إنشاء قواعد مثل المحترفين: إدارة البريد الإلكتروني الرئيسية باستخدام قواعد Kutools المتقدمة في Outlook

في عالم الاتصالات المهنية الصاخب، يمكن أن تكون إدارة البريد الوارد بكفاءة بنفس أهمية أي قرار استراتيجي. يعد Microsoft Outlook عنصرًا أساسيًا في التعامل مع البريد الإلكتروني في العديد من الشركات، ولكن باستخدام القواعد المتقدمة لـ Kutools for Outlook، يمكن للمستخدمين تجاوز القيود النموذجية وتحسين عمليات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. يتعمق هذا الدليل في المزايا المميزة للقواعد المتقدمة مقارنة بقواعد Outlook القياسية، ويوضح كيفية إعدادها، ويستكشف التطبيقات العملية التي يمكن أن تساعدك على إتقان بيئة البريد الإلكتروني الخاصة بك بفعالية.

• مثال 1: نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات محددة
• مثال 2: ضبط التنبيهات للاتصالات ذات الأولوية العالية
• مثال 3: الرد الآلي على الاستفسارات الشائعة

قواعد Kutools المتقدمة مقابل قواعد Outlook

بينما توفر القواعد الأصلية لبرنامج Microsoft Outlook إمكانات أساسية لإدارة البريد الإلكتروني، كوتولس لتوقعات's قواعد متقدمة تنقل هذه الميزة إنتاجيتك إلى المستوى التالي. ال قواعد متقدمة ميزة تقدم عدة متميزة مزايا فوق المعيار قواعد Outlook. وفيما يلي نظرة تفصيلية على هذه الفوائد:

🌐 تطبيق متعدد الحسابات:

على عكس قواعد Outlook الأصلية التي تنطبق فقط على حساب البريد الإلكتروني الذي تم إعدادها له، قواعد كوتولس المتقدمة يمكن تطبيقها عبر حسابات بريد إلكتروني متعددة داخل Outlook. تتيح هذه الميزة للمستخدمين تنفيذ قاعدة واحدة بسهولة الكل or حسابات محددة وتبسيط العملية وضمان الاتساق عبر اتصالات البريد الإلكتروني المختلفة.

🚀 المزيد من الشروط لإنشاء القواعد:

قواعد كوتولس المتقدمة تقديم مجموعة واسعة من خيارات الحالة. على سبيل المثال، يمكن للمستخدمين تحديد الشروط بناءً على لغة البريد الإلكتروني , ما إذا كان اسم المرفق يتضمن كلمات محددة أو نوع المرفق . تعمل هذه الشروط المضافة حديثًا على تحسين تنظيم وإدارة صندوق الوارد الخاص بك بشكل كبير.

⚙️ التخصيص المحسن:

بينما قواعد Outlook تقتصر على الإجراءات والشروط المحددة مسبقا، قواعد كوتولس المتقدمة تقديم خيارات تخصيص واسعة النطاق، مما يسمح بقواعد معقدة ذات شروط متداخلة. على سبيل المثال، قواعد Outlook لا يمكن التحقق إلا إذا كان الموضوع أو الجسم يحتوي كلمات محددة. في المقابل، قواعد متقدمة يمكن تحديد شروط مثل "تحتوي على '،'لا يحتوي '،'هو بالضبط) '،'ليس '،'يبدأ ب '،'لا تبدأ بـ '،'ينتهي مع "و"لا تنتهي ب '. بالإضافة إلى ذلك، عند التعامل مع نص كلمات معينة، قواعد Outlook يمكن فقط دمج الشروط باستخدام "or '(بمعنى أن أي شرط واحد يمكن أن يؤدي إلى تشغيل القاعدة)، قواعد متقدمة يسمح بمنطق أكثر تعقيدًا من خلال تمكين كليهما '(يجب استيفاء جميع الشروط) و'or "العلاقات بين شروط النص" وهذا يسمح بتصفية البريد الإلكتروني بشكل أكثر دقة.

📂 الفئات المبوبة:

عند تهيئة الظروف، قواعد Outlook امزج كل الظروف معًا. في المقابل، قواعد كوتولس المتقدمة تعزيز التنظيم من خلال تصنيف الشروط بدقة إلى أنواع قواعد متميزة، مما يؤدي إلى تبسيط عملية الإعداد.

🔍 نظرة عامة أكثر وضوحًا:

إنّ قواعد متقدمة توفر الميزة نظرة عامة شاملة على جميع القواعد الخاصة بك، مما يوفر رؤية واضحة للإجراءات التي ستنفذها كل قاعدة. على سبيل المثال، إذا تم تعيين قاعدة لنقل بريد إلكتروني إلى مجلد معين عند استيفاء شروط معينة، فستعرض الواجهة الإجراء بوضوح على أنه "الانتقال إلى '. لا يؤدي هذا الوضوح إلى تبسيط إدارة القواعد فحسب، بل يساعد أيضًا بشكل كبير في استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

🌟 واجهة سهلة الاستخدام:

بينما قواعد Outlook يمكن أن تكون الواجهة معقدة بالنسبة للمستخدمين الجدد، فالواجهة البديهية قواعد متقدمة يجعل من السهل إعداد القواعد وإدارتها.

🤝 التكامل السلس:

قواعد كوتولس المتقدمة يتكامل بسلاسة مع Outlook، مما يضمن أن جميع رسائل البريد الإلكتروني والإعدادات الموجودة لديك متوافقة وأنه يمكنك الاستمرار في استخدام Outlook دون أي انقطاع.

أمثلة على إنشاء القواعد باستخدام القواعد المتقدمة في Outlook

لا يجب أن يكون إنشاء قواعد البريد الإلكتروني وإدارتها أمرًا شاقًا. كوتولس لتوقعات's قواعد متقدمة تعمل الميزة على تبسيط هذه العملية من خلال واجهة قوية وبديهية تلبي احتياجات المستخدمين المبتدئين والمستخدمين المتميزين على حدٍ سواء. في هذا القسم، سوف نستكشف كيف يمكنك الاستفادة قواعد متقدمة لتبسيط سير عمل البريد الإلكتروني لديك، من خلال عرض ثلاثة أمثلة شائعة للقواعد في Outlook.

• مثال 1: نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات محددة
• مثال 2: ضبط التنبيهات للاتصالات ذات الأولوية العالية
• مثال 3: الرد الآلي على الاستفسارات الشائعة

مثال 1: نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات محددة

هذه القاعدة ضرورية للمستخدمين الذين يتعاملون مع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مصادر مختلفة. فهو يقوم تلقائيًا بفرز رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات مخصصة، مما يمكّن المستخدمين من تحديد الأولويات والاستجابة بكفاءة أكبر. على سبيل المثال، يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات رئيسية محددة إلى المجلدات المعنية. يساعد هذا التنظيم في الحفاظ على صندوق بريد وارد نظيف ومنظم، مما يسمح للمستخدمين بتحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بموضوعات أو مشاريع محددة بسرعة دون الحاجة إلى التدقيق في صندوق الوارد المزدحم.

الخطوة 1. قم بتمكين ميزة القواعد المتقدمة وابدأ في إنشاء قاعدة جديدة

1. انتقل إلى كوتولس علامة التبويب وانقر قواعد متقدمة.

2. في ال قواعد متقدمة مربع الحوار، انقر فوق جديد زر لبدء إنشاء قاعدة جديدة.

الخطوة 2: إعداد الشروط للقاعدة

في هذا السيناريو، نهدف إلى نقل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على العبارات "كوتولس لتوقعات'و'الأملاح"أو"KTO'و'الأملاح' إما في الموضوع أو النص، إلى مجلد معين.

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 1 من 4 مربع الحوار، والتحقق من الموضوع أو الجسم يحتوي على كلمات محددة الخيار.

2. ال يحتوي النص على ينبثق مربع الحوار. انقر على زر جديد.

3. في ال نص البحث مربع الحوار ، الرجاء القيام بما يلي.

3.1 النوع "كوتولس لتوقعات'و'الأملاح' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

3.2 اضغط هنا أضف.

3.3 اضغط هنا OK.

ومن خلال القيام بذلك، فإنه يحدد الشرط الذي يجب أن تحتوي عليه رسائل البريد الإلكتروني كلتا الكلمتين.

4. ثم يعود إلى يحتوي النص على صندوق المحادثة. لإضافة مجموعة بديلة من العبارات، الرجاء الضغط على جديد زر مرة أخرى.

5. في ال نص البحث في مربع الحوار، كرر الروتين.

5.1 النوع "KTO'و'الأملاح' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

5.2 اضغط هنا أضف.

5.3 اضغط هنا OK.

6. الآن تم إعداد الشرط بنجاح. سيتم تطبيق هذا الشرط على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي إما على "كوتولس لتوقعات'و'الأملاح"أو"KTO'و'الأملاح'. انقر OK.

7. انقر التالى للانتقال إلى اكشن الإعدادات.

الخطوة 3: إعداد الإجراءات للقاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 2 من 4 مربع الحوار، والتحقق من الانتقال إلى المجلد المحدد الخيار.

2. في المنبثقة حدد المجلد في مربع الحوار، اختر المجلد المعين.

3. انقر OK.

4. انقر التالى لتنتقل إلى الاستثناءات الإعدادات.

الخطوة 4: إعداد الاستثناءات للقاعدة

في مجلة إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 3 من 4 في مربع الحوار، حدد الاستثناءات. في هذا المثال، ليس لدينا استثناءات، لذلك نضغط التالى.

الخطوة 5: إنهاء إعداد القاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 4 من 4 في مربع الحوار، أدخل اسم القاعدة في اسم القاعدة مربع الكتابة.

2. (اختياري) أدخل ملاحظات القاعدة في ملف ملاحظات القاعدة مربع الكتابة.

3. انقر OK.

نتيجة

الآن تم إنشاء القاعدة بنجاح. انقر OK لإنهاء الإعدادات. من الآن فصاعدًا، إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الواردة تحتوي على الكلمات ""كوتولس لتوقعات'و'الأملاح"أو"KTO'و'الأملاح' إما في الموضوع أو النص، سيتم نقلهم إلى المجلد المخصص.

المثال 2: إعداد التنبيهات للاتصالات ذات الأولوية العالية

من المهم بالنسبة للمستخدمين مثل المديرين الاستجابة السريعة للاتصالات الواردة من الإدارة العليا أو العملاء المهمين لضمان اتخاذ القرار الفعال ورضا العملاء. لتسهيل ذلك، يمكنهم تكوين قاعدة لتشغيل تنبيه سطح المكتب عند تلقي بريد إلكتروني يحتوي على كلمات مثل "عاجل" أو "في أسرع وقت ممكن" في سطر الموضوع. ويضمن تنفيذ هذه القاعدة إخطار المديرين على الفور بشأن رسائل البريد الإلكتروني المهمة، مما يمكنهم من معالجة المشكلات الحرجة بسرعة والحفاظ على مستويات عالية من الاستجابة والكفاءة المهنية.

الخطوة 1. قم بتمكين ميزة القواعد المتقدمة وابدأ في إنشاء قاعدة جديدة

1. انتقل إلى كوتولس علامة التبويب وانقر قواعد متقدمة.

2. في ال قواعد متقدمة مربع الحوار، انقر فوق جديد زر لبدء إنشاء قاعدة جديدة.

الخطوة 2: إعداد الشروط للقاعدة

في هذا السيناريو، نهدف إلى تشغيل تنبيه سطح المكتب عند تلقي رسالة بريد إلكتروني تحتوي على كلمات مثل "عاجل"أو"في اسرع وقت ممكن"في سطر الموضوع.

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 1 من 4 مربع الحوار، والتحقق من الموضوع يحتوي على كلمات محددة الخيار.

2. ال يحتوي النص على ينبثق مربع الحوار. انقر على زر جديد.

3. في ال نص البحث مربع الحوار ، الرجاء القيام بما يلي.

3.1 النوع "عاجل' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

3.2 اضغط هنا أضف.

3.3 اضغط هنا OK.

ومن خلال القيام بذلك، فإنه يحدد الشرط الذي يجب أن تحتوي عليه رسائل البريد الإلكتروني على الكلمة ""عاجل'.

4. ثم يعود إلى يحتوي النص على صندوق المحادثة. لإضافة نص بديل، الرجاء الضغط على جديد زر مرة أخرى.

5. في ال نص البحث في مربع الحوار، كرر الروتين.

5.1 النوع "في اسرع وقت ممكن' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

5.2 اضغط هنا أضف.

5.3 اضغط هنا OK.

6. الآن تم إعداد الشرط بنجاح. سيتم تطبيق هذا الشرط على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي إما على "عاجل' أو 'في اسرع وقت ممكن'. انقر OK.

7. انقر التالى للانتقال إلى اكشن الإعدادات.

الخطوة 3: إعداد الإجراءات للقاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 2 من 4 مربع الحوار، والتحقق من إظهار البريد الإلكتروني في نافذة إشعارات الرسائل الجديدة برسالة محددة الخيار.

2.In أنشئ قاعدة جديدة في مربع الحوار الذي يظهر، أدخل الرسالة المحددة كما هو موضح أدناه لتنبيه سطح المكتب.

"هذه رسالة بريد إلكتروني عاجلة، قم بالرد عليها في أسرع وقت ممكن! "

3. انقر OK.

4. انقر التالى لتنتقل إلى الاستثناءات الإعدادات.

الخطوة 4: إعداد الاستثناءات للقاعدة

في مجلة إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 3 من 4 في مربع الحوار، حدد الاستثناءات. في هذا المثال، ليس لدينا استثناءات، لذلك نضغط التالى.

الخطوة 5: إنهاء إعداد القاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 4 من 4 في مربع الحوار، أدخل اسم القاعدة في اسم القاعدة مربع الكتابة.

2. (اختياري) أدخل ملاحظات القاعدة في ملف ملاحظات القاعدة مربع الكتابة.

3. انقر OK.

نتيجة

الآن تم إنشاء القاعدة بنجاح. انقر OK لإنهاء الإعدادات. من الآن فصاعدًا، كلما تصل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على كلمات مثل "عاجل"أو"في اسرع وقت ممكن" في سطر الموضوع، تنبيه سطح المكتب يعرض الرسالة "هذه رسالة بريد إلكتروني عاجلة، قم بالرد عليها في أسرع وقت ممكن!" سيظهر.

المثال 3: الردود التلقائية على الاستفسارات الشائعة

تعتبر هذه القاعدة مثالية لأدوار خدمة العملاء حيث تحتوي العديد من رسائل البريد الإلكتروني المستلمة على أسئلة مماثلة. تسمح قواعد Kutools المتقدمة بإعداد قواعد للرد تلقائيًا على الاستفسارات الشائعة، مثل طلبات معلومات المنتج أو الأسعار، باستخدام قالب مكتوب مسبقًا. ومن خلال أتمتة الاستجابات، يمكن للفرق التركيز بشكل أكبر على الاستفسارات المعقدة، وتحسين الكفاءة العامة ورضا العملاء.

الخطوة 1. قم بتمكين ميزة القواعد المتقدمة وابدأ في إنشاء قاعدة جديدة

1. انتقل إلى كوتولس علامة التبويب وانقر قواعد متقدمة.

2. في ال قواعد متقدمة مربع الحوار، انقر فوق جديد زر لبدء إنشاء قاعدة جديدة.

الخطوة 2: إعداد الشروط للقاعدة

في هذا السيناريو، نهدف إلى الرد تلقائيًا على رسالة بريد إلكتروني باستخدام قالب مكتوب مسبقًا عندما تحتوي رسالة بريد إلكتروني على "معلومات"أو"تفاصيل المنتج"في سطر الموضوع تم استلامه.

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 1 من 4 مربع الحوار، والتحقق من الموضوع يحتوي على كلمات محددة الخيار.

2. ال يحتوي النص على ينبثق مربع الحوار. انقر على زر جديد.

3. في ال نص البحث مربع الحوار ، الرجاء القيام بما يلي.

3.1 النوع "معلومات' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

3.2 اضغط هنا أضف.

3.3 اضغط هنا OK.

ومن خلال القيام بذلك، فإنه يحدد الشرط الذي يجب أن تحتوي عليه رسائل البريد الإلكتروني على الكلمة ""معلومات'.

4. ثم يعود إلى يحتوي النص على صندوق المحادثة. لإضافة نص بديل، الرجاء الضغط على جديد زر مرة أخرى.

5. في ال نص البحث في مربع الحوار، كرر الروتين.

5.1 النوع "تفاصيل المنتج' في ال نص بحث جديد مربع الكتابة.

5.2 اضغط هنا أضف.

5.3 اضغط هنا OK.

6. الآن تم إعداد الشرط بنجاح. سيتم تطبيق هذا الشرط على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي إما على "معلومات' أو 'تفاصيل المنتج''. انقر OK.

7. انقر التالى للانتقال إلى اكشن الإعدادات.

الخطوة 3: إعداد الإجراءات للقاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 2 من 4 مربع الحوار، والتحقق من الرد بقالب محدد الخيار.

2.In قالب الرد في مربع الحوار الذي يظهر، أدخل بادئة الموضوع في بادئة الموضوع مربع الكتابة.

3. استمر في إدخال نص ردك في نص مربع الكتابة.

4. انقر OK.

4. انقر التالى لتنتقل إلى الاستثناءات الإعدادات.

الخطوة 4: إعداد الاستثناءات للقاعدة

في مجلة إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 3 من 4 في مربع الحوار، حدد الاستثناءات. في هذا المثال، ليس لدينا استثناءات، لذلك نضغط التالى.

الخطوة 5: إنهاء إعداد القاعدة

1. في ال إنشاء قاعدة جديدة – الخطوة 4 من 4 في مربع الحوار، أدخل اسم القاعدة في اسم القاعدة مربع الكتابة.

2. (اختياري) أدخل ملاحظات القاعدة في ملف ملاحظات القاعدة مربع الكتابة.

3. انقر OK.

نتيجة

الآن تم إنشاء القاعدة بنجاح. انقر OK لإنهاء الإعدادات. من الآن فصاعدا، أي بريد إلكتروني وارد يتضمن "معلومات"أو"تفاصيل المنتجسيتم الرد تلقائيًا على "في سطر الموضوع باستخدام قالب الرد الذي قمت بتكوينه مسبقًا.