كتابة رسائل إلكترونية دون جهد: استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في Outlook

يمكن أن تستغرق كتابة رسائل البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً، خاصةً عندما تسعى لصياغة نبرة احترافية أو ردود سريعة. لحسن الحظ، جعلت أدوات الذكاء الاصطناعي هذه المهمة أسهل من أي وقت مضى. في هذا الدليل، سنستعرض ثلاث طرق رئيسية للاستفادة من الذكاء الاصطناعي في Outlook لتبسيط مهام بريدك الإلكتروني.

استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في Outlook (Copilot متاح فقط لمشتركي 365)

استخدام ميزة AI Compose من Kutools لـ Outlook

استخدام أدوات ذكاء اصطناعي من طرف ثالث (مثل ChatGPT وGrammarly)

---

استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في Outlook (Copilot متاح فقط لمشتركي 365)

---

يأتي Outlook مزوَّدًا بميزات ذكاء اصطناعي مدمجة، مثل Copilot، لمساعدتك في صياغة رسائلك الإلكترونية بسلاسة واحترافية. لكن هذه الميزات متاحة حصريًّا لمشتركي Microsoft 365 وتخضع لرسوم إضافية.

خطوات الاستخدام:

الخطوة 1. افتح Outlook وابدأ بإنشاء بريد إلكتروني جديد في نافذة تأليف الرسالة.

الخطوة 2. انقر على علامة تبويب Copilot، ثم اختر «صياغة باستخدام Copilot».

الخطوة 3. في مربع نص «Draft with Copilot»، اكتب وصفًا موجزًا لمحتوى البريد الإلكتروني الذي تريده (مثل: «اكتب رسالة متابعة لعميل حول تحديث المشروع»)، ثم انقر على زر الإنشاء.

الخطوة 4. راجع المسودة التي أنشأها الذكاء الاصطناعي وأجرِ أي تعديلات ضرورية. إذا رضيت عن المحتوى، فانقر زر «Keep it»؛ وإذا لم تكن راضيًا، فانقر زر «Retry» لإنشاء مسودة جديدة.

الخطوة 5. أرسل البريد الإلكتروني.

الميزات

• ✅ لا حاجة لتثبيت أي إضافات إضافية.
• ✅ بسيط ومدمج مباشرةً في Outlook.
• متوفر حصريًا لمشتركي Microsoft 365.
• قد يتطلب ترخيص المؤسسة، ما يشكل حاجزًا عاليًا أمام الدخول.
• ❌ تكلفة اشتراك شهري إضافية.

---

استخدام ميزة AI Compose من Kutools لـ Outlook

---

Kutools لـ Outlook هي إضافة قوية تضم ميزة AI Compose، المصممة لمساعدة المستخدمين على صياغة رسائل البريد الإلكتروني بسرعةٍ وكفاءة.

خطوات الاستخدام:

الخطوة 1. ثبّت Kutools لـ Outlook، ثم شغّل التطبيق وافتح نافذة تأليف الرسالة.

الخطوة 2. انتقل إلى علامة تبويب KUTOOLS AI، وانقر على AI لتفعيل لوحة KUTOOLS AI.

الخطوة 3. في لوحة Kutools، انتقل إلى علامة التبويب «Compose» وأدخل متطلبات بريدك الإلكتروني.

1. اختر لغتك المفضلة من بين أكثر من 40 خيارًا مدعومًا.

2. اختر نمط بريدك الإلكتروني: رسمي، غير رسمي، أو تفصيلي.

3. أدخل الفكرة الأساسية لبريدك الإلكتروني، ثم انقر على زر الإنشاء.

الخطوة 4. راجع المسودة التي أنشأها الذكاء الاصطناعي. إذا رضيت عن المحتوى، فانقر زر «Insert» لتطبيقه مباشرةً في بريدك الإلكتروني. وإذا لم تكن راضيًا، فانقر زر «Generate» لإنشاء مسودة جديدة حتى تحصل على النتيجة المرغوبة.

الخيارات

دعم متعدد اللغات: اكتب رسائل بريدك الإلكتروني بلغات متنوعة بسهولة.

اختيار نمط البريد الإلكتروني: اختر بين الأنماط الرسمية، غير الرسمية، أو المخصصة.

الأنماط المخصصة: حدد نبرة بريدك الإلكتروني وتفضيلاتك. انقر على زر «Skill Library Management»، ثم انتقل إلى علامة التبويبComposeخصّص الدور، والأمر، والخيارات.

الميزات

• ✅يدعم لغات وأساليب بريد إلكتروني متعددة.
• ✅أنماط قابلة للتخصيص بالكامل.
• ✅ مجاني للاستخدام بمجرد تقديمك مفتاح API الخاص بـ OpenAI.
• ❌ يتطلب تثبيت إضافة إضافية.

ميزات ذكاء اصطناعي أخرى لكتابة البريد الإلكتروني

تقدم Kutools أيضًا ميزات مثل:

---

استخدام أدوات ذكاء اصطناعي من طرف ثالث (مثل ChatGPT وGrammarly)

---

تتكامل العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي من طرف ثالث مع Outlook عبر إضافات المتصفح أو التطبيقات المستقلة، وتقدّم حلولًا قوية مثل ChatGPT وGrammarlyGO لتوليد محتوى البريد الإلكتروني وتحسينه بسلاسة.

خطوات الاستخدام:

مثال: ChatGPT

الخطوة 1. افتح ChatGPT من خلال متصفحك أو تطبيقك.

الخطوة 2. قدّم مطالبة تصف البريد الإلكتروني الذي تحتاجه (مثل: «اكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا لمتابعة اجتماع»)، ثم انقر على زر الإرسال.

سيقوم ChatGPT بإنشاء المحتوى.

الخطوة 3. انسخ المسودة التي تم إنشاؤها والصقها في Outlook.

الميزات

• مرن للغاية، ويدعم تنوعًا واسعًا من اللغات والأساليب.
• ✅ يعمل بشكل مستقل عن Outlook، مما يضمن لك المرونة الكاملة عبر مختلف المنصات.
• ❌ يتطلب التبديل بين التطبيقات.
• ❌ مخاوف محتملة بشأن خصوصية البيانات عند مشاركة محتوى البريد الإلكتروني مع أدوات طرف ثالث.

---

الخاتمة

---

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي أن تعزّز بشكل كبير عملية كتابة بريدك الإلكتروني، سواء كنت تستخدم الميزات المدمجة في Outlook أو أدوات طرف ثالث أو إضافات متخصصة مثل Kutools لـ Outlook. فبينما تكون الميزات المدمجة مريحة لمشتركي Microsoft 365، فإن Kutools لـ Outlook يقدّم حلاً أكثر سهولة وتخصيصًا لجميع المستخدمين.

هل أنت مستعد لتبسيط سير عمل بريدك الإلكتروني؟حمّل Kutools لـ Outlook اليوم وجرب قوة صياغة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي!