تنظيم صندوق الوارد الخاص بك: قوة ميزة حذف الرسائل المكررة في Kutools لـ Outlook

عند التعامل مع البريد الإلكتروني في Outlook، قد تواجه العديد من الرسائل المكررة. قد تكون هذه الرسائل المكررة ناتجة عن نسخ ولصق غير مقصود، أو دورات إرسال واستلام متعددة، أو مشكلات في مزامنة البريد الإلكتروني وغير ذلك. وجود الكثير من الرسائل المكررة يمكن أن يثقل صندوق بريدك، مما يؤدي إلى إبطاء سرعة فتحه ويصعب إدارة البريد. في هذه المرحلة، يصبح حذف هذه الرسائل المكررة ضروريًا. ومع ذلك، لا تحتوي Outlook على أداة مضمنة لحذف الرسائل المكررة بشكل جماعي إلا بالطريقة اليدوية. للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بنا نظيفًا ومنظمًا بسرعة وسهولة، نعتمد على "Kutools for Outlook". توفر هذه الميزة "ثلاث خيارات متميزة" مصممة لتلبية احتياجات المستخدمين المحددة: "إزالة التكرارات من رسائل البريد الإلكتروني المحددة، أو المجلدات المحددة، أو تطبيق قواعد مخصصة لحذف، نقل، أو تصنيف التكرارات".

مزايا استخدام حذف الرسائل الإلكترونية المكررة
كيفية تطبيق حذف الرسائل الإلكترونية المكررة

• حذف الرسائل الإلكترونية المكررة ضمن الرسائل المختارة
• حذف الرسائل الإلكترونية المكررة من المجلدات المحددة
• حذف، نقل، أو تصنيف الرسائل الإلكترونية المكررة من المجلدات المحددة

مزايا استخدام حذف الرسائل الإلكترونية المكررة

 

"تحسين الكفاءة": تبسيط صندوق الوارد الخاص بك لتسهيل التنقل والإدارة.
"صندوق وارد مبسط": يحافظ على بيئة البريد الإلكتروني نظيفة، مما يجعل من السهل التركيز على الرسائل التي تهمك.
"تخفيض التخزين": من خلال إزالة التكرارات، فإنه يساعد في تقليل متطلبات التخزين الإجمالية لحساب Outlook الخاص بك.
"سهولة الاستخدام": مع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، فإنه يقدم تجربة خالية من المتاعب لإدارة التكرارات.
"خيارات حذف متعددة": سواء كنت تفضل تنظيفًا سريعًا للرسائل المختارة، أو مسح شامل للمجلدات المحددة، أو تحتاج إلى تطبيق إجراءات مخصصة للتكرارات، فإن أدوات Kutools لـ Outlook تستوعب الجميع.
"الأمان": يضمن عملية آمنة تحمي رسائلك المهمة أثناء القضاء على التكرارات.
"مسح شامل": يقوم بإجراء فحص دقيق لتحديد التكرارات عبر صندوق الوارد الخاص بك، مما يضمن عدم ترك أي تكرار.
"إمكانية معالجة كمية كبيرة": على عكس الحذف اليدوي الذي يستغرق وقتًا وجهدًا كبيرًا، تتيح هذه الميزة حذف التكرارات بكميات كبيرة عبر مجلدات متعددة، مما يوفر وقتًا كبيرًا.
"حذف بنقرة واحدة": يمكنها حذف جميع الرسائل المكررة من الرسائل المختارة بنقرة واحدة، مما يوفر الوقت والجهد.
"التعرف الذكي": يمكنها التعرف بذكاء على الرسائل المكررة دون الحاجة إلى البحث اليدوي.
"ردود فعل في الوقت الفعلي": توفر ملاحظات فورية حول نتائج الحذف بعد الانتهاء، مما يسمح للمستخدمين بفهم نتيجة الحذف بوضوح.
"دعم إضافة الفئات": العثور بسرعة على جميع الرسائل المكررة ودعمك لإضافة فئة واحدة أو أكثر لجميع التكرارات لتسهيل تحديد العناصر المكررة دون حذفها أو نقلها.

قم بتنزيل النسخة التجريبية المجانية الآن، واستمتع بفترة تجريبية لمدة 30 يومًا

Kutools for Outlook - أكثر من 100 ميزة قوية لتعزيز إنتاجيتك في Outlook.

كيفية تطبيق حذف الرسائل الإلكترونية المكررة

تقدم أدوات Kutools لـ Outlook ثلاث ميزات متخصصة مصممة لتلبية احتياجات مختلفة عند القضاء على الرسائل الإلكترونية المكررة. استمر مع هذا الدليل لتعلم نهج واضح خطوة بخطوة حول كيفية الاستفادة الفعالة من كل ميزة لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك.

🔵حذف الرسائل الإلكترونية المكررة ضمن الرسائل المختارة

مثالي عندما تكون قد حددت رسائل بريد إلكتروني معينة وتريد تنظيفًا سريعًا.

الخطوة 1: ببساطة حدد الرسائل الإلكترونية

• حدد عدة رسائل إلكترونية متتالية: حدد أول رسالة واضغط مع الاستمرار على مفتاح "Shift" ثم حدد آخر رسالة.
• حدد عدة رسائل إلكترونية غير متتالية: اضغط مع الاستمرار على مفتاح "Ctrl"، واختر الرسائل واحدة تلو الأخرى.

الخطوة 2: طبق خاصية إزالة الرسائل المكررة من الرسائل المختارة

انتقل إلى علامة التبويب "Kutools Plus"، وانقر فوق "Duplicate Emails" > "Remove Duplicate Emails from Selected Emails…" لحذف التكرارات داخل اختيارك.

الخطوة 3: حذف الرسائل المكررة

1. ستظهر نافذة حوار "Duplicate"، وستسرد كافة التكرارات داخل الرسائل المختارة، انقر فوق زر "Delete" لبدء حذف جميع الرسائل المكررة.

   

2. ثم ستظهر نافذة حوار توضح عدد العناصر المحذوفة، انقر فوق "OK".

   

3. الآن تم حذف جميع الرسائل المكررة، تاركة نسخة واحدة فقط (البريد الإلكتروني الذي يظهر نقطة حمراء في الزاوية اليمنى السفلى من أيقونة البريد). يمكنك النقر فوق زر "Close" لإغلاق نافذة الحوار.

   

🔵حذف الرسائل الإلكترونية المكررة من المجلدات المحددة

عندما تحتاج إلى تنظيف أوسع نطاقًا، يتيح لك هذا الخيار استهداف المجلدات بأكملها.

الخطوة 1: طبق ميزة "Quick Scan and Remove Duplicate Emails"

انتقل إلى علامة التبويب "Kutools Plus"، وانقر فوق "Duplicate Emails" > "Quick Scan and Remove Duplicate Emails…".

الخطوة 2: قم بفحص المجلدات التي تريد إزالة التكرارات منها

الخطوة 3: حذف الرسائل المكررة

1. ستظهر نافذة حوار "Duplicate Emails"، وستسرد كافة التكرارات داخل المجلدات المختارة، انقر فوق زر "Delete" لبدء حذف جميع الرسائل المكررة.

   

2. ثم ستظهر نافذة حوار توضح عدد العناصر المحذوفة، انقر فوق "OK".

   

3. الآن تم حذف جميع الرسائل المكررة، تاركة نسخة واحدة فقط (البريد الإلكتروني الذي يظهر نقطة حمراء في الزاوية اليمنى السفلى من أيقونة البريد). يمكنك النقر فوق زر "Cancel" لإغلاق نافذة الحوار.

   

🔵حذف، نقل، أو تصنيف الرسائل الإلكترونية المكررة من المجلدات المحددة

الخطوة 1: طبق ميزة "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails"

تحت علامة التبويب "Kutools Plus"، انقر فوق "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails…".

الخطوة 2: اختر المجلدات التي تريد إزالة الرسائل المكررة منها

في نافذة "Duplicate Emails - Step 1" المنبثقة،

1. حدد أسماء المجلدات التي تريد البحث عن الرسائل المكررة فيها،

2. ثم انقر فوق زر "Next: Select fields to filter duplicate emails" للانتقال إلى الخطوة التالية.

   

الخطوة 3: حدد معايير التصفية لتحديد الرسائل المكررة

في نافذة "Duplicate Emails – Step 2"،

1. حدد المعايير التي تريد تصفيتها بناءً عليها،

2. انقر فوق زر "Next: Select the fields to be listed in the results".

   

الخطوة 4: تحديد الحقول التي سيتم سردها في النتائج

في نافذة "Duplicate Emails – Step 3"،

1. اختر وضع العرض الذي تحتاج إليه،

2. انقر فوق زر بدء التصفية.

   

الخطوة 5: حذف، نقل أو تصنيف الرسائل المكررة حسب حاجتك.

في نافذة "Duplicate Emails – Step 4"، يمكنك رؤية جميع الرسائل المكررة التي تم تصفيتها بناءً على المعايير التي قمت بتخصيصها وسردها.

ثم يمكنك "حذف"، "نقل" أو "تصنيف" هذه العناصر المكررة.

حذف الرسائل المكررة (نقل إلى مجلد العناصر المحذوفة)

1. انقر فوق القائمة المنسدلة بجانب "Ways to handle duplicate emails"، اختر الخيار "Delete (move to the Deleted Items folder)"، ثم انقر فوق زر "Apply now".

   

2. ثم ستظهر نافذة حوار تذكرك بعدد العناصر المحذوفة، انقر فوق "OK" لإغلاقها.

   

3. يمكنك رؤية الرسائل المكررة ستظهر في المعالج بخط يتوسطها الذي تم حذفه، باستثناء البريد المحجوز، والذي يشار إليه بنقطة حمراء في الزاوية اليمنى السفلى من أيقونة البريد. انقر فوق "Done" للخروج من المعالج.

   

نقل الرسائل المكررة إلى مجلد

1. انقر فوق القائمة المنسدلة بجانب "Ways to handle duplicate emails"، اختر الخيار "Move all checked emails"، ثم انقر فوق زر "Apply now".

    نصيحة المحترفين: بشكل افتراضي، سيتم تحديد جميع الرسائل المكررة باستثناء الأولى.

   

2. في نافذة الحوار "Please select folders"، حدد مجلدًا أو أنشئ واحدًا جديدًا لوضع الرسائل المكررة، انقر فوق "OK".

   

3. ثم ستظهر نافذة حوار تذكرك بعدد العناصر المنقولة، انقر فوق "OK" لإغلاقها.

   

4. يمكنك رؤية الرسائل المكررة ستظهر في المعالج بخط يتوسطها الذي تم حذفه، باستثناء البريد المحجوز، والذي يشار إليه بنقطة حمراء في الزاوية اليمنى السفلى من أيقونة البريد. انقر فوق "Done" للخروج من المعالج.

   

إضافة فئات للرسائل المكررة

1. انقر فوق القائمة المنسدلة بجانب "Ways to handle duplicate" "emails"، اختر الخيار "Add categories (including reserved)"، ثم انقر فوق زر "Apply now".

   

2. في نافذة الحوار "Color Categories"، اختر فئة أو أكثر حسب الحاجة (يمكنك أيضًا إنشاء فئة لون جديدة)، ثم انقر فوق "OK".

   

3. ثم ستظهر نافذة حوار تذكرك بعدد العناصر المكتملة، انقر فوق "OK" لإغلاقها.

   

4. انقر فوق "Done" للخروج من المعالج.

بهذه الطريقة تنتهي الدليل خطوة بخطوة وشرح استخدام ميزات حذف الرسائل المكررة في Kutools لـ Outlook.

إذا كنت مهتمًا، يمكنك النقر لتنزيل البرنامج وتجربته.

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في الاتصال بنا على support@extendoffice.com.