كيفية اختصار الأسماء أو الكلمات في Excel: دليلٌ كامل

عند التعامل مع قوائم الموظفين أو قواعد بيانات جهات الاتصال أو إدخال نصوص طويلة في Excel، قد يستهلك الاسم الكامل أو العبارات أحيانًا مساحة كبيرة جدًّا، مما يجعل البيانات أصعب في القراءة. في كثير من الحالات، يكون عرض الأسماء المختصرة أو الحروف الأولى أكثر فاعلية ووضوحًا، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.
يمكن أن يُحسّن اختصار الأسماء قابلية القراءة، ويُبسّط التقارير، ويضمن تنسيقًا متسقًا عبر مجموعات البيانات الكبيرة. في هذا الدليل، ستتعرّف على عدة طرق عملية لاستخراج الحروف الأولى أو تقصير الأسماء في Excel باستخدام الصيغ وVBA وأدوات الإنتاجية.

لماذا يتم اختصار الأسماء أو الكلمات في Excel؟

استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل

• الطريقة 1: باستخدام الصيغ
• الطريقة 2: باستخدام دالة معرّفة من قبل المستخدم
• الطريقة 3: باستخدام Kutools لـ Excel

استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل مع النقاط

تحويل الأسماء إلى الحرف الأول + الاسم الأخير

الخاتمة

لماذا يتم اختصار الأسماء أو الكلمات في Excel؟

الاختصار ليس مجرد وسيلة لتوفير المساحة، بل هو عن التوحيد وسهولة الاستخدام.

• التوحيد:إنشاء تنسيق موحد للأسماء (مثل معرّفات الموظفين أو رموز العملاء).
• تحسين استخدام المساحة:يؤدي اختصار الاسم الأوسط إلى حرفه الأول إلى جعل الأعمدة أضيق والتقارير أكثر قابلية للقراءة.
• تحليل البيانات:أحيانًا، كل ما تحتاجه هو الحرف الأول من الاسم الأول والاسم الأخير لفرز البيانات أو تصفحها بالطريقة التي تريدها.
• إخفاء الهوية:يمكن أن يساعد استخدام الحروف الأولى في حماية خصوصيتك في المستندات المشتركة.

استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل

الموقف الأكثر شيوعًا للاختصار في Excel هو تحويل الاسم الكامل إلى الحروف الأولى من كل كلمة فيه. سواء كنت بحاجة إلى إنشاء معرّفات المستخدمين، أو صنع رموز مميزة، أو حتى توحيد قائمة لأغراض تقريرٍ ما، فإن استخراج الحرف الأول من كل جزء في الاسم يُعد مهمة أساسية في معالجة البيانات. فيما يلي نستعرض ثلاث طرق مختلفة لتحقيق ذلك.

الطريقة 1: استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل باستخدام الصيغ

يُعد استخدام الصيغ إحدى أكثر الطرق كفاءة لاستخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل في Excel. فبفضل دوال النصوص المدمجة، يمكن لبرنامج Excel تحديد كل كلمة في الاسم تلقائيًّا واستخراج الحرف الأول منها. وهذه الطريقة ديناميكية، ما يعني أن النتائج ستُحدَّث تلقائيًّا كلما تغيّر الاسم الأصلي. واعتمادًا على إصدار Excel الذي تستخدمه، يمكنك تطبيق صيغ مختلفة لتحقيق هذه المهمة.

⭐ صيغة لـ Excel 365：

إذا كنت تستخدم Excel 365، يصبح استخراج الحروف الأولى أسهل بكثير بفضل الدوال الحديثة مثل TEXTSPLIT وTEXTJOIN، التي تُمكّنك من تقسيم الاسم الكامل إلى كلمات منفصلة ثم دمج الحرف الأول من كل كلمة في نتيجة واحدة. هذه الطريقة بسيطة ومرنة، وتعمل بسلاسة مع أي عدد من الكلمات في الاسم.

أدخل الصيغة التالية في خلية فارغة، ثم اسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيقها على باقي الخلايا.

=TEXTJOIN("",TRUE,LEFT(TEXTSPLIT(A2," "),1))

⭐ صيغة لجميع إصدارات Excel:

في إصدارات Excel السابقة، لا يزال بإمكانك استخراج الحروف الأولى باستخدام الدوال التقليدية مثل LEFT وMID وFIND وSUBSTITUTE.

أدخل الصيغة التالية في خلية فارغة، ثم اسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيقها على باقي الخلايا.

=IFERROR(TRIM(LEFT(A2,1)&MID(A2,FIND(" ",A2&" ")+1,1)&MID(A2,FIND("*",SUBSTITUTE(A2&" "," ","*",2))+1,1)), "")

الطريقة 2: استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل باستخدام دالة معرّفة من قبل المستخدم

إذا كنت تعمل غالبًا مع أسماء تحتوي على أعداد مختلفة من الكلمات، فإن استخدامدالة معرّفة من قبل المستخدم (UDF)في VBA يُعد حلاً مرنًا للغاية. فعلى عكس الصيغ التقليدية التي تفترض عادةً هيكل اسمٍ ثابت، تستطيع الدالة المخصصة استخراج الحرف الأول من كل كلمة—بغض النظر عن عدد الكلمات في الاسم!

1. اضغطAlt + F11 لفتحمحرر VBA.
2. انقرإدراج > وحدة نمطية، ثم انسخ والصق الرمز التالي في نافذة الوحدة النمطية:

Function AbbreviateString(strC As String) As String
Dim Text() As String
Dim x As Byte, y As Byte
Dim strAbbr As String
Text() = Split(strC, " ")
x = UBound(Text())
If x > 0 Then
For y = 0 To x
strAbbr = strAbbr & UCase(Left(Text(y), 1))
Next y
Else
strAbbr = strC
End If
AbbreviateString = strAbbr
End Function

3. عد إلى ورقة العمل الخاصة بك، وأدخل الصيغة التالية في خلية فارغة، ثم اسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيقها على باقي الخلايا.

=AbbreviateString(A2)

الطريقة 3: استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل باستخدام Kutools لـ Excel

إذا كنت تفضل حلاً لا يتطلب تذكّر الصيغ أو كتابتها، فاستخدم ميزةمساعد الصيغةفيKutools لـ Excel! تمنحك هذه الأداة واجهة مرئية سهلة: اختر العملية المطلوبة، وحدّد الخلايا ذات الصلة، وسيتم إنشاء الصيغة تلقائيًّا نيابةً عنك.

بعد تنزيل Kutools لـ Excel وتثبيته، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. انقر على خلية فارغة حيث تريد إظهار الناتج.
2. انقرKutools > مساعد الصيغة > مساعد الصيغة.
3. في مربع حوارمساعد الصيغة، اختراختصار الأسماء أو الكلماتمن قائمةحدد صيغة. بعد ذلك، حدد الخلية التي تحتوي على النص الذي تريد اختصاره في حقلText.
4. ثم انقرموافق.

النتيجة

سيتم إنشاء الحروف الأولى المقابلة تلقائيًّا. بعد ذلك، يمكنك سحب الصيغة لأسفل لتطبيقها على الخلايا المتبقية.

استخراج الحروف الأولى من الاسم الكامل مع النقاط

في بعض الحالات، تُعرض الحروف الأولى مع نقاط بين كل حرف، مثلM.J.W. بدلاً منMJW. يُعد هذا التنسيق شائع الاستخدام في الكتابة الأكاديمية والمستندات الرسمية وقوائم جهات الاتصال، لأنه يجعل الحروف الأولى أكثر وضوحًا ومنفصلة بصريًّا.

في Excel، يمكنك إنشاء هذا التنسيق بسهولة عن طريق استخراج الحرف الأول من كل كلمة في الاسم الكامل، ثم إدراج نقاط بينها. توضح الطرق التالية كيفية إنشاء هذه الحروف الأولى مع النقاط تلقائيًّا باستخدام صيغ مُعدة خصيصًا لـ Excel 365 وللإصدارات السابقة منه.

⭐ صيغة لـ Excel 365:

إذا كنت تستخدم Excel 365، يمكنك استخدام الصيغة التالية:

=TEXTJOIN(".",TRUE,LEFT(TEXTSPLIT(A2," "),1))&"."

ثم اضغط علىEnter، واسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيق الصيغة على الخلايا الأخرى.

⭐ صيغة لجميع إصدارات Excel:

إذا كنت تستخدم Excel 2019 أو Excel 2016 أو إصدارات أقدم، يمكنك استخدام الصيغة التالية:

=UPPER(LEFT(A2,1)&"."&MID(A2,FIND(" ",A2)+1,1)&IFERROR("."&MID(A2,FIND(" ",A2,FIND(" ",A2)+1)+1,1),"")&IFERROR("."&MID(A2,FIND(" ",A2,FIND(" ",A2,FIND(" ",A2)+1)+1)+1,1),"")&".")

تحويل الأسماء إلى الحرف الأول + الاسم الأخير

قد ترغب أحيانًا في تقصير الاسم الكامل ليظهر فقط الحرف الأول من الاسم الأول متبوعًا بالاسم الأخير، مثل تحويل«Michael James Walker» إلى«M. Walker». يُعد هذا التنسيق شائع الاستخدام في قوائم جهات الاتصال والتقارير والدلائل للحفاظ على الأسماء مختصرة وسهلة القراءة.

في Excel، يمكنك تحقيق ذلك تلقائيًّا باستخراج الحرف الأول من الاسم الأول ودمجه مع الاسم الأخير باستخدام صيغة.

⭐ صيغة لـ Excel 365:

إذا كنت تستخدم Excel 365، فستتمكن من الوصول إلى دالتَيTEXTSPLIT وCHOOSECOLS. تسمح لك هاتان الدالتان بمعالجة الاسم كمجموعة من الأجزاء بدلاً من سلسلة نصية طويلة واحدة.

انسخ الصيغة التالية والصقها في خلية فارغة:

=LEFT(A2, 1) & ". " & CHOOSECOLS(TEXTSPLIT(A2, " "), -1)

ثم اضغط علىEnter، واسحب مقبض التعبئة لأسفل لتطبيق الصيغة على الخلايا الأخرى.

⭐ صيغة لجميع إصدارات Excel:

إذا كنت تستخدم إصدارات Excel القديمة، يمكنك استخدام الصيغة العالمية التالية:

=LEFT(A2,1)&". "&TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2," ",REPT(" ",100)),100))

الخاتمة

عند اختصار الأسماء أو الكلمات في Excel، يكمن المفتاح في إيجاد التوازن المثالي بينالوضوح البصريواكتمال المعلومات. وتتيح لك الطرق المقدَّمة في هذه المقالة اختيار الحل الأنسب وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.

• لأتمتة التحديثات الديناميكية:
  يُفضّل استخدامصيغ صفائف Excel الديناميكية 365، مثلTEXTSPLIT. هذه الصيغ سهلة الفهم وتتعامل تلقائيًا مع الأسماء التي تحتوي على أعداد مختلفة من الكلمات، مما يجعلها الخيار المثالي لسير العمل الحديث.
• للتوافق مع إصدارات Excel القديمة أو التعاون الجماعي:
  قد تبدو الصيغ التقليدية التي تستخدم دوالًا مثلFIND وMID أكثر تعقيدًا، لكنها تضمن عمل الحل بشكل موثوق عبر جميع إصدارات Excel تقريبًا، مما يجعلها خيارًا شديد المرونة.
• لمجموعات البيانات الكبيرة أو قواعد معالجة الأسماء المعقدة:
  دوال VBA المعرّفة من قبل المستخدم (UDFs)توفّر الحل الأكثر قوة. فهي تتعامل بسلاسة مع سيناريوهات خاصة مثل الأسماء المركبة بواصلة أو تصفية العناوين، وبمجرد إنشائها، يمكن إعادة استخدامها في ورقة العمل بأكملها تمامًا كما تُستخدم دوال Excel المضمنة.