إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook (دليل شامل)

في العصر الرقمي اليوم، أصبح بإمكاننا الوصول إلى بريدنا الإلكتروني متى وأينما شئنا. ومع ذلك، وعلى الرغم من اتصالنا الدائم بالإنترنت، توجد أوقات لا نستطيع فيها الرد فورًا على الرسائل الواردة—مثل أثناء العطلات أو عند غيابنا عن المكتب. وهنا تبرز أهمية ميزة «الرد التلقائي خارج المكتب» (الرد الآلي)، التي تُبلغ مرسلي الرسائل بأن ردودك ستتأخر. سواء كنت تستخدم Outlook على ويندوز أو الويب أو ماك، أو حتى على أجهزتك بنظامَي iOS وAndroid، فإن هذا الدليل سيمنحك فهمًا شاملاً لكيفية إعداد الردود التلقائية (خارج المكتب) عبر جميع هذه المنصات. هيا نبدأ!

• إعداد ردود خارج المكتب في Outlook على Windows
  • استخدام الردود التلقائية (لحِسابات Exchange)
  • استخدام Kutools لـ Outlook بسهولة (لـ جميع الحسابات، سهل ومرن)
  • استخدام القواعد (لـ جميع الحسابات، معقد)
• إعداد ردود خارج المكتب في Outlook على Mac
• إعداد ردود خارج المكتب في Outlook على الويب
• إعداد ردود خارج المكتب في Outlook على iOS وAndroid

فيديو

إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب) في Outlook على Windows

يعرض هذا القسم ثلاث طرق تساعدك على إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب) لحسابات Exchange وجميع الحسابات الأخرى على Windows.

إعداد ردود تلقائية باستخدام ميزة «الردود التلقائية»

إذا كنت تستخدم حساب Exchange في Outlook، يمكنك الاعتماد على ميزة «الردود التلقائية» المدمجة لإعداد ردود تلقائية بسهولة. يُرجى اتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1: فتح نافذة «الردود التلقائية»

في Outlook، انتقل إلى علامة التبويب «ملف»، واختر حساب Exchange الذي ترغب في تمكين الرد التلقائي له من القائمة المنسدلة للحسابات، ثم انقر على «الردود التلقائية». راجع لقطة الشاشة:

الخطوة 2: تمكين الردود التلقائية وتهيئة الإعدادات

في نافذة «الردود التلقائية» المفتوحة، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. فعّل خيار «إرسال ردود تلقائية» لتمكين هذه الميزة.
2. لإرسال الردود التلقائية فقط خلال نطاق الوقت محددة، فعّل خانة الاختيار «إرسال فقط خلال هذا نطاق الوقت» وحدد أوقات البدء والانتهاء المطلوبة.
   تلميح: إذا لم تُحدّد فترة زمنية، ستظل الردود التلقائية قيد التشغيل حتى تقوم بإيقافها باختيار «عدم الإرسال الردود التلقائية».
3. إذا كنت ترغب في إرسال الردود التلقائية إلى المرسِلين داخل مؤسستك فقط، فابقَ على علامة التبويب «داخل مؤسستي».
4. اكتب رسالة الرد التلقائي في مربع النص المخصص لذلك.
5. انقر على زر «موافق» لحفظ إعداداتك.

النتيجة

إذا حددت فترة زمنية للردود التلقائية في الخطوة 3، فسيُفعَّل الرد التلقائي تلقائيًا في الوقت المحدد، وستظهر لك شريط معلومات أصفر أسفل شريط نافذة Outlook. أما إذا لم تُحدِّد فترة زمنية، فسيتم تفعيل الرد التلقائي فورًا.

يمكنك الانتقال إلى مجلد «الرسائل المرسلة» لعرض رسائل الرد التلقائي (التي يسبقها البادئة «الرد التلقائي:»).

نقاط لا يجب تفويتها

• إذا كانت ميزة «الردود التلقائية» في حساب Exchange وقاعدة «الرد التلقائي» التي أنشأتها لحسابات بريد إلكتروني أخرى (مثل حساب POP) مفعّلتين معًا، فقد يؤدي وصول رسالة بريد إلكتروني إلى استجابة من كليهما: من ميزة «الردود التلقائية» في Exchange ومن قاعدة الرد التلقائي على مستوى العميل. ويعتمد ترتيب الاستجابة على معالجة الخادم وتسلسل تنفيذ القاعدة على العميل.
  • «الردود التلقائية» في Exchange: هذه ميزة على مستوى الخادم ولا تتطلب تشغيل Outlook.
  • الردود التلقائية عبر القواعد المُنشأة: عادةً ما تكون هذه الوظيفة متاحة على مستوى العميل، ويتطلب تشغيلها أن يكون Outlook قيد التشغيل ومعالِجًا للرسائل الواردة.
  لذلك، إذا قمت بتفعيل طريقتي الرد معًا، فقد يتلقى المرسِل ردَّين تلقائيَّين.
• لإيقاف هذه الميزة، ما عليك سوى النقر على زر «إيقاف» في شريط المعلومات.

إعداد ردود تلقائية باستخدام Kutools لـ Outlook بسهولة

نظرًا لمحدوديات الطريقة السابقة، أود أن أُوصيك هنا بميزة «الرد التلقائي» منKutools لـ Outlook، التي تتيح لك إعداد الردود التلقائية في Outlook بسهولة—بغض النظر عن نوع حساب بريدك الإلكتروني أو مزوّده. بعد تنزيل وتثبيت Kutools لـ Outlook، اتبع الخطوات التالية:

الخطوة 1: تهيئة إعدادات الرد التلقائي

اختر «Kutools» > «رد» > «إدارة الرد التلقائي» لفتح مربع الحوار «الرد التلقائي»، ثم عليك القيام بما يلي:

1. حدد حسابات البريد الإلكتروني التي تريد تفعيل الرد التلقائي لها:
   يعرض قسم «تحديد الحسابات» قائمة بجميع حساباتك في Outlook. اختر الحسابات التي ترغب في تفعيل الرد التلقائي لها.
2. عدّل بادئة موضوع رسائل الرد التلقائي:
   النص الافتراضي في مربع النص «إزالة بادئة الموضوع» هو “الرد التلقائي”، وستُستخدم هذه البادئة كجزء من موضوع رسائل الرد التلقائي في البريد الإلكتروني. يمكنك استبدال هذا النص الافتراضي حسب احتياجاتك.
3. أدخل محتوى الرد التلقائي:
   يتم توفير قالب افتراضي في مربع الحوار، ويمكنك تعديله بسهولة وفقًا لاحتياجاتك.
4. احفظ التغييرات: انقر على زر «موافق».
   

الخطوة 2: تمكين ميزة الرد التلقائي

يظهر مربع حوار «Kutools لـ Outlook» للاستفسار عما إذا كنت ترغب في تفعيل الميزة فورًا. انقر على زر «نعم» لتمكينها الآن.

النتيجة

من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى تحديد الحسابات إلى تشغيل الردود التلقائية.

إعداد ردود تلقائية بإنشاء قواعد Outlook

يمكنك أيضًا إنشاء قواعد في Outlook لإعداد الردود التلقائية لجميع حساباتك، لكن هذه الطريقة تتطلب اتباع عدة خطوات لإكمالها. إذا كنت بحاجة إليها، فاتبع الخطوات أدناه.

الخطوة 1: إنشاء رد تلقائي قالب الرد

1. في Outlook، أنشئ رسالة بريد إلكتروني جديدة بالنقر على «بريد إلكتروني جديد» ضمن علامة التبويب «الصفحة الرئيسية».

   

2. في نافذة «الرسالة»، أدخل موضوعًا جذابًا ومحتوى الرسالة المخصص لقالبك.

   

3. انقر على «ملف» > «حفظ باسم».

   

4. في مربع حوار «حفظ باسم» الذي يظهر، سمِّ القالب (سيتم استخدام موضوع البريد الإلكتروني كاسم افتراضي للقالب)، واختر «قالب Outlook» من قائمة «تحديد تنسيق الحفظ» قائمة منسدلة، ثم انقر على زر «حفظ».
   سيتم حفظ هذا القالب المخصص في موقع القوالب الشخصية الافتراضي.

   

5. بعد حفظ القالب، أغلق رسالة البريد الإلكتروني دون حفظها.

الخطوة 2: فتح نافذة «القواعد والتنبيهات»

في علامة التبويب «الرئيسية»، انقر على «القواعد» > «إدارة القواعد والتنبيهات» لفتح نافذة «القواعد والتنبيهات».

الخطوة 3: إنشاء قاعدة رد تلقائي لـ خارج المكتب

في نافذة «القواعد والتنبيهات»، يُرجى اتباع ما يلي لإنشاء قاعدة رد تلقائي لـ خارج المكتب.

1. ضمن علامة التبويب «قواعد البريد الإلكتروني»، حدّد حساب البريد الإلكتروني الذي تريد تطبيق قاعدة الرد التلقائي عليه، ثم انقر على زر «قاعدة جديدة».
   تلميح: إذا لم يظهر عنصر التحكم «تطبيق التغييرات على هذا المجلد» كقائمة منسدلة في نافذة «القواعد والتنبيهات» في Outlook، فسيتم تطبيق القواعد التي أنشأتها تلقائيًا على جميع الحسابات.

   

2. في أول مربع حوار «معالج القواعد»، اختر «تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها» في قسم «ابدأ بقاعدة فارغة»، ثم انقر على زر «التالي».

   

3. في المربع الثاني من مربع حوار «معالج القواعد»، إذا كنت ترغب في الرد تلقائيًا على كل رسالة بريد إلكتروني تتلقاها، فانقر على زر «التالي» دون تحديد أي شروط. بعد ذلك، في مربع حوار «مايكروسوفت Outlook» المنبثق، انقر على زر «نعم».
   تلميح: إذا كنت تريد الرد تلقائيًا على رسائل بريد إلكتروني معينة فقط، فحدّد الشروط المطلوبة.

   

4. في مربع الحوار الثالث من «معالج القواعد»، فعِّل خانة الاختيار الخاصة بالرد باستخدام قالب معيَّن في مربع «الخطوة 1»، ثم انقر على النص المسطَّر في مربع «الخطوة 2».

   

5. في مربع حوار اختيار قالب الرد، اختر «قوالب المستخدم في نظام الملفات» من القائمة المنسدلة «البحث في»، ثم حدد القالب الذي أنشأته في الخطوة 1، وانقر على زر «فتح».

   

6. عند العودة إلى ثالث مربعات حوار «معالج القواعد»، انقر زر «التالي» للمتابعة.

   

7. في المربع الرابع من مربعات حوار «معالج القواعد»، حدِّد الاستثناءات لقواعِدك إذا لزم الأمر. هنا، سأنقر على زر «التالي» دون تحديد أي استثناءات.

   

8. في مربع حوار «معالج القواعد» الأخير، حدّد اسمًا للقاعدة في قسم الخطوة 1، واحرص على ترك خانة الاختيار «تشغيل هذه القاعدة» مفعّلة في الخطوة 2، ثم انقر زر «إنهاء».

   

9. سيظهر بعد ذلك مربع تنبيه من «مايكروسوفت Outlook» لتذكيرك بأن القاعدة لن تعمل إلا عندما يكون Outlook قيد التشغيل. انقر على زر «موافق».

   

10. ثم تعود إلى نافذة «القواعد والتنبيهات»، حيث يمكنك رؤية قائمة القواعد التي تم إنشاؤها؛ انقر على زر «موافق» لحفظ القاعدة.

    

النتيجة

لقد أنشأت الآن قاعدة رد تلقائي. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى الحساب المحدد أو جميع الحسابات إلى تشغيل قاعدة الرد التلقائي هذه، وسيتلقى المرسل إليك رسالة رد تلقائي.

إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب) في Outlook على ماك

إذا كنت ترغب في إعداد رد تلقائي في Outlook لـ ماك، فإن الطريقة في هذا القسم ستساعدك. يُرجى اتباع الخطوات التالية.

الخطوة 1: الوصول إلى ميزة «خارج المكتب»

شغّل Outlook على جهاز Mac، وافتح حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تمكين ميزة «خارج المكتب» له، ثم انتقل إلى علامة التبويب «أدوات» واختر «خارج المكتب».

الخطوة 2: تهيئة إعدادات الردود التلقائية

في مربع حوار «إعدادات الرد التلقائي»، قم بإجراء الإعدادات التالية.

1. فعّل خانة الاختيار «إرسال ردود تلقائية للحساب (حسابك)».
2. في مربع النص «الرد مرة واحدة لكل مرسل بـ»، أدخل محتوى رسالة الرد التلقائي التي ترغب في إرسالها.
3. من الاختيارات الاختيارية:
   • فعّل خانة الاختيار «إرسال الردود فقط خلال هذه الفترة الزمنية»، ثم حدد وقت البدء وتاريخ الانتهاء للرد التلقائي. وسيتم إيقاف الردود التلقائية تلقائيًا بعد انتهاء التاريخ والوقت المحددين.
   • الرد على الأشخاص خارج مؤسستك: إذا لزم الأمر، فعّل خانة الاختيار «إرسال الردود أيضًا إلى المرسِلين خارج مؤسستي»، واختر إما «فقط إلى المرسِلين الموجودين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بي» أو «إرسال إلى جميع المرسِلين الخارجيين»، ثم أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
4. انقر على «موافق» لحفظ الإعدادات وتفعيل ميزة الردود التلقائية هذه.

   

النتيجة

تم تمكين الردود التلقائية لبعض حسابات البريد الإلكتروني في Outlook الخاص بك على ماك. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى هذا الحساب إلى تشغيل الردود التلقائية.

إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب) في Outlook على الويب

إذا كنت تستخدم Outlook على الويب وترغب في إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب)، فستجد الطريقة الموضحة في هذا القسم مفيدة لك. يُرجى اتباع الخطوات أدناه.

الخطوة 1: الوصول إلى ميزة «الردود التلقائية»

1. في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة، انقر على زر «الإعدادات»

   

2. في نافذة «الإعدادات» التي تظهر، اختر «الردود التلقائية» من قسم «البريد».

   

الخطوة 2: تهيئة إعدادات «الردود التلقائية»

1. انقر على مفتاح التبديل «تشغيل الردود التلقائية» لتفعيل ميزة الردود التلقائية.
2. فعّل خانة الاختيار «إرسال الردود فقط خلال فترة زمنية»، ثم حدد تواريخ وأوقات البدء والانتهاء للردود التلقائية. يمكنك تجاهل هذا الإعداد إذا لم تكن بحاجة إليه.
3. في مربع تحرير النص، أدخل محتوى رسالة الرد التلقائي التي ترغب في استخدامها.
4. انقر على زر «حفظ».

   

النتيجة

لقد قمت الآن بتمكين الردود التلقائية في Outlook على الويب. من الآن فصاعدًا، ستؤدي الرسائل الواردة إلى هذا الحساب إلى تشغيل الردود التلقائية.

إعداد ردود تلقائية (خارج المكتب) في Outlook لأجهزة iOS وAndroid

يعرف العديد من مستخدمي Outlook كيفية إعداد الردود التلقائية على أجهزتهم المكتبية، لكنهم يعرفون القليل عن التطبيق المحمول. في القسم الأخير من هذه المقالة، سأرشدك خطوة بخطوة لكيفية إعداد الردود التلقائية من جهازك الذي يعمل بنظام iOS أو Android، مما يضمن لك الحفاظ على اتصال واضح أينما كنت. دعنا نتبع الخطوات أدناه.

الخطوة 1: تشغيل Outlook على جهازك الذي يعمل بنظام iOS أو Android

الخطوة 2: الوصول إلى ميزة «الردود التلقائية»

1. في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة، انقر على زر «الصفحة الرئيسية»

   

2. ثم انقر على زر «الإعدادات».

   

3. في مربع حوار «الإعدادات»، وضمن قسم «حسابات البريد»، اختر حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في تمكين الردود التلقائية له. هنا، سأختار حساب «Exchange».

   

4. في صفحة «Exchange» (إذا اخترت حسابًا آخر في الخطوة السابقة، سيعرض عنوان مربع الحوار اسم نطاق ذلك الحساب)، ستجد أن ميزة «الردود التلقائية» معطَّلة. انقر عليها لتفعيلها.

   

الخطوة 3: تهيئة إعدادات الردود التلقائية

في مربع حوار «الردود التلقائية»، قم بالتهيئة على النحو التالي.

1. في حقل «الردود التلقائية»، فعِّل المفتاح.
2. حدّد الجهات التي تريد إرسال الردود التلقائية إليها: إما «لجميع الأشخاص» أو «للأشخاص داخل مؤسستك فقط». وقد اخترت هنا خيار «الرد على الجميع».
3. أدخل رسالة الرد في مربع النص «الرد على الجميع بـ».
4. انقر على علامة الصحفي الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة لحفظ الإعدادات.

   

   ملاحظات:

   • في حقل «الرد خلال فترة زمنية»، شغّل المفتاح، ثم حدّد وقت البدء وتاريخ الانتهاء لإرسال ردودك التلقائية.
   • في حقل «استخدام ردود مختلفة»، شغّل المفتاح، ثم اختر رسائل رد منفصلة للأشخاص داخل مؤسستك أو خارجها.
   • إذا اخترت نوع حسابٍ مختلفًا بدلًا من حساب Exchange، فلن يظهر حقل «استخدام ردود مختلفة» في مربع حوار «الردود التلقائية».
   • عند العودة إلى مربع الحوار السابق، ستجد أن ميزة «الردود التلقائية» قد تم تفعيلها.

     

النتيجة

لقد قمت الآن بتمكين الردود التلقائية في Outlook الخاص بك على iOS أو Android.

باختصار، تتيح لك القدرة على إعداد ردود تلقائية خارج المكتب في Outlook إعلام من يتواصل معك بأنك غير متاح، مما يحافظ على اتصالك احترافيًا وفعالًا. سواء كنت تستخدم Outlook على Windows أو Mac أو الويب أو الأجهزة المحمولة، فإن المرونة والعمق اللذين توفرهما هذه الميزة لا غنى عنهما. نأمل أن يزوّدك هذا الدليل الشامل بكل ما تحتاجه لتهيئة هذه الردود بسلاسة عبر مختلف المنصات، لضمان تجربة سلسة لك ولمراسليك عبر البريد الإلكتروني. ولمن يرغب في استكشاف المزيد من إمكانيات Outlook، يحتوي موقعنا على مجموعة واسعة من الدروس التعليمية.اكتشف المزيد من نصائح وحيل Outlook هنا.

مقالات ذات صلة