علامات البريد الإلكتروني – العلامات، مستوى الأهمية، مستوى الحساسية، والفئات

1.1 إضافة علامة متابعة أو تذكير إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

عند إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه بريد إلكتروني في نافذة الرسالة، يمكنك بسهولة إضافة علامات المتابعة أو علامات مخصصة أو تذكير إلى البريد الإلكتروني.

1.1.1 إضافة علامة متابعة إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، انقر على البريد الإلكتروني > يحتاج متابعة، ثم اختر العلامة المناسبة من القائمة المنسدلة حسب حاجتك.

ستلاحظ ظهور معلومات العلامة أعلى رأس البريد الإلكتروني كما هو موضح في الصورة التالية:

ملاحظة:
(1) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مدمجة في لوحة القراءة، يجب النقر على زر "فتح نافذة جديدة" لإظهار الرسالة في نافذة منفصلة.

(2) بعد إرسال هذا البريد الإلكتروني، ستظهر علامة المتابعة  تلقائيًا بجانب البريد المرسل في قائمة الرسائل، وسيتم أيضًا إضافة البريد المرسل إلى قائمة المهام تلقائيًا.

(3) هذه الأنواع من علامات المتابعة تعمل فقط في Outlook الخاص بالمرسلين. لن يتلقى المستلمون علامات المتابعة.

1.1.2 إضافة علامة مخصصة أو تذكير إلى بريد إلكتروني واحد قبل الإرسال

إذا كنت بحاجة لإضافة علامة مخصصة أو تذكير للبريد الإلكتروني الجاري إنشاؤه أو الرد عليه أو إعادة توجيهه، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، انقر على البريد الإلكتروني > يحتاج متابعة > مخصص أو إضافة تذكير حسب حاجتك.

ملاحظات: إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مدمجة في لوحة القراءة، يجب النقر أولاً على زر "فتح نافذة جديدة" لإظهار الرسالة في نافذة منفصلة.

2. في مربع الحوار "مخصص"، انتقل إلى قسم علامة لي ، ثم قم بما يلي:
(1) اكتب نص العلامة في مربع علامة إلى ؛
(2) حدد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق حسب حاجتك؛
(3) إذا كنت بحاجة لإضافة تذكير للبريد الإلكتروني، فعّل خيار تذكير ، وحدد تاريخ ووقت التذكير حسب حاجتك.

3. انقر على زر "موافق".

4. قم بكتابة وإرسال البريد الإلكتروني.

1.2 وضع علامة تلقائية على جميع الرسائل الصادرة

إذا كنت بحاجة لوضع علامة تلقائية على جميع الرسائل الصادرة، يمكنك إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك.

1. في عرض البريد، انقر على الصفحة الرئيسية > قواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع الحوار "القواعد والتنبيهات"، انقر على قاعدة جديدة تحت تبويب قواعد البريد الإلكتروني .

3. في معالج القواعد، انقر لتحديد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها، ثم انقر على زر التالي .

4. في معالج القواعد الثاني، لا تحدد أي شروط، ثم انقر على التالي مباشرة. ثم في مربع حوار Microsoft Outlook المنبثق، انقر على نعم للمتابعة.

ملاحظات: إذا كنت ترغب في إضافة علامات فقط للرسائل التي تحقق شروطًا معينة، يمكنك تحديد الخيارات المناسبة وتحديد الشروط، ثم النقر على زر التالي.

5. في معالج القواعد الثالث:
(1) فعّل خيار وضع علامة على الرسالة للإجراء خلال عدد من الأيام في قسم الخطوة1 ؛
(2) انقر على النص المسطر الإجراء خلال عدد من الأيام في قسم الخطوة2 ؛
(3) في مربع الحوار "وضع علامة على الرسالة" المنبثق، حدد نص العلامة ومدة التذكير حسب حاجتك، ثم انقر على موافق;
(4) الآن سيعود إلى معالج القواعد، وانقر على التالي.

6. في معالج القواعد الرابع، انقر على "التالي" مباشرة.

ملاحظة: هنا يمكنك تعيين استثناءات لتشغيل هذه القاعدة. إذا لزم الأمر، حدد استثناءات القاعدة حسب حاجتك.

7. في معالج القواعد الأخير، قم بتسمية القاعدة، وحدد خيارات تشغيل القاعدة، ثم انقر على زر نهاية .

أحيانًا، قد يظهر مربع حوار تحذير من Microsoft Outlook، انقر على زر "موافق" لإغلاقه.

8. ثم نعود إلى مربع الحوار "القواعد والتنبيهات"، انقر على "موافق" لإغلاقه.

من الآن فصاعدًا، سيتم وضع علامة تلقائية على جميع الرسائل الصادرة.

ملاحظات:
(1) لن تقوم القاعدة بوضع علامة على الرسائل الصادرة إذا تم إغلاق Outlook.
(2) ستضيف القاعدة العلامة فقط على العنصر المرسل في Outlook الخاص بالمرسل، ولن يتلقى المستلمون معلومات العلامة.

2.1 وضع علامة الأهمية على بريد إلكتروني واحد

عند إنشاء بريد إلكتروني جديد أو الرد/إعادة التوجيه في Outlook، يمكنك إضافة أو تغيير أولوية البريد الإلكتروني.
في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، انقر على زر أولوية عالية أو أولوية منخفضة لتعيين أولوية للبريد الإلكتروني الجاري تحريره مباشرة.

ملاحظات:
(1) إذا كان زر أولوية عالية أو أولوية منخفضة مفعّل بالفعل، يمكنك النقر عليه مرة أخرى لإلغاء أولوية الأهمية من البريد الإلكتروني.

(2) بدلاً من ذلك، يمكنك النقر على رمز التثبيت  في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة العلامات على تبويب البريد الإلكتروني لتمكين مربع حوار الخصائص، وتحديد أولوية الأهمية من القائمة المنسدلة، ثم إغلاق مربع الحوار. الأهمية ، ثم إغلاق مربع الحوار.

(3) أيضًا، في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، يمكنك النقر على ملف > معلومات > خصائص لفتح مربع حوار الخصائص، ثم تحديد أولوية الأهمية من قائمة الأهمية المنسدلة.

(4) عندما تكون رسالة الرد أو إعادة التوجيه مدمجة في لوحة القراءة، يمكنك النقر على زر أولوية عالية أو أولوية منخفضة على تبويب البريد الإلكتروني (أدوات الإنشاء) مباشرة.

2.2 وضع علامة الأهمية تلقائيًا على جميع الرسائل الجديدة

إذا كنت ترغب في وضع علامة أولوية عالية تلقائيًا على جميع الرسائل الصادرة، يمكنك ضبط خيارات Outlook كما يلي:

1. في عرض البريد، انقر على ملف > الخيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر على البريد في الشريط الجانبي الأيسر، وانتقل إلى قسم إرسال الرسائل ، وحدد الأهمية الافتراضية من قائمة مستوى الأهمية الافتراضي المنسدلة.

3. انقر على زر "موافق".

من الآن فصاعدًا، سيتم وضع علامة الأهمية الافتراضية تلقائيًا على جميع الرسائل الجديدة والردود التي ترسلها. ومع ذلك، ستحتفظ رسائل إعادة التوجيه بمستوى الأهمية الخاص بالبريد الأصلي.

2.3 ملاحظات

عند استلام المستلمين رسائل بريد إلكتروني بعلامات أولوية مختلفة، سيلاحظون أن الرسائل عالية الأهمية تظهر بعلامة تعجب حمراء  ، بينما تظهر الرسائل منخفضة الأهمية بسهم أزرق متجه للأسفل  في قائمة الرسائل كما هو موضح في الصورة أدناه.

عند قراءة المستلمين للرسائل في لوحة القراءة أو نافذة الرسائل، ستظهر معلومات مستوى الأهمية أسفل رأس الرسالة كما هو موضح أعلاه.

3.1 وضع علامة سرية أو خاصة أو شخصية أو عادية على رسالة

في نوافذ إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه الرسائل الجديدة، يمكنك بسهولة تعيين حالة الحساسية للبريد الإلكتروني الحالي كما يلي:

1. في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، انقر على ملف > معلومات > خصائص لفتح مربع حوار الخصائص.

ملاحظة:
(1) بدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا فتح مربع حوار الخصائص بالنقر على رمز التثبيت  في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة العلامات على تبويب البريد الإلكتروني .

(2) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مدمجة في لوحة القراءة، يمكنك النقر على رمز التثبيت  في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة العلامات على تبويب البريد الإلكتروني (أدوات الإنشاء).

2. في مربع حوار الخصائص، اختر حالة الحساسية من قائمة الحساسية المنسدلة حسب حاجتك، ثم أغلق مربع الحوار.

الآن تم تعيين حالة الحساسية للبريد الإلكتروني الحالي، ثم قم بكتابة الرسالة وإرسالها حسب حاجتك.

3.2 وضع علامة تلقائية سرية أو خاصة أو شخصية أو عادية على جميع الرسائل الجديدة

يمكنك أيضًا ضبط خيارات Outlook لإضافة حالة الحساسية المحددة تلقائيًا لجميع الرسائل الجديدة.

1. في عرض البريد، انقر على ملف > الخيارات لفتح مربع حوار خيارات Outlook.

2. في مربع حوار خيارات Outlook، انقر على البريد في الشريط الجانبي الأيسر، انتقل إلى إرسال الرسائل ، وحدد مستوى الحساسية الافتراضي حسب حاجتك.

3. انقر على زر "موافق".

من الآن فصاعدًا، سيتم تعيين حالة الحساسية الافتراضية تلقائيًا لجميع الرسائل الجديدة.

ملاحظة: ستحتفظ الردود وإعادة التوجيه بحالة الحساسية الخاصة بالبريد الأصلي.

3.3 ملاحظات

1. عند استلام المستلمين رسالة بريد إلكتروني بحالة حساسية، سيظهر لهم معلومات حالة الحساسية أسفل رأس الرسالة عند قراءتها في لوحة القراءة أو نافذة الرسائل.

2. الرسالة التي تحمل مستوى حساسية "خاصة" لن يتم إعادة توجيهها أو تحويلها بواسطة قواعد صندوق الوارد الخاصة بالمستلم.

يمكننا أيضًا إضافة فئة واحدة أو أكثر للبريد الإلكتروني الجديد أثناء الإنشاء أو الرد أو إعادة التوجيه في Outlook.

4.1 تصنيف بريد إلكتروني واحد

في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، يمكنك إضافة فئة واحدة أو أكثر للبريد الإلكتروني كما يلي:

1. في نافذة إنشاء أو الرد أو إعادة توجيه رسالة جديدة، انقر على ملف > معلومات > خصائص لفتح مربع حوار الخصائص.

ملاحظة:

(1) يمكنك أيضًا النقر على رمز التثبيت  في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة العلامات على تبويب البريد الإلكتروني لفتح مربع حوار الخصائص.

(2) إذا كانت رسالة الرد أو إعادة التوجيه مدمجة في لوحة القراءة، يمكنك النقر على رمز التثبيت  في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة العلامات على تبويب البريد الإلكتروني (أدوات الإنشاء) لفتح مربع حوار الخصائص.

2. في مربع حوار الخصائص، حدد الفئات من قائمة الفئات المنسدلة حسب حاجتك، ثم أغلق مربع الحوار.

ملاحظة:
(1) يمكنك تحديد فئة لون واحدة من قائمة الفئات المنسدلة في كل مرة، وكرر العملية لإضافة عدة فئات ألوان.

(2) يمكنك أيضًا النقر على الفئات > جميع التصنيفات لفتح مربع حوار فئات الألوان. وفي مربع الحوار الجديد، يمكنك إنشاء أو إعادة تسمية أو حذف الفئات حسب حاجتك، أو تحديد عدة فئات دفعة واحدة إذا لزم الأمر.

(3) في مربع حوار الخصائص، انقر على الفئات > مسح الكل لإزالة جميع الفئات الحالية من البريد الإلكتروني الجاري تحريره.
ثم قم بكتابة وإرسال البريد الإلكتروني حسب حاجتك.

4.2 تصنيف جميع الرسائل الجديدة تلقائيًا

في بعض الحالات، قد تحتاج إلى تصنيف جميع الرسائل الصادرة تلقائيًا، أو الرسائل الصادرة حسب معايير معينة، ويمكنك إنشاء قاعدة لتحقيق ذلك.

1. في عرض البريد، انقر على الصفحة الرئيسية > قواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

2. في مربع الحوار "القواعد والتنبيهات"، انقر على زر قاعدة جديدة تحت تبويب قواعد البريد الإلكتروني .

3. في معالج القواعد، انقر لتحديد خيار تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها ، ثم انقر على زر التالي .

4. في معالج القواعد الثاني، انقر على زر التالي دون تحديد أي شروط، ثم انقر على زر نعم في مربع حوار Microsoft Outlook.

ملاحظة: إذا كنت بحاجة لإضافة فئات للرسائل حسب معايير معينة، يمكنك تحديد الشروط المناسبة وتكوينها حسب حاجتك.

5. في معالج القواعد الثالث، يرجى القيام بما يلي:
(1) فعّل خيار تعيينها إلى الفئة الفئة في قسم الخطوة1 ؛
(2) انقر على النص المسطر "الفئة" في قسم الخطوة2 ؛
(3) الآن سيظهر مربع حوار فئات الألوان، يرجى تحديد فئة أو أكثر حسب حاجتك؛
(4) انقر على زر موافق ؛
(5) انقر على زر التالي في معالج القواعد.

6. في معالج القواعد الرابع، حدد الاستثناءات إذا لزم الأمر، ثم انقر على زر التالي.

7. في معالج القواعد الأخير، قم بتسمية القاعدة الجديدة في قسم الخطوة1 ، وحدد خيارات التشغيل حسب حاجتك في قسم الخطوة2 ، ثم انقر على زر نهاية .

ملاحظة: إذا ظهر مربع حوار تحذير من Microsoft Outlook، يرجى النقر على زر "موافق" للمتابعة.

8. الآن سيعود إلى مربع الحوار "القواعد والتنبيهات"، انقر على زر "موافق" لحفظ التغييرات وإغلاقه.

من الآن فصاعدًا، سيتم إضافة الفئات اللونية المحددة تلقائيًا لجميع الرسائل الصادرة (أو الرسائل التي تحقق المعايير إذا تم تحديدها).
ملاحظة: يتطلب ذلك تشغيل Outlook بشكل منتظم. إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل، فلن تقوم القاعدة بتصنيف الرسائل الصادرة.

4.3 ملاحظات

سيتم إرسال الفئات مع الرسائل إلى المستلمين. عند استلام المستلمين لهذه الرسائل في Outlook، سيظهر لهم الفئات اللونية بجانب البريد الإلكتروني في قائمة الرسائل، وفي أعلى محتوى الرسالة في لوحة القراءة أو نافذة الرسائل.