دروس Outlook – مراجعة الرسائل الإلكترونية

يمكنك التحقق من التهجئة يدويًا أثناء كتابة بريد إلكتروني جديد، أو عند الرد على رسالة أو إعادة توجيهها في Outlook.

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر علىمراجعة > التهجئة والنحولبدء التحقق من التهجئة.

نصائح:
(1) بعد وضع المؤشر في نص الرسالة، يمكنك أيضًا الضغط على مفتاحF7 لبدء التحقق من التهجئة.
(2) إذا رغبت في التحقق من التهجئة لجزءٍ معيّن من محتوى الرسالة، فحدّد هذا الجزء في نص الرسالة، ثم انقر علىمراجعة > التهجئة والنحوأو اضغط على مفتاحF7 لبدء التحقق من التهجئة.

2. في مربع حوار التهجئة والنحو، تُشار إلى الكلمات الخاطئة باللون الأحمر، ويمكنك النقر على الأزرار وفقًا لاحتياجاتك.

1. تجاهل مرة واحدة: إذا لم ترغب في تصحيح الخطأ الإملائي هذه المرة، فانقر على زرتجاهل مرة واحدة.
2. تجاهل الكل: لتجاهل نفس الخطأ الإملائي طوال الرسالة الحالية، انقر على زرتجاهل الكل.
3. إضافة إلى القاموس: إذا كنت ترى أن الكلمة المُشار إليها صحيحة وترغب في منع اعتبارها خطأً إملائيًا في الرسائل المستقبلية، فاضفها إلى قاموس التدقيق الإملائي.
4. تغيير: اختر كلمة من مربع القائمةالاقتراحات، ثم انقر على زرتغييرلاستبدال الكلمة الخاطئة بالكلمة المحددة في هذه الحالة.
5. تغيير الكل: اختر كلمة من مربع القائمةالاقتراحات، ثم انقر على زرتغيير الكللاستبدال الكلمة الخاطئة بالكلمة المحددة في محتوى الرسالة بأكمله.
6. التصحيح التلقائي: انقر على زرالتصحيح التلقائيلتصحيح الكلمة الخاطئة.
7. لغة القاموس: اختر لغة المراجعة من هذه القائمة المنسدلة.
8. التحقق من القواعد: إذا أردت التحقق من القواعد والنحو والتهجئة دفعةً واحدة، ففعّل هذا الخيار. وإلا، ألغِ تحديده.
9. خيارات: انقر على هذا الزر لفتح مربع حوار خيارات المحرر. في هذا المربع، يمكنك ضبط إعدادات التصحيح التلقائي وتهيئة خيارات التحقق من التهجئة الأخرى وفقًا لاحتياجاتك.

نصائح: في مربع حوار التهجئة والنحو، تظهر كلمة خاطئة واحدة باللون الأحمر في كل مرة. وبعد تجاهل الكلمة أو تغييرها أو تصحيحها، يعرض المربع تلقائيًا الكلمة الخاطئة التالية.

3. بعد الانتهاء من معالجة جميع الكلمات غير الصحيحة في الرسالة الحالية، أغلق مربع حوار التدقيق الإملائي والنحوي.

قد يغفل بعض المستخدمون عن التحقق من التهجئة بشكل متكرر أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. لا داعي للقلق! يدعم Microsoft Outlook أيضًا التدقيق الإملائي التلقائي قبل إرسال الرسائل.

1. في Outlook، انقر علىملف > خيارات.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىالبريدفي الشريط الجانبي الأيسر، وفعّل الخيارالتحقق دائمًا من التهجئة قبل الإرسالفي قسمكتابة الرسائل.

نصائح: إذا أردت منع التحقق من تهجئة نص الرسالة الأصلية عند الرد على رسالة أو إعادة توجيهها، ففعّل الخيارتجاهل نص الرسالة الأصلية في الرد أو إعادة التوجيهفي مربع حوار خيارات Outlook.

3. انقر على زرموافق.

من الآن فصاعدًا، هناك حالتان عند النقر على زرإرسالفي نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه:
أ:سيتم إرسال الرسالة الحالية فورًا إذا لم تحتوِ على أي كلمات مكتوبة بشكل خاطئ.
ب:سيظهر مربع حوار التدقيق الإملائي تلقائيًا إذا احتوت الرسالة الحالية على كلمات مكتوبة بشكل خاطئ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

ربما لاحظتَ أن الكلمات المكتوبة في نص الرسالة تُشار تلقائيًا بخط متموج أحمر عند كونها خاطئة. لكن في بعض الأحيان، لا يظهر هذا الخط المتموج الأحمر. في هذا القسم، سنرشدك إلى كيفية عرضه أو إخفائه للكلمات الخاطئة في Outlook.

1. انقر علىملف > خيارات.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىالبريدفي الشريط الجانبي الأيسر، ثم انقر على زرالتهجئة والتصحيح التلقائيفي قسمكتابة الرسائل.

3. الآن يظهر مربع حوار خيارات المحرر، مع تفعيل خيارالمراجعةفي الشريط الجانبي الأيسر. انتقل إلى قسمعند تصحيح التهجئة في Outlook، ثم:
أ. لإظهار الخط المتموج الأحمر تحت الكلمات الخاطئة، فعِّل الخيارالتحقق من التهجئة أثناء الكتابة؛
ب. لإخفاء الخط المتموج الأحمر تحت الكلمات الخاطئة، ألغِ تفعيل الخيارالتحقق من التهجئة أثناء الكتابة.

4. انقر على أزرارموافقبالتوالي لحفظ التغييرات وإغلاق مربعات الحوار.

ابتداءً من الآن، بمجرد تمكين خيارالتدقيق الإملائي أثناء الكتابة، سيتم وضع تسطير متموج أحمر تلقائيًا تحت الكلمات المكتوبة بشكل خاطئ فور كتابتها والضغط على مفتاحالمسافةأوEnter في نافذة الرسالة الجديدة—سواء كنت تكتب رسالة جديدة أو ترد على رسالة أو تعيد توجيهها.

أحيانًا، عند كتابة كلمة بشكل خاطئ ثم الضغط على مفتاحالمسافةأوEnter أثناء كتابة رسالة جديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها، يتم تصحيح الكلمة تلقائيًا كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. ويعود ذلك إلى تفعيل خاصية التصحيح التلقائي (AutoCorrect). في هذا القسم، سأرشدك خطوة بخطوة إلى كيفية تمكين أو تعطيل التصحيح التلقائي، وإضافة إدخالات جديدة أو حذف موجودة، وتعيين استثناءات مخصصة، وأكثر من ذلك في Outlook.

4.1 تشغيل/إيقاف التصحيح التلقائي

يمكنك بسهولة تشغيل خيار التصحيح التلقائي أو إيقافه في Outlook على النحو التالي.

1. انقر علىFile > Options في Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىMail في الشريط الأيسر، ثم انقر على زرSpelling and AutoCorrect في قسمCompose messages.

3. في مربع حوار خيارات المحرر (Editor Options)، تأكد من تفعيلProofing في الشريط الأيسر، ثم انقر على زرAutoCorrect Options في قسمAutoCorrect Options.

4. في مربع حوارالتصحيح التلقائي في البريد الإلكتروني (AutoCorrect In Email)، ضمن علامة التبويبAutoCorrect، ضع علامة في خانة الخيارReplace text as you type لتفعيل التصحيح التلقائي، أو أزل العلامة لتعطيله.

5. انقر على أزرارOK بالتوالي لحفظ التغييرات وإغلاق مربعات الحوار.

ملاحظات:
(1)حتى لو قمت بتمكين خيار التصحيح التلقائي، فسيتم تصحيح الكلمات المكتوبة بشكل خاطئ تلقائيًا فقط إذا كانت مُضافة مسبقًا كإدخالات في قائمة التصحيح التلقائي، مثل تصحيح «bcak» إلى «back».
(2) حتى لو قمت بتمكين خيار التصحيح التلقائي، فلن يتم تصحيح الكلمات المكتوبة بشكل خاطئ ما لم تضغط على مفتاحEnter أوالمسافة.

4.2 إضافة إدخالات التصحيح التلقائي

يمكنك أيضًا إضافة بعض إدخالات التصحيح التلقائي المخصصة حسب الحاجة في Outlook.

1. افتح مربع حوار التصحيح التلقائي، وفعّل علامة التبويبAutoCorrect.
نصائح: يمكنك النقر علىFile > Options > Spelling and AutoCorrect > AutoCorrect Options لفتح مربع حوار التصحيح التلقائي. انقر لعرض الخطوات التفصيلية!

2. بعد ذلك، يمكنك إضافة إدخال للتصحيح التلقائي باتباع الخطوات التالية:
(1) في مربعReplace، اكتب الكلمة أو العبارة التي تريد أن يُصحَّحها النظام تلقائيًا مستقبلاً.
(2) في مربعWith، اكتب الكلمة أو العبارة الصحيحة التي ستُستخدَم لاستبدال النص الخاطئ تلقائيًا.
(3) انقر على زرAdd.

نصائح:
(1) سيؤدي هذا الإجراء إلى إضافة إدخال واحد للتصحيح التلقائي في كل مرة. ولإضافة إدخالات متعددة، ما عليك سوى تكرار هذا الإجراء لإدخالها واحدةً تلو الأخرى.
(2) يمكنك أيضًا إضافة إدخالات تصحيح تلقائي لاستبدال الوجوه الضاحكة بسلاسل نصية مخصصة:هنا.

3. انقر على أزرارOK لحفظ التغييرات وإغلاق مربعات الحوار.

4.3 إزالة إدخالات التصحيح التلقائي

إذا لزم الأمر، يمكنك أيضًا إزالة بعض إدخالات التصحيح التلقائي من Outlook. يمكنك القيام بذلك كما يلي:

1. افتح مربع حوار التصحيح التلقائي، وفعّل علامة التبويبالتصحيح التلقائي.
نصائح: لفتح مربع حوار التصحيح التلقائي، انقر علىملف > خيارات > التهجئة والتصحيح التلقائي > خيارات التصحيح التلقائي. انقر لعرض الخطوات التفصيلية!

2. بعد ذلك، يمكنك إزالة إدخال للتصحيح التلقائي كما يلي:
(1) في مربعReplace، اكتب كلمة مفتاحية للعثور بسرعة على إدخال التصحيح التلقائي المطلوب في مربع القائمة أدناه. هذه الخطوة اختيارية؛ فإذا تمكّنت من تحديد الإدخال مباشرةً في مربع القائمة، يمكنك تخطيها.
(2) انقر لتحديد الإدخال الذي تريد إزالته من مربع القائمة.
(3) انقر على زرDelete.

نصائح: يؤدي هذا الإجراء إلى حذف إدخال واحد من التصحيح التلقائي في كل مرة. ولحذف إدخالات متعددة، يُرجى تكرار هذا الإجراء حسب الحاجة.

3. انقر على أزرارموافقلحفظ التغييرات وإغلاق مربعات الحوار.

4.4 استثناءات التصحيح التلقائي

إذا كنت بحاجة إلى تعيين بعض الاستثناءات لمكتبة التصحيح التلقائي في Outlook، يمكنك القيام بذلك كما يلي:

1. افتح مربع حوار التصحيح التلقائي، وفعّل علامة التبويبالتصحيح التلقائي.
نصائح: يمكنك النقر علىملف>خيارات>التهجئة والتصحيح التلقائي>خيارات التصحيح التلقائيلفتح مربع حوار التصحيح التلقائي.انقر لعرض الخطوات التفصيلية!

2. انقر على زرExceptions.

3. في مربع حوار استثناءات التصحيح التلقائي (AutoCorrect Exceptions)، قم بما يلي:
(1) فعّل علامة التبويب التي تناسب احتياجاتك. على سبيل المثال، إذا أردت تعيين استثناء للتصحيح التلقائي يتعلق بالأحرف الكبيرة في بداية الكلمات، ففعّل علامة التبويبINitial CAps.
(2) في مربعDon’t correct، اكتب الكلمة التي تريد استثناءها من التصحيح التلقائي.
(3) انقر على زرAdd.

نصائح: إذا كنت بحاجة إلى إضافة استثناءات متعددة للتصحيح التلقائي، فما عليك سوى تكرار هذا الإجراء لإدخالها واحدةً تلو الأخرى.

4. انقر على أزرارOK بالتوالي لحفظ التغييرات وإغلاق جميع مربعات الحوار.

حتى الآن، تمت إضافة استثناءات التصحيح التلقائي بالفعل.

لنفترض أن اللغة الافتراضية لبرنامج Microsoft Office الخاصة بك هي الإنجليزية (الولايات المتحدة)، ولكنك تفضل الكتابة بالإنجليزية (المملكة المتحدة)، وترغب في أن تتطابق لغة التدقيق الإملائي مع لغة كتابتك، فكيف يمكنك التعامل مع ذلك؟ يمكنك القيام بما يلي:

1. في نافذة الرسالة الجديدة—سواء كنت تكتبها أو تردّ عليها أو تعيد توجيهها—انقر علىReview > Language > Set Proofing Language.

2. في مربع حوار اللغة (Language)، انقر لتحديد اللغة التي ترغب في تعيينها كلغة التدقيق الافتراضية، ثم انقر على زرتعيين كافتراضي.

3. في مربع الحوار المنبثق، انقر على زرOK.

4. انقر على زرOK لحفظ التغييرات وإغلاق مربع حوار اللغة.

حتى الآن، تم تغيير لغة التدقيق الافتراضية بالفعل.

ملاحظات:
(1) تُشارك لغة التدقيق الافتراضية عبر جميع تطبيقات Microsoft Office، وتصبح سارية المفعول تلقائيًا على جميع المستندات والعروض التقديمية والرسائل الإلكترونية الجديدة وما إلى ذلك، استنادًا إلى القالب العادي (NORMAL).
(2) يمكنك أيضًا التحقق من التهجئة والنحو بلغة مختلفة مؤقتًا للرسالة الإلكترونية التي تقوم بتحريرها حاليًا فقط: في مربع حوار اللغة، انقر لتحديد اللغة الجديدة التي تريد استخدامها للتدقيق، ثم انقر مباشرةً على زرموافق.