إنشاء، تحرير، استخدام ومشاركة مجموعة جهات اتصال في Outlook
يركز هذا الدليل على المشاكل التي قد تواجهها عند استخدام مجموعة جهات الاتصال في Outlook، والتي كانت تُعرف سابقًا بـ "قائمة التوزيع". تم تلخيص الحلول الأكثر شيوعًا وملاءمة. يرجى النقر على الحلول المدرجة أدناه للانتقال إلى التعليمات المقابلة.
إنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook
- إنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين
- إنشاء مجموعة جهات اتصال من بيانات في Excel أو Word أو تطبيقات أخرى
- إنشاء مجموعة جهات اتصال للمستلمين أو المرسلين في بريدك الإلكتروني
تحرير مجموعة جهات اتصال في Outlook
- إضافة أو إزالة أعضاء من مجموعة جهات اتصال
- تقسيم مجموعة جهات اتصال في Outlook
- تفكيك مجموعة جهات اتصال وإضافة أعضائها كجهات اتصال في Outlook
- دمج مجموعات جهات الاتصال في واحدة في Outlook
إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة جهات اتصال في Outlook
مشاركة وحفظ مجموعة جهات اتصال في Outlook
إنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook
قد تجد نفسك في مواقف تحتاج فيها لإرسال بريد جماعي لأعضاء شركة أو فريق عمل لأسباب تجارية. أو قد تحتاج لإرسال بطاقة عطلة لجميع أفراد عائلتك وأصدقائك. في مثل هذه الحالات، فإن إنشاء مجموعة جهات اتصال سيوفر الكثير من الوقت بدلاً من إرسال رسائل فردية واحدة تلو الأخرى. هنا قام فريق ExtendOffice بإدراج طرق لإنشاء مجموعات جهات اتصال من جهات اتصال Outlook، دفتر العناوين، والبيانات الموجودة في Excel أو Word أو بصيغة نصية، ولإنشاء مجموعات للمستلمين أو المرسلين في صناديق البريد الخاصة بك في Outlook.
إنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين
1. انقر فوق الأشخاص أو جهات الاتصال على شريط التنقل في Outlook الخاص بك.
2. ضمن علامة التبويب الرئيسية، انقر فوق مجموعة جهات اتصال جديدة في مجموعة جديد.
3. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، قم بتسمية مجموعة جهات الاتصال في حقل الاسم.
4. انقر فوق إضافة أعضاء في مجموعة الأعضاء، واختر من جهات اتصال Outlook أو من دفتر العناوين من القائمة المنسدلة حسب احتياجاتك. (إذا كنت تريد إضافة جهة اتصال واحدة فقط في الوقت الحالي، وهي ليست في جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين، اختر جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة).
5. في مربع الحوار تحديد الأعضاء، لتحديد عدة جهات اتصال غير متصلة، اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ثم انقر على جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى؛ لتحديد عدة جهات اتصال متصلة، انقر على جهة الاتصال الأولى، ثم اضغط باستمرار على Shift وحدد الأخيرة.
6. انقر على زر الأعضاء في الزاوية السفلية اليسرى من مربع الحوار لإضافة جميع جهات الاتصال المحددة إلى حقل الأعضاء، ثم انقر فوق موافق.
7. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، انقر فوق حفظ وإغلاق.
إنشاء مجموعة جهات اتصال من بيانات في Excel أو Word أو تطبيقات أخرى
لنفترض أنك تلقيت قائمة بعناوين البريد الإلكتروني في جدول بيانات Excel، مستند Word أو تطبيقات أخرى كما هو موضح أعلاه. لإضافتها بالجملة إلى مجموعة جهات اتصال في Outlook الخاص بك، يرجى القيام بما يلي:
1. انقر فوق الأشخاص أو جهات الاتصال على شريط التنقل في Outlook الخاص بك.
2. ضمن علامة التبويب الرئيسية، انقر فوق مجموعة جهات اتصال جديدة في مجموعة جديد.
3. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، قم بتسمية مجموعة جهات الاتصال في حقل الاسم.
4. انقر فوق إضافة أعضاء في مجموعة الأعضاء، واختر من جهات اتصال Outlook.
5. انسخ البيانات في جدول بيانات Excel أو مستند Word الخاص بك.
6. في مربع الحوار تحديد الأعضاء، الصق البيانات في حقل الأعضاء، ثم انقر فوق موافق.
7. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، انقر فوق حفظ وإغلاق.
√ ملاحظة: كل عنوان بريد إلكتروني يحتاج إلى أن يكون مفصولاً بفاصلة منقوطة أو علامة فقرة (اسم وعنوان واحد لكل سطر). إذا لم يكن هناك اسم، سيتم استخدام العنوان كاسم عرض في مجموعة جهات الاتصال.
إنشاء مجموعة جهات اتصال للمستلمين أو المرسلين في بريدك الإلكتروني
إذا كنت ترغب في إضافة جميع المستلمين والمرسلين لبريد أو عدة رسائل إلى مجموعة جهات اتصال، أو إذا كنت ترغب في تجميع بعض المرسلين أو المستلمين في بريدك الإلكتروني، يمكنك استخدام ميزة إضافة إلى المجموعة من Kutools for Outlook، وهو إضافة مفيدة لـ Outlook تم تطويرها بواسطة فريقنا. ستقوم بإنشاء مجموعة جهات اتصال بسرعة وفقًا لاحتياجاتك.
1. حدد الرسائل التي تحتوي على المستلمين أو المرسلين الذين ترغب في إضافتهم إلى مجموعة جهات الاتصال.
2. انتقل إلى علامة التبويب Kutools Plus، في مجموعة جهات الاتصال، انقر فوق إضافة إلى المجموعة.
3. في مربع الحوار إضافة المستلمين إلى مجموعات جهات الاتصال، حدد الكل، جميع المرسلين، أو جميع المستلمين من قائمة النطاق المنسدلة. سيتم تحديد المربعات المجاورة لعناوين البريد الإلكتروني التي تحقق الشرط.
4. في الجانب الأيمن من مربع الحوار، حدد مجموعة جهات الاتصال حيث تريد إضافة العناوين إليها؛ أو يمكنك إنشاء مجموعة جهات اتصال جديدة بالنقر فوق مجموعة جهات اتصال جديدة، ثم تحقق من المربع المجاور لها. انقر فوق موافق.
إذا لم يكن لديك إضافة Outlook الخاصة بنا مثبتة، انقر هنا للتنزيل. أو يمكنك استخدام طريقة أكثر تعقيدًا: نسخ عناوين المرسلين أو المستلمين الذين ترغب في إضافتهم إلى مجموعة جهات اتصال، ثم لصقهم في حقل الأعضاء في مربع الحوار تحديد الأعضاء. لمزيد من التفاصيل، يرجى الرجوع إلى الخطوات 4-7 لإنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.
تحرير مجموعة جهات اتصال في Outlook
هناك أوقات نحتاج فيها إلى تحرير مجموعات جهات الاتصال الخاصة بنا: هناك تغييرات في الموظفين في شركتك، يأتي الزملاء والمشاريع ويذهبون، بحيث تحتاج إلى إضافة أو إزالة بعض الأعضاء؛ الأعضاء في مجموعة جهات الاتصال مختلطون نوعًا ما، لذلك تريد تقسيم المجموعة إلى مجموعتين أو أكثر؛ اندمجت قسمان، لذلك تحتاج إلى دمج مجموعتي جهات اتصال...
قبل أن نفعل ذلك، نحتاج إلى معرفة مكان وجود المجموعات:
إذا كنت في عرض البريد، يرجى النقر فوق دفتر العناوين في مجموعة البحث تحت علامة التبويب الرئيسية، ثم البحث عن المجموعة في مربع الحوار المنبثق؛ إذا كنت قد انتقلت إلى عرض الأشخاص أو جهات الاتصال على شريط التنقل في Outlook الخاص بك، يمكنك العثور على المجموعة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق كتابة اسمها في مربع البحث أعلى القائمة.
بعد أن تجد مجموعة جهات الاتصال، انقر نقراً مزدوجاً على اسمها لفتح نافذة مجموعة جهات الاتصال. الآن، ابحث عن الطرق المدرجة أدناه التي تلبي احتياجاتك للخطوة التالية.
إضافة أو إزالة أعضاء من مجموعة جهات اتصال
• لإضافة أعضاء إلى مجموعة جهات اتصال، يرجى الرجوع إلى الخطوات 4-7 لإنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.
• لإزالة أعضاء من مجموعة جهات اتصال، حدد الأعضاء في نافذة مجموعة جهات اتصال مفتوحة أولاً، ثم انقر فوق ميزة إزالة العضو في مجموعة الأعضاء. انقر فوق حفظ وإغلاق في مجموعة الإجراءات.
تقسيم مجموعة جهات اتصال في Outlook
هنا قمنا بإدراج طريقتين لتقسيم مجموعة جهات اتصال في Outlook: واحدة باستخدام ميزاتها الخاصة، والأخرى باستخدام ميزة تقسيم إلى مجموعة جهات اتصال من Kutools for Outlook.
• تقسيم مجموعة جهات اتصال في Outlook عن طريق النسخ والإزالة
لنفترض أنك بحاجة إلى فصل مجموعة جهات اتصال إلى اثنتين. يرجى اتباع الخطوات أدناه:
1. على صفحة الأشخاص أو جهات الاتصال، ابحث عن مجموعة جهات الاتصال التي تريد تحريرها.
2. انقر بزر الماوس الأيمن (دون ترك الزر) على المجموعة واسحبها قليلاً للأعلى أو الأسفل، حرر زر الماوس، سترى قائمة منبثقة قصيرة كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه، انقر فوق نسخ. ستظهر مجموعتا جهات اتصال متطابقتان في القائمة.
 | >>> |  |
3. انقر نقراً مزدوجاً لفتح كلا المجموعتين، غيّر أسماء المجموعات حسب الحاجة، على سبيل المثال، ExtendOffice1 وExtendOffice2. ثم قم بإزالة، لنفترض، الاسم 8-15 في ExtendOffice1، والاسم 1-7 في ExtendOffice2.
4. حتى الآن، سيكون لديك مجموعتان جديدتان أصغر، انقر فوق حفظ وإغلاق.
• تقسيم مجموعة جهات اتصال بسهولة في Outlook باستخدام أداة رائعة
أو إذا كنت قد قمت بتثبيت Kutools for Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، لتقسيم مجموعة جهات اتصال، يرجى اتباع الخطوات أدناه:
1. حدد مجموعة جهات الاتصال التي تريد تقسيمها (اخترت هنا المجموعة المسماة ExtendOffice test 1 كمثال).
2. انتقل إلى علامة التبويب Kutools Plus، ابحث عن مجموعة جهات الاتصال في شريط جهات الاتصال، حدد تقسيم إلى مجموعة جهات اتصال من القائمة المنسدلة.
3. في نافذة تقسيم إلى مجموعة جهات اتصال، تحقق من المربعات المجاورة لأعضاء المجموعة الذين تريد نقلهم إلى مجموعة جهات اتصال جديدة، انقر فوق موافق.
4. قم بتسمية المجموعة الجديدة في مربع الحوار المنبثق، انقر فوق موافق.
5. ستظهر المجموعتان المقسمتان بعد ذلك في قائمة جهات الاتصال، لا تتردد في فتح المجموعات لعرض أعضائها.
تفكيك مجموعة جهات اتصال وإضافة أعضائها كجهات اتصال في Outlook
لتفكيك، أو يمكننا القول إزالة، مجموعة جهات اتصال في Outlook، يمكنك فقط الانتقال إلى صفحة الأشخاص أو جهات الاتصال والنقر بزر الماوس الأيمن على المجموعة التي تريد إزالتها، وانقر فوق حذف في القائمة المنبثقة. ولكن إذا كنت ترغب في إضافة جميع أعضائها كجهات اتصال Outlook فردية في نفس الوقت، يرجى التحقق من الطريقتين اللتين قمنا بإدراجهما أدناه:
• تفكيك مجموعة جهات اتصال باستخدام ميزة مضمنة في Outlook
1. انقر نقراً مزدوجاً لفتح مجموعة جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
2. انقر نقراً مزدوجاً على عضو تريد إضافته إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
3. انقر فوق زر النقاط الثلاث لعرض المزيد من الخيارات، ثم انقر فوق إضافة إلى جهات اتصال Outlook.
4. في نافذة جهة الاتصال المنبثقة، يمكنك إضافة معلومات إضافية إذا كنت بحاجة، ثم انقر فوق حفظ وإغلاق.
5. كرر الخطوات 2-4 لإضافة جميع الأعضاء.
6. الآن ارجع إلى عرض الأشخاص أو جهات الاتصال لحذف مجموعة جهات الاتصال.
الطريقة مناسبة للمجموعات التي تحتوي على عدد قليل من الأعضاء فقط. إذا كانت المجموعة تحتوي على عدد كبير من الأعضاء، فإن الطريقة ستضيع الكثير من الوقت. في هذه الحالة، يرجى التحقق من ميزة التفكيك من Kutools for Outlook أدناه.
• تفكيك مجموعة جهات اتصال بسهولة مع Kutools for Outlook
1. حدد مجموعة جهات الاتصال التي تريد تفكيكها.
2. انتقل إلى علامة التبويب Kutools Plus، انقر فوق مجموعة جهات الاتصال > تفكيك.
3. في نافذة التفكيك، انقر فوق الكل للتحقق من جميع المربعات، ثم انقر فوق موافق.
4. سيظهر مربع حوار ينبثق يسأل هل ترغب في تجزئة مجموعة جهات الاتصال الحالية إلى جهات اتصال فردية؟ انقر فوق نعم.
5. يتم الآن إضافة جميع أعضائها إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، وتتم إزالة مجموعة جهات الاتصال في نفس الوقت.
√ ملاحظة: إذا كنت ترغب فقط في إضافة بعض أعضائها إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، تحقق من المربعات المجاورة للأعضاء المحددين، انقر فوق موافق لإضافتهم إلى القائمة أثناء حذفهم من المجموعة. المجموعة التي تحتوي على الأعضاء الذين لم تقم بتحديدهم ستظل موجودة.
دمج مجموعات جهات الاتصال في واحدة في Outlook
لدمج مجموعتي جهات اتصال أو أكثر كمجموعة جديدة. يرجى اتباع الخطوات أدناه:
1. قم بإنشاء مجموعة جهات اتصال جديدة. (اتبع الخطوات 1-3 لإنشاء مجموعة جهات اتصال من جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين.)
2. انقر فوق إضافة أعضاء في مجموعة الأعضاء، واختر من جهات اتصال Outlook.
3. في مربع الحوار تحديد الأعضاء، حدد مجموعات جهات الاتصال التي تريد دمجها.
4. انقر فوق الأعضاء في الزاوية السفلية اليسرى من مربع الحوار، ثم انقر فوق موافق.
5. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، انقر فوق حفظ وإغلاق.
√ ملاحظة: الطريقة أعلاه بسيطة وسريعة للغاية. ومع ذلك، فإن المجموعة التي أنشأتها بهذه الطريقة تكون مثل مجموعة كبيرة تحتوي على عدة مجموعات صغيرة، فهي ليست مريحة عندما تحتاج إلى تحرير أعضاء المجموعة. لأنك ستحتاج إلى فتح كل مجموعة صغيرة لتحريرها. لدمج عدة مجموعات جهات اتصال، وإضافة أعضاء المجموعة فقط إلى مجموعة واحدة. يرجى التحقق من كيفية دمج أو دمج قوائم التوزيع في Outlook؟
إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة جهات اتصال في Outlook
لإرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة جهات اتصال واحدة أو أكثر في Outlook، يرجى اتباع الخطوات أدناه:
1. في عرض البريد، انقر فوق بريد إلكتروني جديد لبدء رسالة جديدة.
2. في حقل إلى...، اكتب اسم مجموعة جهات الاتصال. سيعرض Outlook التطابقات المحتملة من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك كما هو موضح في الصورة أدناه. إذا كنت لا تريد أن يرى المستلمون بعضهم البعض، اكتب اسم المجموعة في حقل نسخة مخفية... (إذا لم يكن الحقل ظاهرًا في نافذة الرسالة، انتقل إلى علامة التبويب الخيارات، ثم انقر فوق نسخة مخفية في مجموعة إظهار الحقول).
في حال لم تتذكر اسم المجموعة، يمكنك النقر فوق إلى... لفتح نافذة تحديد الأسماء لعرض جميع جهات الاتصال الخاصة بك في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. حدد المجموعات التي تريد إرسال رسالة إليها، ثم انقر فوق إلى، نسخة، أو نسخة مخفية حسب حاجتك. ستظهر أسماء المجموعات في الحقل المقابل. (انقر فوق إلى كمثال هنا.) ثم انقر فوق موافق.
3. اكتب موضوع ونص رسالتك الإلكترونية. انقر فوق إرسال بعد الانتهاء من الكتابة.
مشاركة وحفظ مجموعة جهات اتصال في Outlook
قد تحتاج إلى إرسال مجموعة جهات اتصال مرتبطة بالعمل إلى موظف جديد، أو مشاركة مجموعة مرتبطة بالاهتمامات مع أصدقائك؛ قد تتلقى أيضًا مجموعة جهات اتصال مشتركة من الآخرين. في هذا الجزء، سنتحدث عن كيفية مشاركة مجموعة جهات اتصال، وكيفية حفظ مجموعة جهات اتصال مرسلة من قبل الآخرين في Outlook.
مشاركة مجموعة جهات اتصال في Outlook
• يمكنك تضمين المجموعة في رسالة بريد إلكتروني وإرسالها للآخرين:
1. في عرض البريد، انقر فوق بريد إلكتروني جديد لإنشاء رسالة جديدة. ستظهر نافذة رسالة. قم بتعديل حجم النافذة، وحركها بجانب نافذة Outlook الخاصة بك، بحيث تكون كلتا النافذتين مرئيتين في نفس الوقت.
2. انقر فوق الأشخاص أو جهات الاتصال من شريط التنقل في نافذة Outlook.
3. ابحث عن مجموعة جهات الاتصال التي تريد مشاركتها، واسحبها إلى نص الرسالة كمرفق في نافذة الرسالة.
4. املأ المعلومات في نافذة الرسالة حسب الحاجة، ثم انقر فوق إرسال لمشاركة مجموعة جهات الاتصال.
• يمكنك أيضًا إدراج مجموعة جهات اتصال كمرفق بدلاً من سحبها إلى نص الرسالة:
1. في عرض البريد، انقر فوق بريد إلكتروني جديد لإنشاء رسالة جديدة.
2. انتقل إلى علامة التبويب إدراج في نافذة الرسالة المنبثقة، ابحث عن مجموعة تضمين، انقر فوق عنصر Outlook.
3. في مربع الحوار إدراج عنصر، حدد مجلد جهات الاتصال تحت بريد إلكتروني معين لسرد جميع جهات الاتصال ومجموعات جهات الاتصال في مربع العناصر. الآن يمكنك العثور على مجموعة جهات الاتصال المطلوبة وتحديدها ثم النقر فوق موافق لإدراجها كمرفق.
4. املأ المعلومات في نافذة الرسالة حسب الحاجة، ثم انقر فوق إرسال لمشاركة مجموعة جهات الاتصال.
حفظ مجموعة جهات اتصال في Outlook
لحفظ مجموعة جهات اتصال مشتركة من قبل الآخرين في رسالة بريد إلكتروني:
1. افتح الرسالة التي تحتوي على مرفق مجموعة جهات الاتصال.
2. اسحب المرفق إلى شريط التنقل، وأسقطه على الأشخاص أو جهات الاتصال.
هذه هي الطريقة الأبسط، يمكنك النقر فوق الأشخاص أو جهات الاتصال للتحقق من المجموعة المحفوظة حديثًا.
أفضل أدوات إنتاجية أوفيس
أخبار عاجلة: أدوات Kutools لـ Outlook تطلق إصدارًا مجانيًا!
اختبر أدوات Kutools لـ Outlook الجديدة كليًا مع أكثر من100 ميزة مذهلة! انقر لتحميلها الآن!
📧 أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متاح لـ POP و IMAP) / جدولة إرسال البريد / نسخة تلقائية/مخفية عن طريق القواعد عند إرسال البريد / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحية تلقائيًا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني متعددة المستلمين تلقائيًا إلى رسائل منفصلة...
📨 إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب الموضوع وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات...
📁 المرفقات المتقدمة: حفظ دفعة واحدة / فصل دفعة واحدة / ضغط دفعة واحدة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي...
🌟 سحر الواجهة: 😊 المزيد من الرموز التعبيرية الجميلة والمميزة / تذكير عند وصول البريد الهام / تصغير Outlook بدل الإغلاق...
👍 ميزات بضغطة واحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / الحماية من التصيد الاحتيالي / 🕘 عرض المنطقة الزمنية للمرسل...
👩🏼🤝👩🏻 جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات الاتصال دفعة واحدة من الرسائل المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد...
استخدم أدوات Kutools بلغتك المفضلة – يدعم الإنجليزية، الإسبانية، الألمانية، الفرنسية، الصينية، وأكثر من40 لغة أخرى!
افتح أدوات Kutools لـ Outlook فوراً بنقرة واحدة. لا تنتظر، حمِّله الآن وحقق كفاءة أعلى!
