كيف يمكن نقل المحادثات المستقبلية تلقائيًا إلى مجلد معيّن في Outlook؟

بعد استخدام Outlook لفترةٍ من الوقت، قد يمتلئ صندوق الوارد لديك بسرعةٍ بمجموعةٍ واسعةٍ من الرسائل، مما يجعل إدارة بريدك والعثور على الخيوط المحددة أمرًا يتزايد صعوبته. فعلى سبيل المثال، عند التعاون في مشروعٍ مع زملائك حيث تدور المراسلات ضمن محادثاتٍ مستمرة، يصبح البحث المتكرر أو التمرير الطويل عبر صندوق الوارد للوصول إلى تلك الخيوط المهمة أمرًا غير مريحٍ وغير فعّال. يقدم هذا المقال طرقًا عمليةً لتنظيم الخيوط والمحادثات في Outlook، لمساعدتك على الحفاظ على بريدك مرتبًا والوصول بسهولةٍ إلى أبرز المحادثات التي تحتاجها.

تنظيم المحادثات باستخدام المجلدات في Outlook

افترض أن لديك عدة محادثات في صندوق وارد Outlook الخاص بك، وقد اكتملت المشاريع المرتبطة بها، لذا لم تعد ترسل أو تستلم رسائل بريد إلكتروني ضمن تلك الخيوط. إن أرشفة هذه المحادثات المنتهية وتنظيمها بنقلها إلى مجلدات مخصصة يُعدّ استراتيجية فعّالة لتنظيف صندوق الوارد الرئيسي والحفاظ على سهولة الوصول إلى سجلاّت المشاريع.

لإنشاء مجلد أو مجلد فرعي لمحادثاتك، قم بما يلي:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على حساب بريدك في شريط التنقل لفتح قائمة السياق، ثم اختر «مجلد جديد». أدخل اسمًا لإنشاء المجلد الجديد ضمن حسابك. أو بدلاً من ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على مجلد موجود (مثل صندوق الوارد)، واختر «مجلد جديد»، ثم سمِّ المجلد الفرعي كما يناسبك.

تناسب هذه الطرق الأرشفة اليدوية أو تجميع المحادثات المنتهية، إذ لا تحافظ فقط على تركيز صندوق الوارد على الأمور النشطة فحسب، بل تسهّل أيضًا الرجوع إليها مستقبلاً—خاصة عند مراجعة المشاريع أو تدقيقها. وعند استخدام التحديد والنقل الجماعي، تأكد مرتين من عدم ترك أي رسائل ذات صلة لضمان تنظيم شامل.

مساعد البريد الذكي في Outlook: ردود أذكى، وتواصل أوضح (سحر بنقرة واحدة!)

بسِّط مهام Outlook اليومية مع مساعد البريد الذكي من Kutools لـ Outlook! تعلّم هذه الأداة القوية من بريدك السابق لتقدّم لك ردودًا ذكية ودقيقة، وتحسّن محتوى رسائلك، وتساعدك في صياغتها وتنقيحها بسلاسة ودون أي جهد.

يدعم هذا الميزة:

• الردود الذكية: احصل على ردود مُعدَّة مسبقًا من محادثاتك السابقة—مخصصة بدقة، وملائمة تمامًا، وجاهزة للاستخدام الفوري.
• قم بتنقية نص بريدك تلقائيًا لضمان وضوحه وتأثيره.
• الكتابة دون عناء: ما عليك سوى إدخال الكلمات المفتاحية، ودع الذكاء الاصطناعي يتولى الباقي، مع توفر عدة أساليب كتابة.
• الامتدادات الذكية: وسِّع آفاقك باقتراحات ذكية تراعي السياق!
• التلخيص: احصل فورًا على نظرة عامة موجزة للرسائل الإلكترونية الطويلة.
• الوصول العالمي: ترجم رسائلك الإلكترونية إلى أي لغة بسهولة.

يدعم هذا الميزة:

• الردود الذكية على البريد الإلكتروني
• المحتوى المُحسَّن
• مسودات مبنية على الكلمات المفتاحية
• تمديد المحتوى الذكي
• تلخيص البريد الإلكتروني
• الترجمة متعددة اللغات

لا تنتظر—نزّل مساعد البريد الذكي الآن واستمتع بـ!

نقل المحادثات اللاحقة تلقائيًا إلى مجلد في Outlook

بالنسبة للمحادثات المستمرة التي تستمر فيها الرسائل بالوصول، قد يصبح الفرز اليدوي للرسائل الواردة أمرًا يستهلك الوقت بسرعة. يعد أتمتة نقل المحادثات أو الرسائل ذات الصلة أمرًا ضروريًا للحفاظ على التنظيم وضمان عدم فقدان الخيوط المهمة في صندوق وارد مزدحم. فيما يلي عدة حلول فعالة يمكن تطبيقها في سيناريوهات مختلفة، لتلبية الاحتياجات القياسية والمتقدمة على حدٍّ سواء:

نقل الرسائل دائمًا في المحادثات المحددة إلى مجلد

للحصول على طريقة بسيطة لنقل الرسائل الحالية والمستقبلية تلقائيًا في محادثة محددة، يوفّر Outlook وظيفة مضمنة. ما عليك سوى تحديد خيط واحد أو أكثر في صندوق الوارد الذي ترغب في نقل رسائله المستمرة والواردة إلى مجلد محدد. انقر بزر الماوس الأيمن على أي من الخيوط المحددة لفتح قائمة السياق، ثم اختر «نقل» > «نقل الرسائل دائمًا في هذه المحادثة.» في مربع الحوار الذي يظهر، اختر مجلدًا موجودًا أو أنشئ مجلدًا جديدًا كوجهة لهذه الرسائل. من الآن فصاعدًا، ستُوجَّه جميع الرسائل المنتمية إلى هذه المحادثات مباشرةً إلى المجلد الذي اخترته بدلاً من البقاء في صندوق الوارد.

يُعد هذا النهج الأنسب للسيناريوهات البسيطة التي ترغب فيها بإدارة مستمرة للخيوط المحددة. ضع في اعتبارك أنه إذا تغيّر موضوع المحادثة أو أُرسلت الرسائل مع تعديل الرؤوس، فقد لا يتم التقاط جميع الرسائل ذات الصلة. لذا، راجع مجلداتك دوريًا للتأكد من اكتمالها، وتأكد من أن قواعدك تتماشى مع أنماط الاتصال المتغيرة.

نقل الرسائل تلقائيًا التي تحتوي على كلمة مفتاحية إلى مجلد

في الحالات التي تتطلب تصفية أكثر تحديدًا—خاصةً عندما تشترك خيوط المحادثة في كلمات مفتاحية أو اسم مشروع مشترك دون أن تكون مجمَّعة رسميًا—يمكن لنظام القواعد في Outlook أتمتة الفرز وفق معايير مخصصة. ويُعد هذا الحل مثاليًا للمشاريع المستمرة، أو اشتراكات النشرات الإخبارية، أو أي سيناريو تتيح فيه الكلمات المفتاحية المتوقعة تصنيف الرسائل بفعالية.

1. في Outlook، انتقل إلى «ملف» > «إدارة القواعد والتنبيهات»، ثم انقر على «قاعدة جديدة» لبدء إعداد قاعدتك بسلاسة.

2. في مربع حوار «معالج القواعد»:

• للحصول على الخطوة 1، اختر «نقل الرسائل التي تحتوي على كلمات محددة في الموضوع إلى مجلد.»
• للحصول على الخطوة 2، انقر على «كلمات محددة» وأدخل المصطلحات أو العبارات التي ترغب في استخدامها لتصفية الرسائل في Outlook. ثم انقر على «محدد» لاختيار المجلد الذي سيتم تسليم الرسائل المُرشَّحة إليه.
• بعد تخصيص الكلمات المفتاحية ومجلد الوجهة، انقر على «التالي.»

3. يمكنك إضافة المزيد من الشروط لتحسين طريقة نقل الرسائل تلقائيًا. فكّر في الجمع بين معايير المرسِل والموضوع وخصائص أخرى لاستهداف المحادثات ذات الصلة فقط. بعد ضبط جميع الشروط، انقر على «التالي».

4. حدّد الإجراءات التي ترغب في تطبيقها على الرسائل التي تستوفي الشروط التي اخترتها، مثل نقلها أو وضع علامة عليها كمقروءة أو تصنيفها. بعد الانتهاء من إعداد الإجراءات، انقر على «التالي».

5. أضف استثناءات إذا كنت ترغب في استبعاد أنواع معيّنة من الرسائل من القاعدة، مثل الإشعارات الآلية أو الرسائل الواردة من مرسلين محددين. بعد تحديد الاستثناءات التي تريدها، انقر على «التالي».

6. أخيرًا، امنح قاعدتك اسمًا وصفيًا في الخطوة 1. استخدم الخطوة 2 لتحديد خيارات إضافية، مثل تشغيل القاعدة فورًا أو تطبيقها على الرسائل الموجودة. ثم راجع إعدادات القاعدة في الخطوة 3 للتأكد من صحتها، وانقر على «إنهاء» لتطبيق القاعدة.

7. ستظهر القاعدة الجديدة في مربع حوار «القواعد والتنبيهات». انقر على «موافق» لتأكيد تغييراتك وتفعيل القاعدة. وسيبدأ Outlook الآن تلقائيًا بنقل الرسائل الواردة التي تستوفي معاييرك إلى المجلد المحدد.

يُحسّن تطبيق القواعد المخصصة التنظيمَ طويل الأمد لتيارات العمل المستمرة أو المواضيع المتكررة أو قوائم التوزيع المحددة. وللحصول على أفضل النتائج، راجع قواعدك وحدّثها بانتظام لضمان دمج الكلمات المفتاحية أو عناوين المرسلين الجديدة، وتجنب فقدان المراسلات ذات الصلة بسبب مرشحات مقيدة أكثر من اللازم.

احذر من إنشاء قواعد معقدة جدًّا أو متداخلة مع قواعد أخرى موجودة، فقد يؤدي ذلك إلى نقل الرسائل بشكل غير متوقع أو تخطيها لبعض الإجراءات.

مقالات ذات صلة

---

أفضل أدوات إنتاجية Office

جرِّب Kutools لـ Outlook الجديد كليًّا مع 100+ ميزة رائعة!انقر للتنزيل الآن!

🤖KUTOOLS AI:يستخدم تقنية ذكاء اصطناعي متقدمة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بسلاسة، بما في ذلك الرد عليها، وتلخيصها، وتحسينها، وتوسيعها، وترجمتها، وصياغتها.

📧أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لبروتوكولي POP وIMAP) / جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني / نسخة تلقائية/مخفية وفق القواعد عند إرسال البريد الإلكتروني / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحيّة تلقائيًّا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني ذات المستلمين المتعددين تلقائيًّا إلى رسائل فردية...

📨إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب العناوين وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات...

📁المرفقات الاحترافية: حفظ دفعة واحدة / فصل دفعة واحدة / ضغط دفعة واحدة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي...

🌟سحر الواجهة: 😊إيموجيات أكثر جمالًا وروعة / إشعارك عند وصول رسائل بريد إلكتروني مهمة / تصغير Outlook بدلًا من إغلاقه...

👍عجائب النقرة الواحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / الحماية من رسائل التصيد الاحتيالي / 🕘عرض منطقة الوقت الحالي للمرسل...

👩🏼‍🤝‍👩🏻جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعةً واحدة من رسائل البريد الإلكتروني المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد...

استخدم Kutools باللغة التي تفضلها – يدعم الإنجليزية، الإسبانية، الألمانية، الفرنسية، الصينية، وأكثر من 40 لغة أخرى!

افتح Kutools لـ Outlook بنقرة واحدة فورًا! لا تنتظر، نزِّله الآن وحسِّن كفاءتك!

قائمة ميزات Kutools لـ Outlook      نزِّل الآن      اذهب للشراء

🚀 التنزيل بنقرة واحدة — احصل على جميع إضافات Office

موصى به بشدة: Kutools for Office (5 في 1)

نقرة واحدة لتنزيلخمسة برامج تثبيتدفعة واحدة —Kutools لـ Excel وOutlook وWord وPowerPointوOffice Tab Pro.انقر للتنزيل الآن!

• ✅سهولة النقرة الواحدة: نزِّل جميع حزم الإعداد الخمس دفعة واحدة!
• 🚀جاهز لأي مهمة في Office: ثبِّت الإضافات التي تحتاجها، متى احتجتَ إليها.
• 🧰متضمَّن: Kutools لـ Excel / Kutools لـ Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint

حول الحزمة⬇ نزِّل الحزمة💳 اشترِ الحزمة