إنشاء وتحرير واستخدام ومشاركة مجموعة جهات الاتصال في Outlook

يركّز هذا البرنامج التعليمي على المشكلات التي قد تواجهها في Outlook عند استخدام مجموعة جهات الاتصال—والتي كانت تُعرف سابقًا باسم «قائمة التوزيع»—ويقدّم أبرز الحلول الأكثر شيوعًا وسهولة. انقر على الحلول المدرجة أدناه للانتقال مباشرةً إلى الإرشادات المقابلة.

إنشاء مجموعة جهات الاتصال في Outlook

• إنشاء مجموعة جهات الاتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين
• إنشاء مجموعة جهات الاتصال من البيانات في Excel أو Word أو تطبيقات أخرى
• إنشاء مجموعة جهات الاتصال للمستلمين أو المرسلين في صندوق بريدك

تحرير مجموعة جهات الاتصال في Outlook

• إضافة أو إزالة أعضاء من مجموعة جهات الاتصال
• تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook
  • تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook عن طريق النسخ والإزالة
  • تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook بسهولة باستخدام أداة رائعة
• فك مجموعة جهات الاتصال وإضافة أعضائه كجهات اتصال في Outlook
  • فصل مجموعة جهات الاتصال باستخدام الميزة المضمنة في Outlook
  • فصل مجموعة جهات الاتصال بسهولة باستخدام Kutools لـ Outlook
• دمج مجموعة جهات الاتصال في واحد في Outlook

إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة جهات الاتصال في Outlook

مشاركة وحفظ مجموعة جهات الاتصال في Outlook

• مشاركة مجموعة جهات الاتصال في Outlook
• حفظ مجموعة جهات الاتصال في Outlook

---

إنشاء مجموعة جهات الاتصال في Outlook

قد تجد نفسك في مواقف تتطلب إرسال بريد جماعي إلى أعضاء شركة أو فريق عمل لأغراض تجارية، أو قد تحتاج إلى إرسال بطاقة تهنئة إلى جميع أفراد عائلتك وأصدقائك. وفي مثل هذه الحالات، يوفّر إنشاء مجموعة جهات اتصال وقتك الثمين مقارنةً بإرسال الرسائل واحدة تلو الأخرى. ولذلك، قام فريق ExtendOffice بتجميع الطرق الفعّالة لإنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook الخاصة بك، ودفتر العناوين، والبيانات الموجودة في ملفات Excel أو Word أو حتى الملفات النصية، وكذلك لإنشاء مجموعات مخصصة للمُرسِلين أو المُستلمين في صناديق بريدك على Outlook.

إنشاء مجموعة جهات الاتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين

1. انقر فوقالأشخاصأوجهات الاتصالفي شريط التنقل في Outlook الخاص بك.

2. ضمن علامة التبويبالرئيسية، انقر فوقمجموعة جهات اتصال جديدةفي مجموعةجديد.

3. في نافذةمجموعة جهات الاتصال، سمِّ مجموعة جهات الاتصال في حقلالاسم.

4. انقر فوقإضافة أعضاءفي مجموعةالأعضاء، واخترمن جهات اتصال Outlookأوإضافة من دفتر العناوينمن القائمة المنسدلة وفقًا لاحتياجاتك. (إذا كنت تريد إضافة جهة اتصال واحدة الآن، وكانت غير موجودة في جهات اتصال Outlook الخاصة بك أو في دفتر العناوين، فاختر)جهة اتصال البريد الإلكتروني.)

5. في مربع الحوارتحديد الأعضاء، لتحديد جهات اتصال متعددة غير متجاورة، اضغط باستمرار على مفتاحCtrl، ثم انقر فوق جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى؛ ولتحديد جهات اتصال متعددة متجاورة، انقر فوق أول جهة اتصال، ثم اضغط باستمرار على مفتاحShift وحدد الأخيرة.

6. انقر فوق زرالأعضاءفي الزاوية السفلية اليسرى من مربع الحوار لإضافة جميع جهات الاتصال المحددة إلى حقلالأعضاء، ثم انقر فوقموافق.

7. في نافذةمجموعة جهات الاتصال، انقر فوقحفظ وإغلاق.

---

إنشاء مجموعة جهات الاتصال من البيانات في Excel أو Word أو تطبيقات أخرى

لنفترض أنك تلقيت قائمة بعناوين البريد الإلكتروني في جدول Excel أو مستند Word أو أي تطبيق آخر كما هو موضح أعلاه. ولإضافة هذه العناوين دفعةً واحدة إلى مجموعة جهات الاتصال في Outlook، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. انقر علىالأشخاصأوجهات الاتصالفي شريط التنقل في Outlook الخاص بك.

2. ضمن علامة التبويبالصفحة الرئيسية، انقر علىمجموعة جهات اتصال جديدةفي المجموعةجديد.

3. في نافذةمجموعة جهات الاتصال، أدخل اسم مجموعة جهات الاتصال في حقلالاسم.

4. انقر علىإضافة أعضاءفي المجموعةالأعضاء، ثم اخترمن جهات اتصال Outlook.

5. انسخ البيانات من جدول Excel أو مستند Word لديك.

6. في مربع الحوارتحديدالأعضاء، الصق البيانات في حقلالأعضاء، ثم انقر علىموافق.

7. في نافذةمجموعة جهات الاتصال، انقر علىحفظ وإغلاق.

✓ ملاحظة: يُرجى فصل كل عنوان بريد إلكتروني بفاصلة منقوطة أو بعلامة فقرة جديدة (مع كتابة اسم وعنوان واحد في كل سطر). وفي حال عدم وجود اسم، سيتم استخدام العنوان نفسه كاسم العرض في مجموعة جهات الاتصال.

---

إنشاء مجموعة جهات الاتصال للمستلمين أو المرسِلين في صندوق البريد الخاص بك

إذا كنت ترغب في إضافة جميع المستلمين والمرسِلين من رسالة واحدة أو عدة رسائل إلى مجموعة جهات اتصال، أو إذا أردت تجميع بعض المرسِلين أو المستلمين في صندوق بريدك، فاستخدم ميزةإضافة إلى مجموعةمنKutools لـ Outlook—الأداة الإضافية المفيدة لـ Outlook التي طوّرها فريقنا. وستُنشئ مجموعة جهات الاتصال بسرعة وفقًا لاحتياجاتك!

1. حدد الرسائل التي يظهر فيها المستلمون أو المرسِلون الذين ترغب في إضافتهم إلى مجموعة جهات الاتصال.

2. انتقل إلى علامة التبويبKUTOOLS PLUS، ثم في مجموعةجهة الاتصال، انقر علىإضافة إلى مجموعة.

3. في مربع الحوارإضافة المستلمين إلى مجموعة جهات الاتصال، اخترالكلأوجميع المرسِلينأوجميع المستلمينمن القائمة المنسدلة في قسمالنطاق. سيتم وضع علامة في المربعات المجاورة لعناوين البريد الإلكتروني التي تستوفي الشرط.

4. في الجانب الأيمن من مربع الحوار، حدد مجموعة جهات الاتصال (المجموعات) التي تريد إضافة العناوين إليها؛ أو يمكنك إنشاء مجموعة جهات اتصال جديدة بالنقر علىمجموعة جهات اتصال جديدة، ثم ضع علامة في المربع المجاور لها. بعد ذلك، انقر علىموافق.

إذا لم تكن قد ثبّتت أداة Outlook الإضافية الخاصة بنا،فانقر هنا للتنزيل. أو يمكنك اتباع طريقة أكثر تعقيدًا: انسخ عناوين المرسِلين أو المستلمين الذين تريد إضافتهم إلى مجموعة جهات الاتصال، ثم الصقها في حقلالأعضاءفي مربع الحوارتحديد الأعضاء. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الرجوع إلى الخطوات من الرابعة حتى السابعة فيإنشاء مجموعة جهات الاتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.

---

تعديل مجموعة جهات الاتصال في Outlook

ثمة أوقات نحتاج فيها إلى تعديل مجموعة جهات الاتصال الخاصة بنا: مثل حدوث تغييرات في هيكل الموظفين بشركتك، أو قدوم زملاء أو مشاريع جديدة ومغادرتهم، مما يستدعي إضافة أو إزالة بعض الأعضاء؛ أو أن الأعضاء في مجموعة جهات الاتصال أصبحوا مختلطين، لذا ترغب في تقسيم المجموعة إلى مجموعتين أو أكثر؛ أو تم دمج قسمين، وبالتالي تحتاج إلى دمج مجموعتين من مجموعة جهات الاتصال……

قبل أن نفعل ذلك، نحتاج إلى معرفة مكان وجود المجموعات:

إذا كنت في طريقة عرضالبريد، فانقر علىدفتر العناوينفي مجموعةبحثضمن علامة التبويبالصفحة الرئيسية، ثم ابحث عن المجموعة في مربع الحوار المنبثق. أما إذا كنت قد انتقلت إلى طريقة عرضالأشخاصأوجهات الاتصالفي شريط التنقل في Outlook الخاص بك، فيمكنك العثور على المجموعة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك بكتابة اسمها في مربع البحث أعلى القائمة.

بعد أن تجد مجموعة جهات الاتصال، انقر نقرًا مزدوجًا على اسمها لفتح نافذةمجموعة جهات الاتصال. الآن، اطّلع على الطرق المذكورة أدناه واختر ما يناسب احتياجاتك للخطوة التالية.

---

إضافة أو إزالة أعضاء من مجموعة جهات الاتصال

• لإضافة أعضاء إلى مجموعة جهات الاتصال، يُرجى الرجوع إلى الخطوات من الرابعة حتى السابعة فيإنشاء مجموعة جهات الاتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.

• لإزالة أعضاء من مجموعة جهات الاتصال، ابدأ بتحديد الأعضاء في نافذةمجموعة جهات الاتصالالمفتوحة، ثم انقر على ميزةإزالة العضوفي مجموعةالأعضاء. بعد ذلك، انقر علىحفظ وإغلاقفي مجموعةالإجراءات.

---

تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook

هنا نعرض طريقتين لتقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook: الأولى باستخدام ميزته المدمجة، والثانية باستخدام ميزةتقسيم إلى مجموعة جهات الاتصالالخاصة بـKutools لـ Outlook.

• تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook عن طريق النسخ والإزالة

لنفترض أنك بحاجة إلى تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعتين. يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. في صفحةالأشخاصأوجهات الاتصال، ابحث عن مجموعة جهات الاتصال التي تريد تعديلها.

2. انقر بزر الماوس الأيمن (ولا تفلت) على المجموعة، ثم اسحبها قليلاً لأعلى أو لأسفل. بعد ذلك، حرّر زر الماوس لترى قائمة منبثقة قصيرة كما في لقطة الشاشة أدناه، ثم انقر علىنسخ. وستظهر مجموعتان متطابقتان في القائمة.

>>>

3. انقر نقرًا مزدوجًا لفتح المجموعتين، ثم غيّر أسماءهما وفقًا لاحتياجاتك، مثل: ExtendOffice1 وExtendOffice2. بعد ذلك، احذف — على سبيل المثال — الأسماء من 8 إلى 15 من ExtendOffice1، والأسماء من 1 إلى 7 من ExtendOffice2.

4. الآن، لديك مجموعتان جديدتان أصغر — انقر علىحفظ وإغلاق.

• تقسيم مجموعة جهات الاتصال في Outlook بسهولة باستخدام أداة رائعة

أو إذا كنت قد ثبّتَّأداة Kutools لـ Outlook الخاصة بنافي جهازك، لتقسيم مجموعة جهات الاتصال، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. حدد مجموعة جهات الاتصال التي ترغب في تقسيمها (اخترتُ هنا المجموعة المسماة "ExtendOffice test 1" كمثال).

2. انتقل إلى علامة التبويبKUTOOLS PLUS، وابحث عن مجموعةجهة الاتصالفي الشريط، ثم اخترتقسيم إلى مجموعة جهات الاتصالمن القائمة المنسدلة.

3. في نافذةتقسيم إلى مجموعة جهات الاتصال، حدد المربعات بجانب أعضاء المجموعة الذين تريد نقلهم إلى مجموعة جهات اتصال جديدة، ثم انقر فوقموافق.

4. قم بتسمية المجموعة الجديدة في مربع الحوار المنبثق، ثم انقر فوقموافق.

5. ستظهر بعد ذلك مجموعتا التقسيم مجموعة جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال. لا تتردد في فتح المجموعتين لعرض أعضائهما.

---

فك مجموعة مجموعة جهات الاتصال وإضافة أعضائها كجهات اتصال في Outlook

لفك — أو كما نقول، حذف — مجموعة جهات الاتصال في Outlook، انتقل مباشرةً إلى صفحةالأشخاصأوجهات الاتصال، ثم انقر بزر الماوس الأيمن على المجموعة التي تريد حذفها واخترحذفمن القائمة المنبثقة. ولكن إذا كنت ترغب في إضافة جميع أعضائها كجهات اتصال فردية في Outlook دفعةً واحدة، فاطّلع على الطريقتين المذكورتين أدناه:

• فك مجموعة مجموعة جهات الاتصال باستخدام الميزة المدمجة في Outlook

1. انقر مرتين لفتح مجموعة جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

2. انقر مرتين على العضو الذي ترغب في إضافته إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

3. انقر على زر النقاط الثلاثة لعرض المزيد من الخيارات، ثم اخترإضافة إلى جهات اتصال Outlook.

4. في نافذةجهة الاتصالالمنبثقة، يمكنك إضافة معلومات إضافية إذا لزم الأمر، ثم انقر فوقحفظ وإغلاق.

5. كرّر الخطوات 2-4 لإضافة جميع الأعضاء.

6. الآن، عُد إلى طريقة عرضالأشخاصأوجهات الاتصاللحذف مجموعة جهات الاتصال.

تناسب هذه الطريقة المجموعات التي تحتوي على عدد قليل من الأعضاء فقط. أما إذا كانت المجموعة كبيرة العدد، فستستغرق هذه الطريقة وقتًا طويلاً. في هذه الحالة، يُرجى الاطلاع على ميزةفكفي Kutools لـ Outlook أدناه.

• فك مجموعة مجموعة جهات الاتصال بسهولة باستخدام Kutools لـ Outlook

1. حدد مجموعة جهات الاتصال التي ترغب في فكها.

2. انتقل إلى علامة التبويبKUTOOLS PLUS، ثم انقر فوقمجموعة جهات الاتصال > فك.

3. في نافذةفك، انقر فوقالكللتحديد جميع المربعات، ثم انقر فوقموافق.

4. سيظهر مربع حوار يسأل: هل ترغب في تجزئة مجموعة جهات الاتصال الحالية إلى جهات اتصال فردية؟انقر فوقنعم.

5. تم الآن إضافة جميع أعضائها إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، وتم حذف المجموعة مجموعة جهات الاتصال في نفس الوقت.

√ ملاحظة: إذا كنت ترغب فقط في إضافة بعض الأعضاء إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، فحدد المربعات بجانب الأعضاء المطلوبين، ثم انقر فوقموافقلإضافتهم إلى القائمة مع حذفهم من المجموعة في الوقت نفسه. ستبقى المجموعة التي تحتوي على الأعضاء الذين لم تحددهم كما هي.

انقر لتنزيل النسخة المجانية من Kutools لـ Outlook.

---

دمج مجموعات مجموعة جهات الاتصال في مجموعة واحدة في Outlook

لدمج مجموعتين أو أكثر من مجموعة جهات الاتصال في مجموعة واحدة مجموعة جديدة، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. أنشئ مجموعة جهات اتصال جديدة. (اتبع الخطوات 1–3 لـ)إنشاء مجموعة جهات الاتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.)

2. انقر فوقإضافة أعضاءفي قسمالأعضاء، ثم اخترمن جهات اتصال Outlook.

3. في مربع حوارتحديد الأعضاء، حدد مجموعة جهات الاتصال التي تريد دمجها.

4. انقر فوقالأعضاءفي الزاوية السفلية اليسرى من مربع الحوار، ثم انقر فوقموافق.

5. في نافذةمجموعة جهات الاتصال، انقر فوقحفظ وإغلاق.

√ ملاحظة: الطريقة المذكورة أعلاه بسيطة وسريعة جدًّا. ومع ذلك، فإن المجموعة التي تُنشئها بهذه الطريقة تكون كمجموعة رئيسية تحتوي على عدة مجموعات فرعية، ما يجعل تعديل أعضائها غير مريح—فأنت بحاجة إلى فتح كل مجموعة فرعية على حدة للتعديل. ولدمج عدة مجموعات من جهات الاتصال وإضافة أعضائها فقط إلى مجموعة واحدة، يُرجى الاطلاع علىكيفية دمج أو الجمع بين قوائم التوزيع في Outlook؟

---

إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى مجموعة مجموعة جهات الاتصال في Outlook

لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى مجموعة واحدة أو أكثر من مجموعة جهات الاتصال في Outlook، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. في طريقة عرض البريد، انقر فوقإنشاء بريد إلكتروني جديدلبدء رسالة جديدة.

2. في حقلإلى...، اكتب اسم مجموعة جهات الاتصال. سيعرض لك Outlook تطابقات محتملة من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك كما هو موضح في الصورة أدناه. إذا كنت لا تريد أن يرى المستلمون بعضهم البعض، فاكتب اسم المجموعة في حقلنسخة مخفية...(إذا لم يكن الحقل ظاهرًا في نافذة الرسالة، فانتقِل إلى علامة التبويب)خيارات، ثم انقر فوقنسخة مخفيةفي مجموعةإظهار الحقول.)

إذا كنت لا تتذكّر اسم المجموعة، يمكنك النقر فوقإلى...لفتح نافذةتحديد الأسماءوعرض جميع جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. حدّد المجموعات التي تريد إرسال رسالة إليها، ثم انقر فوقإلى، أونسخة، أونسخة مخفيةحسب حاجتك. سيظهر اسم المجموعة في الحقل المقابل. (لقد نقرتُ فوق)إلىكمثال هنا.) ثم انقر فوقموافق.

3. اكتب موضوع رسالتك الإلكترونية ومحتواها، ثم انقر فوقإرسالبعد الانتهاء من الكتابة.

---

مشاركة وحفظ مجموعة مجموعة جهات الاتصال في Outlook

قد تحتاج إلى إرسال مجموعة مرتبطة بالعمل مجموعة جهات الاتصال إلى موظف جديد، أو مشاركة مجموعة مرتبطة باهتماماتك مع أصدقائك؛ وقد تستلم أيضًا مجموعة مجموعة جهات الاتصال تم مشاركتها من قبل آخرين. في هذا الجزء، سنتحدث عن كيفية مشاركة مجموعة مجموعة جهات الاتصال، وكيفية حفظ مجموعة مجموعة جهات الاتصال أُرسلت إليك من قبل آخرين في Outlook.

مشاركة مجموعة مجموعة جهات الاتصال في Outlook

• يمكنك تضمين المجموعة في رسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى الآخرين:

1. في طريقة عرض البريد، انقر فوقإنشاء بريد إلكتروني جديدلإنشاء رسالة جديدة. ستظهر نافذةرسالةمنبثقة. غيّر حجم النافذة وحرّكها بجانب نافذة Outlook بحيث تكون كلتا النافذتين ظاهرتين في الوقت نفسه.

2. انقر فوقالأشخاصأوجهات الاتصالمن شريط التنقل في نافذة Outlook.

3. ابحث عن مجموعة جهات الاتصال التي تريد مشاركتها، ثم اسحبها إلى نص الرسالة كمرفق في نافذةالرسالة.

4. املأ المعلومات في نافذةالرسالةحسب حاجتك، ثم انقر فوقإرساللمشاركة مجموعة جهات الاتصال.

• يمكنك أيضًا إدراج مجموعة مجموعة جهات الاتصال كمرفق بدلًا من سحبها إلى نص الرسالة:

1. فيالبريد، انقر فوقإنشاء بريد إلكتروني جديدلإنشاء رسالة جديدة.

2. انتقل إلى علامة التبويبإدراجفي نافذة الرسالة المنبثقةرسالة، وابحث عن مجموعةتضمين، ثم انقر فوقعنصر Outlook.

3. في مربع الحوارإدراج عنصر، حدد مجلد جهات الاتصال ضمن بريد معين لعرض جميع جهات الاتصال ومجموعات جهات الاتصال في مربعالعناصر. الآن يمكنك العثور على مجموعة جهات الاتصال المطلوبة وتحديدها، ثم النقر فوقموافقلإدراجه كمرفق.

4. املأ المعلومات في نافذةالرسالةحسب حاجتك، ثم انقر فوقإرساللمشاركة مجموعة جهات الاتصال.

حفظ مجموعة جهات الاتصال في Outlook

لحفظ مجموعة جهات الاتصال تم مشاركته من قِبل الآخرين في رسالة بريد إلكتروني:

1. افتح الرسالة التي تحتوي على مرفق مجموعة جهات الاتصال.

2. اسحب المرفق إلى شريط التنقل، ثم أفلته علىالأشخاصأوجهات الاتصال.

هذه هي الطريقة الأبسط: انقر علىالأشخاصأوجهات الاتصالللتحقق من المجموعة المحفوظة حديثًا.