كيف يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى OneNote؟

في بيئة العمل السريعة اليوم، يُعد الاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية المهمة—مثل التعليمات أو ملخصات الاجتماعات أو الإشعارات الحرجة—أمرًا ضروريًّا لتسهيل الرجوع إليها أو تنظيمها لاحقًا. ومن أكثر الطرق فعالية لتحقيق ذلك إرسال هذه الرسائل مباشرةً من Outlook إلى OneNote. بهذه الطريقة، يمكنك أرشفة الرسائل، وإضافة تعليقاتك الخاصة عليها، وتصنيفها داخل دفاتر ملاحظات منظمة في OneNote، ما يجعل معلوماتك دائمًا متاحة، وقابلة للبحث، ومنسَّقة بشكل مثالي للاستخدام المستقبلي. سواء كنت تجمع رسائل مشروع، أو تتبع المراسلات، أو تخزن المعلومات للمراجعة، فإن دمج Outlook مع OneNote يبسّط العملية ويعزز إنتاجيتك. ويقدّم هذا المقال إرشادات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى OneNote، ويستعرض طرقًا مختلفة—بما في ذلك الأتمتة عبر VBA—إضافةً إلى نصائح عملية، وحلولًا لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها، ومقاربات بديلة لتلبية احتياجات وسيناريوهات المستخدمين المتنوعة.

• إرسال رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى OneNote
• رمز VBA - أتمتة إرسال رسائل Outlook المحددة أو المُرشَّحة إلى أقسام معيَّنة في OneNote

إرسال رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى OneNote

في Outlook، توفّر Microsoft ميزة مدمجة تتيح لك إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً إلى OneNote لأغراض الأرشفة والتنظيم. ويُعدّ هذا الخيار مثاليًا خصوصًا للمستخدمين الراغبين في التقاط معلومات قابلة للاستخدام أو الاحتفاظ بسجل رقمي لسلاسل رسائل البريد الإلكتروني المهمة، ليتمكّنوا من الوصول إليها بسهولة عبر جميع أجهزتهم. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها لتنفيذ هذه العملية:

1. حدد الرسائل التي ترغب في إرسالها إلى OneNote. ولحفظ الوقت، يمكنك تحديد عدة رسائل دفعة واحدة بالضغط باستمرار على مفتاحCtrl أثناء النقر لتحديد كل رسالة. هذه الطريقة مثالية لأرشفة مجموعة من الرسائل ذات الصلة دفعة واحدة!

ملاحظة: عند إرسال عدة رسائل إلى OneNote، سيتم نسخ كلٍّ منها كملاحظة منفصلة في القسم المختار، مما يُسهّل تجميع الرسائل ذات الصلة وتعقّبها بسلاسة.

2. في شريط أدوات Outlook، انتقل إلى علامة التبويبالرئيسيةوابحث عن مجموعةنقل. انقر على زرOneNote لبدء إرسال الرسائل المحددة إلى OneNote. وللرجوع البصري، راجع لقطة الشاشة أدناه:

ملاحظات ونصائح إضافية:

• إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تُرسل فيها إلى OneNote، فسيطلب منك Outlook إكمال عملية إعداد سريعة. ستظهر لك نافذة منبثقة تُخطرك بأن OneNote يحتاج إلى إعداد نفسه قبل أن تتمكن من استخدام هذا التكامل. انقر على زرموافقللمتابعة.

• بعد ذلك، قد تحتاج إلى تشغيل تطبيق OneNote يدويًّا لإكمال الإعداد. انقر علىابدأ > جميع البرامج > Microsoft Office > OneNote. ويضمن تشغيل OneNote في هذه المرحلة تمكين خدماته للتكامل.

• بعد تشغيل OneNote، يمكنك إغلاقه. سيظل التكامل نشطًا للاستخدام المستقبلي، ولن تحتاج إلى تكرار خطوات الإعداد هذه المرة القادمة.

3. ستظهر نافذةتحديد الموقع في OneNoteكلما استخدمت وظيفة الإرسال إلى OneNote. في هذه النافذة:

• اختر دفتر ملاحظاتمحددًاوقسمًالتخزين هذه الرسائل فيه. نظّم الرسائل حسب المشروع أو الموضوع أو سير العمل للحفاظ على المعلومات منظمةً ويسهل استرجاعها.
• يتيح لك الخيارإرسال ملاحظات البريد الإلكتروني دائمًا إلى الموقع المحددتحديد وجهة افتراضية، مما يجعل مهام التنظيم المتكررة أكثر كفاءة. استخدم هذا الخيار إذا كنت تؤرشف الرسائل بانتظام إلى نفس القسم.
• بعد إجراء اختياراتك، انقر علىموافقللتأكيد. سيتم إرسال الرسائل إلى OneNote وحفظها كصفحات ضمن القسم المختار.

4. سيتم تشغيل OneNote تلقائيًّا (إذا لم يكن مفتوحًا مسبقًا) وعرض محتوى البريد الإلكتروني المستورد كملاحظة جديدة في القسم المحدد، مما يتيح لك إضافة تعليقاتك أو تنظيم المحتوى أو إدخال معلومات إضافية حسب احتياجاتك. وإذا كنت تنقل الرسائل إلى OneNote بانتظام، فضع في اعتبارك أن المحتوى سيشمل النص الأساسي والمرفقات وبعض البيانات الوصفية، وذلك اعتمادًا على إصدارك وإعداداتك الخاصة.

• إذا واجهت مشكلات مثل اختفاء زر OneNote من شريط الأدوات، جرِّب إعادة تشغيل كلٍّ من Outlook وOneNote، أو تأكد من تفعيل الوظيفة الإضافية لـ OneNote في Outlook من خلالملف > خيارات > وظائف إضافية. وقد تتطلب مشكلات التكامل إصلاح تثبيت Office أو تحديث حزمة Office الخاصة بك.
• انتبه إلى حجم الرسائل وعدد رسائل البريد الإلكتروني التي تنقلها دفعة واحدة، إذ قد يؤدي إرسال مجموعة كبيرة من الرسائل أو تلك المليئة بالمرفقات إلى إبطاء العملية أو ظهور تحذيرات عند بلوغ حدود التخزين في OneNote.
• قد يؤدي إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على معلومات حساسة أو سرية إلى دفاتر ملاحظات مشتركة أو مخزَّنة على السحابة إلى مخاطر تتعلق بالخصوصية—لذا تأكد دائمًا من مراجعة أذونات دفتر ملاحظات OneNote قبل أرشفة هذه المراسلات.

رمز VBA - أتمتة إرسال رسائل Outlook المحددة أو المُرشَّحة إلى أقسام معيَّنة في OneNote

إذا كنت بحاجة إلى أتمتة إرسال رسائل متعددة أو مُرشَّحة أو محددة إلى أقسام معينة داخل OneNote، فإن إنشاء ماكرو VBA مخصص وتشغيله في Outlook يمكن أن يعزز كفاءتك بشكل كبير. يُعد هذا النهج مثاليًا للمستخدمين المتقدمين أو ذوي الخبرة، وكذلك لأولئك الذين يحتاجون إلى نقل كميات كبيرة من الرسائل بناءً على مرشحات أو قواعد أو سير عمل متكرر، بدلًا من الاعتماد على الإرسال اليدوي لمرة واحدة. كما يوفّر استخدام VBA مرونة إضافية للتخصيص—مثل تحديد دفاتر ملاحظات OneNote أو الأقسام مسبقًا، أو تطبيق قواعد تسمية مخصصة.

مع ذلك، يُرجى ملاحظة أن هذا الحل يتطلب تفعيل الماكرو، كما يجب أن يكون تطبيق OneNote مثبَّتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. وقد لا يعمل في Outlook للويب أو في البيئات التي تقيّد سياسات الأمان تنفيذ الماكرو.

1.في Outlook، حدد الرسائل التي تريد إرسالها إلى OneNote. يمكنك استخدام لوحة التحديد لاختيار رسالة واحدة أو عدة رسائل. بعد ذلك، اضغط علىAlt + F11 لفتح محررMicrosoft Visual Basic for Applications.

2. في محرر VBA المفتوح، انقر علىإدراج > وحدة نمطيةلإنشاء وحدة جديدة. بعد ذلك، انسخ والصق رمز VBA التالي في نافذة الوحدة:

رمز VBA: إرسال رسائل Outlook المحددة إلى قسم معيَّن في OneNote

Sub SendSelectedEmailsToOneNote()
    On Error Resume Next
    Dim objItem As Object
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objShell As Object
    Dim objOneNoteApp As Object
    Dim tempFile As String
    Dim savePath As String
    Dim subjectClean As String
    Dim i As Integer
    
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    
    Set objShell = CreateObject("WScript.Shell")
    Set objOneNoteApp = CreateObject("OneNote.Application")
    
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select at least one email.", vbExclamation, xTitleId
        Exit Sub
    End If
    
    For i = 1 To Application.ActiveExplorer.Selection.Count
        Set objItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(i)
        
        If objItem.Class = olMail Then
            Set objMail = objItem
            
            ' Clean up the subject for file naming
            subjectClean = Replace(objMail.Subject, "\", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, "/", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, ":", "-")
            subjectClean = Replace(subjectClean, "*", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, "?", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, """", "'")
            subjectClean = Replace(subjectClean, "<", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, ">", "_")
            subjectClean = Replace(subjectClean, "|", "_")
            
            tempFile = Environ("TEMP") & "\" & subjectClean & ".mht"
            objMail.SaveAs tempFile, olMHTML
            
            ' Modify & set your OneNote section here
            savePath = "C:\Users\%USERNAME%\Documents\OneNote Notebooks\YourNotebookName\YourSectionName.one"
            objShell.Run Chr(34) & tempFile & Chr(34), 1, True
            objOneNoteApp.OpenHierarchy savePath, "", "", True
            
            ' Notify after send
            MsgBox "Email '" & objMail.Subject & "' has been sent to OneNote.", vbInformation, xTitleId
            
            Kill tempFile
        End If
    Next i
    
    Set objItem = Nothing
    Set objMail = Nothing
    Set objShell = Nothing
    Set objOneNoteApp = Nothing
End Sub

يرجى تعديل المتغيرمسار الحفظ (savePath)ليتوافق مع موقع دفتر الملاحظات والقسم الفعليين في OneNote على جهازك، لضمان حفظ الملف بشكل صحيح. تأكد من أن OneNote مثبَّت في المسار الذي تحدده، وأن حساب المستخدم الخاص بك صحيح. فقد يؤدي تحديد مسار خاطئ إلى تعطيل عمل الماكرو أو فشل OneNote في فتح الملف.

3. اضغط مفتاحF5لتشغيل الماكرو. سيتم تحويل البريد الإلكتروني المحدد (أو رسائل البريد الإلكتروني المحددة) وإرساله إلى قسم OneNote المحدد كصفحة جديدة. بعد اكتمال النقل بنجاح، سيظهر مربع حوار «KutoolsforOutlook» للتأكيد على انتهاء العملية.

• متطلبات التحديد:يجب أن تحدد رسالة بريد إلكتروني واحدة على الأقل في مجلد Outlook الحالي قبل تنفيذ الماكرو. وإلا، فسيظهر لك تذكير.
• يحفظ هذا الماكرو الرسالة المحددة مؤقتًا كملف بصيغة .mht قبل استيرادها إلى OneNote، ويتم حذف الملفات المؤقتة تلقائيًّا فور اكتمال العملية.
• لأغراض الأمان، يُرجى مراجعة أذونات الماكرو المحددة من قِبل مؤسستك أو سياسة تقنية المعلومات. وإذا كانت الماكرو معطَّلة، ففعِّلها لجلستك الحالية أو استشر قسم تقنية المعلومات قبل المتابعة.
• إذا لم تستلم OneNote الرسالة كصفحة، فتحقق من اسم دفتر الملاحظات والقسم وموقعهما في OneNote، وتأكد من صلاحيات الملف، وأن OneNote لا يعمل في الخلفية مع تفعيل أقفال الملفات.
• يرسل هذا البرنامج النصي كل رسالة بريد إلكتروني محددة بشكل منفصل. إذا كنت تنفذه على عدد كبير من عناوين البريد الإلكتروني، ففكِّر في تقسيم المهمة إلى دفعات أصغر لتعزيز الموثوقية.

إذا كنت بحاجة إلى أتمتة أكثر تقدمًا—مثل تصفية رسائل البريد الإلكتروني حسب المرسِل أو التاريخ أو الكلمة المفتاحية قبل إرسالها إلى OneNote—فيمكنك تعديل الماكرو بإضافة شروط مخصصة داخل حلقةFor ... Next. تأكد دائمًا من اختبار نصوص VBA على بيانات عينة قبل استخدامها فعليًّا.

• إذا ظهرت نافذة خطأ أو لم يُفتح OneNote كما هو متوقع، فتأكد من أنك حددت المسار الصحيح لدفاتر الملاحظات والأقسام، ولديك أذونات الوصول اللازمة، وأن OneNote مثبّت ويعمل بإصداره الأحدث.
• يتطلب استخدام هذا الأتمتة تثبيت تطبيق OneNote لسطح المكتب المحلي، إذ قد لا تدعم الإصدارات السحابية فقط أو إصدار OneNote للويب طرق VBA هذه.
• إذا استمرت المشكلات، ففكِّر في استخدام ميزة Outlook-to-OneNote المضمنة لتلبية احتياجاتك الأساسية، أو استكشف Microsoft Power Automate لتحقيق تكاملات سير عمل أكثر قوة وملاءمة للشركات بين Outlook وOneNote.

---

أفضل أدوات إنتاجية Office

جرِّب Kutools لـ Outlook الجديد كليًّا مع 100+ ميزة رائعة!انقر للتنزيل الآن!

🤖KUTOOLS AI:يستخدم تقنية ذكاء اصطناعي متقدمة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بسلاسة، بما في ذلك الرد عليها، وتلخيصها، وتحسينها، وتوسيعها، وترجمتها، وصياغتها.

📧أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لبروتوكولي POP وIMAP) / جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني / نسخة تلقائية/مخفية وفق القواعد عند إرسال البريد الإلكتروني / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحيّة تلقائيًّا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني ذات المستلمين المتعددين تلقائيًّا إلى رسائل فردية...

📨إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب العناوين وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات...

📁المرفقات الاحترافية: حفظ دفعة واحدة / فصل دفعة واحدة / ضغط دفعة واحدة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي...

🌟سحر الواجهة: 😊إيموجيات أكثر جمالًا وروعة / إشعارك عند وصول رسائل بريد إلكتروني مهمة / تصغير Outlook بدلًا من إغلاقه...

👍عجائب النقرة الواحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / الحماية من رسائل التصيد الاحتيالي / 🕘عرض منطقة الوقت الحالي للمرسل...

👩🏼‍🤝‍👩🏻جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعةً واحدة من رسائل البريد الإلكتروني المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد...

استخدم Kutools باللغة التي تفضلها – يدعم الإنجليزية، الإسبانية، الألمانية، الفرنسية، الصينية، وأكثر من 40 لغة أخرى!

افتح Kutools لـ Outlook بنقرة واحدة فورًا! لا تنتظر، نزِّله الآن وحسِّن كفاءتك!

قائمة ميزات Kutools لـ Outlook      نزِّل الآن      اذهب للشراء

🚀 التنزيل بنقرة واحدة — احصل على جميع إضافات Office

موصى به بشدة: Kutools for Office (5 في 1)

نقرة واحدة لتنزيلخمسة برامج تثبيتدفعة واحدة —Kutools لـ Excel وOutlook وWord وPowerPointوOffice Tab Pro.انقر للتنزيل الآن!

• ✅سهولة النقرة الواحدة: نزِّل جميع حزم الإعداد الخمس دفعة واحدة!
• 🚀جاهز لأي مهمة في Office: ثبِّت الإضافات التي تحتاجها، متى احتجتَ إليها.
• 🧰متضمَّن: Kutools لـ Excel / Kutools لـ Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint

حول الحزمة⬇ نزِّل الحزمة💳 اشترِ الحزمة