تنسيق الرسائل – HTML، نص عادي، ونص منسق

يقدم Microsoft Outlook ثلاثة أنواع من تنسيقات الرسائل: HTML، نص منسق، ونص عادي. كل تنسيق من تنسيقات الرسائل يلبي احتياجات مختلفة.

1.1 HTML

تنسيق HTML هو النوع الأكثر شيوعًا لتنسيق الرسائل في Outlook.

كما نعلم، HTML هي لغة صفحات الويب التي تساعدنا في كتابة صفحات الويب الخاصة بنا باستخدام نصوص ذات تنسيق غني، وصور، وأشياء أخرى. وبالمثل، يجعل تنسيق HTML محتوى الرسالة بأكمله يبدو كصفحة ويب جميلة ومرتبة. تدعم الرسائل الإلكترونية بتنسيق HTML معظم تنسيقات الخطوط الشائعة، تنسيقات الفقرات، المحاذاة، وما إلى ذلك. والأكثر من ذلك، يمكن التعرف على الرسائل الإلكترونية بتنسيق HTML بواسطة معظم عملاء البريد الإلكتروني.

يمكن للمستخدمين في Outlook تطبيق موضوع رسالة مباشرة لإنشاء رسالة HTML مع العديد من العناوين المحددة مسبقًا، تنسيقات الخطوط، المحاذاة، وما إلى ذلك. من ناحية أخرى، يمكن للمستخدمين أيضًا تزيين رسالة HTML باستخدام خط عريض، نص مائل، تسطير، ألوان تمييز، تأثيرات نص متقدمة، وما إلى ذلك حسب الحاجة.

ومع ذلك، ربما تكون قد لاحظت أن بعض الصور والأشكال لا يمكن عرضها مباشرة في Outlook لدى المستلمين، وتتطلب من المستلمين تنزيلها يدويًا. الأسوأ من ذلك، يمكن للمستلمين في Outlook تكوين الإعدادات لمنع تنزيل أي صور في رسائل HTML. إذا لم يتم تنزيل الصور وعرضها في Outlook لدى المستلمين، فستتم استبدال هذه الصور بعناصر نائبة للصور، مما سيجعل الرسالة بأكملها فوضوية.

1.2 نص عادي

مقارنة بتنسيق HTML، فإن تنسيق النص العادي يدعم فقط النصوص العادية في جسم الرسالة. لا يدعم تنسيق النص العادي أي تنسيق، مثل العريض، المائل، التسطير، الشطب، ألوان التمييز، وما إلى ذلك. كما أنه لا يدعم عرض الصور والروابط داخل الرسالة. إذا كنت بحاجة إلى إدراج صور مهمة في الرسالة، فإن الحل الوحيد الفعال هو إرفاقها كمرفقات.

1.3 نص منسق

يدعم تنسيق النص المنسق أيضًا تنسيقات خطوط متعددة، روابط، جداول، أشكال، صور، وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن معظم التنسيقات في رسالة النص المنسق متوافقة فقط مع Microsoft Outlook وMicrosoft Exchange. والأكثر من ذلك، يتم تضمين المرفقات في جسم الرسالة بدلاً من إرفاقها في رأس الرسالة.

عند كتابة رسائل جديدة، أو الرد/إعادة توجيه الرسائل في Outlook، يمكننا بسهولة تغيير تنسيق الرسالة.

في نافذة كتابة جديدة، الرد، أو إعادة التوجيه، ما عليك سوى النقر على زر HTML، نص عادي، أو نص منسق في مجموعة التنسيق على علامة التبويب تنسيق النص.

ملاحظة: إذا كانت الرسالة المراد الرد عليها أو إعادة توجيهها مضمنة في لوحة القراءة، تحتاج إلى النقر على زر Pop Out في الزاوية العلوية اليسرى من لوحة القراءة لعرض الرسالة المراد الرد عليها أو إعادة توجيهها في نافذة الرسالة.

بشكل عام، يتم إرسال الرسائل الجديدة تلقائيًا بتنسيق HTML في Outlook. ومع ذلك، في بعض الحالات، نحتاج إلى إرسال رسائل جديدة تلقائيًا بتنسيق رسالة آخر، مثل النص العادي أو النص المنسق. هنا، ستقودك هذه القسم لتغيير تنسيق الرسالة الافتراضي لجميع الرسائل الصادرة الجديدة في Outlook.

1. انقر فوق ملف > خيارات.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر فوق البريد في الشريط الأيسر، انتقل إلى قسم كتابة الرسائل، وحدد تنسيق رسالة جديد من قائمة التنسيق المنسدلة كتابة الرسائل بهذا التنسيق.

3. انقر فوق زر موافق لحفظ التغييرات وإغلاق الحوار.

من الآن فصاعدًا، سيتم تغيير جميع الرسائل الجديدة تلقائيًا إلى تنسيق الرسالة المحدد.

بشكل عام، نتلقى العديد من الرسائل الإلكترونية يوميًا في Outlook، وهذه الرسائل قد تكون بتنسيق HTML، نص عادي، أو نص منسق. هنا، ستعلمك هذه القسم كيفية تغيير تنسيق رسالة مستلمة بسرعة في Outlook.

1. في قائمة الرسائل، انقر نقرًا مزدوجًا لفتح الرسالة المحددة.

2. ثم تفتح الرسالة في نافذة رسالة. انقر فوق رسالة > إجراءات > تعديل الرسالة.

3. الآن أصبحت الرسالة قابلة للتحرير. انتقل إلى تمكين علامة التبويب تنسيق النص، ثم انقر فوق تنسيق الرسالة المحدد الذي ستقوم بتحويل البريد الإلكتروني إليه في مجموعة التنسيق.

4. اضغط على مفتاح Ctrl + S أو انقر فوق زر الحفظ (افتراضيًا يكون زر الحفظ في شريط الوصول السريع أعلى علامات التبويب) لحفظ التغييرات، ثم أغلق نافذة الرسالة.

ملاحظة: يمكن لهذه الطريقة تغيير تنسيق الرسالة لرسالة مستلمة واحدة فقط في كل مرة.

إذا كنت بحاجة إلى الرد دائمًا أو إعادة توجيه رسالة إلكترونية بتنسيق النص العادي، ستحل هذه القسم مشكلتك بسهولة في Outlook.

1. في الواجهة الرئيسية لـ Outlook، انقر فوق ملف > خيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر فوق مركز الثقة في الشريط الأيسر، ثم انقر فوق زر إعدادات مركز الثقة.

3. في مربع حوار مركز الثقة، انقر فوق أمان البريد الإلكتروني في الشريط الأيسر، ثم حدد الخيار قراءة جميع البريد القياسي كنص عادي في قسم قراءة كنص عادي.

4. انقر فوق زر موافق بالتتابع لإغلاق كلا الحوارين.

الآن يعود إلى الواجهة الرئيسية لـ Outlook، وسترى أن جميع الرسائل المستلمة في قائمة الرسائل تم تحويلها تلقائيًا إلى نص عادي.

5. حدد رسالة إلكترونية تريد الرد عليها، ثم انقر فوق الصفحة الرئيسية > رد أو رد الجميع.

نصيحة: لإعادة توجيه رسالة إلكترونية، حدد الرسالة في قائمة الرسائل، ثم انقر فوق Kutools > إعادة توجيه.

6. بعد ذلك سترى أن الرسالة المردودة أو الرسالة المعاد توجيهها تم إنشاؤها بتنسيق النص العادي. يمكنك تأليف الرسالة المردودة وإرسالها حسب الحاجة.

ملاحظات : إذا تم تمكين الخيار قراءة جميع البريد القياسي كنص عادي، فسيتم تحويل جميع الرسائل المستلمة تلقائيًا إلى تنسيق النص العادي.

إذا كنت بحاجة إلى الرد أو إعادة توجيه الرسائل الإلكترونية بتنسيق HTML في Outlook، يمكنك تجربة الكود VBA أدناه لحل المشكلة بسهولة.

1. في Outlook، اضغط على مفتاح Alt + F11 لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

2. في نافذة Microsoft Visual Basic for Applications، انقر فوق إدراج > وحدة، ثم ألصق الكود أدناه في الوحدة الجديدة.

VBA: الرد أو إعادة توجيه الرسائل بتنسيق HTML تلقائيًا

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

ملاحظات: الكود أعلاه سيساعدك على الرد على الرسائل بتنسيق HTML. إذا كنت تريد الرد على الجميع أو إعادة توجيه الرسائل بتنسيق HTML تلقائيًا، يمكنك القيام بما يلي:

(1) للرد على جميع المستلمين بتنسيق HTML، استبدل الكود الموجود على اليسار بالكود الموجود على اليمين:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) لإعادة توجيه الرسائل بتنسيق HTML، استبدل الكود الموجود على اليسار بالكود الموجود على اليمين:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. الآن يمكنك النقر لتحديد رسالة إلكترونية، وفي نافذة الوحدة المحددة انقر فوق زر التشغيل أو اضغط على مفتاح F5 للرد، الرد على الجميع، أو إعادة توجيه الرسالة بتنسيق HTML.

ومع ذلك، سيكون الأمر مملًا فتح نافذة الوحدة المحددة لتشغيل الكود VBA يدويًا من وقت لآخر. إذا كنا بحاجة لتطبيق هذا الكود VBA بشكل متكرر، لتسهيل عملنا، يمكننا إضافة هذا الكود VBA إلى شريط الوصول السريع كزر أمر، بحيث يمكننا تطبيق وحدة VBA هذه بسهولة بنقرة واحدة فقط في المستقبل.

4. في نافذة الوحدة المحددة، اضغط على مفتاح Ctrl + S لحفظ الكود، ثم أغلق نافذة الوحدة ونافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

5. في الواجهة الرئيسية لـ Outlook، انقر فوق السهم الصغير  في شريط الوصول السريع، ثم حدد المزيد من الأوامر من القائمة المنسدلة.

ملاحظات: يمكنك أيضًا النقر فوق ملف > خيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook، ثم النقر فوق شريط الوصول السريع في الشريط الأيسر.

6. الآن ظهر مربع حوار خيارات Outlook، وتم تمكين شريط الوصول السريع في الشريط الأيسر. يمكنك المتابعة كما يلي:
(1) حدد وحدات الماكرو من اختر الأوامر من القائمة المنسدلة؛
(2) في مربع القائمة الأيسر، انقر لتحديد وحدة الماكرو المحددة التي أضفناها للتو؛
(3) انقر فوق زر إضافة .

7. الآن تم إضافة وحدة الماكرو المحددة إلى مربع القائمة الأيمن. تابع القيام بما يلي:
(1) في مربع القائمة الأيمن، انقر لتحديد وحدة الماكرو المحددة؛
(2) انقر فوق زر تعديل ؛
(3) في مربع الحوار تعديل الزر المنبثق، حدد رمزًا لوحدة الماكرو في مربع الرمز ؛
(4) اكتب اسمًا سهل الفهم لوحدة الماكرو في مربع اسم العرض ؛
(5) انقر فوق زر موافق بالترتيب لحفظ التغييرات وإغلاق كلا الحوارين.

الآن تم إضافة أمر VBA إلى شريط الوصول السريع كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

في المستقبل، يمكنك النقر فوق أمر VBA في شريط الوصول السريع للرد، الرد على الجميع، أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني المحدد حاليًا بتنسيق HTML، بغض النظر عن تنسيق الرسالة الأصلية.

إذا كنت تريد الرد أو إعادة توجيه الرسائل الإلكترونية بتنسيق النص العادي دون التأثير على تنسيق الرسائل لأي رسائل مستلمة في Outlook، كيف يمكنك التعامل مع ذلك؟ باستثناء VBA أعلاه، هل هناك حل سهل آخر للرد أو إعادة التوجيه بتنسيق HTML؟ وماذا عن الرد أو إعادة التوجيه بتنسيق النص المنسق تلقائيًا؟ هنا، ستقودك هذه القسم إلى أدوات طرف ثالث مذهلة، تنسيق الرد الثابت وتنسيق إعادة التوجيه الثابت المقدمة من أدوات Kutools لـ Outlook للرد دائمًا أو إعادة توجيه أي رسالة إلكترونية بتنسيق الرسالة المحدد تلقائيًا.

1. انقر فوق Kutools > تنسيق ثابت > تنسيق الرد الثابت > تعيين تنسيق الرد.

ملاحظة: لإعادة توجيه أي رسالة إلكترونية بتنسيق رسالة ثابت، يرجى النقر فوق Kutools > تنسيق ثابت > تنسيق إعادة التوجيه الثابت > تعيين تنسيق إعادة التوجيه.

2. في مربع حوار تعيين تنسيق الرد أو تعيين تنسيق إعادة التوجيه، حدد تنسيق الرسالة الذي سترد عليه دائمًا أو تعيد توجيهه فيه، وانقر فوق زر موافق.

3. تابع بالنقر فوق Kutools > تنسيق ثابت > تنسيق الرد الثابت (أو تنسيق إعادة التوجيه الثابت) > تمكين تنسيق الرد الثابت (أو تمكين تنسيق إعادة التوجيه الثابت) لتمكين الميزة.

وفي مربع حوار تأكيد Kutools لـ Outlook المنبثق، انقر فوق زر موافق.

من الآن فصاعدًا، عند النقر فوق الصفحة الرئيسية > رد، رد الجميع، أو إعادة توجيه للرد/إعادة توجيه رسالة إلكترونية، سيتم تغيير الردود أو عمليات إعادة التوجيه تلقائيًا إلى تنسيق الرسالة المحدد.