إنشاء قائمة بريدية وإرسال رسائل إلكترونية بسهولة في Excel

هل سبق لك أن حاولت إرسال رسائل إلكترونية إلى قائمة من عناوين البريد الإلكتروني بنفس محتوى الرسالة ولكن بعناوين شخصية مختلفة؟ في الواقع، يمكن التعامل مع هذه المشكلة باستخدام ميزة دمج المراسلات في Word، لكن العملية معقدة للغاية ومزعجة. ومع ذلك، باستخدام Kutools لـ Excel، يمكن لميزتي إنشاء قائمة بريدية و إرسال رسائل إلكترونية إنشاء قائمة بريدية وإرسال رسائل إلكترونية بسرعة وسهولة في Excel.

إنشاء قائمة بريدية في Excel

إرسال رسائل إلكترونية من Excel

تكوين إعدادات خادم البريد الإلكتروني

إنشاء قائمة بريدية في Excel

في ثلاث خطوات فقط، يمكنك إنشاء قائمة بريدية كاملة بسهولة باستخدام ميزة إنشاء قائمة بريدية، وهي أسهل بكثير من إنشاء قائمة بريدية في Word.

1. قم بتفعيل Excel، ثم انقر على Kutools Plus > إنشاء قائمة بريدية. انظر إلى لقطة الشاشة:

2. في نافذة إنشاء قائمة بريدية التي ستظهر، قم بالعمليات التالية أدناه.

1) اختر الحقول التي تحتاجها في قسم الأعمدة الخاصة بقائمة المراسلة.

2) حدد عدد الملفات المرفقة.

3) اختر الموقع الذي تريد وضع قائمة المراسلة فيه، وحدد ورقة عمل جديدة لوضع قائمة المراسلة في ورقة عمل جديدة، وإذا حددت الخيار ورقة عمل موجودة يمكنك النقر على لتحديد خلية لوضع القائمة فيها.

3. انقر على إنشاء، وبعد ذلك سيتم إنشاء جدول قائمة المراسلة. انظر إلى لقطة الشاشة:

4. بعد ذلك، كل ما عليك فعله هو إضافة معلومات المستلمين، المواضيع ذات الصلة، ومسارات حفظ المرفقات في جدول قائمة المراسلة كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

إرسال رسائل إلكترونية من Excel

بعد إنشاء جدول قائمة المراسلة وإدخال المعلومات، يمكنك إرسال رسائل إلكترونية مخصصة إلى عدة مستلمين باستخدام ميزة إرسال رسائل إلكترونية من Kutools لـ Excel داخل Excel.

1. حدد جدول قائمة المراسلة، ثم انقر على Kutools Plus> إرسال رسائل إلكترونية. انظر إلى لقطة الشاشة:

2. بعد ذلك، في نافذة إرسال رسائل إلكترونية، حدد الإعدادات التالية:

1) حدد المستلمين، المرفقات، والعنوان من كل قائمة منسدلة.

2) اختر الحقل الذي ترغب في إدراجه في نص الرسالة من القائمة المنسدلة قبل إدراج العنصر النائب, ثم انقر على إدراج العنصر النائب لإدراجها بنجاح.

3) أدخل وقم بتنسيق نص الرسالة في لوحة النص الكبيرة كما تحتاج.

3. حدد وضع إرسال البريد الإلكتروني. بشكل افتراضي، إرسال البريد الإلكتروني عبر Outlook هو الخيار المختار. إذا كنت ترغب في تحديد وضع آخر لإرسال البريد الإلكتروني، يرجى إلغاء تحديد إرسال البريد الإلكتروني عبر Outlook, ثم انقر على إعدادات SMTP الخيار، ثم انقر على جديد زر في نافذة إعدادات SMTP ، وحدد إعدادات الخادم الصادر في النافذة المنبثقة. بعد ذلك يمكنك تحديد مربع حفظ الرسائل المرسلة في لحفظ عناصر البريد الإلكتروني في مجلد بعد كل عملية إرسال. ويمكنك أيضًا تحديد الفاصل الزمني للإرسال أثناء إرسال الرسائل بناءً على قائمة المراسلة. انقر على موافق, ستظهر نافذة لتتمكن من إدخال اسم وملاحظة للمخطط الجديد. انقر على موافق لإنهاء العملية. انظر إلى لقطة الشاشة:

4. انقر على إرسال. ستظهر نافذة لتذكرك بعدد الرسائل الإلكترونية التي تم إرسالها بنجاح، انقر على موافق لإغلاقها. انظر إلى لقطة الشاشة:

الآن سيتم إرسال الرسائل الإلكترونية عبر أنماط الإرسال المحددة.

ملاحظة:

1. يمكنك حفظ نص الرسالة الحالي كملف HTML عن طريق تصدير القالب, واستيراد نص الرسالة من ملف HTML معين عن طريق استيراد القالب.

2. يمكنك استخدام إعدادات توقيع Outlook أو إرسال رسائل إلكترونية من عناوين بريد إلكتروني أخرى عن طريق النقر على زر الخيارات الزر.

3. بشكل افتراضي، إرسال البريد الإلكتروني عبر Outlook هو الخيار المحدد كنمط إرسال البريد الإلكتروني، مما يعني أن الرسائل الإلكترونية سيتم إرسالها بواسطة الحساب الافتراضي الخاص بـ Outlook. إذا كنت ترغب في إرسال رسائل إلكترونية من حساب بريد إلكتروني محدد آخر قبل تطبيق هذه الميزة، يمكنك النقر على الرابط في مجموعة المراسلة على Kutools Plus التبويب لفتح نافذة إعدادات SMTP لتعيين حساب جديد ترغب في استخدامه لإرسال رسائل إلكترونية أو تعديل الحسابات الموجودة، كما يمكنك النقر على إعدادات خادم SMTP للصناديق البريدية المشتركة لمعرفة كيفية تعيين الصناديق البريدية في موقع جديد. انظر إلى لقطة الشاشة:

تلميح: بشكل افتراضي، عندما يكون خيار إرسال البريد الإلكتروني عبر Outlook مفعلاً، يتم أيضًا تفعيل خيار استخدام إعدادات توقيع Outlook، يمكنك إلغاء تفعيله حسب الحاجة.

تكوين إعدادات خادم البريد الإلكتروني

لإرسال رسائل إلكترونية باستخدام خادم Office365:

لإرسال رسائل إلكترونية باستخدام خادم Gmail:

1. تشغيل إعدادات التطبيقات الأقل أمانًا كمسؤول المجال البريدي

2. تشغيل إعدادات التطبيقات الأقل أمانًا كمستخدم صندوق بريد

عرض توضيحي: إنشاء قائمة بريدية وإرسال رسائل إلكترونية بسهولة وسرعة في Excel