعد ذلك، يظهر مربع رسالة تأكيد—فانقرنعم. انظر لقطة الشاشة:

4. الآن، في مربع حوار المعالج الثالث، حددخيار إعادة التوجيه إلى أشخاص أو مجموعة عامةمن مربع القائمةالخطوة 1: حدد الإجراء (أو الإجراءات)، ثم انقر على نص الرابطأشخاص أو مجموعة عامةللانتقال إلى مربع حوارعنوان القاعدة، وحدد الشخص الذي تريد إعادة توجيه الرسائل إليه. انظر لقطة الشاشة:

5. بعد ذلك، انقرموافقثمالتاليللانتقال إلى مربع حوار المعالج الرابع، وحدد أي استثناءات ترغب في تطبيقها على هذه القاعدة. يمكنك أيضًا تجاوز هذه الخطوة والضغط مباشرةً على زرالتالي. انظر لقطة الشاشة:

6. في مربع حوارمعالج القواعدالأخير، اكتب اسمًا لهذه القاعدة في الخطوة 1، وفعّل الخيارتفعيل هذه القاعدةفي الخطوة 2. انظر لقطة الشاشة:

7. انقرإنهاء، ثم انقرموافقفي مربع حوارالقواعد والتنبيهات. الآن، عند استلام بريد إلكتروني جديد، سيتم التحويل التلقائي إلى الشخص المطلوب الذي حددته.

---

التحويل التلقائي الرسائل الإلكترونية إلى شخص معيّن عند خارج المكتب باستخدام Kutools لـ Outlook

Kutools لـ Outlookيبسّط إعادة توجيه الرسائل الإلكترونية بفضل ميزتهالتحويل التلقائي، التي تتميّز بكونها أكثر بديهية وسهولة في الاستخدام.

الخطوة 1. نزّل وثبّت Kutools لـ Outlook، ثم فعّل Outlook وانقرKUTOOLS PLUS > إعادة التوجيه > إدارة القواعد.

الخطوة 3. في الخطوة 1 من معالج القواعد،

1. حدد المرسل: فرد أو مجموعة عامة: حدد المربع المقابل لهذا الشرط لتصفية الرسائل الإلكترونية من مرسلين محددين.

2. انقرفردًا أو مجموعة عامة:حدد الرابط المسطّر لفتح دفتر العناوين.

3. حدد المرسِل (أو المرسِلين) المطلوب: اختر المرسِل (أو المرسِلين) الذي تريد تطبيق القاعدة عليه من القائمة.

4. انقر موافق: تأكيد اختيارك وإغلاق دفتر العناوين.

   

الخطوة 4. انقرالتاليللانتقال إلى الخطوة 2 من معالج القواعد، وحدِّدالاستثناءاتحسب الحاجة. وإذا لم تكن لديك أي استثناءات، فانقر مباشرةً علىالتاليللانتقال إلى الخطوة 3 من المعالج.

الخطوة 5. في الخطوة الأخيرة من معالج القواعد،

1. أعطِ القاعدة اسمًا: أدخل اسمًا وصفيًّا للقاعدة (مثل «إعادة التوجيه خارج المكتب») لتتمكّن من التعرّف عليها بسهولة لاحقًا.

2. انقر زر «اختر المستلم» Button: استخدم هذا الزر لفتح دفتر العناوين واختيار المستلم (أو المستلمين) للرسائل الإلكترونية المعاد توجيهها.

3. انقر «موافق»: لتأكيد إعداداتك وإكمال إعداد القاعدة.

   

الخطوة 6. انقرموافقثمنعملحفظ القاعدة وتفعيل ميزة التحويل التلقائي.