تنظيم مجموعة المستندات - إدارة المستندات باستخدام المجموعات في Word

كوتولس للكلمة

كوتولس للكلمات تنظيم مجموعة المستندات يعمل كمدير مستندات لدينا والذي يمكن أن يساعدنا بكفاءة وراحة في إدارة جميع المستندات التي تم تجميعها في مجموعة المستندات. مع ال تنظيم مجموعة المستندات أداة ، يمكننا بسهولة إنشاء مجموعات مستندات جديدة ، وسحبها وإفلاتها لنقل المستند بين مجموعات مختلفة ، وإعادة تسمية المستندات ومجموعات المستندات وما إلى ذلك.

سرد كافة مجموعات المستندات في عرض الشجرة

إنشاء مجموعات مستندات جديدة بسهولة

نقل المستندات بين مجموعات مختلفة

إعادة تسمية مجموعات المستندات والمستندات

حذف مجموعات المستندات والمستندات

تنظيف الأخطاء في مجموعات المستندات

أدوات الإنتاجية الموصى بها لبرنامج Word

كوتولس للكلمة: دمج الذكاء الاصطناعي 🤖، أكثر من 100 ميزة متقدمة توفر 50% من وقت معالجة المستندات.تحميل مجانا

تبويب أوفيس: يقدم علامات التبويب المشابهة للمتصفح لبرنامج Word (وأدوات Office الأخرى)، مما يبسط التنقل بين المستندات المتعددة.تحميل مجانا

انقر كوتولس > المفضلة > تنظيم مجموعة المستندات. انظر لقطة الشاشة:

مجموعة وثيقة تنظيم لقطة 1

سرد كافة مجموعات المستندات في عرض الشجرة

1. إذا كنت ترغب في تنظيم المستندات التي قمت بإضافتها إلى المجموعة ، يرجى النقر فوق كوتولس > المفضلة > تنظيم مجموعة المستندات لتمكين الأداة.

2. سترى كافة مجموعات المستندات والمستندات التي تم تجميعها معها المفضلة في القائمة تنظيم مجموعة المستندات صندوق المحادثة. انظر لقطة الشاشة:

ملاحظات. لتحديد أي مستند في القائمة ، يمكنك رؤية مسار الحفظ لهذا المستند معروضًا في الجزء الموجود أسفل مربع القائمة.

إنشاء مجموعات مستندات جديدة بسهولة

1. انقر فوق جديد زر من الجانب الأيمن من مربع الحوار لإنشاء مجموعة جديدة. انظر لقطة الشاشة.

2. بعد النقر فوق جديد الزر ، سيعرض مربع حوار كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. الرجاء تعيين اسم لهذه المجموعة الجديدة ثم النقر فوق OK زر. سيتم سرد مجموعة المستندات الجديدة التي تم إنشاؤها في هيكل الشجرة أيضًا.

نقل المستندات بين مجموعات مختلفة

إذا كنت تريد نقل مستند من مجموعة إلى مجموعة مستندات أخرى ، فيمكنك القيام بذلك على النحو التالي.

1. حدد المستند الذي تريد نقله إلى مجموعة مستندات أخرى ، ثم انقر فوق تحرك زر في مربع الحوار. انظر لقطة الشاشة:

2. ثم سيتم عرض ملف حدد مجموعة المستندات الحوار. في مربع الحوار هذا ، يمكنك نقل هذا المستند إلى أي مجموعة مستندات موجودة عن طريق تحديد المجموعة ثم النقر فوق OK. أو انتقل إلى مجموعة جديدة بالنقر فوق جديد زر. يمكنك أيضًا سحب المستند وإفلاته للتنقل بين مجموعات المستندات المختلفة تنظيم مجموعة المستندات قائمة.

إعادة تسمية مجموعات المستندات والمستندات

باستخدام هذه الأداة المساعدة ، يمكنك إعادة تسمية مجموعات المستندات والمستندات.

1. حدد مجموعة المستندات أو المستند الذي تريد إعادة تسميته ، وانقر فوق إعادة تسمية الزر ، فسيصبح اسم مجموعة المستندات أو المستند قابلاً للتحرير في هيكل الشجرة ، ثم أدخل الاسم الجديد.

ملاحظات: هذه إعادة تسمية الميزة ستغير فقط اسم المستند المشار إليه في المجموعة ، ولا اسم المستند. على سبيل المثال ، إذا كان لديك مستند باسم "ملف"التي تمت إضافتها إلى مجموعة وتم تغيير اسمها إلى"FILE2.doc"باستخدام إعادة تسمية ميزة في تنظيم مجموعة المستندات. بعد إعادة تسمية المستند ، عندما تذهب إلى مجلد ملف هذا المستند ، ستجد أن اسم المستند لا يزال "FILE2.doc". لذلك إعادة تسمية ميزة في تنظيم مجموعة المستندات يغير فقط اسم المستند المراد الإشارة إليه في المجموعة.

حذف مجموعات المستندات والمستندات

إذا كنت تريد إزالة مجموعات مستندات أو مستند من مجموعة ، يمكنك فقط تحديد مجموعة المستندات أو المستند الذي تريد إزالته في هيكل الشجرة ، ثم النقر فوق حذف في الحوار. انظر لقطة الشاشة:

ملحوظة: ال حذف ميزة إزالة المستند فقط من مجموعة ، لا تزال المستندات موجودة في جهاز الكمبيوتر الخاص بك

تنظيف الأخطاء أثناء مجموعات المستندات

في بعض الأحيان قد يتسبب في حدوث أخطاء في المفضلة تجميع حسب الأسباب التالية:

ظل المستند موجودًا بالفعل في مجموعة ، وقمت بتغيير مسار الحفظ لهذا المستند (تم نقله إلى مجلد ملف آخر ، أو تمت إعادة تسميته في مجلد ، أو تم حذفه من جهاز الكمبيوتر).

1. على سبيل المثال ، بعد إضافة مستند إلى مجموعة مستندات ، عند نقل هذا المستند إلى مجلد آخر في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يكون المستند الموجود في المفضلة سيكون للمجموعة ارتباط معطل يظهر في. انظر لقطة الشاشة:

2. الآن ، لا يمكنك فتح هذا المستند مباشرة من المجموعة. أنت بحاجة للذهاب إلى تنظيم مجموعة المستندات مربع الحوار ، وانقر فوق تنظيف الأخطاء زر لتنظيف الخطأ من مجموعات المستندات

3. بعد النقر خطأ نظيف، سترى النتيجة كما تظهر لقطات الشاشة أدناه: