افتح آفاق المستقبل للبريد الإلكتروني: عزز كفاءة Outlook مع Kutools AI

في عالم الاتصالات الرقمية السريع، تُعد الكفاءة أمرًا أساسيًا، وإدارة بريدك الإلكتروني بفعالية يمكن أن توفر عليك الكثير من الوقت والجهد. هنا يأتي دور Kutools AI for Outlook، الأداة القوية المصممة لتعزيز تجربتك مع البريد الإلكتروني من خلال تقديم مهارات ذكية تُبسط سير عملك. سواء كنت تكتب رسائل بريد إلكتروني، أو تترجم محتوى، أو ترد على البريد الإلكتروني، يقدم Kutools AI مجموعة من الإمكانيات التي يمكن أن تغير طريقة تفاعلك مع البريد الإلكتروني. في هذا الدليل، ستتعرف على Kutools AI for Outlook، ولماذا يُعتبر أداة لا غنى عنها، وكيفية إعداده، وكيفية دمجه في روتينك اليومي للبريد الإلكتروني لتحقيق أقصى إنتاجية.

• أمثلة على استخدام Kutools AI في الوارد البريد الإلكتروني:
  • ملخص البريد الإلكتروني
  • رد سريع
• أمثلة على استخدام Kutools AI في الصادر البريد الإلكتروني:
  • كتابة البريد الإلكتروني
  • متابعة الكتابة

• تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي
• تخصيص الردود بالاستفادة من سجل البريد الإلكتروني
• التحكم في الوضع اليدوي/التلقائي وتخصيص تفضيلات العرض

• التحكم السريع والوصول في لوحة Kutools AI
• إدارة المحتوى المُولد في صندوق المهارات
• أفضل الممارسات لاستخدام Kutools AI

ما هو Kutools AI for Outlook؟

Kutools AI for Outlook هو ميزة متقدمة طورتها ExtendOffice، حيث تدمج بسلاسة تقنيات الذكاء الاصطناعي من نماذج رائدة مثل OpenAI وGoogleAI في روتينك اليومي للبريد الإلكتروني. كجزء من مجموعة أدوات شاملة تضم أكثر من100 أداة في Kutools for Outlook، يُحدث هذا الذكاء الاصطناعي تحولاً في طريقة إدارتك وتفاعلك مع البريد الإلكتروني. من خلال واجهته البديهية، يوفر Kutools AI إمكانيات قوية لتعزيز إنتاجيتك في قراءة وكتابة البريد الإلكتروني.

المهارات في لوحة القراءة (لتحليل والرد على البريد الإلكتروني المستلم)

• الملخص: احصل على ملخصات موجزة لفهم النقاط الرئيسية في الرسائل الطويلة بسرعة.
• الرد: استخدم الذكاء الاصطناعي للردود الفعالة والمفصلة على البريد الإلكتروني. (يدعم الاستفادة من الرسائل المرسلة للحصول على معلومات ذات صلة.)
• رد سريع: يعرض خيارات رد مختلفة ويولد رداً بناءً على الاتجاه الذي تختاره. (يدعم الاستفادة من الرسائل المرسلة للحصول على معلومات ذات صلة.)
• رد الشكر: أنشئ رسالة شكر موجزة لمساعدتك في التعبير عن الامتنان بسرعة.
• ترجمة: ترجم الرسائل الواردة فورًا إلى لغتك المفضلة لضمان تواصل سلس.
• تحليل: حلل الميل العاطفي لمحتوى البريد الإلكتروني لمساعدتك في تحديد ما إذا كان الشعور إيجابيًا أو سلبيًا أو محايدًا.
• استخراج: استخرج معلومات منظمة مثل الأسماء، الأماكن، التواريخ، والمبالغ من البريد الإلكتروني لمساعدتك على فهم البيانات الرئيسية بسرعة.
• مهارات مخصصة: أنشئ مهاراتك الخاصة عن طريق تخصيص تعليمات الدور، وأوامر التنفيذ، وإضافة خيارات إضافية لتلبية احتياجاتك الفريدة في إدارة البريد الإلكتروني.

المهارات في لوحة الكتابة (لصياغة وتحسين البريد الإلكتروني الصادر)

• كتابة: استخدم المساعدة الذكية لتسريع عملية كتابة البريد الإلكتروني مع اقتراحات مخصصة.
• تحسين: حسّن مسودات بريدك الإلكتروني تلقائيًا من حيث القواعد والأسلوب والنبرة، لضمان مظهر احترافي.
• متابعة الكتابة: دع الذكاء الاصطناعي يقدم اقتراحات واستكمالات بناءً على السياق لمساعدتك في مواصلة كتابة المسودات.
• ترجمة: ترجم مسودات بريدك الإلكتروني بسهولة إلى لغات أخرى لتكون جاهزة لجمهور عالمي.
• تدقيق: تحقق وصحح الأخطاء الإملائية والنحوية في البريد الإلكتروني لضمان دقة اللغة.
• توسيع: وسّع المعلومات الرئيسية في البريد الإلكتروني وقدم شروحات مفصلة لمحتوى أكثر شمولاً.
• اقتراح: قدم اقتراحات لتحسين المنطق أو مراجعة المحتوى الحساس من خلال التحليل المنطقي أو مراجعة النص.
• مهارات مخصصة: أنشئ مهاراتك الخاصة عن طريق تخصيص تعليمات الدور، وأوامر التنفيذ، وإضافة خيارات إضافية لتلبية احتياجاتك الفريدة في إدارة البريد الإلكتروني.

لماذا تختار Kutools AI لـ Outlook الخاص بك؟

في عالم اليوم الرقمي السريع، التواصل الفعال هو الأساس. يستفيد Kutools AI من أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي ليضمن أن رسائلك الإلكترونية ليست مجرد نصوص تُقرأ، بل يتم فهمها وتقديرها. الهدف هو رفع مستوى تواصلك عبر البريد الإلكتروني وجعل كل تفاعل أكثر معنى وتأثيرًا. سواء كنت تدير سيلًا من الرسائل اليومية أو تركز على رسالة واحدة مهمة، فإن Kutools AI هو شريكك الاستراتيجي ليبقيك في الصدارة في عالم التواصل. إليك بعض الفوائد الرئيسية التي يقدمها Kutools AI:

⏰ الأتمتة لتوفير الوقت: يقوم بأتمتة المهام الروتينية للبريد الإلكتروني مثل تلخيص الرسائل والرد السريع، مما يوفر وقتك للمهام الأكثر أهمية ويزيد من إنتاجيتك العامة.

🌐 تكامل ذكاء اصطناعي متعدد الاستخدامات: يدعم Kutools AI مجموعة واسعة من منصات الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك OpenAI وGoogleAI وZhipuAI وDashScopeAI وBaiduAI وSenseNovaAI، مما يمنحك المرونة لاختيار أفضل نموذج ذكاء اصطناعي لإدارة بريدك الإلكتروني بدقة وكفاءة.

🖥️ واجهة سهلة الاستخدام: يتميز بواجهة بديهية وسهلة التنقل، مما يجعل من السهل على جميع المستخدمين تحسين إدارة بريدهم الإلكتروني وتواصلهم.

🌓 وظيفة الوضع المزدوج: يقدم Kutools AI وضع يدوي ووضع تلقائي. في الوضع التلقائي، يتم إنشاء مهام مثل تلخيص البريد الإلكتروني والردود السريعة تلقائيًا. يمكنك التبديل بين الأوضاع بسهولة بنقرة واحدة، مما يتيح لك تخصيص الأداة لتناسب سير عملك.

💡 مهارات مخصصة: خصص Kutools AI لاحتياجاتك الخاصة في إدارة البريد الإلكتروني من خلال إنشاء مهاراتك الخاصة. قم بتخصيص تعليمات الدور، وأوامر التنفيذ، وخيارات إضافية لضمان عمل الذكاء الاصطناعي بالطريقة التي تريدها بالضبط، مما يوفر أقصى مرونة وكفاءة في التعامل مع بريدك الإلكتروني.

📚 تعلم من سجل البريد الإلكتروني: عند إنشاء الردود، يستخدم Kutools AI تفاعلاتك السابقة عبر البريد الإلكتروني (بعد إضافة الرسائل التاريخية) لتقديم ردود مدركة للسياق، مع إجابات دقيقة بناءً على المناقشات السابقة. مع الوقت، تصبح الردود أكثر دقة وتوافقًا مع أسلوب تواصلك لمزيد من التخصيص.

🌍 إمكانيات الترجمة اللغوية: يكسر حواجز اللغة باستخدام نماذج متقدمة للترجمة الدقيقة، مما يجعل التواصل العالمي سهلاً.

⚙️ تكامل سلس مع Outlook: مصمم حصريًا لـ Outlook، يعزز تجربتك مع البريد الإلكتروني ضمن بيئة مألوفة، لضمان سير عمل بديهي وفعال.

✏️ وضوح واحترافية معززة: يستخدم نماذج لغوية متقدمة لتحسين رسائلك الإلكترونية، وضمان الوضوح والاحترافية في كل رسالة ترسلها.

🔐 خصوصية وأمان معززان: يستخدم أحدث بروتوكولات التشفير والأمان لضمان حماية بيانات بريدك الإلكتروني، مما يمنحك راحة البال بشأن أمان اتصالاتك.

كيفية إعداد Kutools AI for Outlook لتعزيز كفاءة البريد الإلكتروني؟

تحويل تجربتك مع البريد الإلكتروني باستخدام Kutools AI لا يتطلب سوى بضع خطوات. سنعرض لك هنا دليلًا خطوة بخطوة حول كيفية إعداد Kutools AI في Outlook الخاص بك.

الخطوة1: تثبيت Kutools AI

انتقل إلى صفحة التنزيل لتنزيل وتثبيت Kutools for Outlook للحصول على Kutools AI.

الخطوة2: تفعيل Kutools AI

1. بعد تثبيت Kutools for Outlook، انتقل إلى علامة تبويب Kutools، ثم انقر على AI.

2. ستظهر نافذة دليل Kutools AI . تقدم هذه النافذة المهارات التي يوفرها Kutools AI. انقر على زر التالي للمتابعة.

3. ستظهر معلومات يجب معرفتها قبل الاستخدام. انقر على التالي.

4. الآن، يمكنك تفعيل Kutools AI عن طريق اختيار مزود الذكاء الاصطناعي وإدخال مفتاح API المناسب. بعد الانتهاء، انقر على موافق.

بعد النقر على موافق، ستظهر لوحة Kutools AI على الجانب الأيمن من نافذة Outlook كما هو موضح أدناه. تابع القراءة للاطلاع على أمثلة حول كيفية استخدامه!

استخدم Kutools AI في سير عملك مع أمثلة عملية

ملخص البريد الإلكتروني: استخراج النقاط الرئيسية من الرسائل الطويلة

لقد فتحت صندوق الوارد لتجد رسالة طويلة من عميل تتضمن تحديثات متعددة للمشروع وطلبات مختلفة. بدلاً من قراءة النص الطويل، يمكنك الاعتماد على مهارة الملخص في Kutools AI. عند فتح البريد الإلكتروني، يقوم الذكاء الاصطناعي بسرعة بإنشاء ملخص موجز يبرز أهم المعلومات. هذا يتيح لك فهم النقاط الأساسية بسرعة وتحديد أولويات خطواتك التالية، مما يوفر وقتًا ثمينًا ويضمن عدم تفويت أي تفاصيل مهمة.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد من أنك في لوحة القراءة.
2. حدد البريد الإلكتروني الذي ترغب في تلخيصه.

سيقوم صندوق الملخص تلقائيًا بإنشاء ملخص موجز لأهم نقاط البريد الإلكتروني كما هو موضح أدناه:

رد سريع: إنشاء ردود فورية مدركة للسياق

بدلاً من قضاء الوقت في كتابة رد من البداية، تساعدك مهارة الرد السريع في Kutools AI على تحليل سياق البريد الإلكتروني واقتراح عدة أسس للرد المفصل.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد من أنك في لوحة القراءة.
2. حدد البريد الإلكتروني الذي ترغب في الرد عليه. ستقوم مهارة الرد السريع بتوليد عدة أسس للرد تلقائيًا كما هو موضح أدناه.

   

   نصائح:

   • إذا قمت بتحديد نص في البريد الإلكتروني، سيتم الرد على المحتوى المحدد فقط. وإلا سيتم الرد على البريد الإلكتروني بالكامل.
   • إذا لم تكن أي من أسس الرد مناسبة، يمكنك النقر على رابط "غير مناسب؟" وإدخال الأساس الذي تريده.

3. حدد أحد أسس الرد لتوليد الرد.

4. انقر على زر الرد. سيتم إدراج الرد في مسودة البريد الإلكتروني، ليكون جاهزًا للمراجعة والتحرير والإرسال.

   

كتابة البريد الإلكتروني: صياغة الرسائل الأولية بمساعدة الذكاء الاصطناعي

عندما تحتاج إلى متابعة عميل بعد اجتماع ولا تعرف من أين تبدأ، تأتي مهارة الكتابة في Kutools AI لتقدم اقتراحات قائمة على السياق لمساعدتك في صياغة رسالتك. بمجرد تزويد Kutools AI بالنقاط الرئيسية، يقترح عبارات وهياكل مصممة خصيصًا لاحتياجاتك، مما يتيح لك بسرعة كتابة بريد إلكتروني احترافي وواضح.

1. في لوحة Kutools AI، تأكد من أنك في لوحة الكتابة.
2. في صندوق الكتابة، أدخل النقاط الرئيسية، ثم انقر على زر التوليد.
3. انقر على إدراج لإضافة المسودة المُولدة إلى نص البريد الإلكتروني.

متابعة كتابة البريد الإلكتروني: استكمال ما بدأته

بدأت في كتابة بريد إلكتروني مفصل، لكنك توقفت في منتصف الطريق واضطررت لمغادرته دون إكماله. عند عودتك، تكون مهارة متابعة الكتابة في Kutools AI جاهزة لمساعدتك في استكمال ما بدأته. يقوم الذكاء الاصطناعي بمراجعة سياق المسودة غير المكتملة ويقدم اقتراحات لمواصلة وإكمال رسالتك.

تعمل مهارة متابعة الكتابة كالتالي: عند بدء الرد على بريد إلكتروني في صندوق الوارد، تتحول لوحة القراءة تلقائيًا إلى لوحة الكتابة. أثناء كتابة ردك، تتابع مهارة متابعة الكتابة تلقائيًا استكمال المسودة. بمجرد توليد المحتوى، انقر على زر الإدراج لإضافته بسرعة إلى المسودة.

حوّل Kutools AI إلى مساعدك الشخصي

من خلال إضافة وتخصيص المهارات وتمكين الذكاء الاصطناعي من التعلم من سجل بريدك الإلكتروني، يمكنك تحسين Kutools AI ليصبح مساعدك الشخصي. مع هذه الميزات، ستحصل على ردود أكثر دقة وملاءمة للسياق، وستتمكن من ضبط مهارات الذكاء الاصطناعي لتناسب احتياجاتك الخاصة.

• تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي
• تخصيص الردود بالاستفادة من سجل البريد الإلكتروني
• التحكم في الوضع اليدوي/التلقائي وتخصيص تفضيلات العرض

تخصيص وإضافة مهارات للاستخدام الشخصي

في أسفل لوحة Kutools AI، يوجد زر إدارة مكتبة المهارات، والذي يفتح مربع حوار إدارة مكتبة المهارات عند النقر عليه.

في مربع حوار إدارة مكتبة المهارات، يمكنك تكوين المهارات لكل من لوحة القراءة ولوحة الكتابة:

1. حدد لوحة القراءة أو لوحة الكتابة لإدارة المهارات في تلك اللوحة.
2. حدد المربع بجوار المهارة لتفعيلها وعرضها في لوحة Kutools AI. قم بإلغاء تحديد المربع لتعطيل المهارة وإخفائها من اللوحة.
3. حدد مهارة لتخصيص إعداداتها، بما في ذلك:
   • تعليمات الدور: توجه الذكاء الاصطناعي لتبني سلوك وأسلوب معين.
   • أمر التنفيذ: يوجه الذكاء الاصطناعي لأداء مهمة معينة.
   • خيارات إضافية: تتيح المزيد من التخصيص، مع إمكانية إضافة إعدادات إضافية باستخدام زر إضافة خيارات.
4. أضف مهارة جديدة بالنقر على زر إضافة مهارة لإنشاء واحدة تناسب احتياجاتك الخاصة.

تخصيص الردود بالاستفادة من سجل البريد الإلكتروني

تدعم مهارات الرد في Kutools AI التعلم من المحادثات البريدية السابقة. من خلال إنشاء قاعدة بيانات محلية تخزن بيانات البريد الإلكتروني السابقة، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل الاتصالات السابقة، مما يعزز دقة وملاءمة ردوده لتكون أكثر تحديدًا وملاءمة للسياق.

يمكنك إضافة الرسائل السابقة يدويًا إلى تعلم البريد الإلكتروني، أو تفعيل ميزة الإضافة التلقائية ليتم إضافة الرسائل تلقائيًا إلى تعلم البريد الإلكتروني بعد إرسالها، مما يساعد النظام الذكي على التعلم والتكيف بشكل أفضل.

إضافة يدوية

1. انقر على زر تعلم البريد الإلكتروني في صندوق الرد أو الرد السريع في لوحة Kutools AI.

2. انقر على زر الإضافة اليدوية.

3. في نافذة الإضافة اليدوية المنبثقة، حدد الرسائل التي ترغب في تعلمها وانقر على موافق.

• لتحديد جميع رسائل حساب معين، حدد المربع أمام الحساب.
• لتحديد الرسائل واحدة تلو الأخرى، حدد المربع أمام كل رسالة.
• لتحديد رسائل الشهر الأخير، انقر على رابط "رسائل الشهر الماضي".
• لتحديد رسائل السنة الأخيرة، انقر على رابط "رسائل العام الماضي".

4. ستظهر نافذة لتذكيرك بعدد الرسائل التي يجب تعلمها. انقر على نعم.

5. ستظهر نافذة أخرى لتذكيرك بعدد الرسائل التي تم تعلمها بنجاح. انقر على موافق.

إضافة تلقائية

انقر على زر تعلم البريد الإلكتروني في صندوق الرد أو الرد السريع في لوحة Kutools AI، ثم تابع كما يلي.

1. حدد مربع الإضافة التلقائية.
2. حدد حسابات البريد الإلكتروني بوضع علامة بجوار كل عنوان، ليتم إضافة الرسائل المرسلة منها تلقائيًا إلى تعلم البريد الإلكتروني.
3. انقر على زر الحفظ.

التحكم في الوضع اليدوي/التلقائي وتخصيص تفضيلات العرض

يتيح لك Kutools AI تخصيص طريقة عمله وواجهته البصرية لتناسب تفضيلاتك الشخصية وسير عملك:

• بعض المهارات مضبوطة في البداية على الوضع التلقائي، بينما تعمل أخرى في الوضع اليدوي. للتبديل بين الوضع اليدوي والتلقائي لمهارة معينة، ما عليك سوى النقر على تبديل الزر في الزاوية العلوية اليمنى من صندوق المهارة.
  

  إليك الفرق بين مهارات الأتمتة في لوحة القراءة ولوحة الكتابة:

  • لوحة القراءة: المهارات المضبوطة على الوضع التلقائي ستعمل تلقائيًا في كل مرة يتم فيها التبديل إلى رسالة جديدة.
  • لوحة الكتابة: المهارات في الوضع التلقائي ستعمل تلقائيًا عند تغيير التحديد في المسودة، باستثناء مهارة "متابعة الكتابة" التي ستعمل فقط عند تغيير المحتوى نفسه.
  نصائح:

  بعد التبديل إلى الوضع اليدوي، انقر على زر التوليد للحصول على النتائج. إذا تم تحديد نص في البريد الإلكتروني، ستعالج المهارة المحتوى المحدد فقط؛ وإلا ستعالج البريد الإلكتروني بالكامل. في الوضع التلقائي، ستعالج المهارات البريد الإلكتروني بالكامل بعد تحديده. إذا كنت ترغب في معالجة جزء معين فقط من البريد الإلكتروني، قم بتظليل القسم المطلوب ثم انقر على أيقونة إعادة التوليد في الزاوية السفلية اليسرى.

• يمكنك تخصيص العرض باختيار عرض صفحة واحدة لمشاهدة جميع المهارات في Kutools AI اللوحة دفعة واحدة، أو عرض بعلامات تبويب لتنظيم المهارات في علامات تبويب منفصلة.
  

نصائح لتعظيم كفاءة Kutools AI

إليك بعض النصائح والحيل لاستخدام Kutools AI في Outlook:

ما يمكنك التحكم فيه والوصول إليه بسرعة في لوحة Kutools AI

للتبديل بين لوحة القراءة ولوحة الكتابة، استخدم زر التبديل بين لوحة القراءة/الكتابة. للتبديل بين عرض الصفحة الواحدة وعرض علامات التبويب، استخدم زر التبديل بين عرض الصفحة الواحدة/علامات التبويب. للتبديل بسهولة بين مزودي الذكاء الاصطناعي والنماذج المختلفة في لوحة Kutools AI، انقر على القائمة المنسدلة لنموذج الذكاء الاصطناعي المستخدم واختر الخيار المفضل لديك من القائمة. للتبديل بين الوضع اليدوي والتلقائي لمهارة معينة، ما عليك سوى النقر على تبديل الزر في صندوق المهارة. إذا لزم الأمر، انقر على زر توسيع المحتوى لعرض كامل نتيجة الرد. ستتطابق لغة المهارة مع إعدادات Outlook لديك افتراضيًا. يمكنك تغييرها من خلال تحديد القائمة المنسدلة للغة في صندوق المهارة. عند توسيع قائمة الخيارات الإضافية، يمكنك اختيار خيار لتوجيه الذكاء الاصطناعي لإنتاج نتائج أكثر تحديدًا. قد يكون المحتوى المُولد بواسطة الذكاء الاصطناعي غير دقيق، لذا يُرجى التحقق من المعلومات المهمة.

ما يمكنك فعله بالمحتوى المُولد في صندوق المهارة