إنشاء نموذج قابل للتعبئة في Word: دليل خطوة بخطوة سهل

تُعد النماذج القابلة للتعبئة في Microsoft Word أداة أساسية لإنشاء مستندات تتطلب إدخال المستخدمين، مثل الاستبيانات أو الطلبات أو نماذج التسجيل. سيأخذك هذا الدليل خلال عملية إنشاء نموذج قابل للتعبئة في Word، بدءًا من تمكين الأدوات اللازمة وحتى قفل النموذج للاستخدام.

• الخطوة 1: تمكين علامة التبويب "المطور"
• الخطوة 2: إدراج وتكوين حقول النموذج
• الخطوة 3: تقييد التحرير ليقتصر على ملء النموذج فقط

ما هو النموذج القابل للتعبئة في Word؟

تسمح "النماذج القابلة للتعبئة" في Word لمصممي المستندات بإدراج عناصر نموذج تفاعلية في مستنداتهم، مما يتيح للمستخدمين إدخال المعلومات أو اختيارها ضمن تنسيق منظم. يمكن استخدام هذه النماذج في سياقات مختلفة، مثل جمع البيانات بطريقة متسقة ومنظمة، وغالبًا ما يتم تصميمها باستخدام حقول النموذج التي قد تشمل مربعات النصوص، ومربعات الاختيار، وقوائم التنزيل، وأدوات اختيار التاريخ.

كيفية إنشاء نموذج قابل للتعبئة في Word؟

يتضمن إنشاء نموذج قابل للتعبئة في Word عدة خطوات تحول المستند العادي إلى نموذج تفاعلي مصمم لإدخال البيانات. ستعلمك هذه الفقرة كيفية إنجاز هذه المهمة.

Office Tab: يجلب واجهات تبويب إلى Word وExcel وPowerPoint...

حسّن سير عملك الآن.تعرّف على المزيد حول Office Tab تنزيل مجاني

الخطوة 1: تمكين علامة التبويب "المطور"

تحتوي علامة التبويب "المطور" على الأدوات اللازمة لإنشاء نماذج قابلة للتعبئة، بما في ذلك عناصر التحكم في النموذج وخيار حماية المستند. إذا لم ترَ علامة التبويب "المطور" في الشريط الخاص بك، فاتبع الخطوات التالية لإظهارها؛ وإلا، انتقل إلى الخطوة 2.

1. انقر بزر الماوس الأيمن على الشريط واختر "تخصيص الشريط" من قائمة السياق.
   
2. في نافذة "خيارات Word"، انتقل إلى الجزء الأيمن، وحدد المربع المسمى "المطور" ثم انقر على "موافق" لحفظ التغييرات.
   

سيؤدي هذا إلى إضافة علامة التبويب "المطور" إلى شريط أدواتك.

الخطوة 2: إدراج وتكوين حقول النموذج

تشكل حقول النموذج اللبنات الأساسية للنماذج القابلة للتعبئة في Word. فهي تتيح لك إضافة أماكن يستطيع فيها المستخدمون إدخال النصوص أو إجراء اختيارات أو اختيار تواريخ وما إلى ذلك. في هذه الحالة، سأوضح لك كيفية تحويل المستند الأساسي التالي إلى نموذج قابل للتعبئة.

إدراج حقول النموذج

1. انتقل إلى علامة التبويب "المطور".
2. ضع المؤشر عند الموقع في المستند الذي تحتاج فيه إلى عنصر التحكم في النموذج. في مجموعة "عناصر التحكم"، انقر فوق عنصر التحكم الذي تحتاج إلى إدراجه.
   
   نصيحة: انقر لمعرفة المزيد حول عناصر التحكم في النموذج المدرجة في مجموعة "Controls".
   • إدراج عنصر تحكم بنصوص غنية
     في هذا المثال، لتمكين المستخدمين من إدخال أسمائهم، انقر على المساحة الفارغة بعد تسمية "Name:"، ثم حدد "Rich Text Content Control" من مجموعة "Controls".
     
   • إدراج عنصر تحكم بقائمة منسدلة
     لتمكين المستخدمين من اختيار اسم القسم من قائمة منسدلة، انقر على المساحة الفارغة بجانب تسمية "Department:" ثم اختر "Drop-Down List Content Control" من مجموعة "Controls".
     
     ملاحظة: لإدراج عناصر تحكم أخرى في النموذج مثل "مربع الاختيار", "اختيار التاريخ", أو "عناصر تحكم الصور", اتبع نفس الخطوات الموضحة أعلاه.

تهيئة خصائص عنصر التحكم في النموذج

بعد إدراج عناصر التحكم في النموذج، تحتاج إلى تعيين الخصائص لكل منها. الرجاء القيام بما يلي:

1. انقر على عنصر التحكم في النموذج الذي تريد تهيئته، ثم حدد "Properties" في مجموعة "Controls" تحت علامة التبويب "Developer".
   
2. في مربع الحوار "Content Control Properties" الذي يظهر، يمكنك تكوين أنواع مختلفة من عناصر التحكم في النموذج كما يلي.
   • تهيئة خصائص عنصر التحكم بقائمة منسدلة
     إضافة العناصر هي خطوة حاسمة عند تكوين قائمة منسدلة. في هذا الدليل، سأوضح لك كيفية ضبط خصائص قائمة منسدلة لتشمل جميع العناصر الضرورية.
     1. في قسم "Drop-Down List Properties", انقر على زر "Add".
     2. في مربع الحوار "Modify Choice" الذي يظهر، أدخل العنصر الذي تحتاجه في مربع النص "Display Name" ثم انقر على "OK".
     3. كرر الخطوتين السابقتين حتى يتم إضافة جميع العناصر إلى مربع "Drop-Down List Properties".
     4. انقر على "OK" لحفظ الإعدادات.
        
        ملاحظات: هنا أحتفظ بالإعدادات الافتراضية للحقول الأخرى في مربع الحوار لأنها عادةً ما تلبي احتياجاتي الأساسية. لكن فهم كيفية تعديل هذه الإعدادات يتيح لك تخصيص التحكم ليلائم المتطلبات المحددة، مما يعزز وظائف النموذج وتجربة المستخدم.

        • العنوان: أعطِ قائمة منسدلة عنوانًا وصفيًا. لن يكون هذا العنوان مرئيًا في المستند ولكنه يمكن أن يساعد في تحديد التحكم أثناء التحرير.
        • العلامة: يمكنك أيضًا تعيين علامة للتخصيص أو البرمجة، مثل ربط الحقل بقاعدة بيانات أو استخدامه في البرامج النصية.
        • عرض كـ: يسمح لك بتعديل مظهر عنصر التحكم في قائمة منسدلة. يمكنك ترك هذا الخيار كـ "Bounding Box" افتراضيًا لتحقيق الاتساق البصري، أو اختيار "None" لجعل التحكم أقل وضوحًا.
        • النمط والتنسيق: إذا لزم الأمر، قم بتطبيق نمط معين لتنسيق النص المدخل في القائمة المنسدلة للحفاظ على الاتساق مع بقية المستند.
        • القفل: فكر فيما إذا كنت بحاجة إلى قفل التحكم لمنع حذف أو تعديل المحتوى. هذه الخيارات مفيدة بشكل خاص في المستندات الرسمية حيث يمكن أن تكون التعديلات غير المقصودة مشكلة.
     الآن يمكنك اختيار عنصر من عنصر التحكم بقائمة منسدلة.
     
   • تهيئة خصائص عناصر التحكم بالمحتوى الأخرى
     هنا سأدرج نظرة عامة على 4 عناصر تحكم بالمحتوى شائعة وأي إعدادات أساسية قد تحتاج إلى تهيئتها.
     1. عنصر التحكم بالنص (العادي والغني):
        العنوان والعلامة: مفيدة لتحديد الهوية والبرمجة.
        القفل: خيارات لقفل المحتوى من التعديل أو الحذف.
        متعدد الأسطر: بالنسبة لعناصر التحكم بالنص الغني، قرر ما إذا كنت ستسمح بوجود أسطر متعددة.
     2. عنصر التحكم بمربع الاختيار:
        العنوان والعلامة: لتحديد الهوية والبرمجة.
        رمز التحديد: ضبط الحالة الافتراضية (محدد/غير محدد).
        القفل: قفل التعديل أو الحذف إذا لزم الأمر.
     3. عنصر التحكم بقائمة منسدلة قابلة للتحرير:
        العنوان والعلامة: يساعد في تحديد الهوية والبرمجة.
        عناصر القائمة: أضف، عدل، أو احذف العناصر من قائمة المربع المدمج.
        القفل: منع التغييرات على القائمة وحذف التحكم.
     4. عنصر التحكم باختيار التاريخ:
        العنوان والعلامة: لأغراض تحديد الهوية.
        عرض التاريخ بهذه الطريقة: اختر تنسيق التاريخ الذي يناسب احتياجات المستند.
        القفل: تقييد التعديل أو حذف التحكم.

الخطوة 3: تقييد التحرير ليقتصر على ملء النموذج فقط

بمجرد إعداد النموذج، تحتاج إلى تقييده لمنع المستخدمين من تعديل النموذج نفسه، والسماح لهم فقط بملء المناطق المخصصة. الرجاء القيام بما يلي.

1. ما زلت تحت علامة التبويب "Developer"، انقر على "Restrict Editing" في مجموعة "Protect".
   
2. يتم الآن عرض لوحة "Restrict Editing" على الجانب الأيمن من المستند. الرجاء إجراء التكوينات التالية.
   1. حدد مربع الاختيار "Allow only this type of editing in the document".
   2. اختر "Filling in forms" من القائمة المنسدلة.
   3. انقر على زر "Yes, Start Enforcing Protection".
   4. قم بتعيين كلمة مرور لهذا النموذج أو اترك حقل كلمة المرور فارغًا.
   5. انقر على زر "OK". انظر لقطة الشاشة:
      

بعد تمكين الحماية لملء النموذج، أصبح النموذج القابل للتعبئة جاهزًا للاستخدام.

ملاحظات حول النماذج القابلة للتعبئة

• توفر الجدول التالي فهمًا واضحًا لوظيفة كل عنصر تحكم مدرج في الشريط.

  الأيقونة	النوع	الوصف
  	عنصر التحكم بنصوص غنية	يتيح إدخال نصوص منسقة. يمكن للمستخدمين تطبيق أنماط مثل العريض والمائل والتسطير، وكذلك تغيير أنواع الخطوط والأحجام داخل هذا الحقل النصي.
  	عنصر التحكم بنصوص عادية	يتيح إدخال نصوص غير منسقة. لا توجد خيارات تنسيق أو تصميم متاحة، مما يضمن بقاء النصوص بسيطة ومتسقة.
  	عنصر التحكم بالصور	يسمح بإدراج صورة واحدة. يمكن للمستخدمين إضافة صورة من جهازهم، والتي سيتم تضمينها مباشرة في المستند.
  	عنصر التحكم بمعرض الكتل الجاهزة	يعرض مجموعة من أجزاء المستندات المنسقة مسبقًا. مثل صفحات الغلاف، مربعات النصوص، الرؤوس والتذييلات، من معرض Quick Parts.
  	عنصر التحكم بمربع الاختيار	يقوم بإدراج مربع اختيار يمكن تشغيله وإيقافه. مثالي للنماذج التي تتطلب اختيارات ثنائية مثل نعم/لا أو صحيح/خطأ.
  	عنصر التحكم بقائمة منسدلة قابلة للتحرير	يوفر قائمة منسدلة يمكن للمستخدمين تعديلها. يتيح هذا التحكم إضافة عناصر جديدة بواسطة المستخدم، مما يجعله مرنًا لمختلف المدخلات.
  	عنصر التحكم بقائمة منسدلة ثابتة	يقدم قائمة ثابتة من الخيارات التي يمكن للمستخدمين تحديدها من قائمة منسدلة. لا يسمح هذا التحكم بتعديل المستخدمين للعناصر الموجودة في القائمة.
  	عنصر التحكم باختيار التاريخ	يسهل إدخال التواريخ من خلال توفير واجهة تقويم. يقوم التحكم بتنسيق التاريخ تلقائيًا وفقًا لإعدادات المستند.
  	عنصر التحكم بالقسم المكرر	يتيح للمستخدمين تكرار قسم معين من النموذج حسب الحاجة. هذا التحكم مفيد للنماذج التي تتطلب إدخالات متعددة لنفس نوع المعلومات، مثل سرد تجارب عمل متعددة أو مؤهلات تعليمية.
  	أدوات التوافق القديمة	تشمل أدوات النماذج المختلفة من الإصدارات القديمة من Word، وهي مفيدة للتوافق مع المستندات التي تم إنشاؤها في هذه الإصدارات.

• التوافق والمشاركة:
  تأكد من أن النموذج متوافق مع إصدار Word الذي يستخدمه جميع المستخدمين المستهدفين. قد لا تعمل النماذج التي تم إنشاؤها في الإصدارات الأحدث من Word بشكل صحيح في الإصدارات القديمة.

إنشاء نماذج قابلة للتعبئة في Word هو عملية مباشرة يمكن أن تسهم بشكل كبير في تبسيط كيفية جمع ومعالجة المعلومات. من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء نماذج احترافية ووظيفية مصممة خصيصًا لاحتياجاتك، مما يعزز الإنتاجية ودقة جمع البيانات. بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى الغوص أعمق في قدرات Word، يضم موقعنا الإلكتروني العديد من الدروس التعليمية. اكتشف المزيد من نصائح وحيل Word هنا.