إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook (الدليل الكامل)

في عصرنا الرقمي، يُمكننا الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني متى وأينما أردنا. ومع ذلك، حتى مع اتصالنا الدائم بالإنترنت، قد لا نتمكن أحيانًا من الرد على الرسائل الواردة فورًا، كما هو الحال في العطلات الرسمية أو عند غيابنا عن المكتب. وهنا تبرز أهمية ميزة الرد التلقائي "خارج المكتب"، إذ تُعلم مُرسِلي البريد الإلكتروني بتأخير ردودنا. سواء كنت تستخدم Outlook على أنظمة Windows أو Web أو Mac أو حتى iOS وAndroid، سيساعدك هذا الدليل على التعمق في كيفية إعداد الردود التلقائية "خارج المكتب" على جميع هذه المنصات. لنبدأ.

• قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على نظام التشغيل Windows
  • استخدام الردود التلقائية (لحسابات Exchange)
  • استخدام Kutools for Outlook بسهولة (لجميع حسابات البريد الإلكتروني، سهل ومرن)
  • استخدام القواعد (لجميع حسابات البريد الإلكتروني، المعقدة)
• قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Mac
• قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على الويب
• قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook لنظامي التشغيل iOS وAndroid

فيديو

قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على نظام التشغيل Windows

يوضح هذا القسم ثلاث طرق لمساعدتك في إعداد ردود خارج المكتب لحسابات التبادل وكافة حسابات البريد الإلكتروني على نظام التشغيل Windows.

قم بإعداد الردود خارج المكتب باستخدام ميزة الردود التلقائية

إذا كنت تستخدم حساب Exchange في Outlook، فستساعدك ميزة "الردود التلقائية" المدمجة في إعداد ردود "خارج المكتب" في Outlook. يُرجى اتباع ما يلي.

الخطوة 1: افتح نافذة الردود التلقائية

في Outlook، انتقل إلى علامة التبويب "ملف"، ثم حدد حساب Exchange الذي تريد تفعيل الرد التلقائي له من القائمة المنسدلة، ثم انقر على "الردود التلقائية". انظر لقطة الشاشة:

الخطوة 2: تمكين الردود التلقائية وتكوين الإعدادات

في نافذة "الردود التلقائية" الافتتاحية، يتعين عليك القيام بما يلي.

1. قم بتحديد خيار "إرسال الردود التلقائية" لتمكين هذه الميزة.
2. لإرسال الردود التلقائية فقط ضمن نطاق زمني محدد، حدد مربع الاختيار "الإرسال خلال هذا النطاق الزمني فقط" وحدد أوقات البدء والانتهاء المطلوبة.
   نصيحة: إذا لم تقم بتعيين فترة زمنية، ستظل ردودك التلقائية قيد التشغيل حتى تقوم بإيقاف تشغيلها عن طريق تحديد "عدم إرسال الردود التلقائية".
3. إذا كنت تريد فقط إرسال ردود تلقائية إلى المرسلين داخل مؤسستك، فابق في علامة التبويب "داخل مؤسستي".
4. اكتب رسالة الرد التلقائي في مربع النص.
5. انقر فوق زر "موافق" لحفظ الإعدادات.

نتيجة

إذا قمت بتعيين فترة زمنية للردود التلقائية في الخطوة 3، فسيتم تنشيط الرد التلقائي في الوقت المحدد، وسترى بعد ذلك شريط معلومات أصفر يظهر أسفل شريط Outlook. إذا لم يتم تحديد فترة زمنية، فسيتم تفعيل الرد التلقائي على الفور.

بإمكانك الذهاب إلى مجلد "العناصر المرسلة" لعرض رسائل البريد الإلكتروني ذات الرد التلقائي (رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ بـ "الرد التلقائي:").

نقاط لا تفوت

• إذا تم تفعيل كلٍّ من ميزة "الردود التلقائية" لحساب Exchange و"قاعدة الرد التلقائي" التي أنشأتها لحسابات بريد إلكتروني أخرى (مثل حساب POP)، وتم استلام بريد إلكتروني، فقد يؤدي البريد الوارد إلى تفعيل ردود من كلٍّ من "الردود التلقائية" في Exchange وقاعدة الرد التلقائي من جهة العميل. يعتمد ترتيب الردود على معالجة الخادم وتسلسل تنفيذ القاعدة من جهة العميل.
  • "الردود التلقائية" لـ Exchange: هذه وظيفة من جانب الخادم في Exchange ولا تتطلب تشغيل Outlook.
  • الردود التلقائية عبر القواعد التي تم إنشاؤها: عادةً ما تكون هذه وظيفة من جانب العميل، وتتطلب أن يكون Outlook نشطًا ويعالج رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
  لذلك، إذا تم إعداد كلتا طريقتي الرد، فقد يتلقى الشخص الذي يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا رسالتين إلكترونيتين للرد التلقائي.
• لإيقاف تشغيل هذه الميزة، ما عليك سوى النقر فوق الزر "إيقاف التشغيل" في شريط المعلومات.

قم بإعداد الردود خارج المكتب باستخدام Kutools for Outlook بسهولة

نظرًا لقيود الطريقة المذكورة أعلاه، أود أن أوصيك بميزة "الرد التلقائي" في "Kutools for Outlook"، والتي تساعدك على إعداد ردود "خارج المكتب" بسهولة في Outlook، بغض النظر عن نوع حساب البريد الإلكتروني. بعد ذلك، تنزيل وتثبيت Kutools لبرنامج Outlook، عليك القيام بما يلي:

الخطوة 1: تكوين إعدادات الرد التلقائي

حدد "Kutools" > "الرد" > "مدير الرد التلقائي" لفتح مربع الحوار "الرد التلقائي"، ثم تحتاج إلى:

1. تحقق من حسابات البريد الإلكتروني التي تريد تمكين الرد التلقائي عليها:
   يعرض قسم "التحقق من الحسابات" جميع حسابات البريد الإلكتروني في Outlook. حدد الحسابات التي تريد تفعيل الرد التلقائي عليها.
2. تعديل بادئة الموضوع لرسائل البريد الإلكتروني للرد التلقائي:
   النص الافتراضي في مربع "بادئة الموضوع" هو "الرد التلقائي". ستكون هذه هي بادئة عناوين رسائل البريد الإلكتروني التي يتم الرد عليها تلقائيًا. يمكنك استبدال هذا النص الافتراضي حسب الحاجة.
3. أدخل محتوى الرد التلقائي:
   يتم توفير القالب الافتراضي في مربع الحوار، والذي يمكنك تعديله حسب الحاجة.
4. حفظ التغييرات: انقر فوق زر "موافق".
   

الخطوة 2: تمكين ميزة الرد التلقائي

سيظهر مربع حوار "Kutools for Outlook" يسألك عما إذا كنت ترغب في تفعيل الميزة فورًا. انقر على زر "نعم" لتفعيلها.

نتيجة

من الآن فصاعدًا، ستؤدي رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى الحسابات المحددة إلى تفعيل ردود تلقائية.

قم بإعداد الردود خارج المكتب عن طريق إنشاء قواعد Outlook

يمكنك أيضًا إنشاء قواعد Outlook لإعداد ردود خارج المكتب لجميع حسابات البريد الإلكتروني. ومع ذلك، تتطلب هذه الطريقة عدة خطوات لإكمالها. إذا كنت بحاجة إلى ذلك، اتبع الخطوات أدناه.

الخطوة 1: إنشاء قالب الرد التلقائي

1. في Outlook، قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة بالنقر فوق "بريد إلكتروني جديد" ضمن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".

   

2. في نافذة "الرسالة"، أدخل موضوعًا ونص الرسالة للقالب الخاص بك.

   

3. انقر فوق "ملف" > "حفظ باسم".

   

4. في مربع الحوار "حفظ باسم" الافتتاحي، قم بتسمية القالب (افتراضيًا، سيتم استخدام موضوع البريد الإلكتروني كاسم للقالب)، وحدد "قالب Outlook" من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع"، ثم انقر فوق الزر "حفظ".
   سيتم حفظ هذا القالب المخصص في موقع القوالب الشخصية الافتراضي.

   

5. بعد حفظ القالب، قم بإغلاق البريد الإلكتروني دون حفظه.

الخطوة 2: افتح نافذة القواعد والتنبيهات

تحت علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، انقر فوق "القواعد" > "إدارة القواعد والتنبيهات" لفتح نافذة "القواعد والتنبيهات".

الخطوة 3: إنشاء قاعدة الرد التلقائي خارج المكتب

في نافذة "القواعد والتنبيهات"، يرجى القيام بما يلي لإنشاء قاعدة الرد التلقائي عند عدم التواجد في المكتب.

1. تحت علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني"، حدد حساب البريد الإلكتروني الذي تريد تطبيق قاعدة الرد التلقائي عليه، ثم انقر فوق الزر "قاعدة جديدة".
   نصيحة: إذا لم يتم عرض القائمة المنسدلة "تطبيق التغييرات على هذا المجلد" في نافذة "القواعد والتنبيهات" في Outlook، فسيتم تطبيق القواعد التي أنشأتها على جميع حسابات البريد الإلكتروني.

   

2. في "معالج القواعد" الأول، حدد "تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها" في قسم "البدء من قاعدة فارغة"، ثم انقر فوق الزر "التالي".

   

3. في "معالج القواعد" الثاني، إذا كنت ترغب في الرد تلقائيًا على كل رسالة بريد إلكتروني تتلقاها، فانقر على زر "التالي" دون تحديد أي شرط. في مربع حوار "Microsoft Outlook" المنبثق، انقر على زر "نعم".
   نصيحة: إذا كنت تريد الرد تلقائيًا على رسائل بريد إلكتروني معينة فقط، فحدد الشروط التي تحتاجها.

   

4. في "معالج القواعد" الثالث، حدد مربع الاختيار الرد باستخدام قالب محدد في مربع "الخطوة 1"، ثم انقر فوق النص المسطر في مربع "الخطوة 2".

   

5. في مربع الحوار تحديد قالب الرد، اختر "قوالب المستخدم في نظام الملفات" من القائمة المنسدلة "البحث في"، وحدد القالب الذي قمت بإنشائه في الخطوة 1، ثم انقر فوق الزر "فتح".

   

6. عند العودة إلى "معالج القواعد" الثالث، انقر فوق الزر "التالي" للمتابعة.

   

7. في "معالج القواعد" الرابع، حدد استثناءات لقاعدتك إذا لزم الأمر. هنا، أنقر على زر "التالي" دون تحديد أي استثناءات.

   

8. في "معالج القواعد" الأخير، حدد اسمًا لهذه القاعدة في قسم الخطوة 1، ثم أبقِ مربع الاختيار "تشغيل هذه القاعدة" محددًا في الخطوة 2، ثم انقر فوق الزر "إنهاء".

   

9. سيظهر لك مربع "Microsoft Outlook" لتذكيرك بأن القاعدة ستعمل فقط عند تشغيل Outlook. انقر على زر "موافق".

   

10. ثم تعود إلى نافذة "القواعد والتنبيهات"، ويمكنك رؤية القاعدة التي تم إنشاؤها مدرجة في النافذة، انقر فوق زر "موافق" لحفظ القاعدة.

    

نتيجة

لقد قمت الآن بإنشاء قاعدة الرد التلقائي. من الآن فصاعدًا، ستؤدي رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى الحساب المحدد أو جميع الحسابات إلى تشغيل قاعدة الرد التلقائي هذه، وسيتلقى الشخص الذي أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا رسالة بريد إلكتروني للرد التلقائي.

قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على Mac

إذا كنت تريد إعداد الرد التلقائي في Outlook لنظام التشغيل Mac، فيمكن أن تساعدك الطريقة المذكورة في هذا القسم. يرجى القيام بما يلي.

الخطوة 1: الوصول إلى ميزة "خارج المكتب".

قم بتشغيل Outlook على جهاز Mac، وافتح حساب البريد الإلكتروني الذي تريد تمكين ميزة "خارج المكتب" له، ثم انتقل إلى علامة التبويب "أدوات" وحدد "خارج المكتب".

الخطوة 2: تكوين إعدادات الردود التلقائية

في مربع الحوار "إعدادات الرد التلقائي"، يتعين عليك إجراء التكوينات التالية.

1. قم بتحديد مربع الاختيار "إرسال الردود التلقائية للحساب" "(حسابك)".
2. في مربع النص "الرد مرة واحدة على كل مرسل بـ"، أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
3. إنه اختياري للقيام بما يلي:
   • حدّد تاريخي بدء وانتهاء الرد التلقائي: فعّل مربع الاختيار "إرسال الردود خلال هذه الفترة فقط" وأدخل تاريخي ووقتي البدء والانتهاء. بعد تاريخ ووقت الانتهاء، سيتم إيقاف الرد التلقائي على "خارج المكتب".
   • الرد على أشخاص من خارج مؤسستك: إذا لزم الأمر، فعّل مربع الاختيار "إرسال الردود أيضًا إلى مرسلين من خارج مؤسستي". اختر إما "للمرسلين في قائمة جهات اتصالي فقط" أو "إرسال إلى جميع المرسلين الخارجيين"، ثم أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
4. انقر فوق "موافق" لحفظ الإعدادات وتطبيق ميزة الردود التلقائية هذه.

   

نتيجة

تم تمكين الردود التلقائية لحسابات بريد إلكتروني معينة في Outlook for Mac الخاص بك. من الآن فصاعدًا، ستؤدي رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى هذا الحساب إلى تفعيل ردود تلقائية.

قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook على الويب

إذا كنت تستخدم Outlook على الويب وترغب في إعداد ردود خارج المكتب، فيمكن للطريقة الموجودة في هذا القسم أن تقدم لك معروفًا. . يرجى اتباع الخطوات التالية.

الخطوة 1: الوصول إلى ميزة "الردود التلقائية".

1. في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة، انقر على زر "الإعدادات"

   

2. في نافذة "الإعدادات" الافتتاحية، حدد "الردود التلقائية" في قسم "البريد".

   

الخطوة 2: قم بتكوين إعدادات "الردود التلقائية".

1. انقر على زر التبديل "تشغيل الردود التلقائية" لتشغيل ميزة "الردود التلقائية".
2. حدد مربع الاختيار "إرسال الردود خلال فترة زمنية محددة فقط" وحدد تاريخي بدء وانتهاء الردود التلقائية. يمكنك تجاهل هذا الإعداد إذا لم تكن بحاجة إليه.
3. في مربع تحرير النص، أدخل نص رسالة الرد التلقائي.
4. انقر فوق الزر "حفظ".

   

نتيجة

لقد قمت الآن بتمكين الردود التلقائية في Outlook على الويب. من الآن فصاعدًا، ستؤدي رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى هذا الحساب إلى تفعيل ردود تلقائية.

قم بإعداد الردود خارج المكتب في Outlook لنظامي التشغيل iOS وAndroid

العديد من مستخدمي Outlook على دراية بإعداد الردود التلقائية على أجهزة سطح المكتب الخاصة بهم، لكنهم لا يعرفون سوى القليل عن برنامج الهاتف المحمول. في القسم الأخير من هذه المقالة، سأرشدك إلى كيفية إعداد الردود التلقائية من أجهزة iOS أو Android الخاصة بك، مما يضمن الحفاظ على اتصال واضح بغض النظر عن مكان وجودك. دعونا نتبع الخطوات أدناه.

الخطوة 1: قم بتشغيل Outlook على جهاز iOS أو Android الخاص بك

الخطوة 2: الوصول إلى ميزة "الردود التلقائية".

1. في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة، انقر على زر "الصفحة الرئيسية"

   

2. ثم انقر على زر "الإعدادات".

   

3. في مربع حوار "الإعدادات" وضمن قسم "حسابات البريد"، اختر حساب البريد الإلكتروني الذي تريد تفعيل الردود التلقائية عليه. في هذه الحالة، اخترتُ حساب "Exchange".

   

4. في صفحة "التبادل" (إذا اخترت حسابًا آخر في الخطوة السابقة، فسيعرض عنوان مربع الحوار هذا نطاق الحساب الآخر)، ستجد أن ميزة "الردود التلقائية" مُعطّلة. يُرجى النقر عليها.

   

الخطوة 3: تكوين إعدادات الردود التلقائية

في مربع الحوار "الردود التلقائية"، يتعين عليك تكوين ما يلي.

1. في حقل "الردود التلقائية"، قم بتبديل المفتاح إلى وضع التشغيل.
2. حدد من تريد إرسال ردود تلقائية إليه: إما "للجميع" أو "لأفراد مؤسستك فقط". هنا، اخترت "الرد على الجميع".
3. أدخل رسالة الرد في مربع النص "الرد على الجميع بـ".
4. انقر فوق علامة الاختيار في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة لحفظ الإعدادات.

   

   ملاحظة:

   • في الحقل "الرد خلال فترة زمنية محددة"، قم بتبديل المفتاح إلى وضع التشغيل، ثم يمكنك تعيين تواريخ وأوقات البدء والانتهاء لإرسال ردودك التلقائية.
   • في الحقل "استخدام ردود مختلفة"، قم بتبديل المفتاح إلى وضع التشغيل، ثم يمكنك تحديد رسائل رد مختلفة للأشخاص داخل مؤسستك أو خارجها.
   • إذا قمت بتحديد نوع حساب مختلف بدلاً من حساب Exchange، فلن يظهر الحقل "استخدام ردود مختلفة" في مربع الحوار "الردود التلقائية".
   • عند عودتك إلى مربع الحوار السابق، يمكنك أن ترى أن ميزة "الردود التلقائية" قد تم تشغيلها.

     

نتيجة

لقد قمت الآن بتمكين الردود التلقائية في Outlook لنظام التشغيل iOS أو Android.

باختصار، تضمن القدرة على إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook أن يعرف الأشخاص الذين يتصلون بك أنك بعيدًا، وبالتالي الحفاظ على التواصل الاحترافي والفعال. سواء كنت تستخدم Outlook على أنظمة التشغيل Windows أو Mac أو الويب أو الأجهزة المحمولة، فإن المرونة والعمق الذي توفره هذه الميزة لا غنى عنه. نأمل أن يزودك هذا الدليل الشامل بالمعرفة اللازمة لتكوين هذه الردود بسلاسة على منصات مختلفة، مما يضمن تجربة سلسة لك ولمراسلي بريدك الإلكتروني. بالنسبة لأولئك الذين يتوقون إلى التعمق في إمكانيات Outlook، فإن موقعنا الإلكتروني يضم مجموعة كبيرة من البرامج التعليمية. اكتشف المزيد من النصائح والحيل الخاصة بـ Outlook هنا.

مقالات ذات صلة