استخدم Smart Recipients لتحسين إدارة جهات اتصال Outlook

إدارة مستلمي البريد الإلكتروني يمكن أن تكون مهمة شاقة، خاصة عند العمل عبر عدة حسابات أو التعامل مع قوائم جهات اتصال واسعة. تقدم Kutools for Outlook ميزة Smart Recipients لتحويل الطريقة التي تدير بها مستلمي بريدك الإلكتروني، حيث توفر إمكانيات متقدمة تتجاوز الوظائف الأصلية في Outlook. من خلال الوصول إلى جهات الاتصال عبر الحسابات، البحث المتقدم، الفرز والتصفية بسهولة، خيارات العرض القابلة للتخصيص، والمؤشرات البصرية البديهية، تضمن Smart Recipients أن تكون عملية التواصل عبر البريد الإلكتروني سلسة وفعالة. ستساعد هذه الدليل على استكشاف السبب الذي يجعل Smart Recipients أداة لا غنى عنها، وكيفية تفعيلها وكيفية الاستفادة القصوى من ميزاتها القوية.

لماذا اختيار Smart Recipients

إدارة المستلمين بكفاءة أمر بالغ الأهمية للإنتاجية، خاصة عند العمل مع عدة حسابات أو قوائم جهات اتصال كبيرة. قد تأتي أدوات Outlook المدمجة بأوجه قصور في مثل هذه الحالات، لكن Smart Recipients تعزز إدارة المستلمين بمزيد من التحكم والسهولة. فيما يلي أهم مزايا هذه الميزة:

📂 إدارة سلسة لجهات الاتصال عبر الحسابات المتعددة
تمكن Smart Recipients الوصول السلس إلى جهات الاتصال عبر جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook، مما يتيح لك عرض جهات الاتصال من جميع الحسابات في وقت واحد أو التركيز على حساب معين. توفر هذه المرونة عناء التنقل بين الحسابات وضمان وجود جهات الاتصال الصحيحة دائمًا في متناول يدك.

🔍 قدرات متقدمة للبحث السريع والتصفية
مع Smart Recipients، يمكنك البحث بسهولة في قوائم جهات الاتصال الشاملة باستخدام عدة حقول، بما في ذلك الاسم، البريد الإلكتروني، الشركة، أو رقم الهاتف. تساعدك وظيفة البحث المتقدم والتصفية على تحديد جهات الاتصال المطلوبة بسرعة، حتى عند إدارة قواعد بيانات جهات اتصال كبيرة ومعقدة. من خلال تحسين النتائج، تساعد هذه الميزة على توفير وقت ثمين عند كتابة رسائل بريد إلكتروني لأفراد أو مجموعات معينة.

↕️ خيارات فرز مرنة ومتنوعة
تقدم Smart Recipients مجموعة من خيارات الفرز لمساعدتك على تنظيم جهات الاتصال بشكل أكثر فعالية. يمكنك الفرز حسب مختلف الحقول، مثل الاسم، نطاق البريد الإلكتروني، الشركة، أو معايير مخصصة، بترتيب تصاعدي، تنازلي، أو حتى عشوائي. يضمن هذا التنوع في الفرز القدرة على تصفح جهات الاتصال بطريقة تناسب أفضل سير عملك، مما يجعل من السهل إدارة قوائم جهات الاتصال الكبيرة دون الشعور بالإرهاق.

⚙️ عرض جهة الاتصال القابل للتخصيص لتحقيق أقصى كفاءة
توفر Smart Recipients لك التحكم الكامل في كيفية عرض معلومات جهة الاتصال. في الجزء الأيسر من نافذة Smart Recipients، يمكنك تخصيص الحقول المرئية - مثل الاسم، المسمى الوظيفي، الشركة، أو البريد الإلكتروني - مما يساعدك على التركيز على التفاصيل الأكثر صلة بمهمتك الحالية. يقلل هذا العرض الشخصي من الفوضى ويعزز الإنتاجية من خلال عرض البيانات التي تحتاجها فقط. في الجزء الأيمن، يتم عرض جميع الحقول غير الفارغة لجهات الاتصال المحددة، بما في ذلك الاسم، المسمى الوظيفي، الشركة، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني.

✅ معالجة المستلمين بدون أخطاء باستخدام المؤشرات البصرية
إحدى الميزات البارزة لـ Smart Recipients هي استخدام المؤشرات البصرية الملونة، والتي يتم تطبيقها تلقائيًا عند إضافة جهات الاتصال إلى حقول "To"، "Cc"، أو "Bcc". تساعدك هذه المؤشرات على رؤية المستلمين الذين تم إضافتهم على الفور، مما يمنع الإدخالات المكررة ويضمن أن قوائم المستلمين دقيقة ومنظمة جيدًا.

⏱️ واجهة مبسطة لتحقيق كفاءة توفير الوقت
تقلل واجهة Smart Recipients البديهية وسهلة التنقل من الوقت المستغرق في إدارة المستلمين، مما يتيح لك التركيز أكثر على كتابة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من التعامل مع جوانب إضافة جهات الاتصال. مع تصميمها المبسط، تحسن هذه الميزة الإنتاجية وتُبسّط إدارة مستلمي البريد الإلكتروني.

كيفية تفعيل Smart Recipients في Kutools for Outlook

لاستخدام Smart Recipients في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا:

الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب "Kutools". انقر فوق السهم بجانب "Smart Recipients".

الخطوة 2. حدد "Smart Recipients".

عند استخدام Smart Recipients لأول مرة، ستظهر نافذة ترحيب.

• انقر "نعم" لتمكين (سيحل محل نافذة المستلم الافتراضية في Outlook).
• انقر "لا" لمواصلة استخدام نافذة المستلم الافتراضية في Outlook.
• حدد "لا تظهر هذه النافذة في المرة القادمة" لتخطي رسائل الترحيب المستقبلية.

لاستخدام Smart Recipients فقط للبريد الإلكتروني الحالي:

الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب "Kutools". انقر فوق السهم بجانب "Smart Recipients".

الخطوة 2. اختر "إرسال بريد إلكتروني فورًا باستخدام Smart Recipients".

كيفية استخدام ميزة Smart Recipients

الخطوة 1: حدد "Kutools" > "Smart Recipients" لتفعيل هذه الميزة.

الخطوة 2: انقر فوق "إنشاء بريد إلكتروني جديد" أسفل علامة التبويب "Home" لبدء كتابة رسالة جديدة.

الخطوة 3: في نافذة كتابة البريد الإلكتروني، انقر فوق الزر "To"، "Cc"، أو "Bcc" لفتح نافذة Smart Recipients.

الخطوة 4: أضف المستلمين في نافذة Smart Recipients

1. حدد مجلد جهة اتصال تريد إضافة المستلمين منه في قائمة "Address Book" المنسدلة.
2. انقر نقرًا مزدوجًا على جهة اتصال، وسيتم إضافتها إلى حقل الزر To، Cc، أو Bcc. إذا كنت ترغب في إضافة جهات اتصال إلى حقل آخر، على سبيل المثال، حقل CC، ضع المؤشر على حقل CC، ثم انقر نقرًا مزدوجًا على جهة اتصال في نافذة Smart Recipients. سيتم إضافة جهة الاتصال تلقائيًا إلى حقل CC. سيظهر مؤشر بصري بارز (مؤشر اللون) بجانب جهات الاتصال المضافة، مما يساعدك على تجنب الاختيارات العرضية أو المكررة.
3. حدد جهة اتصال، ثم انقر فوق الزر "To"، "Cc"، أو "Bcc" لإضافة المستلم إلى الحقل المقابل. سيظهر مؤشر بصري بارز (مؤشر اللون) بجانب جهات الاتصال المضافة، مما يساعدك على تجنب الاختيارات العرضية أو المكررة.
4. انقر "موافق".

استخدام متقدم

• للعثور بسرعة على جهات الاتصال المطلوبة، أدخل كلمة رئيسية في مربع النص "Search". يدعم البحث عبر جميع حقول جهة الاتصال، وسيتم تسليط الضوء على جهات الاتصال المتطابقة باللون الأصفر.

  

• لفرز أو تصفية جهات الاتصال، انقر فوق زر التصفية أعلى العمود الذي ترغب في فرزه أو تصفيته. يمكنك الفرز حسب الاسم، البريد الإلكتروني، نطاق البريد الإلكتروني، الشركة، وغيرها من الحقول بترتيب تصاعدي، تنازلي، أو عشوائي.

  يمكنك أيضًا تصفية الأعمدة المعروضة. إذا كنت ترغب في تصفية جهات الاتصال بناءً على معيار معين، مثل تصفية جهات الاتصال التي تحتوي أسماؤها على "m"، انقر فوق زر التصفية لعرض قائمة التصفية، ثم اكتب "m" في مربع "Search". ستظهر نتيجة التصفية في قائمة التصفية، انقر "موافق". سيتم عرض جهات الاتصال التي تحتوي أسماؤها على "m" فقط.

  

  أو يمكنك تصفية جهة الاتصال مباشرة في حقل عن طريق تحديد العناصر التي تريدها في قائمة التصفية، والنقر فوق موافق.

  

• إذا كنت ترغب في إضافة جهات اتصال محددة من مجموعة جهات اتصال،

  1. انقر على مجموعة جهات الاتصال
  2. انتقل إلى قائمة المعلومات التفصيلية في القسم الأيمن، وانقر نقرًا مزدوجًا لإضافة البريد الإلكتروني الخاص بالعضو المحدد إلى الحقل المطلوب.

  

تعطيل ميزة Smart Recipients

الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب "Kutools". انقر فوق السهم بجانب "Smart Recipients".

الخطوة 2. حدد "Smart Recipients".

الخطوة 3. عندما تظهر نافذة التأكيد، انقر "موافق" لتعطيل الميزة

سيعود هذا إلى نافذة اختيار المستلم الافتراضية في Outlook.

Demo: Comprehensive Guide to Smart Recipients Feature