قوالب Kutools - إنشاء القوالب وإدارتها في Outlook بسهولة

واجهة مستخدم بديهية ✨

تتميّز Kutools بواجهة نظيفة وبديهية تُسهّل عليك العثور على القوالب التي تحتاجها واستخدامها بسلاسة، كما يُبسّط تصميمها سهل الاستخدام تجربة كتابة البريد الإلكتروني من البداية إلى النهاية.

أدوات إدارة قوية ⚙️

تقدم Kutools خيارات إدارة متقدمة تتيح لك حذف القوالب أو إعادة تسميتها أو تصنيفها بسرعة، مع دعم الإدارة الجماعية لتحسين الكفاءة والراحة بشكل كبير.

خيارات متنوعة لإدراج المحتوى 🖼️

بالإضافة إلى النص العادي، تدعم Kutools إدراج الصور والجداول والرسومات، مما يمكّنك من إنشاء رسائل بريد إلكتروني أكثر ثراءً ومظهرًا احترافيًا مع تعزيز جاذبيتها البصرية.

تحرير وصيانة بلا جهد ✏️

يمكنك تحديث محتوى القالب في أي وقت—سواء بتحرير النصوص، أو استبدال الصور، أو ضبط التنسيق—دون التأثير على الفئات الحالية أو القوالب الأخرى. وتطبَّق جميع التغييرات فورًا، مما يحافظ على تنظيم مكتبتك ويجعلها دائمًا مُحدَّثة.

استيراد وتصدير القالب 🔄

تتيح لك Kutools استيراد القوالب وتصديرها، مما يسهّل النسخ الاحتياطي أو نقلها بين الأجهزة وإصدارات Outlook المختلفة—ليوفّر لك مرونةً أكبر وأمانًا أفضل لبياناتك.

تنقسم لوحة القوالب إلى قسمين رئيسيين صُمِّما خصيصًا لمساعدتك على تنظيم المحتوى الذي تستخدمه بكثرة والوصول إليه بسلاسة وكفاءة.

1. قسم الفئات (المنطقة العلوية)

يعرض هذا القسم ويدير جميع فئات القوالب المضمنة، مثل خانة الاختيار (Checkbox) والعامة (General) والتوقيع (Signature)، إلى جانب أي فئات مخصصة أنشأتها.

ضمن هذه المنطقة، يمكنك:

• إضافة فئات جديدة أو إعادة تسمية الفئات الحالية
• انقل الفئات لأعلى أو لأسفل لضبط ترتيب عرضها، مع الحفاظ على الفئات المستخدمة بكثرة في متناول يدك بسهولة
• احذف الفئات التي لم تعد بحاجة إليها
• يدعم الاستيراد والتصدير الجماعي للقوالب، مما يسهّل نسخها احتياطيًّا أو نقلها أو مشاركتها عبر أجهزة مختلفة.
• حدّث قائمة القوالب لضمان عرض أحدث التحديثات فورًا.
• استخدم مربع البحث للعثور بسرعة على قوالب محددة

2. قسم محتوى القوالب (المنطقة السفلية)

يعرض هذا القسم جميع القوالب المتاحة ضمن الفئة المحددة حاليًا بتصميمٍ واضح وبديهي، ليُسهّل عليك التعرّف السريع على محتوى كل قالب واختيار الأنسب لك وإدراجه بكفاءة.

ضمن هذه المنطقة، يمكنك:

• إضافة قوالب جديدة
• تحرير القوالب الحالية من خلال تحديث النصوص أو الصور أو التنسيق
• احذف القوالب التي لم تعد تستخدمها
• رتّب القوالب في القائمة بترتيبٍ تصاعدي أو تنازلي لتسهيل العثور على المحتوى الذي تحتاجه بكفاءة أكبر.
• اضبط حجم عرض الصور المصغّرة لرؤية أوضح
• أدخل وضع التحرير لإدارة القوالب بشكل جماعي

معًا، يوفّر هذان القسمان بيئةً منظمةً وعاليةَ الكفاءة لإدارة القوالب، تُمكّنك من إنشاء المحتوى وتنظيمه وإعادة استخدامه بسهولة، مع تحسينٍ ملحوظٍ في سير عمل كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

تلميح:

تدعم لوحة القوالب في Outlook كلًا من لوحة القراءة ونوافذ الرسائل المنبثقة الخاصة بالرسائل الجديدة والردود والإعادات. وعند النقر فوق زر القالب، تكون الأنواع الأربعة مفعّلة افتراضيًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد المكان الذي ترغب في أن تظهر فيه لوحة الموارد تلقائيًا. للقيام بذلك، انقر فوق قائمةKutools > القالبالمنسدلة، ثم اختر اللوحة أو النافذة التي ترغب في عرض لوحة القوالب فيها.

إنشاء قالب جديد

1. حدد المحتوى الذي تريد حفظه كقالب، ثم انقر فوق الزر، كما في لقطة الشاشة:
   
2. في مربع حوار قالب جديد:
   (1) أدخل اسمًا للقالب الجديد فيحقل الاسم؛
   (2) بعد ذلك، حدّد فئة لوضع القالب الجديد من القائمة المنسدلة. ويمكنك إنشاء فئة جديدة مباشرةً بالنقر فوق زرفئة جديدة، ثم إدخال اسم فئتك.
   (3) انقر فوق زرإضافة.
   
3. تم إنشاء القالب فورًا! يمكنك معاينته الآن في لوحةمكتبة الموارد. انظر لقطة الشاشة:
   

استخدام قالب في بريدك الإلكتروني

بمجرد إنشاء قالب، يمكنك الوصول إليه من أي نافذة لكتابة بريد إلكتروني في أي وقت. سواءً كنت تكتب رسالة جديدة أو ترد على رسالة أو تعيد إرسالها، ما عليك سوى النقر على القالب لإدراج محتواه فورًا.

1. انقر على الموضع في نص الرسالة الذي ترغب في إدراج محتوى القالب فيه.
2. في لوحةمكتبة الموارد، اختر الفئة التي ينتمي إليها القالب الذي تريد استخدامه، ثم انقر عليه لإدراجه مباشرةً في بريدك الإلكتروني.
   

تلميح:

يمكنك إدراج عنصر القالب كـ«نص منسّق» أو «نص عادي» أو «صورة» باختيار الخيار المفضل من القائمة المنسدلة الخاصة بعنصر القالب.

حذف أو إعادة تسمية فئة

اختر عنصر الفئة الذي تريد حذفه أو إعادة تسميته، ثم انقر فوق القائمة المنسدلة في مربع قائمة الفئات، واخترحذف الفئةأوإعادة تسمية الفئةحسب حاجتك.

ملاحظة: يؤدي حذف فئة إلى الحذف النهائي لجميع القوالب الموجودة داخلها. تأكد من أنك لست بحاجة إلى هذه القوالب قبل المتابعة.

حذف أو إعادة تسمية قالب

في قسم محتوى القوالب، يمكنك إعادة تسمية القوالب أو حذفها فرديًا. ما عليك سوى تحديد القالب، ثم النقر على الزر المنسدل بجانبه، واختيارإعادة التسميةلتعيين اسم جديد أوالحذفلإزالة القالب المحدد.

تلميح:

إذا أردت حذف جميع عناصر القوالب الموجودة ضمن فئةٍ ما، فانقر فوق القائمة المنسدلة في مربع القائمة الشريطية، ثم اخترمسح الكل.

تصدير القالب

إذا أردت حفظ نسخة احتياطية من قوالبك أو مشاركتها مع الآخرين، يمكنك تصدير القوالب المحددة أو فئة كاملة كملف حزمة قوالب.

انقر على القائمة المنسدلة في مربع قائمة الفئات، واخترتصدير القالب. في مربع حوارتصدير القالب، انقر على زر لتحديد مجلد الوجهة لحفظ الملف المصدر، ثم انقر علىموافق.

يمكنك استيراد الحزمة المصدرة على أي جهاز آخر أو مشاركتها بسهولة مع فريقك.

استيراد القالب

عندما يتوفر لديك ملف حزمة قوالب، يمكنك استيراده مباشرةً إلى مكتبة قوالبك.

انقر على القائمة المنسدلة في مربع قائمة الفئات، ثم اختراستيراد القالب. في مربع حواراستيراد القالب، انقر على زر لتحديد الملف الذي تريد استيراده، ثم انقر علىموافق. سيتم تحميل القوالب تلقائيًّا في الفئة المناسبة وتصبح متاحة فورًا.

ضبط ترتيب الفئة

حدد الفئة التي تريد نقلها في قسم الفئات، ثم انقر على أيقونةتحريك لأعلىأوتحريك لأسفل لإعادة تحديد موقعها. ويتم تحديث الترتيب فورًا دون الحاجة إلى تأكيد إضافي.

ضبط ترتيب القالب

يمكنك أيضًا إعادة ترتيب القوالب داخل كل فئة:

▶️ فرز القوالب بترتيب تصاعدي أو تنازلي

في مربع قائمة القوالب، انقر على زر أو لفرز القوالب. سيتم إعادة ترتيب القائمة فورًا حسب أسماء القوالب بترتيب تصاعدي أو تنازلي.

ملاحظة: بمجرد فرز القوالب بترتيب تصاعدي أو تنازلي، لن تتمكّن بعد ذلك من إعادة ترتيبها يدويًّا بالسحب والإفلات.

▶️ ضبط ترتيب القالب بالتحريك لأعلى/لأسفل

1. في مربع قائمة القوالب، انقر فوق زر التحرير، ثم اختر القالب الذي ترغب في نقله.
2. انقر فوق أيقوناتتحريك لأعلىأوتحريك لأسفل، أوصفحة لأعلىأوصفحة لأسفللإعادة ترتيبه. ويتم تحديث الترتيب فورًا دون الحاجة إلى تأكيد إضافي.
   
3. بعد نقل موضع القالب، انقر على «لأسفل» للخروج من وضع التحرير.

في مربع قائمة الفئات

البحث عن قوالب:

يتيح لك العثور بسرعة على القالب المثالي من خلال كتابة كلمات مفتاحية. فبمجرد أن تبدأ في الكتابة، يتم تصفية القائمة تلقائيًّا لعرض القوالب التي تطابق معايير بحثك فقط، مما يساعدك على الوصول إلى ما تحتاجه بكفاءة أكبر.

تحديث:

يعيد تحميل قائمة الفئات والقوالب لضمان عرض جميع التحديثات—مثل القوالب الجديدة، أو العناصر التي تم إعادة تسميتها، أو التغييرات التي أُجريت على أجهزة أخرى—فورًا. وبذلك يحافظ على مزامنة مكتبة قوالبك ويضمن بقاءها دائمًا محدثة.

في مربع قائمة القوالب

تمكين المعاينة العائمة:

عند تمرير المؤشر فوق قالب، تظهر نافذة معاينة منبثقة تُمكّنك من عرض محتوى القالب بالكامل دون إدراجه، مما يسهّل عليك اختيار القالب الأنسب لاحتياجاتك.

تمكين وضع المعاينة الجديد:

عند تفعيل هذه الميزة، يؤدي النقر على القالب إلى فتح نافذة معاينة وتحرير تتيح لك عرض القالب أو تعديله أو إدراجه. أما عند إيقافها، فيؤدي النقر على القالب مباشرةً إلى إدراج محتواه في البريد الإلكتروني دون عرض نافذة المعاينة.

تمكين معاينة القائمة في اللوحة:

يعرض معاينة فورية للقالب المحدد مباشرةً في اللوحة، مما يمكّنك من تصفح القوالب بسهولة أكبر دون الحاجة إلى فتح نوافذ إضافية.

زيادة حجم الخط / تصغير حجم الخط:

يتيح لك هذان الخياران ضبط حجم خط أسماء القوالب — سواءً بزيادته أو تقليله — وفقًا لاحتياجاتك.