كيف يمكن تغيير لون الخط في الرسائل الواردة بناءً على المرسِل أو الموضوع في Outlook؟

في Outlook، قد يُعدّ إدارة كمٍّ كبير من رسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا، خاصةً عند محاولة تمييز الرسائل الصادرة من جهات اتصال مهمة أو تلك التي تتضمّن مواضيع محددة. ويمكنك تسهيل هذه المهمة عبر تمييز هذه الرسائل تلقائيًا بتغيير حجم خطها أو لونها، ما يتيح لك تحديدها بسرعة في صندوق الوارد، ويُسهم في جعل إدارة بريدك أكثر سلاسة ويقلل من احتمالية تفويت معلومات حاسمة. في هذه المقالة، ستتعرّف على طرق مختلفة لتغيير حجم الخط أو لون الرسائل الواردة تلقائيًا بناءً على معايير معيّنة تتعلّق بالمرسِل أو الموضوع، إلى جانب حلول بديلة ونصائح عملية تلبّي احتياجات استخدامك المختلفة.

تغيير حجم الخط أو لون رسائل البريد الإلكتروني الواردة بناءً على المرسِل أو الموضوع في Outlook
تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة باستخدام قواعد Outlook كطريقة مكمّلة

---

تغيير حجم الخط أو لون رسائل البريد الإلكتروني الواردة بناءً على المرسِل أو الموضوع في Outlook

ميزةاستخدم تنسيق الشروطفي Outlook تتيح لك تخصيص مظهر رسائل البريد الإلكتروني المحددة في قائمة الرسائل بناءً على معايير مثل المرسِل أو الموضوع أو خصائص أخرى. هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص في البيئات المهنية حيث يكون تحديد الرسائل الحاسمة بسرعة أمرًا ضروريًا، وكذلك في السيناريوهات الشخصية لتنظيم النشرات الإخبارية أو التذكيرات أو التنبيهات من جهات اتصال معيّنة.

إليك كيفية استخدام استخدم تنسيق الشروط في Outlook لجعل الرسائل المستهدفة بارزة بصريًا:

1. افتح Outlook وانتقل إلى عرض البريد. انقر فوق علامة التبويبعرضفي الشريط، ثم حددإعدادات العرض. راجع لقطة الشاشة:

2. في مربع الحوارإعدادات العرض المتقدمة، انقر فوق الزراستخدم تنسيق الشروط. راجع لقطة الشاشة:

3. في مربع الحواراستخدم تنسيق الشروطالذي يظهر، انقر فوق الزرإضافةلإنشاء قاعدة جديدة. أدخل اسمًا وصفيًا في مربع النصالاسملمساعدتك على التعرّف على قاعدة التنسيق هذه لاحقًا. راجع لقطة الشاشة:

4. بعد تحديد قاعدتك الجديدة، انقر فوق الزرالخط. في مربع الحوارالخط، اختر الخط والنمط والحجم المفضل لديك، والأهم من ذلك، اللون الذي ترغب في أن يستخدمه Outlook للرسائل المؤهلة. راجع لقطة الشاشة:

5. بعد تأكيد إعدادات الخط، انقر فوقموافقللعودة إلى مربع الحواراستخدم تنسيق الشروط. بعد ذلك، انقر فوق الزرالشرطلتعيين شروط التصفية.

6. في مربع الحوارتصفية، ضمن علامة التبويبالرسائل، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمرسِل المطلوب في الحقلمن. سيؤدي ذلك إلى تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الصادرة من هذا العنوان فقط وفقًا للإعدادات المحددة. راجع لقطة الشاشة:

تلميح:يمكنك إدخال عناوين بريد إلكتروني متعددة، مفصولة بفواصل منقوطة، لتمييز الرسائل من عدة مرسلين دفعة واحدة.

7. عند الانتهاء، انقر فوقموافقفي كل مربع حوار لإغلاقها. من الآن فصاعدًا، كلما وصلت رسالة تطابق معاييرك، سيقوم Outlook تلقائيًا بتطبيق تنسيق الخط الذي اخترته بمجرد ظهور البريد الإلكتروني في قائمة الرسائل. راجع المثال أدناه:

ملاحظة:إذا كنت ترغب في استهداف رسائل البريد الإلكتروني بناءً على الموضوع بدلاً من المرسِل، فانتقل إلى استخدام الحقلالبحث عن الكلمة (الكلمات)ضمن فئةالموضوعفي القائمة المنسدلةفيمربع الحوارتصفية. على سبيل المثال، يؤدي كتابة «عاجل» إلى تمييز جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة «عاجل» في سطر الموضوع. راجع لقطة الشاشة:

الاحتياطات والنصائح:لا يؤثر استخدام تنسيق الشروط سوى على مظهر الرسائل في عرض Outlook، ولا يُعدّل المحتوى الفعلي للرسائل الإلكترونية. قواعد البحث النصي غير حساسة لحالة الأحرف. قد تحتاج إلى تجربة معايير مختلفة للوصول إلى النتيجة التي تفضلها، خاصةً إذا كان صندوق بريدك يحتوي على مجلدات متداخلة.

اقتراح عملي:يمكنك استخدام قواعد تنسيق الشروط المتعددة لاستهداف مرسلين أو كلمات رئيسية أو فئات مختلفة، مع تعيين ألوان أو أنماط مميزة تجعل صندوق الوارد أكثر كفاءة وتنظيماً بصريًا. جرّب هذه القواعد باستخدام رسائل نموذجية للتأكد من تحقيق التأثير المطلوب.

---

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة باستخدام قواعد Outlook كطريقة مكمّلة

على الرغم من أن ميزة القواعد في Outlook لا تتيح لك تغيير لون الخط مباشرةً، إلا أنها تُعدّ أداة قوية لتنظيم الرسائل أو نقلها أو وضع علامات عليها أو معالجتها بطرق أخرى قبل تطبيق أي تنسيق إضافي. وعند دمج القواعد مع «التنسيق الشرطي» أو VBA، يمكنك إنشاء سير عمل تنظيمي متعدد الخطوات بسلاسة. فعلى سبيل المثال، يمكن للقواعد أن تنقل تلقائيًا الرسائل الواردة من مرسل معيّن إلى مجلد مخصص، ثم يُستخدم التنسيق الشرطي لتمييزها أو يُطبَّق كود VBA لتصنيفها، مما يعزز وضوحها ويسهّل تتبعها.

السيناريوهات القابلة للتطبيق:
- تحتاج إلى توجيه رسائل البريد الإلكتروني من عناوين أو مواضيع معيّنة تلقائيًا إلى مجلدات مخصصة.
- ترغب في وضع علامات على الرسائل أو تعيين تذكيرات للمرسلين المهمين.
- تريد تقليل فوضى صندوق الوارد قبل تطبيق التنسيق البصري.
المزايا:سهلة الإعداد، تعالج الرسائل فور وصولها، وتدعم إجراءات متعددة (مثل النقل، وتعيين الفئات، ووضع العلامات، والتمييز كـ«مهم»).
العيوب:لا تغيّر لون الخط أو حجمه مباشرةً في قائمة الرسائل؛ لذا يُفضّل استخدامها جنبًا إلى جنب مع تنسيق الشروط أو طرق التنسيق الأخرى.

لإنشاء قاعدة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة:

• انتقل إلى علامة التبويبالصفحة الرئيسيةفي Outlook، ثم انقر فوققواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.
• انقر فوققاعدة جديدة. اختر قالبًا (مثل: «نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد»).
• اتبع التعليمات لتحديد المرسِل أو الموضوع، واختر المجلد أو الإجراء المناسب، ثم احفظ قاعدتك.
• شغّل القاعدة على صندوق بريدك، أو دع Outlook يُعالج الرسائل الجديدة تلقائيًا.

---