كيفية إدارة عدة مستندات مرتبطة في Word

إذا كنت تعمل على مشاريع أو عملاء أو تقارير في Microsoft Word، فمن المرجّح أنك تحتفظ بمجموعة من المستندات المرتبطة التي تعود إليها مرارًا وتكرارًا. وعلى الرغم من أن Word يسهّل فتح الملفات، فإنه لا يوفّر مديرًا داخليًا فعّالًا لمجموعات المستندات يتيح لك إنشاء مجموعات باسم معيّن والاحتفاظ بها بمرور الوقت.

في هذا البرنامج التعليمي، ستتعرّف على طرقٍ عملية لإدارة عدة مستندات Word مرتبطة ببعضها. سنعرض لك كيف يمكّنك Kutools for Word من تنظيم المستندات في مجموعات قابلة لإعادة الاستخدام مباشرةً داخل Word، ثم نستعرض معك حلاً بديلاً بسيطًا باستخدام File Explorer لإدارة المستندات الأساسية.

• إدارة مجموعات المستندات داخل Word باستخدام Kutools
• الحل البديل: إدارة المستندات المرتبطة باستخدام File Explorer

إدارة مجموعات المستندات داخل Word باستخدام Kutools

إذا كنت تبحث عن إدارة فعّالة لمجموعات المستندات داخل Word—حيث تتصرف هذه المجموعات كمجلدات داخل Word ويمكنك استخدامها في أي وقت—فإن Kutools for Word يوفّر ميزة مخصصة لهذا الغرض:تنظيم مجموعة المستندات.

باستخدام Kutools، يمكنك إنشاء مجموعات باسم معيّن، وإضافة مستندات إليها أو إزالتها منها، والاحتفاظ بمجموعات مشاريعك جاهزة للوصول الفوري من شريط أدوات Word.

الخطوة 1: إنشاء مجموعة مستندات

1. افتح Word، ثم انقرKUTOOLS PLUS>المفضلة>تنظيم مجموعة المستندات.

   

2. في مربع حوارتنظيم مجموعة المستندات، انقر علىجديد.
3. في مربع حوارالمفضلةالذي يظهر، أدخل اسمًا لـ مجموعة جديدة، ثم انقرموافق.

   

الخطوة 2: إضافة مستندات إلى المجموعة

1. انقرKUTOOLS PLUS > المفضلة، ثم وسِّع مجموعتك من القائمة.
2. انقرإضافة ملفات إلى هذه المجموعةلاستعراض جهاز الكمبيوتر الخاص بك واختيار المستندات التي تريد إضافتها إلى المجموعة.

   

   ملاحظة:

   يمكنك أيضًا إضافة المستند الحالي بالنقر علىإضافة إلى هذه المجموعة، أو إضافة جميع المستندات المفتوحة حاليًا باختيارإضافة الكل إلى هذه المجموعة.

الخطوة 3: إدارة مجموعات المستندات والحفاظ عليها

بعد إنشاء مجموعات المستندات وإضافة ملف، يمكنك الحفاظ على تحديثها بسهولة من خلال نقل المستندات بين المجموعات، أو إعادة تسمية المجموعات أو المستندات، أو إزالة العناصر التي لم تعد بحاجة إليها. ويتم تنفيذ كل هذه الإجراءات في مربع حوارتنظيم مجموعة المستندات.

نقل المستندات بين مجموعات مختلفة

1. انقرKUTOOLS PLUS > المفضلة > تنظيم مجموعة المستندات.
2. في مربع حوارتنظيم مجموعة المستندات، حدد المستند الذي تريد نقله، ثم انقر بزر الماوس الأيمن فوقه واخترقص.

   

3. حدد مجموعة الوجهة، ثم انقر بزر الماوس الأيمن فوقها واخترلصق.

   

إعادة تسمية مجموعات المستندات والمستندات

1. انقرKUTOOLS PLUS > المفضلة > تنظيم مجموعة المستندات.
2. في مربع حوارتنظيم مجموعة المستندات، حدد المجموعة أو المستند الذي ترغب في إعادة تسميته.
3. انقرإعادة تسمية.
4. أدخل اسم جديد واضغطEnter.

   

حذف مجموعات المستندات والمستندات

يمكنك إزالة مستندات أو مجموعات كاملة من القائمة في أي وقت، دون المساس بالملفات الأصلية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

1. انقرKUTOOLS PLUS > المفضلة > تنظيم مجموعة المستندات.
2. في مربع حوارتنظيم مجموعة المستندات، حدد المستند أو المجموعة التي ترغب في إزالتها.
3. انقر على زرحذففي اللوحة اليمنى.

   

الحل البديل: إدارة المستندات المرتبطة باستخدام File Explorer

إذا كنت تفضل عدم استخدام الإضافات، فإن الحل البديل الأكثر عملية هو إدارة المستندات المرتبطة كمجموعة قائمة على المجلدات في File Explorer، حيث يعمل المجلد نفسه كـ«مجموعة».

1. أنشئ مجلدًا مخصصًا لكل مشروع أو مهمة.
2. انقل جميع مستندات Word المرتبطة إلى ذلك المجلد.
3. استخدم مجلدات فرعية أو التزم بقواعد تسمية واضحة للحفاظ على تنظيم مستنداتك.

الخاتمة

تُعد إدارة عدة مستندات مرتبطة من المهام الشائعة بين مستخدمي Word، لكن التطبيق نفسه لا يوفّر طريقة أصلية لإنشاء مجموعات مستندات أو إدارتها مباشرةً داخله. ورغم أن استخدام «مستكشف الملفات» (File Explorer) كحل بديل قد يساعد في تنظيم الملفات على مستوى المجلدات، فإنه يفتقر إلى المرونة وإلى إمكانات إدارة المجموعات داخل Word.

إذا كنت تعمل بانتظام مع نفس مجموعة المستندات وترغب في حلٍّ أكثر كفاءة ومُركَّز حول Word، فإن Kutools for Word يوفّر ميزة واضحة. فباستخدام ميزتهتنظيم مجموعة المستندات، يمكنك إنشاء مجموعات قابلة لإعادة الاستخدام، وإدارة مستنداتك بسهولة، وفتح جميع الملفات في المجموعة بنقرة واحدة—مما يجعله الخيار المثالي خصوصًا للمستخدمين الذين يحررون غالبًا نفس مجموعات المستندات.

بمجرد اختيارك النهج الأنسب لسير عملك—سواءً كان حلاً بسيطًا قائمًا على المجلدات أو أداة مخصصة لتجميع مستندات Word المرتبطة—ستتمكن من تحسين طريقة إدارتك والتعامل مع هذه المستندات بشكلٍ كبير.

آمل أن يكون هذا البرنامج التعليمي قد نال إعجابك! إذا كنت ترغب في استكشاف المزيد من نصائح Word والحلول العملية،فاضغط هنا من فضلكلاستعراض مجموعتنا الكاملة من برامج Word التعليمية.