كتابة البريد الإلكتروني بسهولة: الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي في Outlook
يمكن أن تكون كتابة رسائل البريد الإلكتروني مرهقة للوقت، خاصة عند السعي لتحقيق نبرة احترافية أو صياغة الردود بسرعة. لحسن الحظ، فإن الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تجعل عملية كتابة البريد الإلكتروني أسهل من أي وقت مضى. في هذا الدليل، سنستعرض ثلاث طرق رئيسية للاستفادة من الذكاء الاصطناعي في Outlook لتبسيط مهام البريد الإلكتروني الخاصة بك.
استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في Outlook (Copilot متاح فقط لمشتركي 365)
استخدام ميزة AI Compose في Kutools for Outlook
استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية (ChatGPT، Grammarly)
استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في Outlook (Copilot متاح فقط لمشتركي 365)
يقدم Outlook ميزات ذكاء اصطناعي مدمجة مثل Copilot لمساعدتك في صياغة البريد الإلكتروني. ومع ذلك، فإن هذه الميزات حصرية لمشتركي Microsoft 365 وتتطلب تكلفة إضافية.
خطوات الاستخدام:
الخطوة 1. افتح Outlook وابدأ في كتابة بريد إلكتروني جديد في نافذة رسالة التحرير.
الخطوة 2. انقر على علامة التبويب Copilot، ثم انقر على Draft with Copilot.
الخطوة 3. في مربع النص Draft with Copilot، قم بتقديم وصف مختصر لمحتوى البريد الإلكتروني الذي تحتاجه (مثلًا، “قم بصياغة بريد إلكتروني متابعة لعميل حول تحديث المشروع”)، ثم انقر على زر Generate.
الخطوة 4. راجع المسودة التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي وقم بإجراء التعديلات اللازمة. إذا كنت راضيًا عن المحتوى، انقر على زر Keep it؛ وإذا لم تكن راضيًا، انقر على زر Retry لتوليد مسودة جديدة.
الخطوة 5. أرسل البريد الإلكتروني.
الميزات
- ✅ لا حاجة لتثبيت إضافات إضافية.
- ✅ سهل ومتكامل مع Outlook.
- ❌ مقتصر على مشتركي Microsoft 365.
- ❌ قد يتطلب ترخيص مؤسسة، مما يخلق حاجز دخول مرتفع.
- ❌ تكلفة اشتراك شهرية إضافية.
استخدام ميزة AI Compose في Kutools for Outlook
Kutools for Outlook هو إضافة قوية تتضمن ميزة AI Compose المصممة لمساعدة المستخدمين على صياغة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة وكفاءة.
خطوات الاستخدام:
الخطوة 1. قم بتثبيت Kutools for Outlook، وقم بتشغيل التطبيق، وافتح نافذة تكوين الرسائل.
الخطوة 2. انتقل إلى علامة التبويب Kutools AI، انقر على AI، وقم بتفعيل لوحة Kutools AI.
الخطوة 3. في لوحة Kutools، انتقل إلى علامة التبويب Compose وأدخل متطلبات البريد الإلكتروني الخاص بك.
اختر لغتك المفضلة من أكثر من 40 خيارًا مدعومًا.
حدد نمط البريد الإلكتروني، مثل الرسمي أو غير الرسمي أو المفصل.
أدخل النقاط الرئيسية للبريد الإلكتروني، ثم انقر على زر Generate.
الخطوة 4. راجع المسودة التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي. إذا كنت راضيًا عن المحتوى، انقر على زر Insert لتطبيقه مباشرة على بريدك الإلكتروني. إذا لم تكن راضيًا، انقر على زر Generate لإنشاء مسودة جديدة حتى تحصل على النتيجة المرجوة.
الخيارات
دعم متعدد اللغات: كتابة رسائل البريد الإلكتروني بلغات مختلفة.
اختيار نمط البريد الإلكتروني: اختر بين الأنماط الرسمية أو غير الرسمية أو المخصصة.
أنماط مخصصة: حدد نبرة البريد الإلكتروني وتفضيلاتك. انقر على زر Skill Library Management، انتقل إلى علامة التبويب Compose، وخصص الدور، الأمر، والخيارات.
الميزات
- ✅ يدعم العديد من اللغات وأنماط البريد الإلكتروني.
- ✅ أنماط قابلة للتخصيص بالكامل.
- ✅ مجاني للاستخدام بمجرد تقديم مفتاح API الخاص بـ OpenAI.
- ❌ يتطلب تثبيت إضافة إضافية.
ميزات أخرى للذكاء الاصطناعي لكتابة البريد الإلكتروني
تقدم Kutools أيضًا ميزات مثل:
مدقق الأخطاء النحوية: يقوم تلقائيًا بتحديد الأخطاء النحوية ويقترح تصحيحات لها.
مدقق القواعد النحوية في Outlook: تأكد من خلو البريد الإلكتروني من الأخطاء
إعادة صياغة البريد الإلكتروني: يساعد في إعادة صياغة رسائل البريد الإلكتروني لتحسين الوضوح أو تعديل النبرة.
صقل رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي: دليل خطوة بخطوة لتحقيق التواصل المثالي
رد البريد الإلكتروني: يولد ردودًا سريعة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسهولة في Outlook باستخدام قوة الذكاء الاصطناعي
استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية (ChatGPT، Grammarly)
هناك العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية التي تتكامل مع Outlook من خلال إضافات المتصفح أو التطبيقات المستقلة. توفر هذه الأدوات، مثل ChatGPT وGrammarlyGO، ميزات قوية لتوليد وتحسين محتوى البريد الإلكتروني.
خطوات الاستخدام:
مثال: ChatGPT
الخطوة 1. افتح ChatGPT في متصفحك أو تطبيقك.
الخطوة 2. قدم موجهًا يصف البريد الإلكتروني الذي تحتاجه (مثلًا، "قم بصياغة بريد إلكتروني احترافي لمتابعة اجتماع"). ثم انقر على زر Send.
سيقوم ChatGPT بتوليد المحتوى.
الخطوة 3. انسخ المسودة المولدة والصقها في Outlook.
الميزات
- ✅ مرنة للغاية، تدعم مجموعة متنوعة من اللغات والأنماط.
- ✅ تعمل بشكل مستقل عن Outlook، مما يوفر تنوعًا عبر المنصات.
- ❌ يتطلب التنقل بين التطبيقات.
- ❌ مخاوف محتملة بشأن خصوصية البيانات عند مشاركة محتوى البريد الإلكتروني مع أدوات خارجية.
الخلاصة
يمكن للأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تعزيز عملية كتابة البريد الإلكتروني بشكل كبير، سواء كنت تستخدم الميزات المدمجة في Outlook أو الأدوات الخارجية أو الإضافات المتخصصة مثل Kutools for Outlook. بينما تعتبر الميزات المدمجة ملائمة لمشتركي Microsoft 365، فإن Kutools for Outlook يقدم حلولاً أكثر سهولة وتخصيصًا لجميع المستخدمين.
مستعد لتبسيط سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك؟ قم بتنزيل Kutools for Outlook اليوم وتجربة قوة صياغة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي!
أفضل أدوات تعزيز الإنتاجية في المكتب
خبر عاجل: Kutools لـ Outlook يطلق إصدارًا مجانيًا!
جرب الإصدار الجديد كليًا من Kutools لـ Outlook مع أكثر من100 ميزة مذهلة! انقر لتنزيل الآن!
📧 أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لـ POP وIMAP) / جدولة إرسال البريد الإلكتروني / نسخة تلقائية/مخفية بناءً على القاعدة عند إرسال البريد / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحية تلقائيًا / تقسيم تلقائي لرسائل البريد الإلكتروني متعددة المستلمين إلى رسائل فردية ...
📨 إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل التصيد بناءً على الموضوعات أو أخرى / حذف البريد الإلكتروني المكرر / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات ...
📁 إعدادات المرفقات الاحترافية: حفظ دفعة / فصل دفعة / ضغط دفعة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي ...
🌟 جمالية الواجهة: 😊 المزيد من الرموز التعبيرية الجميلة والرائعة / تذكيرك عند وصول رسائل البريد الهامة / تصغير Outlook بدلًا من الإغلاق ...
👍 ميزات بنقرة واحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / البريد الإلكتروني المضاد للتصيد / 🕘 عرض المنطقة الزمنية للمرسل ...
👩🏼🤝👩🏻 جهات الاتصال والتقويم: إضافة دفعة لجهات الاتصال من البريد الإلكتروني المحدد / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد ...
استخدم Kutools بلغتك المفضلة – يدعم الإنجليزية والإسبانية والألمانية والفرنسية والصينية وأكثر من40 لغة أخرى!
افتح Kutools لـ Outlook فورًا بنقرة واحدة. لا تنتظر، قم بالتنزيل الآن وارتقِ بإنتاجيتك!
🚀 تنزيل بنقرة واحدة — احصل على جميع إضافات Office
موصى به بقوة: Kutools لـ Office (خمسة في واحد)
بنقرة واحدة يمكنك تنزيل خمسة برامج تثبيت مرة واحدة — Kutools لـ Excel وOutlook وWord وPowerPoint وOffice Tab Pro. انقر لتنزيل الآن!
- ✅ سهولة بنقرة واحدة: قم بتنزيل جميع حزم التثبيت الخمسة دفعة واحدة.
- 🚀 جاهز لأي مهمة في Office: ثبّت الإضافات التي تحتاجها وقتما تشاء.
- 🧰 يتضمن: Kutools لـ Excel / Kutools لـ Outlook / Kutools لـ Word / Office Tab Pro / Kutools لـ PowerPoint