1.1 أضف علامة أو تذكير إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

عند إنشاء / الرد / إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني في نافذة الرسالة ، يمكننا إضافة علامات المتابعة أو العلامات المخصصة أو التذكير إلى البريد الإلكتروني بسهولة.

1.1.1 أضف علامة متابعة إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، انقر فوق الرسالة > متابعة، ثم اختر علمًا من القائمة المنسدلة حسب حاجتك.

ثم سترى إضافة معلومات العلم أعلى رأس الرسالة كما هو موضح أدناه لقطة الشاشة:

تنويهات:
(1) إذا كانت رسالة الرد / إعادة التوجيه مضمنة في جزء القراءة ، فأنت بحاجة إلى النقر فوق الزر Pop Out لإظهار رسالة الرد / إعادة التوجيه في نافذة الرسالة.

(2) بعد إرسال هذا البريد الإلكتروني ، علامة المتابعة  سيتم عرضه تلقائيًا بجانب البريد الإلكتروني المرسل في قائمة الرسائل ، وستتم إضافة البريد الإلكتروني المرسل تلقائيًا إلى قائمة المهام أيضًا.

(3) تعمل هذه الأنواع من علامات المتابعة في Outlook الخاص بالمرسلين فقط. لن يحصل المستلمون على أعلام المتابعة.

1.1.2 أضف علامة مخصصة أو تذكيرًا إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

إذا كنت بحاجة إلى إضافة علامة مخصصة أو تذكير إلى البريد الإلكتروني الحالي الذي يتم إنشاؤه أو الرد عليه أو إعادة توجيهه ، فيمكنك القيام بما يلي:

1. في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، انقر فوق الرسالة > متابعة > Custom or إضافة تذكير ما تحتاج إليه.

ملاحظة: إذا كانت رسالة الرد / إعادة التوجيه مضمنة في جزء القراءة ، فستحتاج إلى النقر فوق يقتلع لعرض رسالة الرد / إعادة التوجيه في نافذة الرسالة أولاً.

2. في مربع الحوار المخصص ، انتقل إلى ملف الإبلاغ عني وقم بما يلي:
(1) اكتب النص الذي تم وضع علامة عليه في ملف وضع علامة على صندوق؛
(2) حدد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق حسب حاجتك ؛
(3) إذا كنت بحاجة إلى إضافة تذكير للبريد الإلكتروني ، فحدد تذكير الخيار ، وتحديد تاريخ ووقت التذكير حسب حاجتك.

3. انقر على OK .

4. إنشاء وإرسال البريد الإلكتروني.

1.2 وضع علامة تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة

إذا كنت بحاجة إلى وضع علامة تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة ، يمكنك إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك.

1. في عرض البريد ، انقر فوق الصفحة الرئيسية > قوانيـن > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع حوار القواعد والتنبيهات ، انقر فوق قانون جديد تحت قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب.

3. في "معالج القواعد" ، انقر لتمييزه تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها، وانقر فوق التالى .

4. في معالج القواعد الثاني ، لا تتحقق من أي شروط وانقر فوق التالى مباشرة. ثم في مربع حوار Microsoft Outlook المنبثق ، انقر فوق نعم على المضي قدما.

ملاحظة: إذا كنت تريد فقط إضافة علامات لرسائل البريد الإلكتروني التي تفي بشروط معينة ، فيمكنك تحديد الخيارات المحددة وتحديد الشروط ، ثم النقر فوق الزر التالى .

5. في معالج القواعد الثالث:
(1) ضع علامة في وضع علامة على رسالة لاتخاذ إجراء في عدد من الأيام الخيار في الخطوة1 قسم.
(2) انقر فوق النص الذي تحته خط العمل في عدد من الأيام في ال الخطوة2 قسم.
(3) في مربع حوار رسالة العلم المنبثق ، حدد النص الذي تم وضع علامة عليه وقم بتذكير المدة حسب حاجتك ، وانقر فوق OK;
(4) الآن يعود إلى معالج القواعد ، وانقر التالى.

6. في معالج القواعد الرابع ، انقر فوق التالى مباشرة.

تنويهات: هنا يمكننا تعيين استثناءات لتشغيل هذه القاعدة. إذا لزم الأمر ، حدد استثناءات القاعدة حسب حاجتك.

7. في معالج القواعد الأخير ، قم بتسمية القاعدة ، وحدد خيارات القاعدة قيد التشغيل ، وانقر فوق نهاية .

في بعض الأحيان ، يظهر مربع حوار تحذير Microsoft Outlook ، انقر فوق OK زر لإغلاقه.

8. ثم نعود إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات ، انقر فوق OK لإغلاقه.

من الآن فصاعدًا ، سيتم وضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة تلقائيًا.

ملاحظة:
(1) لن تحدد القاعدة رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إذا أغلقنا Outlook.
(2) ستضيف القاعدة فقط علامة للعنصر المرسل في Outlook الخاص بالمرسلين ، ولن يحصل المستلمون على معلومات العلامة.

2.1 ضع علامة على بريد إلكتروني واحد على أنه مهم

عندما تقوم بإنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد / إعادة توجيه بريد إلكتروني في Outlook ، يمكنك إضافة أو تغيير أولوية البريد الإلكتروني.
في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، انقر فوق أهمية عالية or أهمية منخفضة لتعيين أولوية البريد الإلكتروني الذي يتم تحريره حاليًا مباشرةً.

الملاحظات:
(1) إذا كان أهمية عالية or أهمية منخفضة تم تمييز الزر بالفعل ، يمكنك النقر فوق الزر مرة أخرى لإلغاء أولوية الأهمية من البريد الإلكتروني.

(2) بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق المرساة  في الركن الأيمن السفلي من الاوسمة (تاج) مجموعة على الرسالة علامة التبويب لتمكين مربع حوار الخصائص ، حدد أولوية الأهمية من أهمية القائمة المنسدلة ، وأغلق مربع الحوار.

(3) بالمناسبة ، في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، يمكنك أيضًا النقر فوق قم بتقديم > معلومات > عقارات لفتح مربع حوار الخصائص ، ثم تحديد أولوية الأهمية من أهمية قائمة منسدلة.

(4) عند تضمين رسالة الرد أو إعادة التوجيه في جزء القراءة ، يمكنك النقر فوق أهمية عالية or أهمية منخفضة زر على الرسالة التبويب (أدوات التأليف) مباشرة.

2.2 ضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة كرسائل مهمة تلقائيًا

إذا كنت تريد تحديد جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة كأولوية عالية تلقائيًا ، فيمكنك تكوين خيارات Outlook على النحو التالي:

1. في عرض البريد ، انقر فوق قم بتقديم > مزيد من الخيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع الحوار "خيارات Outlook" ، انقر فوق "نعم" بريد في الشريط الجانبي الأيسر ، انتقل إلى إرسل رسائل ، وحدد الأهمية الافتراضية من مستوى الأهمية الافتراضي قائمة منسدلة.

3. انقر على OK .

من الآن فصاعدًا ، سيتم وضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني والردود الجديدة التي أرسلتها على أنها مستوى الأهمية الافتراضي المحدد تلقائيًا. ومع ذلك ، ستظل رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها تمثل مستوى أهمية رسائل البريد الإلكتروني الأصلية.

2.3 ملاحظات

عندما يتلقى المستلمون رسائل البريد الإلكتروني التي تم تمييزها كأولويات مختلفة ، سيرون رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية العالية مميزة بعلامات تعجب حمراء  ، ويتم تمييز رسائل البريد الإلكتروني ذات الأهمية المنخفضة بأسهم زرقاء لأسفل  في قائمة الرسائل كما هو موضح أدناه.

عندما يقرأ المستلمون رسائل البريد الإلكتروني في جزء القراءة أو نوافذ الرسائل ، تتم إضافة معلومات مستوى الأهمية أسفل رأس الرسالة كما هو موضح أعلاه.

3.1 ضع علامة على رسالة على أنها سرية أو خاصة أو شخصية أو عادية

في النوافذ الجديدة لإنشاء الرسائل أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، يمكننا بسهولة تعيين حالة حساسية للبريد الإلكتروني الحالي على النحو التالي:

1. في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، انقر فوق قم بتقديم > معلومات > عقارات لفتح مربع حوار الخصائص.

تنويهات:
(1) بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا فتح مربع حوار الخصائص بالنقر فوق المرساة  في الركن الأيمن السفلي من الاوسمة (تاج) مجموعة على الرسالة علامة التبويب.

(2) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مضمنة في جزء القراءة ، فيمكنك النقر فوق نقطة الارتساء  في الركن الأيمن السفلي من الاوسمة (تاج) مجموعة على الرسالة التبويب (أدوات التأليف).

2. في مربع حوار الخصائص ، حدد حالة الحساسية من ملف حساسية القائمة المنسدلة حسب حاجتك ، وأغلق مربع الحوار.

الآن تم تعيين حالة الحساسية للبريد الإلكتروني الحالي ، ثم قم بإنشائه وإرساله حسب حاجتك.

3.2 قم تلقائيًا بتمييز جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة على أنها سرية أو خاصة أو شخصية أو عادية

يمكنك أيضًا تكوين خيارات Outlook لإضافة حالة الحساسية المحددة لجميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة تلقائيًا.

1. في عرض البريد ، انقر فوق قم بتقديم > مزيد من الخيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع الحوار "خيارات Outlook" ، انقر فوق "نعم" بريد في الشريط الجانبي الأيسر ، انتقل إلى إرسل رسائل ، وحدد مستوى الحساسية الافتراضي الذي تحتاجه.

3. انقر على OK .

من الآن فصاعدًا ، سيتم تعيين جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة على حالة الحساسية الافتراضية تلقائيًا.

تنويهات: ستظل الردود وإعادة التوجيه هي حالة حساسية رسائل البريد الإلكتروني الأصلية.

3.3 ملاحظات

1. عندما يتلقى المستلمون بريدًا إلكترونيًا بحالة حساسية ، سيحصلون على معلومات حالة الحساسية أسفل عنوان الرسالة عند قراءتها في جزء القراءة أو نافذة الرسالة.

2. رسالة ذات مستوى حساسية خاص لن تتم إعادة توجيهها أو إعادة توجيهها بواسطة قواعد علبة الوارد الخاصة بالمستلم.

يمكننا أيضًا إضافة فئة واحدة أو فئات متعددة لإنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد عليه أو إعادة توجيهه في Outlook.

4.1 تصنيف بريد إلكتروني واحد

في نافذة إنشاء الرسائل الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، يمكنك إضافة فئة واحدة أو عدة فئات للبريد الإلكتروني على النحو التالي:

1. في نافذة إنشاء الرسالة الجديدة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها ، انقر فوق قم بتقديم > معلومات > عقارات لفتح مربع حوار الخصائص.

تنويهات:

(1) يمكنك أيضًا النقر فوق المرساة  في الركن الأيمن السفلي من الاوسمة (تاج) مجموعة على الرسالة علامة التبويب لفتح مربع حوار الخصائص.

(2) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مضمنة في جزء القراءة ، فيمكنك النقر فوق نقطة الارتساء  في الركن الأيمن السفلي من الاوسمة (تاج) مجموعة على الرسالة التبويب (أدوات التأليف) لفتح مربع حوار الخصائص.

2. في مربع حوار الخصائص ، حدد الفئات من ملف الفئات القائمة المنسدلة حسب حاجتك ، وأغلق مربع الحوار.

نصيحة:
(1) يمكنك تحديد فئة لون واحدة من ملف الفئات قائمة منسدلة في كل مرة ، وكرر العملية لإضافة فئات ألوان متعددة.

(2) يمكنك أيضًا النقر فوق الفئات > جميع الاقسام لفتح مربع حوار Color Categories. وفي مربع الحوار الجديد ، أنشئ فئات أو أعد تسميتها أو احذفها كما تريد ، أو حدد فئات متعددة بشكل مجمّع إذا لزم الأمر.

(شنومكس) في خصائص الحوار ، انقر فوق الفئات > مسح كافة الفئات لإزالة كافة الفئات الموجودة من بريد التحرير الحالي.
ثم قم بإنشاء البريد الإلكتروني وإرساله حسب حاجتك.

4.2 التصنيف التلقائي لجميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة

في بعض الحالات ، قد تحتاج إلى التصنيف التلقائي لجميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة أو رسائل البريد الإلكتروني الصادرة حسب معايير خاصة ، يمكنك إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك.

1. في عرض البريد ، انقر فوق الصفحة الرئيسية > قوانيـن > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع حوار القواعد والتنبيهات ، انقر فوق ملف قانون جديد زر تحت قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب.

3. في معالج القواعد ، انقر لتمييز ملف تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها الخيار، وانقر فوق التالى .

4. في معالج القواعد الثاني ، انقر فوق التالى زر دون تحديد أي شروط ، ثم انقر فوق نعم زر في مربع حوار Microsoft Outlook.

تنويهات: إذا كنت بحاجة إلى إضافة فئات لرسائل البريد الإلكتروني حسب المعايير ، فيمكنك تحديد الشروط المقابلة وتهيئة الشروط حسب حاجتك.

5. في معالج القواعد الثالث ، يرجى القيام بما يلي:
(1) ضع علامة في قم بتعيينه إلى فئة الفئة الخيار في الخطوة1 قسم.
(2) انقر فوق النص الذي تحته خط "الفئة"في الخطوة2 قسم.
(3) الآن يظهر مربع حوار فئات الألوان ، يرجى تحديد فئة ألوان واحدة أو عدة فئات حسب حاجتك ؛
(4) انقر فوق OK زر؛
(5) انقر فوق التالى زر في معالج القواعد.

6. في معالج القواعد الرابع ، حدد الاستثناءات إذا لزم الأمر ، وانقر فوق التالى .

7. في معالج القواعد الأخير ، قم بتسمية القاعدة الجديدة في الخطوة1 ، حدد خيارات التشغيل كما تريد في ملف الخطوة2 ، ثم انقر فوق نهاية .

ملاحظات: إذا انبثق مربع حوار التحذير Microsoft Outlook ، فالرجاء النقر فوق OK زر للمضي قدما.

8. الآن يعود إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات ، انقر فوق OK زر لحفظ التغييرات وإغلاقه.

من الآن فصاعدًا ، ستتم إضافة جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة (أو رسائل البريد الإلكتروني التي تفي بالمعايير إذا حددت) فئات الألوان المحددة تلقائيًا.
تنويهات: يتطلب تشغيل Outlook بانتظام. إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل ، فلن تصنف القاعدة رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.

4.3 ملاحظات

سيتم إرسال الفئات مع رسائل البريد الإلكتروني إلى المستلمين. عندما يتلقى المستلمون رسائل البريد الإلكتروني هذه في Outlook ، سيحصلون على فئات الألوان بجانب البريد الإلكتروني في قائمة الرسائل ، وفي الجزء العلوي من محتوى الرسالة في جزء القراءة أو نافذة الرسالة.