إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook (دليل كامل)

في عصرنا الرقمي الحالي، يمكننا الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا في أي وقت ومن أي مكان. ومع ذلك، رغم أننا متصلون دائمًا بالإنترنت، إلا أن هناك أوقاتًا قد لا نتمكن فيها من الرد على الرسائل الواردة فورًا، مثل الإجازات أو عندما نكون خارج المكتب. هنا تأتي ميزة الرد التلقائي خارج المكتب لتكون ذات قيمة كبيرة، حيث تُعلم مرسلي البريد الإلكتروني بأن الردود ستتأخر. سواء كنت تستخدم Outlook على "Windows" أو "الويب" أو "Mac" أو حتى أجهزة "iOS وAndroid"، سيساعدك هذا الدليل في معرفة كيفية إعداد الرد التلقائي خارج المكتب على جميع هذه المنصات. هيا نبدأ.

• إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Windows
  • استخدام ميزة الردود التلقائية (لحسابات Exchange)
  • استخدام Kutools for Outlook بسهولة (لجميع حسابات البريد الإلكتروني، سهل ومرن)
  • استخدام القواعد (لجميع حسابات البريد الإلكتروني، معقد)
• إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Mac
• إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على الويب
• إعداد الردود خارج المكتب في Outlook لأجهزة iOS وAndroid

فيديو

إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Windows

يوضح هذا القسم ثلاث طرق لمساعدتك في إعداد الردود خارج المكتب لحسابات Exchange وجميع حسابات البريد الإلكتروني على Windows.

إعداد الردود خارج المكتب باستخدام ميزة الردود التلقائية

إذا كنت تستخدم حساب Exchange في Outlook، يمكنك الاستفادة من ميزة "الردود التلقائية" المدمجة لإعداد الردود خارج المكتب. يرجى اتباع الخطوات التالية.

الخطوة1: فتح نافذة الردود التلقائية

في Outlook، انتقل إلى علامة التبويب "ملف"، وحدد حساب Exchange الذي ترغب في تفعيل الرد التلقائي له من قائمة الحسابات المنسدلة، ثم انقر على "الردود التلقائية". انظر الصورة:

الخطوة2: تفعيل الردود التلقائية وضبط الإعدادات

في نافذة "الردود التلقائية" التي تظهر، قم بما يلي.

1. حدد خيار "إرسال الردود التلقائية" لتفعيل هذه الميزة.
2. لإرسال الردود التلقائية فقط خلال فترة زمنية محددة، ضع علامة في مربع "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" وحدد أوقات البدء والانتهاء المطلوبة.
   نصيحة: إذا لم تحدد فترة زمنية، سيظل الرد التلقائي مفعلًا حتى تقوم بإيقافه يدويًا باختيار "عدم إرسال الردود التلقائية".
3. إذا كنت ترغب في إرسال الردود التلقائية فقط للمرسلين داخل مؤسستك، ابق في تبويب "داخل مؤسستي".
4. اكتب رسالة الرد التلقائي في مربع النص.
5. انقر على زر "موافق" لحفظ الإعدادات.

النتيجة

إذا قمت بتحديد فترة زمنية للردود التلقائية في الخطوة3، سيتم تفعيل الرد التلقائي في الوقت المحدد، وستظهر لك شريط معلومات أصفر أسفل شريط Outlook. إذا لم تحدد فترة زمنية، سيتم تفعيل الرد التلقائي فورًا.

يمكنك الانتقال إلى مجلد "العناصر المرسلة" لمشاهدة رسائل الرد التلقائي (الرسائل التي تبدأ ببادئة "الرد التلقائي:").

نقاط مهمة لا تغفلها

• إذا تم تفعيل كل من ميزة "الردود التلقائية" لحساب Exchange وقاعدة "الرد التلقائي" التي أنشأتها لحسابات بريد إلكتروني أخرى (مثل حساب POP)، فقد يؤدي استقبال بريد إلكتروني إلى تفعيل الرد من كل من ميزة Exchange "الردود التلقائية" وقاعدة الرد التلقائي على الجهاز. ويعتمد ترتيب الرد على معالجة الخادم وتسلسل تنفيذ القواعد على الجهاز.
  • "الردود التلقائية" لـ Exchange: هذه وظيفة على مستوى الخادم ولا تتطلب تشغيل Outlook.
  • الردود التلقائية عبر القواعد التي تم إنشاؤها: عادةً ما تكون وظيفة على مستوى الجهاز، وتتطلب أن يكون Outlook نشطًا لمعالجة الرسائل الواردة.
  لذا، إذا تم إعداد كلا طريقتي الرد، قد يتلقى الشخص الذي يرسل لك بريدًا إلكترونيًا رسالتين تلقائيتين للرد.
• لإيقاف هذه الميزة، ما عليك سوى النقر على زر "إيقاف التشغيل" في شريط المعلومات.

إعداد الردود خارج المكتب بسهولة باستخدام Kutools for Outlook

نظرًا للقيود الموجودة في الطريقة السابقة، أوصي هنا باستخدام ميزة "الرد التلقائي" في "Kutools for Outlook"، والتي تساعدك على إعداد الردود خارج المكتب بسهولة في Outlook بغض النظر عن نوع حساب البريد الإلكتروني. بعد تنزيل وتثبيت Kutools for Outlook، عليك اتباع الخطوات التالية:

الخطوة1: ضبط إعدادات الرد التلقائي

حدد "Kutools" > "الرد" > "إدارة الرد التلقائي" لفتح مربع حوار "الرد التلقائي"، ثم قم بما يلي:

1. حدد حسابات البريد الإلكتروني التي ترغب في تفعيل الرد التلقائي لها:
   يعرض قسم "تحديد الحسابات" جميع حسابات البريد الإلكتروني في Outlook لديك. حدد الحسابات التي ترغب في تفعيل الرد التلقائي لها.
2. تعديل بادئة الموضوع لرسائل الرد التلقائي:
   النص الافتراضي في مربع "إزالة بادئة الموضوع" هو "الرد التلقائي". ستكون هذه البادئة لموضوع رسائل الرد التلقائي. يمكنك استبدال هذا النص الافتراضي حسب الحاجة.
3. أدخل نص الرد التلقائي:
   يوفر مربع الحوار قالبًا افتراضيًا يمكنك تعديله حسب الحاجة.
4. لحفظ التغييرات: انقر على زر "موافق".
   

الخطوة2: تفعيل ميزة الرد التلقائي

سيظهر مربع حوار "Kutools for Outlook" يسألك إذا كنت ترغب في تفعيل الميزة فورًا. انقر على زر "نعم" لتفعيل الميزة.

النتيجة

من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى الحسابات المحددة إلى تفعيل الردود التلقائية.

إعداد الردود خارج المكتب من خلال إنشاء قواعد في Outlook

يمكنك أيضًا إنشاء قواعد في Outlook لإعداد الردود خارج المكتب لجميع حسابات البريد الإلكتروني. ومع ذلك، تتطلب هذه الطريقة عدة خطوات لإكمالها. إذا كنت بحاجة، اتبع الخطوات أدناه.

الخطوة1: إنشاء قالب للرد التلقائي

1. في Outlook، أنشئ رسالة بريد إلكتروني جديدة بالنقر على "إنشاء بريد إلكتروني جديد" ضمن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".

   

2. في نافذة "الرسالة"، أدخل موضوع الرسالة ونصها ليكونا قالبك.

   

3. انقر على "ملف" > "حفظ كـ".

   

4. في مربع الحوار "حفظ كـ" الذي يظهر، قم بتسمية القالب (سيتم استخدام موضوع البريد الإلكتروني كاسم افتراضي للقالب)، وحدد "قالب Outlook" من قائمة "تحديد تنسيق الحفظ" المنسدلة، ثم انقر على زر "حفظ".
   سيتم حفظ هذا القالب المخصص في موقع القوالب الشخصية الافتراضي.

   

5. بعد حفظ القالب، أغلق رسالة البريد الإلكتروني دون حفظها.

الخطوة2: فتح نافذة القواعد والتنبيهات

ضمن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، انقر على "القواعد" > "إدارة القواعد والتنبيهات" لفتح نافذة "القواعد والتنبيهات".

الخطوة3: إنشاء قاعدة للرد التلقائي خارج المكتب

في نافذة "القواعد والتنبيهات"، يرجى اتباع ما يلي لإنشاء قاعدة للرد التلقائي خارج المكتب.

1. ضمن علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني"، حدد حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تطبيق قاعدة الرد التلقائي عليه، ثم انقر على زر "قاعدة جديدة".
   نصيحة: إذا لم تظهر قائمة "تطبيق التغييرات على هذا المجلد" المنسدلة في نافذة "القواعد والتنبيهات" في Outlook، فسيتم تطبيق القواعد التي أنشأتها على جميع حسابات البريد الإلكتروني.

   

2. في معالج القواعد الأول، حدد "تطبيق القاعدة على الرسائل التي أستلمها" في قسم "بدء من قاعدة فارغة"، ثم انقر على زر "التالي".

   

3. في معالج القواعد الثاني، إذا كنت ترغب في الرد تلقائيًا على كل رسالة بريد إلكتروني تستلمها، انقر على زر "التالي" دون تحديد أي شروط. في مربع الحوار المنبثق "Microsoft Outlook"، انقر على زر "نعم".
   نصيحة: إذا كنت ترغب في الرد تلقائيًا فقط على رسائل بريد إلكتروني معينة، حدد الشروط التي تحتاجها.

   

4. في معالج القواعد الثالث، ضع علامة في مربع "الرد باستخدام قالب محدد" في مربع "الخطوة1"، ثم انقر على النص المسطر في مربع "الخطوة2".

   

5. في مربع الحوار "تحديد قالب للرد"، اختر "قوالب المستخدم في نظام الملفات" من قائمة "البحث في" المنسدلة، وحدد القالب الذي أنشأته في الخطوة1، ثم انقر على زر "فتح".

   

6. عند العودة إلى معالج القواعد الثالث، انقر على زر "التالي" للمتابعة.

   

7. في معالج القواعد الرابع، حدد الاستثناءات لقاعدتك إذا لزم الأمر. هنا أنقر على زر "التالي" دون تحديد أي استثناءات.

   

8. في معالج القواعد الأخير، حدد اسمًا لهذه القاعدة في قسم الخطوة1، واحتفظ بمربع "تشغيل هذه القاعدة" محددًا في الخطوة2، ثم انقر على زر "إنهاء".

   

9. سيظهر بعد ذلك مربع حوار "Microsoft Outlook" ينبهك إلى أن القاعدة ستعمل فقط عندما يكون Outlook قيد التشغيل. انقر على زر "موافق".

   

10. ثم ستعود إلى نافذة "القواعد والتنبيهات"، وسترى القاعدة التي أنشأتها مدرجة في النافذة، انقر على زر "موافق" لحفظ القاعدة.

    

النتيجة

الآن، أنشأت قاعدة للرد التلقائي. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى الحساب المحدد أو جميع الحسابات إلى تفعيل قاعدة الرد التلقائي هذه، وسيتلقى الشخص الذي أرسل لك بريدًا إلكترونيًا رسالة رد تلقائي.

إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Mac

إذا كنت ترغب في إعداد الرد التلقائي في Outlook لنظام Mac، يمكن للطريقة في هذا القسم أن تساعدك. يرجى اتباع الخطوات التالية.

الخطوة1: الوصول إلى ميزة "خارج المكتب"

قم بتشغيل Outlook على Mac، وافتح حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تفعيل ميزة خارج المكتب له، ثم انتقل إلى علامة التبويب "الأدوات" واختر "خارج المكتب".

الخطوة2: ضبط إعدادات الردود التلقائية

في مربع الحوار "إعدادات الرد التلقائي"، عليك إجراء التكوينات التالية.

1. ضع علامة في مربع "إرسال الردود التلقائية لهذا الحساب" (اسم حسابك).
2. في مربع "الرد مرة واحدة لكل مرسل بـ"، أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
3. اختياريًا:
   • تحديد تواريخ البدء والانتهاء للرد التلقائي: ضع علامة في مربع "إرسال الردود فقط خلال هذه الفترة الزمنية" وأدخل تواريخ وأوقات البدء والانتهاء. بعد انتهاء الفترة، سيتم إيقاف الردود خارج المكتب تلقائيًا.
   • الرد على الأشخاص خارج مؤسستك: إذا لزم الأمر، ضع علامة في مربع "إرسال الردود أيضًا للمرسلين خارج مؤسستي". اختر إما "فقط للمرسلين في قائمة جهات الاتصال" أو "إرسال لجميع المرسلين الخارجيين"، ثم أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
4. انقر على "موافق" لحفظ الإعدادات وتطبيق ميزة الردود التلقائية.

   

النتيجة

تم تفعيل الردود التلقائية لبعض حسابات البريد الإلكتروني في Outlook على Mac. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى هذا الحساب إلى تفعيل الردود التلقائية.

إعداد الردود خارج المكتب في Outlook على الويب

إذا كنت تستخدم Outlook على الويب وترغب في إعداد الردود خارج المكتب، يمكنك اتباع الطريقة في هذا القسم. يرجى اتباع الخطوات التالية.

الخطوة1: الوصول إلى ميزة "الردود التلقائية"

1. في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة، انقر على زر "الإعدادات"

   

2. في نافذة "الإعدادات" التي تظهر، اختر "الردود التلقائية" ضمن قسم "البريد".

   

الخطوة2: ضبط إعدادات "الردود التلقائية"

1. انقر على مفتاح "تفعيل الردود التلقائية" لتشغيل ميزة "الردود التلقائية".
2. ضع علامة في مربع "إرسال الردود فقط خلال فترة زمنية" وحدد تواريخ وأوقات البدء والانتهاء للردود التلقائية. يمكنك تجاهل هذا الإعداد إذا لم تكن بحاجة إليه.
3. في مربع تحرير النص، أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
4. انقر على زر "حفظ".

   

النتيجة

الآن تم تفعيل الردود التلقائية في Outlook على الويب. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى هذا الحساب إلى تفعيل الردود التلقائية.

إعداد الردود خارج المكتب في Outlook لأجهزة iOS وAndroid

يعرف العديد من مستخدمي Outlook كيفية إعداد الردود التلقائية على أجهزة الكمبيوتر، لكنهم لا يعرفون الكثير عن التطبيق على الأجهزة المحمولة. في القسم الأخير من هذا المقال، سأرشدك خطوة بخطوة لإعداد الردود التلقائية من أجهزة iOS أو Android، لضمان استمرار التواصل الواضح أينما كنت. دعنا نتابع الخطوات التالية.

الخطوة1: تشغيل Outlook على جهاز iOS أو Android الخاص بك

الخطوة2: الوصول إلى ميزة "الردود التلقائية"

1. في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة، انقر على زر "الصفحة الرئيسية"

   

2. ثم انقر على زر "الإعدادات".

   

3. في مربع حوار "الإعدادات" وتحت قسم "حسابات البريد الإلكتروني"، اختر حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تفعيل الردود التلقائية له. في هذا المثال، اخترت حساب "Exchange".

   

4. في صفحة "Exchange" (إذا اخترت حسابًا آخر في الخطوة السابقة، سيظهر عنوان مربع الحوار باسم نطاق الحساب الآخر)، ستلاحظ أن ميزة "الردود التلقائية" غير مفعلة. يرجى النقر عليها.

   

الخطوة3: ضبط إعدادات الردود التلقائية

في مربع حوار "الردود التلقائية"، قم بالإعدادات التالية.

1. في حقل "الردود التلقائية"، قم بتفعيل المفتاح.
2. حدد لمن تريد إرسال الردود التلقائية: إما "للجميع" أو "فقط للأشخاص داخل مؤسستك". هنا اخترت "الرد على الجميع".
3. أدخل رسالة الرد في مربع "الرد على الجميع بـ".
4. انقر على علامة الصح في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة لحفظ الإعدادات.

   

   ملاحظات:

   • في حقل "الرد خلال فترة زمنية"، قم بتفعيل المفتاح، ثم يمكنك تحديد تواريخ وأوقات البدء والانتهاء لإرسال الردود التلقائية.
   • في حقل "استخدام ردود مختلفة"، قم بتفعيل المفتاح، ثم يمكنك تحديد رسائل رد مختلفة للأشخاص داخل أو خارج مؤسستك.
   • إذا اخترت نوع حساب مختلف عن حساب Exchange، لن يظهر حقل "استخدام ردود مختلفة" في مربع حوار "الردود التلقائية".
   • عند العودة إلى مربع الحوار السابق، ستلاحظ أن ميزة "الردود التلقائية" قد تم تفعيلها.

     

النتيجة

الآن تم تفعيل ميزة الردود التلقائية في Outlook لأجهزة iOS أو Android الخاصة بك.

باختصار، القدرة على إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook تضمن أن الأشخاص الذين يتواصلون معك يعلمون أنك غير متواجد، مما يحافظ على التواصل المهني والفعال. سواء كنت تستخدم Outlook على Windows أو Mac أو الويب أو الأجهزة المحمولة، فإن المرونة والعمق التي توفرها هذه الميزة لا غنى عنها. نأمل أن يزودك هذا الدليل الشامل بالمعرفة اللازمة لإعداد هذه الردود بسلاسة على مختلف المنصات، مما يضمن تجربة سلسة لك ولمراسليك عبر البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في استكشاف المزيد من إمكانيات Outlook، يوفر موقعنا العديد من الشروحات. اكتشف المزيد من نصائح وحيل Outlook هنا.

مقالات ذات صلة