افتح مستقبل البريد الإلكتروني: عزز إنتاجية Outlook مع مساعد أدوات Kutools الذكي

في عالم الاتصالات الرقمية السريع، تعد الكفاءة عاملًا أساسيًا، وإدارة بريدك الإلكتروني بشكل فعال يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد. هنا يأتي مساعد أدوات Kutools الذكي لـ Outlook، أداة قوية تهدف لتعزيز تجربتك مع البريد الإلكتروني من خلال إضافة مهارات ذكية تسهل سير عملك. سواء كنت تكتب رسائل إلكترونية، أو تترجم محتوى، أو ترد على البريد الإلكتروني، يقدم Kutools AI مجموعة من القدرات التي تغير طريقة تعاملك مع البريد الإلكتروني. في هذا الدليل، ستتعرف على مساعد أدوات Kutools الذكي لـ Outlook، ولماذا هو أداة لا غنى عنها، وكيفية إعداده، وطرق دمجه في روتينك اليومي مع البريد لتعزيز الإنتاجية إلى أقصى حد.

• أمثلة لاستخدام Kutools AI في الواردة البريد الإلكتروني:
  • ملخص البريد الإلكتروني
  • رد سريع
• أمثلة لاستخدام Kutools AI في الصادرة البريد الإلكتروني:
  • كتابة البريد الإلكتروني
  • متابعة الكتابة

• تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي
• صمم الردود مستفيدًا من تاريخ البريد الإلكتروني
• التحكم في الأوضاع اليدوية/التلقائية وتخصيص تفضيلات العرض

• تحكم سريع وخيارات وصول من لوحة Kutools AI
• إدارة المحتوى الذي تم إنشاؤه في صندوق المهارات
• أفضل ممارسات استخدام Kutools AI

ما هو Kutools AI لـ Outlook؟

Kutools AI لـ Outlook عبارة عن ميزة متقدمة من تطوير ExtendOffice، تدمج بسلاسة تقنية الذكاء الاصطناعي من نماذج رائدة مثل OpenAI وGoogleAI في روتينك اليومي مع البريد الإلكتروني. كجزء من مجموعة أدوات شاملة تضم أكثر من100 أداة في أدوات Kutools لـ Outlook، فهو يُحدث تغييرًا في كيفية إدارة وتفاعل البريد الإلكتروني. مع واجهته السهلة، Kutools AI يتيح إمكانيات قوية تعزز إنتاجيتك في القراءة والكتابة على حد سواء.

المهارات في لوحة القراءة (لتحليل والرد على البريد الوارد)

• الملخص: احصل على ملخصات موجزة لفهم النقاط الأساسية للرسائل الطويلة بسرعة.
• الرد: استخدم الذكاء الاصطناعي لردود فعالة ومفصلة على البريد الإلكتروني. (يدعم استخدام البريد المرسل للحصول على معلومات ذات صلة.)
• رد سريع: يعرض خيارات رد مختلفة وينشئ ردًا بناءً على الاتجاه الذي تختاره. (يدعم استخدام البريد المرسل للحصول على معلومات ذات صلة.)
• رد شكر: ينشئ رسالة شكر موجزة تساعدك على التعبير عن امتنانك بسرعة.
• ترجمة: ترجم البريد الوارد فورياً إلى لغتك المفضلة لضمان تواصل سلس.
• تحليل: تحليل الاتجاه العاطفي لمحتوى البريد لتحديد ما إذا كانت المشاعر إيجابية أو سلبية أو حيادية.
• استخلاص: يستخلص بيانات منظمة مثل الأسماء والأماكن والتواريخ والمبالغ من البريد ليساعدك على فهم البيانات الرئيسية بسرعة.
• مهارات مخصصة: أنشئ مهاراتك الخاصة من خلال تخصيص أوامر الدور، وأوامر المهام، وإضافة خيارات إضافية بما يتناسب مع احتياجاتك الفريدة لإدارة البريد الإلكتروني.

المهارات في لوحة الكتابة (للإنشاء والتحسين للبريد الإلكتروني الصادر)

• إنشاء: استخدم الذكاء الاصطناعي لتعزيز عملية كتابة البريد باقتراحات مخصصة.
• تحسين: يحسن تلقائيًا مسودة بريدك الإلكتروني من حيث القواعد والأسلوب والنبرة، لضمان مظهر احترافي.
• متابعة الكتابة: يوفر الذكاء الاصطناعي اقتراحات وإكمالات سياقية لمساعدتك على مواصلة كتابة المسودات.
• ترجمة: ترجم بسهولة مسودات بريدك الإلكتروني إلى لغات أخرى لجاهزيتها للجمهور العالمي.
• تدقيق: تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية في البريد للتأكد من دقة اللغة.
• توسيع: وسع المعلومات الرئيسية للبريد وقدم شروحات مفصلة لمحتوى أكثر شمولية.
• اقتراح: قدم اقتراحات لتحسين المنطق أو المحتوى الحساس من خلال التحليل المنطقي أو مراجعة النص.
• مهارات مخصصة: أنشئ مهاراتك الخاصة عبر تخصيص أوامر الدور، للمهام، وإضافة خيارات إضافية لتناسب احتياجاتك الفريدة في إدارة البريد الإلكتروني.

لماذا تختار مساعد أدوات Kutools الذكي لـ Outlook؟

في عالم اليوم الرقمي السريع، تعد الاتصالات الفعالة هي العنصر الأساسي. مساعد أدوات Kutools يستخدم الذكاء الاصطناعي الأحدث لضمان أن رسائلك الإلكترونية لا تُقرأ فحسب، بل تُفهم وتُقدّر. الأمر يتعلق برفع مستوى مهاراتك في البريد الإلكتروني وجعل كل تفاعل أكثر تأثيرًا ومعنى. سواء كنت تدير سيلاً من الرسائل اليومية أو تركز على رسالة رئيسية واحدة، Kutools AI هو شريكك الإستراتيجي لابقاءك في المقدمة في عالم التواصل. إليك بعض الفوائد الرئيسية التي يقدمها Kutools AI:

⏰ الأتمتة لتوفير الوقت: يقوم بأتمتة مهام البريد الروتينية مثل ملخص البريد والرد السريع، مما يمنحك وقتًا أكبر للمهام الأهم ويزيد كفاءتك الإجمالية.

🌐 دمج الذكاء الاصطناعي متعدد الاستخدامات: يدعم Kutools AI مجموعة واسعة من منصات الذكاء الاصطناعي، مثل OpenAI، GoogleAI، ZhipuAI، DashScopeAI، BaiduAI، و SenseNovaAI، ما يمنحك الحرية لاختيار النموذج المناسب لإدارة البريد الإلكتروني بدقة وكفاءة.

🖥️ واجهة سهلة الاستخدام: يتميز بواجهة بديهية وسهلة التنقل، تجعل تحسين إدارة البريد والتواصل سهلاً لجميع المستخدمين مهما كانت خبرتهم التقنية.

🌓 وظيفة الوضع المزدوج: يقدم Kutools AI وضعيّ التشغيل اليدوي والتلقائي. في الوضع التلقائي، يتم إنشاء ملخصات البريد والردود السريعة تلقائيًا. التنقل بين الأوضاع يتم بضغطة واحدة، ما يمنحك إمكانية تخصيص الأداة وفق سير عملك.

💡 مهارات مخصصة: خصص Kutools AI لإدارة بريدك الإلكتروني عبر إنشاء مهاراتك الخاصة. عدل أوامر الدور، والمهام، والخيارات الإضافية لضمان أن يعمل الذكاء الاصطناعي بالطريقة التي تريدها بالضبط، مما يتيح أقصى قدر من المرونة والكفاءة في التعامل مع البريد الإلكتروني.

📚 التعلم من تاريخ البريد الإلكتروني: عند إنشاء الردود، يستخدم Kutools AI محادثاتك السابقة (بعد إضافة البريد التاريخي) لتقديم ردود مدركة للسياق، مع إجابات دقيقة تستند إلى المناقشات السابقة. مع الوقت، تصبح الردود أكثر دقة وتناسبًا لنمط تواصلك الشخصي.

🌍 قدرات الترجمة اللغوية: يكسر حواجز اللغة عن طريق نماذج متقدمة للترجمة الدقيقة، مما يجعل التواصل العالمي أسهل بلا عناء.

⚙️ دمج سلس مع Outlook: صُمم خصيصًا لـ Outlook ليعزز تجربة البريد الإلكتروني داخل بيئة العمل المألوفة، لضمان سير عمل سهل وكفء.

✏️ وضوح واحترافية محسنة: يعتمد نماذج لغوية متقدمة لتحسين رسائلك الإلكترونية وضمان وضوحها واحترافيتها مع كل رسالة ترسلها.

🔐 تعزيز الخصوصية والأمان: يستخدم أحدث بروتوكولات التشفير والأمان لحماية بيانات بريدك الإلكتروني، مما يمنحك الطمأنينة التامة بشأن سلامة تواصلك.

كيفية إعداد مساعد أدوات Kutools الذكي لـ Outlook لتعزيز كفاءة البريد الإلكتروني؟

تحويل تجربتك مع البريد الإلكتروني بفضل مساعد أدوات Kutools الذكي يتم بخطوات بسيطة. سنعرض لك هنا دليل إعداد Kutools AI خطوة بخطوة في Outlook.

الخطوة1: تثبيت Kutools AI

انتقل إلى صفحة التنزيل لتحميل وتثبيت أدوات Kutools لـ Outlook للحصول على Kutools AI.

الخطوة2: تفعيل Kutools AI

1. بعد تثبيت أدوات Kutools لـ Outlook، انتقل إلى علامة تبويب Kutools ثم اضغط على مساعد الذكاء الاصطناعي.

2. يظهر دليل الذكاء الاصطناعي لأدوات Kutools والذي يعرفك بالمهارات التي تقدمها أدوات Kutools. اضغط زر التالي للمتابعة.

3. تظهر معلومات يجب معرفتها قبل الاستخدام . اضغط التالي.

4. الآن يمكنك تفعيل Kutools AI عبر اختيار مزود الذكاء الإصطناعي وإدخال مفتاح الـAPI المقابل. وبعد ذلك، اضغط موافق.

بعد الضغط على موافق، تظهر لوحة Kutools AI في الجانب الأيمن من نافذة Outlook كما هو موضح أدناه. تابع القراءة للاطلاع على أمثلة الاستخدام!

استخدم مساعد أدوات Kutools الذكي في سير عملك: أمثلة عملية

ملخص البريد الإلكتروني: استخراج النقاط الأساسية من الرسائل الطويلة

عندما تفتح صندوق الوارد وتجد رسالة طويلة من عميل حول تحديثات المشروع وطلبات متعددة، بدلاً من تصفح النص المكثف يمكنك الاعتماد على مهارة الملخص من Kutools AI. بمجرد فتح الرسالة، يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء ملخص موجز يبرز أهم المعلومات، مما يمَكِّنك من استيعاب النقاط الرئيسية بسرعة وتحديد أولوياتك التالية ويوفر وقتك الثمين ويضمن عدم فوْت أي تفاصيل هامة.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد أنك في لوحة القراءة.
2. حدد البريد الإلكتروني الذي تريد تلخيصه.

يتم تلقائيًا إنشاء ملخص موجز لأهم نقاط البريد الإلكتروني ضمن صندوق الملخص كما هو مبين أدناه:

الرد السريع: توليد ردود فورية مدركة للسياق

بدلاً من قضاء الوقت في كتابة الرد من الصفر، تساعدك مهارة الرد السريع من Kutools AI في تحليل سياق الرسالة واقتراح عدة أسس للرد المفصل.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد أنك في لوحة القراءة.
2. حدد البريد الإلكتروني الذي ترغب في الرد عليه. ستظهر الرد السريع وسيتم تلقائيًا إنشاء عدة أسس للرد كما هو مبين أدناه.

   

   نصائح:

   • إذا قمت بتحديد نص داخل الرسالة سيتم الرد على الجزء المحدد فقط، بخلاف ذلك يتم الرد على الرسالة كلها.
   • إذا كانت جميع أسس الرد غير مناسبة، يمكنك الضغط على رابط "غير مناسب؟" وإدخال الأساس الذي تريده.

3. اختر إحدى أسس الرد لإنشاء الرد النهائي.

4. اضغط زر الرد وسيتم إدراج الرد ضمن مسودة البريد الإلكتروني ليكون جاهزًا للمراجعة والتحرير والإرسال.

   

كتابة البريد الإلكتروني: إنشاء الرسائل الأولى بمساعدة الذكاء الاصطناعي

عند الحاجة لمتابعة عميل بعد اجتماع ولا تدري كيف تبدأ، توفر لك مهارة الإنشاء من Kutools AI اقتراحات مبنية على السياق لتسهيل كتابة رسالتك. بعد تزويد Kutools AI بالنقاط الأساسية، يقترح لك عبارات وهياكل تناسب احتياجك، لتكتب رسالة احترافية وواضحة بسرعة.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد من أنك في لوحة الكتابة.
2. في صندوق الإنشاء أدخل النقاط الأساسية واضغط زر إنشاء.
3. اضغط إدراج لإضافة المسودة المُولدة إلى نص البريد الإلكتروني.

تابع كتابة البريد الإلكتروني: استكمال ما بدأته

عندما تبدأ في كتابة رسالة بريد طويلة، ثم يطرأ انقطاع وتترُكها ناقصة، توفر لك مهارة متابعة الكتابة من Kutools AI المساعدة لاستكمال ما بدأت. يستعرض الذكاء الاصطناعي سياق المسودة غير المكتملة ويقدم اقتراحات للمتابعة وإكمال الرسالة.

تعمل مهارة متابعة الكتابة بهذا الشكل: عند البدء في الرد على بريد في صندوق الوارد، تتحول لوحة القراءة تلقائيًا للوحة الكتابة. أثناء كتابتك للرد، تواصل مهارة متابعة الكتابة تلقائيًا المسودة. وبعد الانتهاء، اضغط زر إدراج ليتم إدخاله في المسودة بسرعة.

حوّل Kutools AI إلى مساعدك الشخصي

من خلال إضافة وتخصيص المهارات وتمكين الذكاء الاصطناعي من التعلم من تاريخ بريدك الإلكتروني، يمكنك تحسين Kutools AI ليصبح مساعدك الشخصي. بهذه المزايا ستتلقى ردودًا أكثر دقة وتناسقًا مع السياق ولديك القدرة على ضبط المهارات بما يتناسب مع احتياجاتك الخاصة.

• تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي
• تصميم الردود بناءً على الاستفادة من سجل البريد الإلكتروني
• التحكم في الأوضاع اليدوية/التلقائية وتخصيص تفضيلات العرض

تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي

في أسفل لوحة Kutools AI، يوجد زر إدارة مكتبة المهارات، والذي يفتح مربع حوار إدارة مكتبة المهارات عند الضغط عليه.

في مربع حوار إدارة مكتبة المهارات، يمكنك ضبط المهارات لكلا لوحة القراءة ولوحة الكتابة:

1. حدد لوحة القراءة أو لوحة الكتابة لإدارة المهارات في كل لوحة.
2. حدد المربع بجانب كل مهارة لتفعيلها وعرضها في لوحة Kutools AI. لإلغاء التفعيل، ألغي التحديد لإخفاء المهارة من اللوحة.
3. حدد مهارة ما لتخصيص إعداداتها، ومنها:
   • أمر الدور: يوجه الذكاء الاصطناعي لاعتماد أسلوب وسلوك معين.
   • أمر المهمة: يوجه الذكاء الاصطناعي لأداء مهمة محددة.
   • خيارات إضافية: يوفر تخصيصًا أكبر، مع إمكانية إضافة المزيد بضغطة زر خيارات إضافية.
4. أضف مهارة جديدة بالضغط على زر إضافة مهارة لإنشاء واحدة مخصصة تناسب احتياجك.

صمم الردود باستخدام رؤى من تاريخ البريد الإلكتروني

مهارات الرد في Kutools AI تدعم التعلم من المحادثات البريدية السابقة. من خلال إنشاء قاعدة بيانات محلية تحتفظ ببيانات بريدك القديمة، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل الاتصالات الماضية وتعزيز دقة وملاءمة ردوده لتقديم إجابات أكثر دقة ومراعاة للسياق.

يمكنك إضافة رسائل البريد السابقة يدويًا إلى تعلم البريد الإلكتروني، أو تفعيل خاصية الإضافة التلقائية كي يتم إضافتها مباشرة بعد إرسال البريد، لمساعدة النظام في التعلم والتكيف بشكل أفضل.

إضافة يدوية

1. اضغط زر تعلم البريد الإلكتروني في صندوق الرد أو الرد السريع في لوحة Kutools AI.

2. اضغط زر الإضافة اليدوية.

3. في حوار الإضافة اليدوية الذي يظهر، حدد الرسائل المطلوبة واضغط موافق.

• لتحديد جميع رسائل الحساب، علم المربع بجوار الحساب.
• لتحديد الرسائل واحدة واحدة، علم المربع بجوار كل رسالة.
• لتحديد رسائل الشهر الأخير، اضغط رابط رسائل الشهر الماضي .
• لتحديد رسائل السنة الأخيرة، اضغط رابط رسائل العام الماضي .

4. يظهر مربع حوار يخبرك بعدد الرسائل التي تحتاج إلى تعلمها. اضغط نعم.

5. يظهر مربع حوار آخر يعلمك بعدد الرسائل التي تم تعلمها بنجاح. اضغط موافق.

إضافة تلقائية

اضغط زر تعلم البريد الإلكتروني في صندوق الرد أو الرد السريع في لوحة Kutools AI ثم قم بما يلي.

1. علم مربع إضافة تلقائية .
2. حدد حسابات البريد الإلكتروني عبر تحديد المربع بجوار كل عنوان، كي يتم إضافة الرسائل الصادرة منها تلقائيًا إلى تعلم البريد الإلكتروني.
3. اضغط زر حفظ.

التحكم في الأوضاع اليدوية/التلقائية وتخصيص تفضيلات العرض

يتيح لك Kutools AI تخصيص تشغيله وواجهته البصرية حسب تفضيلاتك الشخصية وسير عملك:

• بعض المهارات تكون مضبوطة أساسًا على الوضع التلقائي، بينما تعمل أخرى في الوضع اليدوي. للتحويل بين الوضعين لخاصية معينة، اضغط ببساطة على تبديل زر أعلى يمين صندوق المهارة.
  

  إليك الفرق في تشغيل المهارات آليًا بين لوحة القراءة ولوحة الكتابة:

  • لوحة القراءة: المهارات المضبوطة على الوضع التلقائي ستعمل تلقائيًا بمجرد فتح رسالة جديدة.
  • لوحة الكتابة: المهارات في الوضع التلقائي تعمل تلقائيًا عند تغيير المسودة، باستثناء مهارة "متابعة الكتابة" التي تعمل فقط عند تغيير المحتوى ذاته.
  نصائح:

  بعد التحويل إلى الوضع اليدوي، اضغط زر إنشاء للحصول على النتائج. إذا تم تحديد نص في بريد إلكتروني، ستعالج المهارة فقط المحتوى المحدد، وإلا ستعالج الرسالة كلها. في الوضع التلقائي، ستعالج المهارات الرسالة كاملة بعد تحديدها. إذا أردت معالجة جزء معين فقط، ظلل القسم المطلوب ثم اضغط أيقونة إعادة الإنشاء بأسفل يسار.

• يمكنك تخصيص العرض عبر اختيار عرض صفحة واحدة لرؤية جميع المهارات في Kutools AI اللوحة دفعة واحدة، أو عرض بعلامات التبويب لتنظيم المهارات في علامات تبويب منفصلة.
  

نصائح لتحقيق أقصى استفادة من Kutools AI

إليك مجموعة من النصائح والحِيل لاستخدام Kutools AI في Outlook:

ما الذي يمكنك التحكم فيه والوصول إليه بسرعة من لوحة Kutools AI

للتحويل بين لوحة القراءة ولوحة الكتابة، استخدم زر لوحة القراءة/الكتابة. للتحويل بين عرض صفحة واحدة أو عرض بعلامات التبويب، استخدم زر عرض صفحة واحدة/بعلامات التبويب. للتبديل بسهولة بين مزودي الذكاء الاصطناعي والنماذج في لوحة Kutools AI، اضغط القائمة المنسدلة لاختيار نموذج الذكاء الاصطناعي المفضّل لديك. للتبديل بين الوضع اليدوي والتلقائي لأي مهارة، اضغط الزر تبديل ضمن صندوق المهارة المعني. عند الحاجة، اضغط زر عرض المحتوى الموسع لعرض كامل نتيجة العملية. اللغة المستخدمة في كل مهارة تطابق إعدادات Outlook الافتراضية، ويمكنك تغييرها باختيار القائمة المنسدلة للغة داخل صندوق المهارة. بتوسيع قائمة الخيارات الإضافية، يمكنك اختيار خيار معين لتوجيه الذكاء الاصطناعي لإنتاج نتائج محددة أكثر. قد تكون النتائج التي يولدها الذكاء الاصطناعي غير دقيقة، يرجى التحقق من المعلومات الهامة دائماً.

ما الذي يمكنك فعله بالمحتوى الذي تم إنشاؤه داخل صندوق المهارة