إدارة جهات الاتصال المكررة في Outlook: حذف، دمج، نقل، تصنيف

عند استيراد جهات الاتصال إلى Outlook من جدول بيانات Excel أو برامج أخرى، قد تحدث مدخلات مكررة في مجلد جهات الاتصال. مثل هذه التكرارات يمكن أن تجعل مجلدات جهات الاتصال فوضوية وتستهلك مساحة غير ضرورية في Outlook. لحل بسيط وفعال، نوصي باستخدام أداة جهات الاتصال المكررة من Kutools for Outlook. توفر هذه الميزة إمكانية حذف، دمج، نقل وحتى تصنيف جهات الاتصال المكررة عبر مختلف حسابات البريد الإلكتروني داخل مجلدات جهات الاتصال المحددة.

حذف، دمج، نقل أو تصنيف جهات الاتصال المكررة بسرعة في Outlook

إليك كيفية تطبيق ميزة جهات الاتصال المكررة لحذف، دمج، نقل أو تصنيف جهات الاتصال المكررة في Outlook.

1. على علامة التبويب Kutools Plus، انقر فوق حذف > جهات الاتصال المكررة.

   

2. في جهات الاتصال المكررة - الخطوة 1 (من 5): حدد ملف(ملفات) البيانات المعالج، حدد ملفات البيانات حيث تريد إزالة، دمج، نقل أو تصنيف جهات الاتصال المكررة. بمجرد الاختيار، انقر على الخطوة التالية: حدد مجلد جهات الاتصال الزر.

   

   ملاحظة: إذا كان لديك عدة حسابات بريد إلكتروني في Outlook مع مجلدات جهات اتصال كبيرة، ستظهر نافذة تحميل مجلدات جهات الاتصال كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. يمكنك اختيار النقر على زر تخطي الحساب الحالي الذي يتم تحميله، أو ببساطة انتظر حتى يتم تحميل جميع مجلدات جهات الاتصال.

   

3. بمجرد انتهاء مجلدات جهات الاتصال من التحميل، سيتم عرض جميع مجلدات جهات الاتصال في الصندوق الأيسر من جهات الاتصال المكررة – الخطوة 2 (من 5) النافذة. حدد مجلدات جهات الاتصال التي تحتوي على جهات الاتصال المكررة التي ترغب في معالجتها، ثم انقر على التالي: حدد حقول جهات الاتصال للمقارنة المكررة الزر.

   

   نصائح:

   • لمزيد من الخيارات السريعة مثل تحديد الكل لاختيار المجلدات، انقر بزر الماوس الأيمن على قائمة المجلدات.
   • ستظهر جميع المجلدات المختارة في الصندوق الأيمن. يمكنك حذفها أو ترتيبها حسب الحاجة. سيتم إعطاء الأولوية لجهات الاتصال من المجلدات المدرجة في الأعلى للبقاء عند إدارة التكرارات.
   • إذا كنت قد استخدمت هذه الأداة سابقًا وأنشأت معايير تصفية، يمكنك ببساطة النقر على زر بدء التصفية لتطبيق هذه المعايير الموجودة لتصفية جهات الاتصال المكررة.
4. في جهات الاتصال المكررة – الخطوة 3 (من 5) المعالج، يرجى تحديد حقول جهات الاتصال لتحديد التكرارات (تعتبر جهات الاتصال مكررة إذا كانت معلوماتها في هذه الحقول متطابقة تمامًا) في يرجى تحديد حقول جهات الاتصال للمقارنة المكررة الصندوق، ثم انقر على التالي: حدد الحقول المراد سردها في النتائج الزر.

   

   نصائح:

   1. تمثل الحقول المختارة الموضحة في الصورة أعلاه الإعدادات الافتراضية المقدمة من Kutools. يمكنك بسهولة اختيار هذه الافتراضيات بالنقر على زر الحقول الافتراضية.
   2. إذا قمت بتحديد خيار البحث عن جميع التكرارات في مجلدات جهات الاتصال المختارة، ستبحث الأداة عن جهات الاتصال المكررة عبر جميع المجلدات التي اخترتها. إذا لم تقم بتحديد هذا الخيار، سيتم البحث عن التكرارات داخل كل مجلد جهات اتصال على حدة.
5. في جهات الاتصال المكررة – الخطوة 4 (من 5) المعالج، حدد خيارًا لتحديد الحقول المراد سردها في مربع النتائج، ثم انقر على بدء التصفية الزر.

   

   نصائح:

   • الافتراضي: يختار هذا الخيار الحقول المحددة مسبقًا، وهي اسم مجموعة جهات الاتصال (مجموعة جهات الاتصال)، اسم العضو (مجموعة جهات الاتصال)، عنوان البريد الإلكتروني للعضو (مجموعة جهات الاتصال)، والاسم الكامل.
   • مخصص: ينشط هذا الخيار زر المحتوى المحدد ذاتيًا، مما يسمح لك باختيار الحقول التي تريد عرضها في النتائج.
   • الحقول المختارة: يختار هذا الخيار الحقول التي اخترتها في الخطوة السابقة.
6. ستظهر جميع جهات الاتصال المكررة في قائمة جهات الاتصال/قائمة جهات الاتصال المكررة (الصندوق الأيسر) من جهات الاتصال المكررة – الخطوة 5 (من 5) المعالج، مع عرض الحقول التي اخترت عرضها. في هذا المعالج، يمكنك:
   1. توسيع التكرارات، وتحديد أو إلغاء تحديد جهة اتصال لتحديد ما إذا كانت ستُدرج في عملية التعامل مع التكرارات أم لا. نصيحة: يمكنك توسيع مجموعة بالنقر عليها. ثم حدد جهة اتصال مكررة لعرض تفاصيلها في مربع معاينة معلومات جهة الاتصال.
   2. من كيفية التعامل مع جهات الاتصال المكررة؟ قائمة منسدلة، اختر إجراءً لتطبيقه على التكرارات المحددة.
      • حذف (نقل إلى مجلد "العناصر المحذوفة"): سيقوم هذا بنقل التكرارات إلى مجلد العناصر المحذوفة دون حذفها نهائيًا.
      • الحذف النهائي: سيقوم هذا بإزالة جميع التكرارات المحددة نهائيًا.
      • دمج: يجمع هذا جميع جهات الاتصال المكررة المحددة، مع دمج معلوماتهم.
      • نقل جميع جهات الاتصال المكررة (باستثناء الأولى): ينقل هذا التكرارات، باستثناء أولى حالاتها، إلى مجلد محدد.
      • نقل جميع جهات الاتصال المكررة (بما في ذلك الأولى): ينقل هذا جميع حالات التكرارات إلى مجلد محدد.
      • إضافة تصنيف: يقوم هذا بتسمية جميع جهات الاتصال المكررة المحددة بفئة محددة لتسهيل التعرف عليها لاحقًا.
   3. انقر على تنفيذ فوري لمعالجة التكرارات وفقًا للإجراء الذي اخترته.

      

بعد اكتمال العملية، سيتم عرض جميع جهات الاتصال المكررة التي تم معالجتها بخط يتوسطها في قائمة جهات الاتصال/قائمة جهات الاتصال المكررة. يرجى إغلاق معالج جهات الاتصال المكررة لاستكمال العملية.

نصائح إضافية حول استخدام ميزة جهات الاتصال المكررة من Kutools for Outlook

1. إدارة جهة اتصال مكررة محددة
   يمكنك تصنيف، نقل، حذف أو حذف جهة اتصال مكررة واحدة بشكل دائم عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على جهة الاتصال واختيار الخيار الذي تحتاجه من قائمة السياق.

   

2. إدارة جميع التكرارات المحددة في مجموعة
   يمكنك تصنيف، نقل، دمج، حذف أو حذف جميع التكرارات المحددة في مجموعة بشكل دائم عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على المجموعة واختيار الخيار الذي تحتاجه من قائمة السياق.

   

3. إعادة تصفية جهات الاتصال المكررة بسهولة
   تحتفظ أداة جهات الاتصال المكررة بإعداداتك السابقة، بما في ذلك المجلدات المختارة وحقول جهات الاتصال. في المرة القادمة التي تستخدم فيها هذه الميزة، ما عليك سوى الضغط على زر بدء التصفية في معالج جهات الاتصال المكررة – الخطوة 2 (من 5). سيقوم هذا بتصفية التكرارات مباشرة دون الحاجة إلى إعادة تكوين حقول جهات الاتصال.

   

4. ماذا لو لم يتم العثور على جهات اتصال مكررة
   إذا لم يتم العثور على جهات اتصال مكررة، يمكنك اختيار إعادة تحديد الحقول لتحديد التكرارات أو إنهاء العملية حسب حاجتك.
5. إدارة مجموعات جهات الاتصال المكررة
   إذا كانت هناك مجموعات جهات اتصال مكررة داخل المجلدات المختارة، يمكنك معالجتها بكفاءة. في معالج جهات الاتصال المكررة - الخطوة 3 (من 5)، ما عليك سوى تحديد المعايير المطلوبة - سواء كان اسم مجموعة جهات الاتصال (مجموعة جهات الاتصال)، اسم العضو (مجموعة جهات الاتصال) أو عنوان البريد الإلكتروني للعضو (مجموعة جهات الاتصال). اختر وفقًا لاحتياجاتك لإدارة هذه المجموعات المكررة.

   

عرض توضيحي: حذف أو نقل جهات الاتصال المكررة في Outlook

---

أفضل أدوات الإنتاجية لمجموعة Office

خبر عاجل: أدوات Kutools لـ Outlook تطلق إصدارًا مجانيًا!

جرّب الآن الإصدار المجاني الجديد كليًا من أدوات Kutools لـ Outlook مع أكثر من70 ميزة مذهلة، متاحة لك مدى الحياة! انقر للتحميل الآن!

🤖 Kutools AI : يستخدم تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة لإدارة البريد الإلكتروني بسهولة، بما في ذلك الرد، والتلخيص، والتحسين، والتوسيع، والترجمة، وكتابة الرسائل.

📧 أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لـ POP وIMAP) / جدولة إرسال البريد / نسخة تلقائية/مخفية حسب القواعد عند الإرسال / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحية تلقائيًا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني متعددة المستلمين تلقائيًا إلى رسائل فردية ...

📨 إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب الموضوعات وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات ...

📁 المرفقات الاحترافية: حفظ دفعي / فصل دفعي / ضغط دفعي / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي ...

🌟 سحر الواجهة: 😊 المزيد من الرموز التعبيرية الجميلة والرائعة / تنبيهك عند وصول رسائل هامة / تصغير Outlook بدلاً من الإغلاق ...

👍 ميزات بنقرة واحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / رسائل البريد الإلكتروني المضادة للتصيد / 🕘 عرض المنطقة الزمنية للمرسل ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعة واحدة من الرسائل المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد ...

افتح أدوات Kutools لـ Outlook فورًا بنقرة واحدة. لا تنتظر، قم بالتحميل الآن وزد من إنتاجيتك!

قائمة ميزات أدوات Kutools لـ Outlook تحميل الإصدار المجاني الترقية إلى الإصدار الاحترافي