كيف يمكن إعداد قاعدة لنسخ الرسائل تلقائيًا إلى مجلد آخر في Outlook؟

يمكن أن تكون إدارة الرسائل الإلكترونية في Microsoft Outlook أمرًا صعبًا، خاصةً إذا كنت تتلقى كمًّا كبيرًا من الرسائل. بدلًا من فرز الرسائل يدويًّا، يمكنك أتمتة العملية بإعداد قاعدة تنسخ الرسائل تلقائيًّا إلى مجلد معيّن بناءً على معايير محددة. سيأخذك هذا الدليل خلال طريقتين لنسخ الرسائل تلقائيًّا إلى مجلد آخر.

الطريقة 1: إعداد قاعدة Outlook لنسخ الرسائل تلقائيًا إلى مجلد آخر(إعداد يدوي وخطوات أكثر)

الطريقة 2: نسخ الرسائل تلقائيًا إلى مجلد آخر باستخدام Kutools لـ Outlook 👍(أسرع وأكثر كفاءة)

---

الطريقة 1: إعداد قاعدة Outlook لنسخ الرسائل تلقائيًا إلى مجلد آخر

يتيح لك «معالج القواعد» في Outlook إنشاء قواعد مخصصة لنسخ الرسائل التي تستوفي شروطًا معيّنة—مثل احتوائها على كلمات مفتاحية محددة في العنوان—إلى مجلد معين تلقائيًا. اتبع الخطوات التالية لإعداد القاعدة.

1. حدد مجلد الرسائل الذي تريد إنشاء القاعدة فيه، ثم انقر فوق **الصفحة الرئيسية** > **القواعد** > **إدارة القواعد والتنبيهات**.

2. في مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، انقر على زر «قاعدة جديدة».

3. في «معالج القواعد»، اختر «تطبيق القاعدة على الرسائل التي أستلمها»، ثم انقر «التالي».

4. في «معالج القواعد (ما الشرط أو الشروط التي تريد التحقق منها؟)»، حدد شروط التصفية التي تناسب احتياجاتك. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في نسخ الرسائل التي تتضمّن كلمة مفتاحية معيّنة في العنوان (مثل «comment»)، فاتبع الخطوات التالية:

1. 1). حدد خيار «الكلمات المحددة في العنوان».
2. 2). انقر على الرابط النصي «الكلمات المحددة» في قسم الخطوة 2.
3. 3). في مربع حوار «نص البحث»، أدخل الكلمة المفتاحية (مثل «comment»)، ثم انقر فوق «إضافة» > «موافق».
4. 4). انقر على «التالي».
   

5. في معالج القواعد (ماذا تريد أن تفعل بالرسالة؟)، حدد الإجراء الذي ترغب في تطبيقه:

1. 1). اختر «نقل نسخة إلى مجلد محدد».
2. 2). انقر على النص المرتبط «محدد» في قسم الخطوة 2.
3. 3). في مربع حوار «القواعد والتنبيهات»، اختر المجلد الذي ترغب في نسخ الرسائل إليه، ثم انقر فوق «موافق».
4. 4). انقر «التالي».
   

6. في معالج القواعد (هل هناك أي استثناءات؟)، انقر «التالي» إذا لم تكن هناك حاجة إلى استثناءات.

7. في معالج القواعد الأخير، قم بضبط إعدادات القاعدة:

1. 1). أدخل اسمًا مميزًا للقاعدة في مربع الخطوة 1.
2. 2). حدد أي خيارات إضافية تحتاجها في قسم الخطوة 2.
3. 3). انقر «إنهاء».
   

8. انقر فوق «موافق» لإغلاق مربع حوار القواعد والتنبيهات.

📌 النتيجة: سيتم نسخ أي رسالة تستوفي الشروط المحددة—مثل احتوائها على الكلمة المفتاحية «comment» في العنوان—تلقائيًا إلى المجلد المحدد.

---

الطريقة 2: نسخ الرسائل تلقائيًا إلى مجلد آخر باستخدام Kutools لـ Outlook 👍

للمستخدمين الذين يحتاجون غالبًا إلى نسخ الرسائل وفق معايير معيّنة، تُعد ميزة «القاعدة المتقدمة» في Kutools لـ Outlook حلاً أسرع وأسهل بكثير. فهي تبسّط عملية إنشاء القواعد، وتتخلص من الخطوات غير الضرورية، لتوفير أتمتة فعّالة وسلسة.

الخطوة 1: تمكين ميزة قاعدة متقدمة

1. انتقِل إلى علامة التبويب **Kutools** وانقر فوق **قاعدة متقدمة**.
   
2. في مربع حوار القاعدة المتقدمة، انقر فوق الزر جديد لإنشاء قاعدة جديدة.
   

الخطوة 2: تعيين الشرط

1. في الخطوة 1 من مربع حوار 4، اختر «الموضوع يحتوي على كلمات محددة».
2. انقر فوق الزر جديد لفتح مربع حوار يحتوي على النص.
   
3. في مربع حوار «نص البحث»، اكتب الكلمة المفتاحية (مثل «comment»)، ثم انقر فوق «إضافة» > «موافق».
   
4. انقر فوق «موافق» ثم «التالي» للمتابعة.

الخطوة 3: تحديد مجلد الوجهة

1. في الخطوة 2 من 4، اختر «نقل نسخة إلى مجلد محدد».
2. في مربع حوار «تحديد المجلد» المنبثق، اختر مجلد الوجهة الذي ترغب في نسخ الرسائل إليه.
3. انقر فوق موافق > التالي > التالي.
   

الخطوة 4: إكمال إعداد القاعدة

1. في الخطوة 4 من 4، أدخل اسمًا مميزًا للقاعدة في حقل «اسم القاعدة».
2. (اختياري) أضف ملاحظات لتوضيح القاعدة.
3. انقر فوق «موافق» > «موافق» لحفظ القاعدة وتفعيلها.
   

📌 النتيجة: تم إنشاء القاعدة بنجاح! الآن، سيتم نسخ أي رسالة واردة تحتوي على الكلمة المفتاحية «comment» في عنوانها تلقائيًا إلى المجلد المخصص.

---

أي طريقة يُفضَّل استخدامها؟

فيما يلي مقارنة بين الطريقتين لمساعدتك على اختيار الأنسب لاحتياجاتك:

الطريقة	الأفضل لـ	سهولة الاستخدام	المرونة
قاعدة Outlook	المستخدمون الذين يفضلون ميزات Outlook المضمنة	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools قاعدة متقدمة	المستخدمون الذين يرغبون في حل سريع وأوتوماتيكي	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

---

مقالات ذات صلة