كيف تضيف وتُنشئ ترويسة في Outlook؟

قد يؤدي إرسال رسائل بريد إلكتروني عادية أحيانًا إلى تجاهل المستلمين لمحتواك أو تصفحه بشكل سريع، خاصةً في صناديق الوارد المزدحمة. أما باستخدام الترويسة، فيمكنك تخصيص مظهر رسائلك وجوّها لتجعلها أكثر جاذبية وملفتة للنظر، مما يزيد احتمال قراءتها بعناية. سواء كنت بحاجة إلى قالب احترافي للمراسلات اليومية أو تصميم احتفالي لمناسبة خاصة، يوفّر Outlook طرقًا مرنة لإنشاء الترويسات وتطبيقها بسهولة. فيما يلي إرشادات عملية خطوة بخطوة لإنشاء ترويسة مخصصة، بالإضافة إلى توجيهات واضحة حول كيفية تطبيقها على جميع رسائل البريد الإلكتروني أو على رسالة واحدة فقط، وفقًا لاحتياجاتك التواصلية.

إنشاء ترويسة جديدة لرسائل البريد الإلكتروني

إضافة وتطبيق ترويسة لجميع رسائل البريد الإلكتروني

إضافة وتطبيق ترويسة لرسالة بريد إلكتروني واحدة

---

إنشاء ترويسة جديدة لرسائل البريد الإلكتروني

يتضمّن Outlook مكتبة ترويسات مدمجة، لكنك قد تجد أحيانًا أن الخيارات المتاحة لا تتماشى مع النمط أو الهوية البصرية التي ترغب بها لبريدك الإلكتروني. ويمنحك إنشاء ترويسة مخصصة التحكّم الكامل بالتصميم—بما في ذلك الخطوط، وألوان الخلفية أو الصور، والتنسيق الآخر—لتلبية تفضيلاتك الشخصية أو متطلبات مؤسستك بدقة. فيما يلي خطوات إنشاء ترويستك الخاصة وحفظها في Microsoft Outlook.

1. ابدأ بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في Outlook. هنا، يمكنك تصميم تخطيطك بتعديل الخطوط والألوان، وإدراج الصور أو الشعارات، وتعيين سمات التنسيق الأخرى. ستُستخدم هذه الرسالة كنموذج لترويستك، لذا تأكد من ضبط جميع الخصائص المرغوبة قبل المتابعة.

2. بعد الانتهاء من تصميم بريدك الإلكتروني، انقر على قائمة «ملف» في الزاوية العلوية اليسرى، ثم اختر «حفظ باسم».

3. في مربع حوار «حفظ باسم» الذي يظهر، ستحتاج إلى تحديد المجلد الصحيح لتخزين الترويسة. للقيام بذلك، انقر على شريط العنوان، ثم انسخ ولصق«%appdata%\microsoft\stationery»في الحقل واضغط مفتاح «Enter» على لوحة المفاتيح. سيأخذك هذا مباشرةً إلى مجلد ترويسات Outlook، كما هو موضح أدناه:

4. بعد ذلك، أدخل اسمًا فريدًا وواضحًا لترويستك الجديدة في حقل «اسم الملف:». يُفضَّل استخدام اسمٍ وصفي يسهُل التعرُّف عليه واختياره لاحقًا.

5. من القائمة المنسدلة «تحديد تنسيق الحفظ:»، اخترHTML (*.htm; *.html). يضمن اختيار تنسيق HTML عرض التنسيقات والصور المضافة بشكل صحيح كلما استُخدمت الترويسة.

6. أخيرًا، انقر على زر «حفظ». يمكنك الآن إغلاق نافذة رسالتك الأصلية. لقد تم حفظ قالب الترويسة الذي أنشأته للتو في مكتبة Outlook، وسيكون جاهزًا للاستخدام في المستقبل.

نصائح وتذكيرات إضافية:

• عند تصميم ورق ترويسة مخصّص، تجنّب استخدام صور كبيرة جدًّا أو تنسيقات معقّدة، فقد يؤثّر ذلك سلبًا على أداء البريد الإلكتروني أو طريقة عرضه لدى المستلمين.
• إذا أردت أن تكون ترويسةك المخصصة متاحة على أجهزة أخرى أو لملفات تعريف Outlook أخرى، فتأكد من نسخ ملف .htm إلى مجلد الترويسة المناسب أو مشاركته مع المستخدمين المعنيين.
• ضع في اعتبارك أن الترويسة تُظهر أفضل أداء مع رسائل HTML؛ إذ إن رسائل النص العادي لن تعرض لون الخلفية أو الصور.

حفظ أو تصدير عدة رسائل بريد إلكتروني إلى ملفات بتنسيقات أخرى (PDF/HTML/WORD/EXCEL) في Outlook

قد تحتاج أحيانًا إلى حفظ أو تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى تنسيق نوع الملف آخر، مثل PDF أو Word أو Excel—لأغراض النسخ الاحتياطي أو المشاركة أو الامتثال. ولا تدعم وظيفتا «حفظ باسم» و«تصدير» الافتراضيتان في Outlook التصدير الدُفعي إلى تنسيقات متعددة. باستخدام ميزة "Save as file"" في Kutools لـ Outlook، يمكنك تصدير عدة رسائل بريد إلكتروني دفعة واحدة بكفاءة إلى المجلد الذي تريده بتنسيقات مختلفة، مما يبسّط كثيرًا هذه المهمة المتكررة.

Kutools لـ Outlook: استمتع بعشرات الإضافات المفيدة لـ Outlook—جرّبها مجانًا دون أي قيود لمدة 45 يومًا!

---

إضافة وتطبيق ترويسة لجميع رسائل البريد الإلكتروني

يمكن أن يساعد تطبيق الترويسة على كل رسالة صادرة في الحفاظ على مظهر متسق، وتعزيز هوية شركتك، أو حتى إضافة لمسة شخصية بسيطة. ويتيح لك Outlook تعيين ترويسة افتراضية، بحيث تتضمّن جميع الرسائل الجديدة—بما في ذلك إنشاء بريد إلكتروني جديد والردود وإعادة التوجيه—تصميمك المختار تلقائيًّا.

1. للبدء، ستحتاج إلى ضبط إعدادات Outlook من خلال فتح مربع حوار «الخيارات»، وتختلف طريقة الوصول إليه باختلاف إصدار Outlook:

• لـ Outlook 2010 أو 2013، انقر على «ملف» في شريط الأدوات، ثم اختر «خيارات» من الشريط الجانبي الأيسر.
• إذا كنت تستخدم Outlook 2007، فانتقل إلى قائمة «أدوات» في شريط القوائم، ثم اختر «خيارات».

2. الآن، في نافذة خيارات Outlook، ابحث عن زر «الورق والخطوط» وانقر عليه.

• Outlook 2010 /2013: انقر على «بريد» في القائمة الجانبية اليسرى، ثم ابحث عن «الورق والخطوط» ضمن قسم «تأليف الرسائل».
• Outlook 2007: ضمن علامة التبويب «تنسيق البريد»، ابحث عن «الورق والخطوط» في قسمها المخصص.

3. داخل مربع حوار «التوقيعات والورق»، تصفّح سمات الترويسة المتاحة بالنقر على «سمة»، وخصّص الخطوط باستخدام أزرار «الخط» لتحديد نمط مثالي للرسائل الجديدة وكذلك للردود وإعادة التوجيه.

ملاحظة: إذا اخترت سمةً لبريدك الإلكتروني الجديد بتنسيق HTML في منطقة «السمة أو الورق لرسائل HTML الجديدة» وحدّدت خيار «استخدام خط السمة»، فسيتم تعطيل أزرار «الخط» في الرسائل الجديدة وأقسام الرد/إعادة التوجيه ولن يُمكنك تخصيصها. وفي هذه الحالة، سيتم تطبيق إعدادات الخط المتوفرة في السمة المحددة فقط.

4. انقر على «موافق» لتأكيد اختياراتك وإغلاق مربعات الحوار. ومن الآن فصاعدًا، ستستخدم جميع الرسائل الجديدة والردود والرسائل المعاد توجيهها تلقائيًّا الترويسة التي اخترتها، مما يضمن اتساقًا فوريًّا في التصميم دون الحاجة إلى تنسيق يدوي في كل مرة.

نصائح وتذكيرات مفيدة:

• إذا غيرت رأيك أو أردت تغيير الترويسة لاحقًا، فما عليك سوى تكرار هذه الخطوات؛ حيث يمكنك في أي وقت اختيار سمة مختلفة أو العودة إلى «بدون سمة».
• تُطبَّق الترويسة فقط على الرسائل المُعدَّة بتنسيق HTML. إذا استخدمتَ النص العادي أو النص الغني، فلن تظهر بعض السمات البصرية.
• إذا لم تظهر بعض عناصر الترويسة (مثل الصور أو الألوان) لدى المستلمين، فتحقق من إعدادات بريدهم الإلكتروني—فبعض عملاء البريد يحظرّون تحميل الصور الخارجية افتراضيًّا.

---

إضافة وتطبيق ترويسة لرسالة بريد إلكتروني واحدة

قد تقتضي بعض المناسبات استخدام رسالة ذات تنسيق خاص—مثل بطاقات التهنئة بالأعياد أو دعوات الفعاليات أو المراسلات الاستثنائية الأخرى. ويتيح لك Outlook اختيار ترويسة مخصصة لرسالة بريد إلكتروني واحدة فقط، مما يمنحك حرية تخصيص مظهرها دون التأثير على رسائلك الافتراضية.

1. قبل البدء، تأكد من ضبط واجهة Outlook الرئيسية على عرض البريد. للوصول السريع إلى مجلدات البريد وخيارات التأليف، انتقل إلى عرض البريد بالنقر على أيقونة «بريد» في شريط التنقل السفلي.

لـ Outlook 2010/2013، انتقل إلى علامة التبويب «الصفحة الرئيسية»، وانقر على «عناصر جديدة»، ثم اختر «رسالة بريد إلكتروني باستخدام» وحدد «مزيد من الترويسات». وسيؤدي ذلك إلى فتح مربع حوار اختيار الترويسة.

إذا كنت تستخدم Outlook 2007، فانتقل إلى القائمة العلوية واختر «إجراءات»، ثم اختر «رسالة بريد جديد باستخدام» متبوعًا بـ«مزيد من الترويسات».

2. في مربع حوار «السمة أو الترويسة»، تصفّح الخيارات المتاحة ضمن قائمة «اختَر سمة:»، وانقر «موافق» بعد اختيار الترويسة التي تناسبك. يمكنك معاينة التصاميم لتحديد الأنسب منها لسياق رسالتك.

3. تفتح نافذة إنشاء بريد إلكتروني جديد مع تطبيق الترويسة المختارة مسبقًا. ألّف رسالتك كالمعتاد، ثم أرسلها إلى المستلم.

إذا أردت استخدام أحد قوالب الترويسة المخصصة التي أنشأتها من المكتبة هنا، فما عليك سوى اختياره من القائمة في مربع الحوار هذا.

تذكيرات إضافية:

• يمكنك استخدام ترويسات مختلفة لكل رسالة، لضمان أن يحمل كل منها طابعًا مناسبًا.
• إذا لم تظهر الترويسة التي اخترتها كما هو متوقع، فتأكد من اختيار التنسيق الصحيح وعاينها قبل التأليف.
• لا يتوفر خيار استخدام الترويسة للرسائل الفردية عند الرد أو إعادة التوجيه، بل يقتصر على إنشاء بريد إلكتروني جديد فقط.