إنشاء توقيع بريد إلكتروني من قالب في Outlook (دليل خطوة بخطوة)

يوفّر Microsoft Word مجموعةً من قوالب توقيعات البريد الإلكتروني المدمجة التي يمكنك تخصيصها بسهولة ونسخها مباشرةً إلى Outlook.

الخطوة 1: الوصول إلى معرض التوقيعات من Word

1. افتح Microsoft Word. في الشريط الجانبي الأيسر، انقر علىجديد. اكتبتوقيعفي شريط البحث العلوي، ثم اضغط علىEnter. اختر قالبمعرض توقيعات البريد الإلكتروني، كما في لقطة الشاشة التالية:
   
2. بعد ذلك، انقر علىإنشاءفي نافذة المنبثقة.

الخطوة 2: اختيار ونسخ التصميم المفضل لديك

الآن، سيتم فتح مستند يعرض عدة قوالب توقيع. استعرض القوالب وحدد التصميم الذي يعجبك، ثم مرّر مؤشّرك فوق التوقيع المطلوب، وانقر على الحافة اليسرى لتحديد جميع العناصر، واضغط علىCtrl + C للنسخ.

الخطوة 3: الاستيراد إلى Outlook

1. انتقل إلى Outlook. في علامة التبويب الرئيسية، انقر علىإنشاء بريد إلكتروني جديد.
2. في نافذة الرسالة الجديدة، انتقل إلى علامة التبويبإدراج، ثم انقر علىتوقيع، واخترالتوقيعات...من القائمة المنسدلة.
   
3. في مربع الحوارالتوقيعات والأوراق الرسمية، انقر على زرجديدالموجود أسفل علامة التبويبتوقيع البريد الإلكتروني. أعطِ توقيعك اسمًا وصفيًا، ثم انقر علىموافق.
   

الخطوة 4: اللصق والتخصيص

1. انقر داخل مربع تعديل التوقيع، ثم اضغط علىCtrl + V للصق القالب. بعد ذلك، يجب عليك:
   • حدّث التفاصيل بمعلوماتك الشخصية، مثل اسمك ومسمّاك الوظيفي ورقم هاتفك.
   • حدّث الصورة: انقر لتحديد صورة العنصر النائب، ثم اختر أيقونةصورةلرفع صورتك الشخصية أو شعار شركتك.
   • لتحديث الروابط: حدد أيقونات وسائل التواصل الاجتماعي أو نص الموقع الإلكتروني، ثم انقر على أيقونةرابطوالصق عناوين URL الخاصة بك.
     
2. انقر علىموافقلإنهاء العملية.

تم إنشاء التوقيع بنجاح من قالب Word. يُرجى إغلاق نافذة البريد الإلكتروني دون حفظ.

بمجرد إنشاء توقيعك، حدد كيف تود أن يظهر في رسائلك.

الإدراج التلقائي:

الإدراج التلقائي مثالي إذا كنت تعتمد بشكل رئيسي على توقيع واحد لحسابك المعيّن، فهو يضمن ألا تنسى أبدًا إدراج تفاصيل الاتصال أو العناصر الخاصة بعلامتك التجارية.

1. انقر علىالرئيسية > إنشاء بريد إلكتروني جديدلإنشاء بريد إلكتروني جديد. في نافذة الرسالة الجديدة، انقر علىإدراج > توقيع > التوقيعاتلفتح مربع حوارالتوقيعات والأوراق الرسمية.
2. في مربع حوارالتوقيعات والأوراق الرسمية، انتقل إلى قسماختيار التوقيع الافتراضي：
   • اختر حسابك: اختر حساب البريد الإلكتروني المطلوب من القائمة المنسدلة لحسابات البريد الإلكتروني.
   • تعيين توقيع لإنشاء بريد إلكتروني جديد: من القائمة المنسدلة للرسائل الجديدة، اختر التوقيع الذي ترغب في ظهوره تلقائيًا في جميع مسوّدات الرسائل الجديدة.
   • التعيين للردود والإعادة التوجيهية: من القائمة المنسدلة الخاصة بالردود والإعادة التوجيهية، اختر توقيعًا (أو «بلا») لجميع سلاسل الرسائل الواردة.
     
3. انقر علىموافقلتطبيق التغييرات. من الآن فصاعدًا، سيتم إدراج توقيعك تلقائيًا في كل مرة تبدأ رسالة جديدة أو تعيد توجيه رسالة موجودة.

الإدراج اليدوي:

الإدراج اليدوي هو الخيار الأمثل للمستخدمين الذين يضطلعون بـ«أدوار متعددة»—مثل من يتولى مهام المبيعات والدعم معًا—أو لأولئك الذين يستخدمون توقيعات مختلفة عند المراسلة مع المستلمين الداخليين مقارنةً بالخارجيين.

1. افتح رسالة بريد إلكتروني جديدة أو انقر على «رد». ثم، في نافذة الرسالة، انتقل إلى علامة التبويب «إدراج».
2. انقر على أيقونةتوقيع، وستظهر لك قائمة منسدلة تحتوي على جميع توقيعاتك المحفوظة. اختر التوقيع الذي تريده، وسيُدرج تلقائيًا عند موضع المؤشر.
   

📌 نصيحة احترافية:

إذا كان لديك توقيع مضبوط تلقائيًّا ولكنك تريد تغييره لرسالة بريد إلكتروني معيّنة، فما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على التوقيع الحالي في مسودة رسالتك. ستظهر لك نافذة صغيرة تحتوي على باقي توقيعاتك لتبديلها بسرعة!

غالبًا ما يكون التعامل مع توقيعات البريد الإلكتروني المختلفة في Outlook أمرًا غير فعّال. إذ يستغرق إنشاء التنسيقات يدويًّا وقتًا طويلاً، ويؤدي إلى عدم اتساقٍ في المظهر يبدو غير احترافي. أما مع Kutools لـ Outlook، فستحصل على عشرات قوالب التوقيع الجاهزة للاستخدام التي يمكنك تطبيقها فورًا، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء توقيعات بريد إلكتروني احترافية وحفظها وإدارتها وإعادة استخدامها بكل سهولة.

بعد تثبيت Kutools لـ Outlook، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. افتح إنشاء بريد إلكتروني جديد أو انقر على الرد، ثم انقر علىKutools > قالبلفتح جزءمكتبة الموارد.
2. في علامة التبويبقالب، يوفّر Kutools ضمن خيارتوقيعمجموعةً من توقيعات البريد الإلكتروني المصممة باحترافية وجذابة بصريًا.
   
3. اختر نمط التوقيع الذي يعجبك ومرّر مؤشّرك فوقه. عندما يظهر السهم المنسدل، انقر عليه واخترتعديل.
   
4. في مربع حوارقالب، حدّث معلومات التوقيع بتفاصيلك الخاصة.
   
5. بعد الانتهاء، انقر علىموافقلحفظ المعلومات الجديدة.

الآن، كلما احتجتَ إلى ذلك التوقيع، ما عليك سوى النقر على الإدخال الموجود في اللوحة، وسيظهر التوقيع فورًا في بريدك الإلكتروني عند موضع المؤشر. وهو الحل المثالي للمستخدمين الذين يحتاجون إلى توقيعات متعددة لأقسام مختلفة.