علامات البريد الإلكتروني – الأعلام ومستوى الأهمية ومستوى الحساسية والفئات

1.1 أضف علامة أو تذكيرًا إلى بريد إلكتروني واحد قبل إرساله

عند كتابة بريد إلكتروني أو الرد عليه أو إعادة توجيهه في نافذة الرسالة، يمكنك بسهولة إضافة علامات متابعة أو علامات مخصصة أو تذكيرات إليه.

1.1.1 أضف علامة متابعة إلى بريد إلكتروني واحد قبل إرساله

في نافذة الرسالة الجديدة (كتابة/رد/إعادة توجيه)، انقر فوقرسالة > المتابعة، ثم اختر العلامة التي تناسبك من القائمة المنسدلة.

بعد ذلك، سترى أن معلومات العلامة قد أُضيفت أعلى رأس الرسالة كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه:

نصائح:
(1) إذا كانت رسالة الرد/إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، فانقر على زر «فتح في نافذة» لعرض رسالة الرد/إعادة التوجيه في نافذة الرسالة.

(2) بعد إرسال هذا البريد الإلكتروني، ستظهر علامة المتابعة تلقائيًا بجانب البريد المرسل في قائمة الرسائل، كما سيتم إضافته تلقائيًا إلى قائمة المهام أيضًا.

(3) تعمل هذه الأنواع من علامات المتابعة في Outlook الخاص بالمرسِل فقط، ولن يتلقّاها المستلمون.

1.1.2 أضف علامة مخصصة أو تذكيرًا إلى بريد إلكتروني واحد قبل إرساله

إذا كنت بحاجة إلى إضافة علامة مخصصة أو تذكير إلى البريد الإلكتروني الحالي (كتابة/رد/إعادة توجيه)، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. في نافذة الرسالة الجديدة (كتابة/رد/إعادة توجيه)، انقر فوقرسالة > المتابعة > مخصصأوإضافة تذكيرحسب حاجتك.

ملاحظات: إذا كانت رسالة الرد/إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، فانقر أولًا على زرفتح في نافذةلعرض رسالة الرد/إعادة التوجيه في نافذة الرسالة.

2. في مربع الحوار «مخصص»، انتقل إلى قسمعلّم لي، واتبع الخطوات التالية:
(1) اكتب نص العلامة في مربععلّم لـ؛
(2) حدد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق حسب احتياجاتك؛
(3) إذا كنت ترغب في إضافة تذكير لهذا البريد الإلكتروني، ففعّل خيارتذكير، ثم حدد تاريخ التذكير والوقت المناسبين لك.

3. انقر على زرموافق.

4. اكتب بريدك الإلكتروني وأرسله.

1.2 علّم تلقائيًا جميع رسائل البريد الصادرة

إذا كنت ترغب في وضع علامة تلقائية على جميع رسائل البريد الصادرة، يمكنك بسهولة إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك.

1. في طريقة عرض البريد، انقر فوقالصفحة الرئيسية > القواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، انقر فوققاعدة جديدةضمن علامة التبويبقواعد البريد الإلكتروني.

3. في معالج القواعد، انقر لتحديدتطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها، ثم انقر فوق زرالتالي.

4. في معالج القواعد الثاني، لا تُحدِّد أي شروط، وانقر مباشرةً فوقالتالي. بعد ذلك، عند ظهور مربع حوار Microsoft Outlook المنبثق، انقر فوقنعمللمتابعة.

ملاحظات: إذا كنت ترغب في إضافة علامات فقط إلى الرسائل التي تستوفي شروطًا معيّنة، فحدّد الخيارات المطلوبة وعيّن الشروط، ثم انقر فوق زرالتالي.

5. في معالج القواعد الثالث:
(1) فعّل خيارعلّم الرسالة للمتابعة خلال عدد من الأيامفي قسمالخطوة 1؛
(2) انقر فوق النص المسطّرخلال عدد من الأيامفي قسمالخطوة 2؛
(3) بعد ظهور مربع حوار «علّم الرسالة»، حدّد نص العلامة ومدة التذكير حسب حاجتك، ثم انقر فوقموافق؛
(4) الآن ستعود إلى معالج القواعد، فانقر فوقالتالي.

6. في معالج القواعد الرابع، انقر مباشرةً فوقالتالي.

نصائح: هنا يمكنك تعيين استثناءات لتشغيل هذه القاعدة. وإذا لزم الأمر، فحدّد استثناءات القاعدة وفقًا لاحتياجاتك.

7. في معالج القواعد الأخير، سمِّ القاعدة، وحدِّد خيارات تشغيلها، ثم انقر فوق زرإنهاء.

أحيانًا يظهر مربع حوار تحذيري من Microsoft Outlook، فانقر فوق زرموافقلإغلاقه.

8. بعد ذلك، اعد إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات وانقرموافقلإغلاقه.

ابتداءً من الآن، سيتم وضع علامة تلقائيًا على جميع رسائل البريد الصادرة.

ملاحظات:
(1) لن تُطبِّق القاعدة علامةً على رسائل البريد الصادرة إذا أغلقتَ Outlook.
(2) ستُضيف القاعدة العلامة فقط إلى الرسالة المرسَلة في Outlook الخاص بالمرسِل، ولن يتلقّى المستلمون أي معلومات عن العلامة.

2.1 وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني واحدة كمهمة

عند كتابتك رسالة بريد إلكتروني جديدة أو عند الرد على رسالة أو إعادة توجيهها في Outlook، يمكنك بسهولة إضافة أولوية للرسالة أو تعديلها.
في نافذة الرسالة الجديدة أو رسالة الرد أو إعادة التوجيه، انقر على زرأهمية عاليةأوأهمية منخفضةلتعيين الأولوية فورًا للرسالة التي تقوم بتحريرها الآن.

ملاحظات:
(1) إذا كان زرأهمية عاليةأوأهمية منخفضةمُظلَّلًا بالفعل، يمكنك النقر عليه مرة أخرى لإلغاء أولوية الأهمية من الرسالة.

(2) بدلاً من ذلك، يمكنك النقر على الرابطفي الزاوية السفلية اليمنى لمجموعةالعلاماتفي تبويبالرسالةلفتح مربع حوار الخصائص، ثم تحديد أولوية الأهمية من القائمة المنسدلةالأهمية، وأخيرًا إغلاق المربع.

(3) بالمناسبة، في نافذة الرسالة الجديدة أو رسالة الرد أو إعادة التوجيه، يمكنك أيضًا النقر علىملف > معلومات > خصائصلفتح مربع حوار الخصائص، ثم تحديد أولوية الأهمية من قائمةالأهميةالمنسدلة.

(4) عندما تكون رسالة الرد أو إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، يمكنك النقر مباشرةً على زرأهمية عاليةأوأهمية منخفضةفي تبويبالرسالة(أدوات التأليف)Compose Tools).

2.2 وضع علامة تلقائية على جميع إنشاء بريد إلكتروني جديد كمهمة

إذا كنت ترغب في وضع علامة على جميع رسائل البريد الصادرة كأولوية عالية تلقائيًا، فيمكنك ضبط خيارات Outlook كما يلي:

1. في طريقة عرض البريد، انقر علىملف > خياراتلفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىالبريدفي الشريط الجانبي الأيسر، ثم انتقل إلى قسمإرسـال الرسائل، وحدّد مستوى الأهمية الافتراضي من قائمةمستوى الأهمية الافتراضيالمنسدلة.

3. انقر على زرموافق.

ابتداءً من الآن، سيتم وضع علامة تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة والردود التي تُرسِلها وفقًا لمستوى الأهمية الافتراضي المحدَّد. ومع ذلك، ستظل رسائل إعادة التوجيه تحتفظ بمستوى الأهمية الخاص بالرسائل الأصلية.

2.3 ملاحظات

عندما يتلقّى المستلمون رسائل بريد إلكتروني تحمل مستويات أولوية مختلفة، سيلاحظون أن رسائل الأولوية العالية مُعلَّمة بعلامات تعجب حمراء، بينما تظهر رسائل الأولوية المنخفضة مُعلَّمة بأسهم زرقاء متجهة للأسفل في قائمة الرسائل، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

عندما يطّلع المستلمون على الرسائل في لوحة القراءة أو نوافذ الرسائل، تظهر معلومات مستوى الأهمية أسفل رأس الرسالة، كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه.

3.1 وضع علامة على رسالة كسرية أو خاصة أو شخصية أو عادية

في نوافذ الرسائل الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، يمكننا بسهولة تعيين حالة الحساسية للرسالة الحالية كما يلي:

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر علىملف > معلومات > خصائصلفتح مربع حوار الخصائص.

نصائح:
(1) بدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا فتح مربع حوار الخصائص بالنقر على الرابطفي الزاوية السفلية اليمنى لمجموعةالعلاماتفي تبويبالرسالة.

(2) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، يمكنك النقر على الرابط في الزاوية السفلية اليمنى لمجموعةالعلاماتفي تبويبالرسالة(أدوات التأليف)Compose Tools).

2. في مربع حوار الخصائص، اختر حالة الحساسية من قائمةالحساسيةالمنسدلة حسب حاجتك، ثم أغلق المربع.

تم الآن تعيين حالة الحساسية للرسالة الحالية، ويمكنك بعد ذلك تأليفها وإرسالها حسب الحاجة.

3.2 وضع علامة تلقائية على جميع إنشاء بريد إلكتروني جديد كسرية أو خاصة أو شخصية أو عادية

يمكنك أيضًا ضبط إعدادات Outlook لإضافة حالة الحساسية المحددة تلقائيًا إلى كل رسالة بريد إلكتروني جديدة تُنشئها.

1. في طريقة عرض البريد، انقر علىملف > خياراتلفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر علىالبريدفي الشريط الجانبي الأيسر، ثم انتقل إلى قسمإرسال الرسائلوحدد مستوى الحساسية الافتراضي الذي تريده.

3. انقر على زرموافق.

ابتداءً من الآن، سيتم تعيين حالة الحساسية الافتراضية تلقائيًا لجميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي يتم إنشاؤها.

نصائح: ستُحافظ الردود وإعادة التوجيه على حالة الحساسية الخاصة بالرسائل الأصلية.

3.3 ملاحظات

1. عندما يتلقى المستلمون رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تصنيف حساسية، سيشاهدون معلومات هذا التصنيف أسفل رأس الرسالة عند قراءتها في لوحة القراءة أو نافذة الرسالة.

2. لن يتم إعادة توجيه رسالة ذات مستوى حساسيةخاصةأو إعادة إرسالها عبر قواعد صندوق الوارد الخاصة بالمستلم.

يمكنك أيضًا إضافة فئة واحدة أو أكثر إلى رسالة جديدة أو رسالة رد أو رسالة معاد توجيهها في Outlook.

4.1 تصنيف رسالة بريد إلكتروني واحدة

في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، يمكنك إضافة فئة واحدة أو أكثر للرسالة كما يلي:

1. في نافذة الرسالة الجديدة أو الرد أو إعادة التوجيه، انقر علىملف > معلومات > خصائصلفتح مربع حوار الخصائص.

نصائح:

(1) يمكنك أيضًا النقر على الرابطفي الزاوية السفلية اليمنى لمجموعةالعلاماتفي تبويبالرسالةلفتح مربع حوار الخصائص.

(2) إذا كانت الردود أو رسائل إعادة التوجيه مضمنة في لوحة القراءة، يمكنك النقر على الرابط الموجود في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعةالعلاماتضمن علامة تبويبالرسالة (أدوات التأليف) لفتح مربع حوار الخصائص.

2. في مربع حوار الخصائص، اختر الفئات من القائمة المنسدلةالفئاتوفقًا لاحتياجاتك، ثم أغلق مربع الحوار.

نصائح:
(1) يمكنك اختيار فئة لون واحدة من القائمة المنسدلةالفئاتفي كل مرة، ثم تكرار العملية لإضافة فئات ألوان متعددة.

(2) يمكنك أيضًا النقر علىالفئات > جميع الفئاتلفتح مربع حوار فئة اللون. بعد ذلك، يمكنك في المربع الجديد إنشاء فئات أو إعادة تسميتها أو حذفها حسب الحاجة، بل وحتى تحديد فئات متعددة دفعة واحدة إذا لزم الأمر.

(3) في مربع حوار الخصائص، انقر علىالفئات > مسح جميع الفئاتلإزالة جميع الفئات الموجودة من رسالة البريد الإلكتروني الحالية التي تقوم بتحريرها.
ثم صَغ الرسالة وأرسلها حسب حاجتك.

4.2 تصنيف جميع إنشاء بريد إلكتروني جديد تلقائيًا

في بعض الحالات، قد ترغب في تصنيف جميع رسائل البريد الصادرة تلقائيًا أو وفق معايير مخصصة، ويمكنك إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك بسهولة.

1. في طريقة عرض البريد، انقر علىالصفحة الرئيسية > القواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر على زرقاعدة جديدةالموجود تحت علامة التبويبقواعد البريد الإلكتروني.

3. في معالج القواعد، انقر لتحديد خيارتطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها، ثم انقر على زرالتالي.

4. في معالج القواعد الثاني، انقر على زرالتاليدون تحديد أي شروط، ثم انقر على زرنعمفي مربع حوار Microsoft Outlook.

نصائح: إذا كنت بحاجة إلى تصنيف الرسائل وفق معايير محددة، يمكنك تحديد الشروط المناسبة وتخصيصها بالشكل الذي يناسبك.

5. في معالج القواعد الثالث، يُرجى اتباع الخطوات التالية:
(1) حدد خيارتعيينه إلى فئة الفئةفي قسمالخطوة 1؛
(2) انقر على النص المسطّر “فئة” في قسمالخطوة 2؛
(3) بعد ذلك، سيظهر مربع حوار فئة اللون. يُرجى تحديد فئة واحدة أو فئات متعددة حسب حاجتك؛
(4) انقر على زرموافق؛
(5) انقر على زرالتاليفي معالج القواعد.

6. في معالج القواعد الرابع، حدِّد الاستثناءات إذا لزم الأمر، ثم انقر على زرالتالي.

7. في معالج القواعد الأخير، سمِّ القاعدة الجديدة في قسمالخطوة 1، وحدِّد خيارات التشغيل حسب رغبتك في قسمالخطوة 2، ثم انقر على زرإنهاء.

ملاحظة: إذا ظهر مربع تحذير من Microsoft Outlook، يُرجى النقر على زرموافقللمتابعة.

8. الآن، بعد أن عادت إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر على زرموافقلحفظ التغييرات وإغلاقه.

ابتداءً من الآن، سيتم تطبيق فئة اللون المحددة تلقائيًا على جميع رسائل البريد الصادرة (أو الرسائل التي تستوفي المعايير التي حددتها).
نصائح: يتطلب ذلك تشغيل Outlook بانتظام. فإذا لم يكن Outlook قيد التشغيل، فلن تقوم القاعدة بتصنيف رسائل البريد الصادرة.

4.3 ملاحظات

سيتم إرسال الفئات مع رسائل البريد الإلكتروني إلى المستلمين، وعند استلام هذه الرسائل في Outlook، سيظهر للمستلمين لون الفئة بجانب الرسالة في قائمة الرسائل، وكذلك أعلى محتوى الرسالة في لوحة القراءة أو نافذة الرسالة.