برامج تعليمية لـ Outlook - الأجزاء السريعة

ميزةالأجزاء السريعةهي مكتبة محتوى يمكنك إدخاله بانتظام في نص رسالتك، مثل مقاطع نصية ورسومات ورموز وغيرها. ومن خلال مكتبةالأجزاء السريعة، يمكنك إعادة استخدام جميع العناصر المخزَّنة فيها فورًا في نص رسالتك.

تُعرَّف العناصر المخزَّنة في مكتبة الأجزاء السريعة كوحدات بناء (Building Blocks) من قِبل Microsoft Office، ويُعد AutoText أحد أنواع وحدات البناء القابلة لإعادة الاستخدام.

2.1 موقع ميزة الأجزاء السريعة

في نوافذ كتابة الرسائل الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها، تجد ميزةالأجزاء السريعةضمن مجموعةنصفي علامة التبويبإدراج.

2.2 موقع ملف الأجزاء السريعة

كما نعلم، يتم تخزين عناصر معرض الأجزاء السريعة في ملف باسمNormalEmail.dotm. ويتم حفظ ملفNormalEmail.dotm في المسار التالي:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

افتح مجلدًا، والصق مسار الملف في خانةالعنوان، ثم اضغط على مفتاحEnter. بعد ذلك، سيظهر لك الملفNormalEmail.dotm في المجلد المفتوح.

تلميحات: عند لصق مسار الملف في خانةالعنوانثم الضغط على مفتاحEnter، سيتغيَّر المسار%APPDATA%\Microsoft\Templates تلقائيًّا إلىC:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

يمكنك بسهولة إنشاء إدخال جديد للأجزاء السريعة أثناء كتابة رسائل جديدة أو الرد على رسائل موجودة أو إعادة توجيهها في Outlook.

1. في نافذة كتابة رسالة جديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها، حدد الجزء من النص الذي تريد حفظه كإدخال في الأجزاء السريعة ضمن نص الرسالة.

2. انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة > حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة.

3. في مربع الحوار «إنشاء وحدة بناء جديدة»، يُرجى:
(1) إدخال اسم في خانةالاسم؛
(2) تحديد فئة من قائمةالفئةالمنسدلة؛
(3) كتابة وصف لهذا الإدخال الجديد في خانةالوصف؛
(4) اختيار طريقة الإدراج من قائمةالخياراتالمنسدلة.

تلميحات:
(1) يمكنك إضافة إدخال الأجزاء السريعة الجديد إلى فئة جديدة: انقر فوق في خانةالفئة، ثم اخترإنشاء فئة جديدةمن القائمة، وأنشئ فئة جديدة في مربع الحوار المنبثق.

(2) هناك ثلاث طرق لإدراج المحتوى في قائمةالخياراتالخاصة بالقائمة المنسدلة:
أ.إدراج المحتوى فقط: يُدرج إدخال الأجزاء السريعة المحدد عند مؤشر الكتابة في نص الرسالة؛
ب.إدراج المحتوى في فقرة خاصة به: يُدرج إدخال الأجزاء السريعة المحدد في فقرة منفصلة؛
ج.إدراج المحتوى في صفحة خاصة به: يبدو أن إدخال الأجزاء السريعة المحدد قد أُدرج في فقرة منفصلة ضمن نص الرسالة، ولكن عند معاينة الطباعة ()ملف>طباعة)، ستجده على صفحة مستقلة.

4. انقر فوق زرموافقفي مربع الحوار «إنشاء وحدة بناء جديدة».

وبذلك يُحفَظ الجزء المحدد من النص أو الكائن كإدخال في «الأجزاء السريعة» في Outlook.

يمكنك إعادة استخدام إدخالات الأجزاء السريعة في نصوص الرسائل بنقرة واحدة فقط!

4.1 إدراج إدخال الأجزاء السريعة

في نوافذ كتابة الرسائل الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها، ضع المؤشر في نص الرسالة عند الموضع الذي تريد إدراج إدخال الأجزاء السريعة فيه، ثم انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة، ثم اختر الإدخال المطلوب من القائمة المنسدلة.

ثم يُدرج إدخال الأجزاء السريعة المحدد عند موضع المؤشر، أو في فقرة أو صفحة جديدة بجانبه.

بدلاً من ذلك، في القائمة المنسدلةالأجزاء السريعة، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على إدخال الأجزاء السريعة المحدد، ثم اختيارإدراج عند موضع في المستند الحالي، أوإدراج في بداية المستند، أوإدراج في نهاية المستندمن القائمة السياقية حسب الحاجة.

4.2 إدراج إدخالات الأجزاء السريعة باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح

اكتب اسم إدخال من الأجزاء السريعة في نص الرسالة، ثم اضغط على مفتاحF3، وسيتم استبدال اسم الإدخال فورًا بمحتواه.

قد تحتاج أحيانًا إلى تغيير اسم إدخال من الأجزاء السريعة، ويمكنك إعادة تسميته بسهولة بالطريقة التالية:

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة، ثم في القائمة المنسدلة، انقر بزر الماوس الأيمن على الإدخال المحدد واخترتحرير الخصائصمن قائمة النقر بزر الماوس الأيمن.

2. في مربع حوار تعديل كتلة البناء، اكتب اسم إدخال جديد في خانةالاسم، ثم انقر فوق زرموافق.

3. في مربع الحوار المنبثق لإعادة التأكيد، انقر فوق زرنعم.

ثم في القائمة المنسدلةالأجزاء السريعة، ستجد أن الإدخال المحدد قد أُعيدت تسميته بالفعل.

أحيانًا يحتوي محتوى إدخال الجزء السريع على أخطاء إملائية، أو نحتاج إلى تحديث المعلومات الواردة فيه، أو قد تدعو أسباب أخرى إلى تعديل هذا المحتوى. وعلى الرغم من أن Outlook لا يبدو أنه يدعم تعديل الإدخالات مباشرةً، فلا داعي للقلق! يمكنك ببساطة إدراج إدخال الجزء السريع في نص الرسالة، وتعديل المحتوى كما تريد، ثم حفظه كإدخال جديد بنفس الاسم ليحل محل الإدخال الأصلي تلقائيًا.

في حالتي، هناك خطأ إملائي في محتوى الإدخال، وأرغب في تغيير نمط النقاط فيه، ويمكنني القيام بما يلي:

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة، ثم من القائمة المنسدلة، اختر الإدخال الذي تريد تعديله.

2. تم الآن إدراج إدخال الجزء السريع في نص الرسالة. قم بتحرير المحتوى وتنسيقه حسب حاجتك.

3. حدد المحتوى الذي قمت بتعديله، ثم انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة > حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة.

4. في مربع حوار إنشاء كتلة بناء جديدة، تأكد من كتابة نفس الاسم تمامًا كما ورد في الإدخال الأصلي في خانةالاسم، وحدد نفس الفئة من قائمةالفئةالمنسدلة، ثم انقر فوق زرموافق.

5. ثم انقر على زرنعمفي مربع الحوار المنبثق لإعادة التأكيد.

ثم في القائمة المنسدلة «الأجزاء السريعة»، ستجد أن الإدخال المحدد قد تم تعديله ويعرض المحتوى الجديد.

يمكنك أيضًا حذف إدخالات الأجزاء السريعة مباشرةً من المعرض في Outlook.

7.1 إزالة إدخال واحد أو عدة إدخالات من الأجزاء السريعة

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر فوقإدراج > الأجزاء السريعة، ثم من القائمة المنسدلة، انقر بزر الماوس الأيمن على الإدخال المطلوب واخترتنظيم وحذفمن قائمة النقر بزر الماوس الأيمن.

2. الآن ظهر مربع حوار منظم كتل البناء، والإدخال المحدد مُظلَّل تلقائيًا. يمكنك النقر مباشرةً على زرحذفلإزالته.

3. ثم انقر على زرنعمفي مربع الحوار المنبثق لإعادة التأكيد.

نصائح: إذا كنت بحاجة إلى إزالة إدخالات أخرى من الأجزاء السريعة، فافتح مربع حوار منظم كتل البناء، وحدّد إدخالًا واحدًا، ثم انقر فوق زرحذف، وكرّر هذه الخطوة لإزالة باقي الإدخالات واحدةً تلو الأخرى.

4. أغلِق مربع حوار منظّم كتل البناء.

وبذلك تتم إزالة إدخالات الأجزاء السريعة المحددة.

7.2 إزالة جميع إدخالات الأجزاء السريعة دفعة واحدة

إذا كنت بحاجة إلى إزالة معرض الأجزاء السريعة بأكمله من Outlook، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. أغلِق Outlook.

2. افتح المجلد الذي يحتوي على ملف Outlook الافتراضي لمعرض الأجزاء السريعة: افتح أي مجلد، ثم الصق المسار التالي في خانةالعنوانواضغط مفتاحEnter.
مسار الملف: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. في المجلد المفتوح، ابحث عن ملفNormalEmail.dotm، ثم انقر بزر الماوس الأيمن عليه واخترحذفمن قائمة النقر بزر الماوس الأيمن.

نصائح: بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد ملفNormalEmail.dotm، ثم الضغط على مفتاحDelete لإزالته.

عند تشغيل Microsoft Outlook لاحقًا وفتح نافذة رسالة جديدة أو ردٍّ أو إعادة توجيه، ستجد أن جميع إدخالات الأجزاء السريعة قد أُزيلت دفعةً واحدة من القائمة المنسدلةالأجزاء السريعة.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في نقل معرض Outlook الأجزاء السريعة إلى أجهزة كمبيوتر/أجهزة لابتوب أخرى، أو مشاركة المعرض مع زملائك أو زملائك في الدراسة أو غيرهم، فيمكنك عمل نسخة احتياطية من معرض Outlook الأجزاء السريعة. وتتيح لك النسخة الاحتياطية استعادة معرض Outlook الأجزاء السريعة في حالة وقوع حوادث غير متوقعة.

8.1 عمل نسخة احتياطية من معرض الأجزاء السريعة

1. أغلِق Outlook.

2. افتح مجلدًا، والصق المسار التالي في خانةالعنوان، ثم اضغط على مفتاحEnter.
مسار الملف: %APPDATA%\Microsoft\Templates

سيتم الآن فتح المجلد الذي يحتوي على المستند الافتراضي لمعرض الأجزاء السريعة.

3. يتم تخزين معلومات معرض الأجزاء السريعة في Outlook في ملفNormalEmail.dotm. انقر بزر الماوس الأيمن على هذا الملف، ثم اخترنسخمن قائمة النقر بزر الماوس الأيمن.

نصائح: بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد ملفNormalEmail.dotm، ثم الضغط على مفاتيحCtrl + C لنسخه.

4. افتح المجلد الذي تريد تخزين ملف النسخة الاحتياطية فيه، ثم اضغط على مفاتيحCtrl+V للصق الملف في هذا المجلد.

أصبح لدينا الآن ملف نسخة احتياطية من معرض الأجزاء السريعة في Outlook، ويمكنك نقله بسهولة إلى أجهزة كمبيوتر أو أجهزة لابتوب أخرى أو مشاركته مع الآخرين حسب الحاجة.

8.2 استعادة معرض الأجزاء السريعة

إذا كنت قد أنشأت نسخة احتياطية مسبقًا من معرض الأجزاء السريعة، فيمكنك استعادته بسهولة في Outlook في حال فُقد المعرض نتيجة حوادث أو تحديثات أو أي أسباب أخرى.

1. أغلق Outlook.

2. افتح المجلد الذي يحتوي على ملف النسخة الاحتياطية، وحدد ملف النسخة الاحتياطية، ثم اضغط على مفاتيحCtrl+C لنسخه.

3. افتح المجلد الذي يُخزَّن فيه القالب الافتراضي لمعرض أجزاء Outlook السريعة: افتح أي مجلد، ثم الصق المسار التالي في خانةالعنوانواضغط مفتاحEnter.
مسار الملف: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. في المجلد المفتوح، اضغط على مفاتيحCtrl+V للصق ملف النسخة الاحتياطية في المجلد.

عند تشغيل Outlook لاحقًا، ستجد أن إدخالاتالأجزاء السريعةقد تم استعادتها في القائمة المنسدلة للأجزاء السريعة في أي نافذة رسالة جديدة أو عند الرد أو إعادة التوجيه.