كيفية إضافة وتغيير مؤلف المستند (خصائص المستند) في Excel

إذا كنت ترغب فقط في إضافة مؤلفين جدد إلى المصنف الحالي كمرجع، يتيح لك Excel تنفيذ هذا الإجراء بسهولة باستخدام الخطوات التالية:

1. افتح مصنف Excel الخاص بك، ثم انقر على علامة التبويبملف، وبعدها اخترمعلوماتمن القائمة.

2. في الجانب الأيمن، أسفل قسمالأشخاص المرتبطون، ستجد مربعًا معروضًا تحت اسم المؤلف الأولي. لإضافة مؤلف آخر، انقر داخل المربع واكتب اسمه، ثم اضغط Enter للتأكيد.

رغم أن هذا الحل مباشر ومثالي لتحديث قائمة المؤلفين بسرعة لأغراض التوثيق، إلا أنه قد لا يتيح تخصيصًا واسع النطاق لخصائص المستند الأخرى. يُرجى العلم أن هذه التغييرات تهدف في المقام الأول إلى العرض والوضوح التنظيمي، وقد لا تُحدِّث أذونات المؤلف أو سجل التعديل الفعلي للمصنف.

إذا لم يظهر مربع «الأشخاص المرتبطون» لأي سببٍ كان أو واجهت صعوبة في الوصول إليه، فتأكد من أن ملفك محفوظ محليًّا (وليس على موقع مقيد أو شبكة) وأنك تمتلك الأذونات الكافية لتعديل خصائص المستند الخاصة بالملف.

إذا كنت بحاجة إلى إضافة مؤلف أو تعديله، أو تحديث خصائص مستند أخرى—مثل العنوان أو الموضوع أو الكلمات المفتاحية أو الفئة—فإن Excel يوفّر طرقًا موثوقة لتحقيق ذلك. ولا تقتصر هذه الطرق على تمكينك من مراجعة حقل المؤلف فحسب، بل تتيح لك أيضًا توثيق تفاصيل المصنف بدقة، وهو أمرٌ ذو قيمة خاصة في السياقات الإدارية والتدقيقية والتعاونية. فيما يلي حَلّان موصى بهما:

أضف أو غيّر خصائص المستند والمؤلف في جزء المستند

1. في Excel 2010 أو 2013، انقر على علامة التبويبملف، ثم اخترمعلومات. بعد ذلك، انقر على زرالخصائصواخترإظهار جزء المستندمن القائمة المنسدلة. سيؤدي ذلك إلى عرض حقول خصائص المستند أعلى ورقة العمل النشطة، حيث يمكنك إدخال التفاصيل أو تعديلها.

2. سيظهر الآن جزء خصائص المستند أعلى منطقة ورقة العمل. داخل هذا الجزء، يمكنك بسهولة تعديل حقلالمؤلفلإضافة أسماء أو تحديثها حسب الحاجة. كما يمكنك تغيير بيانات وصفية أخرى مثل العنوان والفئات والحالة والموضوع من هذا المكان نفسه. ولحفظ كل تعديل — تمامًا كما في حالة حقل المؤلف — اضغط Enter بعد تحديث أي حقل.

ملاحظة: إذا كنت تستخدم إصدارًا أحدث من Excel (مثل Office 365 أو Excel 2019 أو أحدث)، فلن تجد خيار «إظهار جزء المستند» في القائمة المنسدلة للخصائص. بعد الانتقال إلى قسم المعلومات، انقر على «إظهار جميع الخصائص» لعرض كافة حقول المستند، ثم أضف الحقول التي تريدها.

تلميح:عند وجود مؤلفين متعددين، يُفضَّل استخدام اصطلاح تسمية متسق—مثل فصل الأسماء بفاصلة منقوطة أو فاصلة—للحفاظ على الوضوح والتنظيم. ويمكن أن يساعد تعيين خصائص إضافية في البحث عن المصنفات وفرزها لاحقًا، خاصةً عند إدارة مستندات على نطاق واسع.

أضف أو غيّر خصائص المستند والمؤلف في مربع حوار الخصائص المتقدمة

1. في Excel، انتقل إلىملف > معلومات، ثم انقر علىالخصائص، وبعدها اخترالخصائص المتقدمة.

2. في مربع حوار خصائص المستند، ضمن علامة التبويبملخص، ستجد حقولًا للمؤلف والمدير والشركة وبيانات وصفية أخرى. أدخل المعلومات المعدَّلة حسب الحاجة، ثم انقر على «موافق» لحفظ التغييرات.

احتياطات:عند تعديل خصائص الملف، تأكد من أن المصنف ليس مضبوطًا على وضع «للقراءة فقط» وأنك تمتلك الصلاحيات اللازمة لإجراء التعديلات. لا تؤثر هذه التغييرات على محتوى المصنف، بل تعزز إدارة المستندات وتساعدك في الامتثال لمتطلبات التنظيم أو حفظ السجلات.

تحليل المزايا والعيوب:

• يُعد حل جزء المستند سريعًا للغاية للتعديلات الفورية وواضحًا، لكنه لا يوفّر الوصول إلى جميع البيانات الوصفية من هذا العرض.
• يوفّر مربع حوار الخصائص المتقدمة تحكمًا أكثر شمولاً، وهو مفيدٌ بشكل خاص عند تعيين خصائص مستند متعددة أو مخصصة، رغم أن التنقّل فيه يتطلب خطوات إضافية.

إذا واجهت صعوبة في حفظ تغييرات المؤلف أو الخصائص الأخرى، فتأكد من أن نوع الملف متوافق (مثل .xlsx بدلاً من التنسيقات القديمة .xls) وأن الملف غير محمي بكلمة مرور. وفي حالات نادرة، قد تحتاج إلى إغلاق المصنف ثم إعادة فتحه لرؤية قيم الخصائص المُحدَّثة.

حل بديل: حدّث خصائص المستند باستخدام Windows مستكشف الملفات

بدلاً من التعديل مباشرةً داخل Excel، يمكنك أحيانًا تحديث بعض خصائص المستند من خارج التطبيق. في مستكشف الملفات في Windows، انقر بزر الماوس الأيمن على ملف Excel، واخترخصائص، ثم انتقل إلى علامة التبويبالتفاصيل، حيث يمكنك تعديل بعض حقول البيانات الوصفية—مثل المؤلف والعنوان—دون الحاجة إلى فتح المصنف. مع ذلك، ضع في بالك أن هذه الطريقة توفّر وصولاً محدودًا إلى حقول المستند، وقد لا تدعم التعديل الجماعي لعدة ملفات دفعة واحدة. لكنها قد تكون مفيدة جدًّا عندما لا يكون لديك Excel مثبَّتًا أو عندما لا يمكنك الوصول إلى المصنف مباشرةً.

حل بديل: استخدم Excel VBA لتحديث خاصية المؤلف

للاحتياجات المتقدمة أو لأتمتة التحديثات عبر عدة ملفات، يمكنك استخدام VBA (Visual Basic for Applications) لتعديل خصائص المستند، بما في ذلك المؤلف—وهو حل مثالي إذا كانت لديك العديد من المصنفات التي تتطلب معلومات مؤلف موحَّدة.
لاستخدام VBA:

• افتح Excel، ثم انتقل إلىأدوات المطور > Visual Basic.
• في نافذةMicrosoft Visual Basic for Applicationsالمفتوحة، انقر علىإدراج>وحدة نمطيةوأدخل الكود التالي:

Sub SetAuthorProperty()
    On Error Resume Next
    ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Author") = "Your Name"
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
End Sub

بعد إدخال الكود، انقر على الزر لتشغيله. سيتم تحديث اسم المؤلف المحدَّد تلقائيًّا للمصنَّف الحالي. تذكَّر استبدال«اسمك»باسم المؤلف المطلوب.

تلميح:تُحدث تعديلات VBA فرقًا فوريًّا وتساعدك على معالجة الملفات دفعةً واحدة، لكن تأكد دائمًا من تفعيل وحدات الماكرو واحفظ عملك قبل تشغيل النصوص البرمجية.

باختصار، يوفّر Excel مجموعةً مرنة من الأدوات لإدارة المؤلفية والبيانات الوصفية للمستندات. اختر الطريقة الأنسب لاحتياجاتك—سواءً كنت تعمل على ملفات فردية، أو مشاريع تعاونية، أو مشاركة عبر البريد الإلكتروني، أو تتبع سجل التوثيق. ويُسهم تحديث الخصائص بانتظام في توضيح ملكية المستند، ويدعم الشفافية في سير العمل، وقد يحول دون حدوث الارتباك عند تداول الملفات بين الأطراف.