تلخيص رسائل البريد الإلكتروني المتعددة وإنشاء تقرير في Outlook باستخدام الذكاء الاصطناعي

Author: Sun Last Modified: 2025-05-30

إذا كانت مهامك اليومية غالبًا ما تتضمن تبادل رسائل البريد الإلكتروني التي توثق عملك، فإن تلخيص هذه الرسائل على مدى فترة زمنية معينة يمكن أن يكون أمرًا ضروريًا. فتح كل بريد يدويًا ودمج المعلومات لإعداد تقرير يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. لمعالجة هذه الحاجة، يقدم أدوات Kutools لـ Outlook ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي. تساعدك هذه الأداة في تبسيط سير العمل الخاص بك من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص رسائل البريد الإلكتروني المتعددة بسرعة وإنشاء تقرير مفصل مباشرة داخل Outlook، مما يجعل المهمة أكثر كفاءة ودقة.

مميزات ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي:

استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة لتلخيص محتوى رسائل البريد الإلكتروني المتعددة بسرعة.
اختر فترات مختلفة لتلخيص البريد الإلكتروني حسب احتياجاتك، مثل اليوم، أمس، هذا الأسبوع، هذا الشهر، أو قم بتخصيص نطاق الوقت.
تقدم ثلاثة أنماط للملخص: دقيق، بسيط، وموجه نحو النقاط البارزة. كما تتيح لك تخصيص المتطلبات.
يمكن ترجمة تقارير الملخص إلى 40 لغة.
يدعم إنشاء ملخصات متعددة في نفس الوقت، ويمكنك تعديل الملخص الحالي لإنشاء ملخص جديد يلبي احتياجاتك بشكل أفضل.
يمكن نسخ الملخصات الناتجة، تصديرها كملفات نصية أو PDF، أو استخدامها مباشرة كنص لبريد إلكتروني جديد.

تجعل هذه الميزات عملية تلخيص البريد الإلكتروني أكثر كفاءة ومرونة.

استخدام ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي

لنلقِ نظرة أقرب على كيفية استخدام ميزة ملخص الذكاء الاصطناعي بفعالية.

الخطوة 1. تشغيل Outlook.

الخطوة 2. انقر على علامة تبويب Kutools AI واختر ميزة الملخص.

الخطوة 3. في الخطوة الأولى من نافذة ملخص العمل:

أولاً، حدد الفترة الزمنية المرغوبة لتلخيص البريد الإلكتروني. هناك طريقتان لتحديد الفترة الزمنية:
اختر فترة بسرعة من القائمة المنسدلة.
قم بتخصيص الفترة حسب حاجتك.
ملاحظة: تحتاج إلى اختيار "مخصص" من القائمة المنسدلة أولاً لتمكين خيار التاريخ المخصص.
بعد ذلك، حدد المجلدات التي ترغب في تجميع الملخص منها.

انقر على التالي للانتقال إلى الخطوة الثانية من نافذة ملخص العمل.

الخطوة 4. في الخطوة الثانية من نافذة ملخص العمل:

أولاً، اختر رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تلخيصها.
ثم، اختر نمط الملخص واللغة.

الخطوة 5. بدء التلخيص

انقر على الزر بدء الملخص الزر ، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بتلخيص رسائل البريد الإلكتروني المدرجة.

إذا لم تكن راضيًا عن الملخص الحالي، يمكنك النقر على زر الملخص مرة أخرى للحصول على نسخة معدلة.

بدلاً من ذلك، يمكنك إجراء تعديلات على الملخص الأول عن طريق إضافة أو إزالة المحتوى، ثم انقر على الملخص مرة أخرى لإنشاء نسخة محسّنة بناءً على تغييراتك. يمكنك الاستمرار في التعديل حتى تحصل على الملخص الذي تريده.

الخطوة 6. استخدام الملخص

انقر على نسخ الزر لنسخ الملخص إلى الحافظة، ثم الصقه في أي مكان تريده.
انقر على تصدير وحدد تصدير الملخص الحالي إلى مجلد كملف نصي أو ملف PDF.
انقر على إنشاء بريد إلكتروني جديد الزر ، وستفتح نافذة رسالة جديدة مع الملخص معبأ مسبقًا في النص. تحتاج فقط إلى تعديل المرسل، المستلمين، والعنوان، ثم انقر على إرسال لإرسال البريد الإلكتروني المُلخص.

ملاحظات

انقر على زر العودة لإعادة تعيين الخيارات في الخطوة الأخيرة.
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها ميزات الذكاء الاصطناعي، فستحتاج إلى تكوين إعدادات الذكاء الاصطناعي قبل تطبيق وظيفة الملخص.