تنسيق الرسالة – HTML، نص عادي، ونص غني

يوفّر Microsoft Outlook ثلاثة تنسيقات للرسائل: HTML، والنص المنسّق (Rich Text)، والنص العادي، حيث يلبّي كلٌّ منها احتياجاتٍ مختلفة.

1.1 HTML

يُعد تنسيق HTML النوع الأكثر شيوعًا لتنسيق الرسائل في Outlook.

كما نعلم، فإن HTML هي لغة صفحات الويب التي تُمكّننا من إنشاء صفحات ويب باستخدام نصوص منسَّقة غنية، وصور، وعناصر أخرى. وبالمثل، يجعل تنسيق HTML محتوى رسالة البريد الإلكتروني بأكملها يبدو كمستند صفحة ويب أنيق ومرتّب. وتُدعم رسائل البريد الإلكتروني المنسَّقة بـ HTML معظم تنسيقات الخطوط الشائعة، وتنسيق الفقرات، والمحاذاة، وغيرها. علاوةً على ذلك، يستطيع معظم عملاء البريد الإلكتروني التعرُّف على رسائل HTML وعرضها بشكل صحيح.

يمكن لمستخدمي Outlook تطبيق سمة رسالة مباشرة لإنشاء رسالة HTML تتضمّن عناوين مُعدة مسبقًا، وتنسيقات خطوط، ومحاذاة، وغيرها. كما يمكنهم—حسب الحاجة—تزيين رسالة HTML باستخدام خط عريض، أو نص مائل، أو تسطير، أو لون تمييز، أو تأثيرات نصية متقدمة.

مع ذلك، لا بد أنك لاحظت أن بعض الصور والأشكال لا تظهر تلقائيًا في Outlook لدى المستلمين، بل يتطلب منهم تنزيلها يدويًا. والأدهى من ذلك، يمكن للمستلمين ضبط إعدادات Outlook الخاصة بهم لحظر تنزيل أي صور في رسائل HTML. وفي حال لم تُنزَّل الصور وتُعرَض في Outlook، فسيتم استبدالها بعناصر نائبة، مما يجعل الرسالة بأكملها تبدو غير منسقة.

1.2 نص عادي

بالمقارنة مع تنسيق HTML، يدعم تنسيق النص العادي (تنسيق النص) فقط النصوص العادية في نص الرسالة. ولا يدعم تنسيق النص العادي (تنسيق النص) أي تنسيق، مثل العريض أو المائل أو التسطير أو الخط المشطوب أو ألوان التمييز، كما أنه لا يدعم عرض الصور أو الروابط التشعبية داخل الرسالة. وإذا كنت بحاجة إلى إدراج صور مهمة في الرسالة، فإن الحل الوحيد الفعّال هو إرفاقها كمرفقات.

1.3 النص المنسّق (Rich Text)

يدعم تنسيق النص المنسّق (Rich Text Format) أيضًا استخدام خطوط متعددة، والروابط التشعبية، والجداول، والأشكال، والصور، وغيرها. ومع ذلك، فإن معظم هذه التنسيقات تكون متوافقة فقط مع Microsoft Outlook وMicrosoft Exchange. علاوةً على ذلك، تُضمَّن المرفقات مباشرةً في نص الرسالة بدلًا من أن تُرفَق في رأسها.

عند كتابة رسائل جديدة أو الرد على رسائل أو إعادة توجيهها في Outlook، يمكنك بسهولة تغيير تنسيق الرسالة.

في نافذة كتابة رسالة جديدة أو الرد على رسالة أو إعادة توجيهها، انقر ببساطة على زرHTML، أونص عادي، أوالنص المنسّق (Rich Text)في مجموعةالتنسيقضمن تبويبتنسيق النص.

ملاحظة: إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، فانقر على زرفتح في نافذة جديدة (Pop Out)الموجود في الزاوية العلوية اليسرى من لوحة القراءة لعرض رسالة الرد أو إعادة التوجيه في نافذة الرسالة.

بشكل عام، يُرسَل بريد إلكتروني جديد تلقائيًا بتنسيق HTML في Outlook. لكن في بعض الحالات، قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني جديد تلقائيًا بتنسيق آخر، مثل النص العادي أو النص المنسّق. وفي هذا القسم، سنرشدك إلى كيفية تغيير تنسيق الرسالة الافتراضي لجميع الرسائل الصادرة الجديدة في Outlook.

1. انقر علىملف (File) > خيارات (Options).

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىالبريد (Mail)في الشريط الأيسر، ثم انتقل إلى قسمكتابة الرسائل، واختر تنسيق رسالة جديد من قائمةاكتب الرسائل بهذا التنسيقالمنسدلة.

3. انقر على زرموافق (OK)لحفظ التغييرات وإغلاق مربع الحوار.

من الآن فصاعدًا، ستُحوَّل جميع الرسائل الجديدة تلقائيًا إلى تنسيق الرسالة المحدد.

بشكل عام، نتلقى العديد من الرسائل الإلكترونية يوميًا في Outlook، وقد تكون هذه الرسائل بتنسيق HTML أو نص عادي أو نص منسَّق. وفي هذا القسم، سنعرض لك دليلًا سريعًا لتغيير تنسيق رسالة إلكترونية واردة في Outlook.

1. في قائمة الرسائل، انقر نقرًا مزدوجًا لفتح البريد الإلكتروني المحدد.

2. بعد ذلك، سيتم فتح البريد الإلكتروني في نافذة الرسالة. انقر علىرسالة (Message) > إجراءات (Actions) > تحرير الرسالة (Edit Message).

3. أصبحت الرسالة الآن قابلة للتحرير. انتقل إلى تبويبتنسيق النص، ثم انقر على تنسيق الرسالة المحدد الذي تريد تحويل البريد الإلكتروني إليه ضمن مجموعةالتنسيق.

4. اضغط على مفاتيحCtrl+S، أو انقر على زرحفظ (Save)(يوجد زر)حفظبشكل افتراضي في شريط الوصول السريع أعلى التبويبات) لحفظ التغييرات، ثم أغلق نافذة الرسالة.

ملاحظة: يمكن لهذه الطريقة تعديل تنسيق رسالة إلكترونية واردة واحدة في كل مرة فقط.

إذا كنت بحاجة دائمًا إلى الرد على رسالة إلكترونية أو إعادة توجيهها بتنسيق نص عادي (نص فقط)، فإن هذا القسم سيحل مشكلتك بسهولة في Outlook.

1. في الواجهة الرئيسية لـ Outlook، انقر علىملف (File) > خيارات (Options)لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىمركز الثقة (Trust Center)في الشريط الأيسر، ثم انقر على زرإعدادات مركز الثقة (Trust Center Settings).

3. في مربع حوار مركز الثقة، انقر علىأمان البريد الإلكترونيفي الشريط الأيسر، ثم حدد خيارقراءة جميع رسائل البريد القياسية كنص عادي (نص عادي)ضمن قسمالقراءة كـ نص عادي.

4. انقر على أزرارموافق (OK)بالتتابع لإغلاق كلا مربعي الحوار.

الآن، ستعود إلى الواجهة الرئيسية لـ Outlook، وستلاحظ أن جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة في قائمة الرسائل قد تم تحويلها تلقائيًا إلى نص عادي.

5. حدد الرسالة الإلكترونية التي تريد الرد عليها، ثم انقر علىالصفحة الرئيسية (Home) > رد (Reply)أورد على الكل (Reply All).

نصائح: لإعادة توجيه رسالة إلكترونية، حدد الرسالة في قائمة الرسائل، ثم انقر على Kutools > إعادة توجيه (Forward).

6. بعد ذلك، ستجد أن رسالة الرد أو إعادة التوجيه قد أُنشئت بتنسيق نص عادي (تنسيق النص). يمكنك كتابة ردك وإرساله حسب الحاجة.

ملاحظات:إذا تم تمكين خيارقراءة جميع الرسائل القياسية الرئيسية في نص عادي، فسيتم تحويل جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة تلقائيًا إلى تنسيق النص العادي.

إذا كنت بحاجة إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها بتنسيق HTML في Outlook، جرّب كود VBA أدناه لحل هذه المهمة بسهولة.

1. في Outlook، اضغط على مفاتيحAlt+F11 لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

2. في نافذة Microsoft Visual Basic for Applications، انقر علىإدراج > وحدة نمطية (Module)، ثم الصق الكود أدناه في الوحدة النمطية الجديدة.

VBA: الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها في تنسيق HTML تلقائيًا

Sub ForceReplyInHTML()  
'تم التحديث بواسطة ExtendOffice.com في 18/11/2020  
Dim xSelection As Outlook.Selection  
Dim xItem As Object  
Dim xMailItem As Outlook.MailItem  
Dim xRMail As Outlook.MailItem  
Dim xIsPlainText As Boolean  
Dim xWinStr As String  

On Error Resume Next  

xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)  

If xWinStr = "Explorer" Then  
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection  
    If xSelection.Count > [[PH_125]] Then  
        Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])  
    Else  
        MsgBox "لم يتم تحديد عنصر رسالة. يُرجى تحديد عنصر أولاً.", vbInformation, "Kutools for Outlook"  
        Exit Sub  
    End If  
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then  
    Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem  
Else  
    MsgBox "نوع النافذة غير مدعوم." & vbNewLine & "يُرجى تحديد عنصر أو فتحه أولاً.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

If xItem.Class <> olMail Then  
    MsgBox "لم يتم تحديد عنصر رسالة. يُرجى التحديد أولاً.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

xIsPlainText = False  
Set xMailItem = xItem  

If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then  
    xIsPlainText = True  
End If  

xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML  
Set xRMail = xMailItem.Reply  
'إذا كنت بحاجة إلى الرد على جميع المستلمين بتنسيق HTML، غيّر xMailItem.Reply إلى xMailItem.ReplyAll  
'إذا كنت بحاجة إلى إعادة التوجيه بتنسيق HTML، غيّر xMailItem.Reply إلى xMailItem.Forward  

If xIsPlainText = True Then  
    xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain  
End If  

xRMail.Display (False)  

Set xItem = Nothing  
Set xMailItem = Nothing  
Set xRMail = Nothing  
End Sub

ملاحظات: يساعدك الكود أعلاه على الرد على رسائل البريد الإلكتروني بتنسيق HTML. وإذا رغبت في الرد على الجميع أو إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا بتنسيق HTML، فاتبع الخطوات التالية:

(1) للرد على جميع المستلمين في تنسيق HTML، استبدل الكود الموجود على اليسار بالكود الموجود على اليمين:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني في تنسيق HTML، استبدل الكود الموجود على اليسار بالكود الموجود على اليمين:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. الآن يمكنك النقر لتحديد رسالة بريد إلكتروني، ثم في نافذة الوحدة النمطية المحددة، انقر على زرتشغيل (Run)أو اضغط مفتاحيF5 للرد أو الرد على الجميع أو إعادة توجيه رسالة البريد الإلكتروني بتنسيق HTML.

مع ذلك، قد يكون من المزعج فتح نافذة الوحدة النمطية المحددة لتشغيل كود VBA يدويًا من وقتٍ لآخر. ولتسهيل عملنا في حال احتجنا إلى تطبيق هذا الكود بشكل متكرر، يمكننا إضافته إلى شريط الأدوات السريع كزر أمر، ليصبح بإمكاننا تشغيل وحدة VBA هذه بنقرة واحدة فقط في المستقبل.

4. في نافذة الوحدة النمطية المحددة، اضغط على مفاتيحCtrl+S لحفظ الكود، ثم أغلق نافذة الوحدة النمطية ونافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

5. في واجهة Outlook الرئيسية، انقر على السهم الصغير في شريط الأدوات السريع، ثم اخترمزيد من الأوامر (More Commands)من القائمة المنسدلة.

ملاحظات: يمكنك أيضًا النقر علىملف (File) > خيارات (Options)لفتح مربع حوار خيارات Outlook، ثم النقر علىشريط الأدوات السريع (Quick Access Toolbar)في الشريط الجانبي الأيسر.

6. الآن ظهر مربع حوار خيارات Outlook، وتم تمكين خيارشريط الأدوات السريع (Quick Access Toolbar)في الشريط الجانبي الأيسر. يمكنك المتابعة على النحو التالي:
(1) حددماكرو (Macros)من قائمةاختيار الأوامر من (Choose commands from)المنسدلة؛
(2) في مربع القائمة الأيسر، انقر لتحديد أمر VBA الذي أضفناه للتو؛
(3) انقر على زرإضافة (Add).

7. الآن تم إضافة أمر VBA المحدد إلى قائمة الزر الأيمن. تابع كالآتي:
(1) في قائمة الزر الأيمن، انقر لتحديد أمر VBA المطلوب؛
(2) انقر على زرتعديل (Modify)؛
(3) في مربع حوار تعديل الزر (Modify Button) الذي يظهر، اختر رمزًا مناسبًا لأمر VBA من مربعالرمز (Symbol)؛
(4) أدخل اسمًا واضحًا وسهل الفهم لأمر VBA في مربعاسم العرض (Display name)؛
(5) انقر على زرَّيموافق (OK)بالترتيب لحفظ التغييرات وإغلاق كلا مربعي الحوار.

أُضيف أمر VBA الآن إلى شريط الأدوات السريع، كما يظهر في لقطة الشاشة أدناه.

في المستقبل، يمكنك النقر على أمر VBA في شريط الأدوات السريع للرد أو الرد على الجميع أو إعادة توجيه رسالة البريد الإلكتروني المحددة حاليًا بتنسيق HTML، بغض النظر عن تنسيق الرسالة الأصلي.

هل ترغب في الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها بتنسيق نص عادي دون التأثير على تنسيق الرسائل المستلمة في Outlook؟ كيف يمكنك تحقيق ذلك؟ إلى جانب كود VBA المذكور أعلاه، هل هناك حل أسهل للرد أو إعادة التوجيه بتنسيق HTML؟ وماذا عن الرد أو إعادة التوجيه تلقائيًا بتنسيق نص غني (Rich Text)؟ في هذا القسم، نقدّم لك أدوات رائعة من طرف ثالث منKutools لـ Outlook: استخدم دائمًا تنسيقًا ثابتًا للردواستخدم دائمًا تنسيقًا ثابتًا للإعادة التوجيه، والتي تتيح لك الرد على أي رسالة بريد إلكتروني أو إعادة توجيهها تلقائيًا بالتنسيق الذي تحدده.

1. انقر علىKutools > تنسيق ثابت > استخدم دائمًا تنسيقًا ثابتًا للرد > تعيين تنسيق الرد.

ملاحظة: لإعادة توجيه أي رسالة بريد إلكتروني بتنسيق ثابت، يُرجى النقر علىKutools > التنسيق الثابت > تنسيق إعادة التوجيه الثابت (Fixed Forward Formatting) > تعيين تنسيق إعادة التوجيه.

2. في مربع حوار «تعيين تنسيق الرد» أو «تعيين تنسيق إعادة التوجيه»، حدد تنسيق الرسالة الذي ترغب في استخدامه دائمًا للرد أو لإعادة التوجيه، ثم انقر على زرموافق (OK).

3. تابع بالنقر علىKutools > تنسيق ثابت > استخدم دائمًا تنسيقًا ثابتًا للرد(أو)استخدم دائمًا تنسيقًا ثابتًا لإعادة التوجيه) > تمكين(أو)تمكين) لتفعيل الميزة.

في مربع حوار التأكيد منKutools لـ Outlookالظاهر، انقر على زرموافق (OK).

من الآن فصاعدًا، عند النقر علىالصفحة الرئيسية (Home) > رد (Reply)، أورد على الكل (Reply All)، أوإعادة توجيه (Forward)للرد على رسالة بريد إلكتروني أو إعادة توجيهها، سيتم تحويل الردود أو عمليات إعادة التوجيه تلقائيًا إلى تنسيق الرسالة المحدد.