تلخيص رسائل البريد الإلكتروني المتعددة وإنشاء تقرير في Outlook باستخدام الذكاء الاصطناعي

الكاتب : شمس آخر تعديل: 2024-08-14

إذا كانت مهامك اليومية تتضمن غالبًا تبادل رسائل البريد الإلكتروني التي توثق عملك، فقد يكون تلخيص رسائل البريد الإلكتروني هذه خلال فترة محددة أمرًا ضروريًا. إن فتح كل بريد إلكتروني يدويًا ودمج المعلومات في التقرير يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. لتلبية هذه الحاجة، يقدم Kutools for Outlook ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي. تساعد هذه الأداة على تبسيط سير عملك باستخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص رسائل البريد الإلكتروني المتعددة بسرعة وإنشاء تقرير مفصل مباشرة داخل Outlook، مما يجعل المهمة أكثر كفاءة ودقة.

أبرز مميزات ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي:

استخدم تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة لتلخيص محتوى رسائل بريد إلكتروني متعددة بسرعة.
أختار فترات مختلفة للحصول على ملخصات البريد الإلكتروني وفقًا لاحتياجاتك، مثل اليوم أو الأمس أو هذا الأسبوع أو هذا الشهر أو تخصيص النطاق الزمني.
عروضنا ثلاثة أنماط تلخيصية: دقيقة وبسيطة وتركز على النقاط البارزة. ويتيح لك أيضًا تخصيص المتطلبات.
يمكن ترجمة التقارير الموجزة إلى ۱٦ لغة.
الدعم توليد ملخصات متعددة في وقت واحد، ويمكنك تحرير الملخص الحالي لإنشاء ملخص جديد يلبي احتياجاتك بشكل أفضل.
يمكن أن تكون الملخصات التي تم إنشاؤها نسخ, تصديرها كملفات نصية أو PDF أو يتم استخدامه مباشرة كنص للبريد الإلكتروني الجديد.

تجعل هذه الميزات عملية تلخيص البريد الإلكتروني أكثر كفاءة ومرونة.

استخدام ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية استخدام ميزة AI Summary بشكل فعال.

الخطوة 1. تمكين Outlook.

الخطوة 2. انقر فوق علامة التبويب Kutools AI وحدد ميزة الملخص.

الخطوة 3. في الخطوة 1 من نافذة ملخص العمل:

أولاً، حدد فترة ملخص البريد الإلكتروني المطلوبة. هناك طريقتان لتحديد الفترة:
حدد فترة بسرعة من القائمة المنسدلة.
تخصيص الفترة حسب حاجتك.
ملاحظات: عليك أن تختار "Custom" من القائمة المنسدلة أولاً لتمكين خيار التاريخ المخصص.
بعد ذلك، تحقق من المجلدات التي ترغب في تجميع الملخصات منها.

انقر التالى للانتقال إلى الخطوة 2 من نافذة ملخص العمل.

الخطوة 4. في نافذة الخطوة 2 من نافذة ملخص العمل:

أولا، اختر رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تلخيصها.
ثم، اختر أسلوب التلخيص واللغة.

الخطوة 5. ابدأ بالتلخيص

انقر على ابدأ الملخص زر ، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بتلخيص رسائل البريد الإلكتروني المدرجة.

إذا لم تكن راضيًا عن الملخص الحالي، فيمكنك النقر فوق ملخص مرة أخرى زر لنسخة منقحة.

بدلا من ذلك، يمكنك إجراء تعديلات على الملخص الأول عن طريق إضافة محتوى أو إزالته، ثم النقر فوق الملخص مرة أخرى لإنشاء نسخة محسنة بناءً على تغييراتك. يمكنك الاستمرار في التعديل حتى تصل إلى الملخص المطلوب.

الخطوة 6. استخدم الملخص

انقر نسخ زر لنسخ الملخص إلى الحافظة، ثم لصقه في أي مكان تريده.
انقر تصدير وحدد تصدير الملخص الحالي إلى مجلد كملف نصي أو ملف pdf.
انقر على بريد إلكتروني جديد زر ، وسيتم فتح نافذة رسالة جديدة تحتوي على الملخص الذي تم ملؤه مسبقًا في النص الأساسي. كل ما عليك فعله هو تعديل المرسل والمستلمين والموضوع، ثم النقر فوق إرسال لتسليم البريد الإلكتروني ملخصة.

ملاحظة

انقر على الرجوع زر لإعادة ضبط الخيارات في الخطوة الأخيرة.
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها ميزات الذكاء الاصطناعي، فستحتاج إلى ذلك تكوين إعدادات الذكاء الاصطناعي قبل تطبيق وظيفة الملخص.