إدارة جهات الاتصال المكررة في Outlook: الحذف والدمج والنقل والتصنيف

عندما تقوم باستيراد جهات اتصال إلى Outlook من جدول بيانات Excel أو برنامج آخر، فمن المحتمل إنشاء إدخالات مكررة في مجلد جهات الاتصال لديك. يمكن أن تؤدي مثل هذه التكرارات إلى حدوث فوضى في مجلدات جهات الاتصال الخاصة بك، مما يستهلك مساحة غير ضرورية في Outlook. للحصول على حل مبسط، نوصي باستخدام جهات اتصال مكررة فائدة كوتولس لتوقعات. تسمح لك هذه الميزة بحذف جهات الاتصال المكررة ودمجها ونقلها وحتى تصنيفها بسهولة عبر حسابات البريد الإلكتروني المختلفة داخل مجلدات جهات الاتصال المحددة.

يمكنك حذف جهات الاتصال المكررة أو دمجها أو نقلها أو تصنيفها بسرعة في Outlook

وإليك كيفية تطبيق جهات اتصال مكررة ميزة حذف أو دمج أو نقل أو تصنيف جهات الاتصال المكررة في Outlook.

1. على كوتولس علامة التبويب، في حذف مجموعة، انقر فوق جهات اتصال مكررة (يمكنك أيضًا النقر فوق كوتولس بلس > جهات اتصال مكررة).

   

2. في مجلة جهات اتصال مكررة - الخطوة 1 (من 5): حدد ملف (ملفات) البيانات المعالج، حدد ملفات البيانات التي تريد إزالة جهات الاتصال المكررة أو دمجها أو نقلها أو تصنيفها. بمجرد التحديد، انقر فوق الخطوة التالية: حدد مجلد جهات الاتصال .

   

   ملحوظة: إذا كان لديك حسابات بريد إلكتروني متعددة في Outlook الخاص بك مع مجلدات جهات اتصال كبيرة، فستنبثق نافذة تحميل مجلد (مجلدات) جهات الاتصال كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه. يمكنك اختيار النقر فوق تخطي تحميل حساب البريد الإلكتروني الحالي زر، أو ببساطة انتظر حتى يكتمل تحميل كافة مجلدات جهات الاتصال.

   

3. بمجرد الانتهاء من تحميل مجلدات جهات الاتصال، سيتم عرض كافة مجلدات جهات الاتصال في المربع الأيسر من الملف جهات الاتصال المكررة – الخطوة 2 (من 5) نافذة او شباك. حدد مجلدات جهات الاتصال التي تحتوي على جهات الاتصال المكررة التي ترغب في معالجتها، ثم انقر فوق التالي: حدد حقول جهات الاتصال للمقارنة المكررة .

   

   نصيحة:

   • لمزيد من الخيارات السريعة مثل تحقق من كل لتحديد المجلدات، انقر بزر الماوس الأيمن على قائمة المجلدات.
   • ستظهر كافة المجلدات المحددة في المربع الأيمن. يمكنك حذفها أو فرزها حسب الحاجة. سيتم إعطاء الأولوية لجهات الاتصال من المجلدات المدرجة في الأعلى للاحتفاظ بها عند إدارة التكرارات.
   • إذا كنت قد استخدمت هذه الأداة مسبقًا وقمت بتحديد معايير التصفية، فيمكنك ببساطة النقر فوق الزر ابدأ التصفية زر لتطبيق هذه المعايير الموجودة لتصفية جهات الاتصال المكررة.
4. في مجلة جهات الاتصال المكررة – الخطوة 3 (من 5) المعالج، يرجى تحديد حقول جهات الاتصال لتحديد التكرارات (تعتبر جهات الاتصال مكررة إذا كانت المعلومات الخاصة بها في هذه الحقول متطابقة تمامًا) في الرجاء تحديد حقول جهات الاتصال للمقارنة المكررة مربع ، ثم انقر فوق التالي: حدد الحقول المراد إدراجها في النتائج .

   

   نصيحة:

   1. تمثل الحقول المحددة الموضحة في الصورة أعلاه الإعدادات الافتراضية التي توفرها Kutools. يمكنك بسهولة تحديد هذه الإعدادات الافتراضية بالنقر فوق الحقول الافتراضية .
   2. إذا قمت بالتحقق من البحث في جميع التكرارات في مجلدات جهات الاتصال المحددة الخيار، ستبحث الأداة المساعدة عن جهات الاتصال المكررة عبر جميع المجلدات التي اخترتها. إذا لم تحدد هذا الخيار، فسيتم البحث عن التكرارات داخل كل مجلد جهات اتصال فردي بشكل منفصل.
5. في مجلة جهات الاتصال المكررة – الخطوة 4 (من 5) المعالج، حدد خيارًا لتحديد الحقول المراد إدراجها في مربع النتائج، ثم انقر فوق الزر ابدأ التصفية .

   

   نصيحة:

   • الترتيب: يقوم هذا الخيار بتحديد الحقول المحددة مسبقًا، وهي اسم مجموعة جهات الاتصال (مجموعة جهات الاتصال), اسم العضو (مجموعة الاتصال), عنوان البريد الإلكتروني للعضو (مجموعة الاتصال)و الاسم بالكامل.
   • Custom: يقوم هذا الخيار بتنشيط محتوى محدد ذاتيًا الزر، مما يسمح لك بتحديد الحقول التي تريد عرضها في النتائج.
   • الحقول المختارة: يقوم هذا الخيار بتحديد الحقول التي اخترتها في الخطوة السابقة.
6. ستظهر كافة جهات الاتصال المكررة في قائمة جهات الاتصال/قائمة جهات الاتصال المكررة (المربع الأيسر) من جهات الاتصال المكررة – الخطوة 5 (من 5) المعالج، ويعرض الحقول التي اخترت عرضها. في هذا المعالج، يمكنك:
   1. قم بتوسيع التكرارات، وحدد أو قم بإلغاء تحديد جهة اتصال لتقرر ما إذا كنت تريد تضمينها أو استبعادها من عملية التعامل مع التكرارات. نصيحة: يمكنك توسيع المجموعة بالنقر عليها. ثم حدد جهة اتصال مكررة لعرض تفاصيلها في ملف معاينة معلومات الاتصال مربع.
   2. XNUMX. من قائمة كيف تتعامل مع جهات الاتصال المكررة؟ من القائمة المنسدلة، اختر إجراءً لتطبيقه على التكرارات المحددة.
      • حذف (انتقل إلى مجلد "العناصر المحذوفة"): سيؤدي هذا إلى نقل التكرارات إلى مجلد العناصر المحذوفة دون حذفها نهائيًا.
      • الحذف الدائم: سيؤدي هذا إلى إزالة جميع التكرارات المحددة بشكل دائم.
      • دمج: يجمع هذا بين جميع جهات الاتصال المكررة المحددة، ويدمج معلوماتها.
      • نقل جميع جهات الاتصال المكررة (باستثناء الأولى): يؤدي هذا إلى نقل التكرارات، باستثناء مثيلاتها الأولى، إلى مجلد محدد.
      • نقل جميع جهات الاتصال المكررة (بما في ذلك الأولى): يؤدي هذا إلى نقل كافة مثيلات التكرارات إلى مجلد معين.
      • إضافة فئة: يؤدي هذا إلى وضع علامة على جميع جهات الاتصال المكررة المحددة بفئة معينة لتسهيل التعرف عليها لاحقًا.
   3. انقر قــدم الآن لمعالجة التكرارات وفقًا للإجراء الذي حددته.

      

بعد اكتمال العملية، سيتم عرض جميع جهات الاتصال المكررة التي تم تناولها مع يتوسطه خط في ملف قائمة جهات الاتصال/قائمة جهات الاتصال المكررة. الرجاء إغلاق ملف جهات اتصال مكررة المعالج لإنهاء العملية.

نصائح إضافية حول استخدام Kutools لميزة جهات الاتصال المكررة في Outlook

1. التعامل مع جهة اتصال مكررة محددة
   يمكنك تصنيف جهة اتصال واحدة مكررة أو نقلها أو حذفها أو حذفها نهائيًا عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على جهة الاتصال وتحديد الخيار الذي تحتاجه من قائمة السياق.

   

2. التعامل مع جميع التكرارات المحددة في المجموعة
   يمكنك تصنيف جميع العناصر المكررة المحددة في المجموعة أو نقلها أو دمجها أو حذفها أو حذفها نهائيًا عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على المجموعة وتحديد الخيار الذي تحتاجه من قائمة السياق.

   

3. إعادة تصفية جهات الاتصال المكررة بسهولة
   • جهات اتصال مكررة تحتفظ الأداة المساعدة بإعداداتك السابقة، بما في ذلك المجلدات المختارة وحقول الاتصال. في المرة التالية التي تستخدم فيها هذه الميزة، ما عليك سوى الضغط على الزر ابدأ التصفية زر في جهات الاتصال المكررة – الخطوة 2 (من 5) ساحر. سيؤدي هذا إلى تصفية التكرارات مباشرة دون الحاجة إلى إعادة تكوين حقول الاتصال.

   

4. ماذا لو لم يتم العثور على جهات اتصال مكررة
   إذا لم يتم العثور على جهات اتصال مكررة، يمكنك اختيار إعادة تحديد الحقول لتحديد جهات الاتصال المكررة أو إنهاء العملية حسب حاجتك.
5. إدارة مجموعات الاتصال المكررة
   في حالة وجود مجموعات جهات اتصال مكررة داخل المجلدات المحددة، يمكنك معالجتها بكفاءة. في ال جهات اتصال مكررة - الخطوة 3 (من 5) المعالج، ببساطة حدد المعايير المطلوبة - سواء كان ذلك اسم مجموعة جهات الاتصال (مجموعة جهات الاتصال), اسم العضو (مجموعة الاتصال) or عنوان البريد الإلكتروني للعضو (مجموعة الاتصال). اختر وفقًا لاحتياجاتك لإدارة هذه المجموعات المكررة.

   

العرض التوضيحي: احذف أو انقل جهات الاتصال المكررة في Outlook

---

أفضل أدوات إنتاجية المكتب

كوتولس لتوقعات - أكثر من 100 ميزة قوية لتعزيز توقعاتك

🤖 مساعد بريد الذكاء الاصطناعي: رسائل بريد إلكتروني احترافية فورية مع سحر الذكاء الاصطناعي - بنقرة واحدة للردود العبقرية، والنغمة المثالية، وإتقان متعدد اللغات. تحويل البريد الإلكتروني دون عناء! ...

📧 أتمتة البريد الإلكتروني: خارج المكتب (متوفر لـ POP وIMAP)  /  جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني  /  نسخة تلقائية/نسخة مخفية الوجهة حسب القواعد عند إرسال البريد الإلكتروني  /  إعادة التوجيه التلقائي (القواعد المتقدمة)   /  إضافة تحية تلقائية   /  تقسيم رسائل البريد الإلكتروني متعددة المستلمين تلقائيًا إلى رسائل فردية 

📨 إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء رسائل البريد الإلكتروني بسهولة  /  حظر رسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية حسب الموضوعات والآخرين  /  حذف رسائل البريد الإلكتروني المكررة  /  المزيد من خيارات البحث  /  توحيد المجلدات 

📁 المرفقات برو: حفظ دفعة  /  فصل دفعة  /  ضغط دفعة  /  حفظ تلقائي   /  فصل تلقائي  /  ضغط تلقائي 

؟؟؟؟ واجهة ماجيك: 😊 المزيد من الرموز التعبيرية الجميلة والرائعة   /  عزز إنتاجية Outlook الخاص بك باستخدام طرق العرض المبوبة  /  تصغير Outlook بدلاً من الإغلاق 

؟؟؟؟ بنقرة واحدة عجائب: الرد على الكل بالمرفقات الواردة  /   رسائل البريد الإلكتروني لمكافحة التصيد  /  🕘إظهار المنطقة الزمنية للمرسل 

👩🏼‍🤝‍👩🏻 جهات الاتصال والتقويم: دفعة إضافة جهات الاتصال من رسائل البريد الإلكتروني المحددة  /  تقسيم مجموعة اتصال إلى مجموعات فردية  /  إزالة تذكير عيد ميلاد 

على مدى ميزات 100 في انتظار الاستكشاف الخاص بك! انقر هنا لاكتشاف المزيد.

تفاصيل أكثر       تحميل مجانا      شراء