كيف يمكنني حفظ مجلد Outlook على القرص، أو محرك الأقراص الثابت، أو سطح المكتب؟
من الشائع جدًّا أن تواجهك حالات تتطلب حفظ مجلد Outlook على قرصك الصلب أو محرك الأقراص أو سطح المكتب. وتشمل الأسباب النموذجية نقل رسائل البريد الإلكتروني والمعلومات المرتبطة بها إلى حساب Outlook آخر، أو إنشاء نسخ احتياطية لأغراض الأمان، أو تنظيم المراسلات المهنية والشخصية لأرشفتها أو الرجوع إليها لاحقًا في السياقات القانونية. ويضمن فهمك لكيفية حفظ مجلداتك بشكل صحيح تقليل خطر فقدان البيانات، مع الحفاظ على سهولة الوصول إليها والتوافق مع مختلف إصدارات وتركيبات Outlook. فيما يلي دليلٌ شامل يغطي الحلول العملية، والخطوات التشغيلية، وأفضل النصائح لمعالجة هذه الاحتياجات بكفاءة وأمان.
حفظ مجلد Outlook على القرص أو محرك الأقراص الثابت أو سطح المكتب باستخدام التصدير
طريقة أخرى مدمجة في Outlook - حفظ رسائل البريد الإلكتروني أو المجلدات الفردية بصيغة MSG أو ملف TXT
طريقة أخرى مدمجة في Outlook - ميزة الأرشفة
- عزِّز إنتاجيتك في البريد الإلكترونيباستخدام تقنية الذكاء الاصطناعي، لتتمكّن من الرد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني، وصياغة رسائل جديدة، وترجمة الرسائل، وأكثر من ذلك بكفاءة.
- أتمتة إرسال البريد الإلكتروني باستخدامنسخة تلقائية/مخفية، والتحويل التلقائيوفق القواعد؛ وأرسلالرد التلقائي (خارج المكتب) دون الحاجة إلى خادم Exchange...
- احصل على تذكيرات مثلتنبيه عند الرد على بريد إلكتروني يحتوي على اسمي في نسخة مخفية (BCC)عندما ترد على الكل وأنت في قائمة BCC، وتذكير عند نسيان المرفقاتللمرفقات المنسيّة...
- حسّن كفاءة بريدك الإلكتروني باستخدامالرد بالمرفقات (الكل)،إضافة التحية أو التاريخ والوقت تلقائيًا إلى التوقيع أو سطر الموضوع،الرد على عدة رسائل بريد إلكتروني دفعة واحدة...
- بسِّط إرسال البريد الإلكتروني باستخداماستدعاء البريد الإلكتروني، وأدوات المرفقات (مثل ضغط الكل، والحفظ التلقائي للكل...)، وإزالة التكرارات، وتقرير سريع...
حفظ مجلد Outlook على القرص أو محرك الأقراص الثابت أو سطح المكتب باستخدام التصدير
لحفظ مجلد Outlook على قرصك، أو محرك الأقراص الثابت، أو سطح المكتب، ما عليك سوى تصدير المجلد باستخدام أداة الاستيراد والتصدير المدمجة في Outlook. تُعد هذه الطريقة مثالية إذا كنت ترغب في إنشاء نسخة احتياطية لمجلد معيّن، أو نقله إلى حساب Outlook آخر، أو الاحتفاظ بنسخة دون اتصال لأغراض الامتثال أو حفظ السجلات. وتعرض الخطوات التالية الإجراءات بالتفصيل، مع ملاحظات عملية ونصائح فعّالة لحل المشكلات.
1. ابدأ بفتح مربع حوارأداة الاستيراد والتصدير:
في Outlook، انقر فوقملف > فتح والتصدير > استيراد/تصدير. إذا لم تظهر لك هذه القائمة، فتأكد من أنك تستخدم عميل سطح مكتب Outlook القياسي، إذ قد لا تدعم تطبيقات الويب وظيفة التصدير.
2. في مربع حوارأداة الاستيراد والتصدير، اخترالتصدير إلى ملف، ثم انقر فوقالتاليللمتابعة.
3. بعد ذلك، حددملف بيانات Outlook (.pst)لإصدارات Outlook 2010 فما بعد، أوملف المجلدات الشخصية (.pst)لإصدار Outlook 2007، ثم انقر فوقالتالي. يُفضَّل تنسيق PST لأنه يحتفظ بهيكل المجلد والبيانات الوصفية والمرفقات وجميع سمات البريد الإلكتروني، مما يضمن ولاءً كاملاً للأرشيف.
4. عندما يظهر مربع حوارتصدير ملف بيانات Outlookأوتصدير مجلد شخصي:
1). حدد المجلد الذي ترغب في تصديره ضمن الحساب المستهدف في حقلتحديد المجلد المراد التصدير منه. وإذا كنت بحاجة إلى عمل نسخة احتياطية لحسابك بالكامل، فاختر صندوق البريد الرئيسي.
2). لتشمل جميع المجلدات الفرعية في التصدير، فعّل خيارتضمين المجلدات الفرعية. يساعدك ذلك على الحفاظ على الهيكل التنظيمي ويضمن عدم تفويت أي بيانات مهمة مخزَّنة في المجلدات الفرعية.
3). انقر فوقالتالي. إذا كان مجلدك يحتوي على مرشحات أو قواعد، فضع في اعتبارك أن العناصر المرئية فقط سيتم تصديرها—ستظل العناصر المُرشَّحة أو التي تم وضع علامة متابعة عليها مشمولة ما لم تُستبعد يدويًّا.
5. في الشاشة التالية، انقر فوقاستعراضلاختيار مكان حفظ ملف البيانات المصدر. يتيح لك ذلك تحديد مجلد الوجهة على قرصك الصلب أو محرك الأقراص الخارجي أو سطح المكتب. وإذا كنت بحاجة إلى التصدير بشكل متكرر، ففكّر في إنشاء مجلد مخصص لنسخ Outlook الاحتياطية—للحفاظ على تنظيم الإصدارات وسهولة الوصول إليها في أي وقت!
ملاحظة: في هذه المرحلة، يمكنك الاختيار من بين ثلاث خيارات للتعامل مع العناصر المكررة: استبدال العناصر المكررة بالعناصر المصدرة،السماح بإنشاء عناصر مكررة، أوعدم تصدير العناصر المكررة. اختر الخيار الأنسب لاحتياجاتك—وهو أمرٌ بالغ الأهمية خاصةً عند دمج عمليات التصدير أو تحديث الأرشيف.
6. في مربع حوارفتح ملف بيانات Outlook (ملفات البيانات)أوفتح المجلدات الشخصية:
1). اختياريًّا، غيّر اسم ملف .pst المصدر في حقلاسم الملفليشير إلى تاريخ النسخ الاحتياطي أو نوع المجلد أو أي معرّفات أخرى تسهّل تنظيمك.
2). حدد الموقع الدقيق الذي ترغب في حفظ الملف فيه:
- لعمل نسخة احتياطية على قرص أو محرك أقراص ثابت، تصفّح حتى تصل إلى مجلد محرك الأقراص المحلي أو الخارجي المفضل.
- لحفظ الملف على سطح المكتب، انقر فوقسطح المكتبفي الجزء الأيسر.
3). انقر فوقموافقلتأكيد اختياراتك.
7. سيعود الإجراء إلى مربع الحوار السابق—راجع اختياراتك، ثم انقر فوقإنهاءلإكمال بدء عملية التصدير.
8. قد يعرض عليك Outlook مربع حوارإنشاء ملف بيانات Outlookأوإنشاء مجلدات شخصية من Microsoftلتعيين كلمة مرور لأمان إضافي:
1). لتخطي حماية كلمة المرور، انقر ببساطة فوقموافق. سيكون الملف الناتج متاحًا دون الحاجة إلى أي بيانات اعتماد إضافية.
2). لتعيين كلمة مرور، أدخلها في الحقول المتوفرة، ثم انقر فوقموافق. اختر كلمة مرور قوية واحفظها في مكانٍ آمن، لأن فقدانها قد يمنعك من استعادة البيانات المصدرة أو استيرادها.
بمجرد الانتهاء، سيتم تصدير المجلد الذي حددته كملف .pst وحفظه في الموقع الذي اخترته.
يُعد التصوير عبر ملفات PST خيارًا مثاليًا للنسخ الاحتياطية الشاملة والنقل الفعّال. ومع ذلك، تتوافق ملفات .pst حصريًا مع عملاء سطح مكتب Outlook، ويتطلب عرض محتوياتها أو تعديله أو الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الموجودة فيها إعادة استيرادها على الأنظمة الجديدة. إذا واجهت أخطاءً مثل رفض الوصول، أو تصدير غير مكتمل، أو عناصر مفقودة، فتأكد من صلاحيات المجلد، وتحقق من توفر مساحة كافية على القرص، واحرص على أن لا يكون Outlook في الوقت نفسه بصدد مزامنة البيانات مع Exchange أو أي خدمات أخرى عبر الإنترنت.
أفضل أدوات إنتاجية Office
جرِّب Kutools لـ Outlook الجديد كليًّا مع 100+ ميزة رائعة!انقر للتنزيل الآن!
📧أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لبروتوكولي POP وIMAP) / جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني / نسخة تلقائية/مخفية وفق القواعد عند إرسال البريد الإلكتروني / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحيّة تلقائيًّا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني ذات المستلمين المتعددين تلقائيًّا إلى رسائل فردية...
📨إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب العناوين وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات...
📁المرفقات الاحترافية: حفظ دفعة واحدة / فصل دفعة واحدة / ضغط دفعة واحدة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي...
🌟سحر الواجهة: 😊إيموجيات أكثر جمالًا وروعة / إشعارك عند وصول رسائل بريد إلكتروني مهمة / تصغير Outlook بدلًا من إغلاقه...
👍عجائب النقرة الواحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / الحماية من رسائل التصيد الاحتيالي / 🕘عرض منطقة الوقت الحالي للمرسل...
👩🏼🤝👩🏻جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعةً واحدة من رسائل البريد الإلكتروني المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد...
استخدم Kutools باللغة التي تفضلها – يدعم الإنجليزية، الإسبانية، الألمانية، الفرنسية، الصينية، وأكثر من 40 لغة أخرى!
افتح Kutools لـ Outlook بنقرة واحدة فورًا! لا تنتظر، نزِّله الآن وحسِّن كفاءتك!
🚀 التنزيل بنقرة واحدة — احصل على جميع إضافات Office
موصى به بشدة: Kutools for Office (5 في 1)
نقرة واحدة لتنزيلخمسة برامج تثبيتدفعة واحدة —Kutools لـ Excel وOutlook وWord وPowerPointوOffice Tab Pro.انقر للتنزيل الآن!
- ✅سهولة النقرة الواحدة: نزِّل جميع حزم الإعداد الخمس دفعة واحدة!
- 🚀جاهز لأي مهمة في Office: ثبِّت الإضافات التي تحتاجها، متى احتجتَ إليها.
- 🧰متضمَّن: Kutools لـ Excel / Kutools لـ Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint
طريقة أخرى مدمجة في Outlook - حفظ رسائل البريد الإلكتروني أو المجلدات الفردية بصيغة MSG أو ملف TXT
هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص عندما تريد حفظ عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني أو مجلدات كاملة كملفات منفصلة خارج تنسيق PST. فبمجرد النقر بزر الماوس الأيمن على رسالة بريد إلكتروني أو مجلد واختيار خيارحفظ باسم، يمكنك بسهولة حفظ الرسائل بصيغةMSGأوTXTللوصول السريع إليها أو مشاركتها. ويُعد هذا الحل مثاليًا للسيناريوهات التي تحتاج فيها إلى أرشفة رسائل محددة أو إرفاقها أو مشاركتها مع أشخاص قد لا يستخدمون Outlook، مثل الطلبات القانونية أو الوثائق الرسمية.
1. افتح Outlook وحدد رسالة البريد الإلكتروني أو المجلد الذي ترغب في حفظه.
2. انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة البريد الإلكتروني أو المجلد المحدَّد، ثم اخترحفظ باسم.
3. في مربع حوار الحفظ، اختر التنسيق المطلوب: MSG (يحتفظ بجميع البيانات الوصفية والمرفقات لكل رسالة بريد إلكتروني)، أوTXT (نص عادي، مناسب للقراءة السريعة أو التوثيق)، أو تنسيقات أخرى متاحة حسب إصدار Outlook ونوع المجلد.
4. حدد موقع الحفظ المستهدف (مثل القرص أو محرك الأقراص الثابتة أو سطح المكتب)، ثم انقر فوقحفظ.
بالمقارنة مع تصدير المجلدات إلى PST، يُعدّ هذا الخيار أكثر تفصيلًا وملاءمة لإدارة العناصر الفردية، لكنه أقل كفاءة في التعامل مع دفعات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني. فكّر في استخدامه عندما تحتاج فقط إلى رسائل محددة أو عند أرشفة المراسلات الحرجة بتنسيق يُمكن الوصول إليه عالميًّا. وإذا واجهت أخطاءً متعلقة باختصار الملف أو مشكلات في التوافق عند فتح ملفات MSG، فتأكد من تحديث إصدار Outlook وأن التطبيق الوجهة يدعم هذا التنسيق.
طريقة أخرى مدمجة في Outlook - ميزة الأرشفة
توفّر ميزةالأرشفةالمدمجة في Outlook بديلًا مريحًا لنقل عناصر البريد من مجلداتك النشطة إلى ملف أرشيف محلي معيّن (.pst) مخزّن على قرصك الصلب أو محرك الأقراص أو سطح المكتب. غالبًا ما تُستخدم هذه الطريقة للتحكم في حجم صندوق البريد، والحفاظ على الامتثال، أو حماية رسائل البريد الإلكتروني القديمة مع الحفاظ على تنظيم صندوق الوارد. ولا تتطلب استخدام أداة التصدير، وتتيح لك الأرشفة الانتقائية بناءً على التاريخ أو المجلد.
1. في Outlook، انتقل إلىملف > معلومات > أدوات > تنظيف العناصر القديمة(في بعض الإصدارات، انقر فوق)ملف > أرشفة).
2. في مربع حوار الأرشفة، حدد المجلد الذي تريد أرشفته. وحسب رغبتك، فعّل الخيارتضمين المجلدات الفرعيةلأرشفة المجلدات المتداخلة معًا.
3. حدد معايير الأرشفة المرغوبة، مثل تحديد التاريخ أو عمر الرسائل. يتيح لك ذلك نقل العناصر الأقدم من صندوق البريد الأساسي، مما يساعد في إدارة صندوق البريد، والاحتفاظ وفقًا للمتطلبات التنظيمية، أو الالتزام بحدود حجم صندوق البريد.
4. ضمنملف الأرشيف، انقر فوقاستعراضلتحديد مكان حفظ ملف الأرشيف .pst—اختر قرصك أو محرك الأقراص الثابتة أو سطح المكتب حسب الحاجة.
5. انقر فوقموافقلبدء عملية الأرشفة. سيقوم Outlook بنقل العناصر المحددة إلى ملف الأرشيف، والذي سيظهر بعد ذلك في ملف تعريف Outlook الخاص بك للوصول إليه مستقبلاً.
تُعد خاصية الأرشفة وسيلة فعّالة لتنظيف صندوق البريد بشكل دوري والاحتفاظ بالبيانات لأغراض التخزين طويل الأمد. ضع في اعتبارك أن العناصر المؤرشفة تُنقل من مجلداتها الأصلية، وقد يصعب العثور عليها لاحقًا إذا لم تُصَنَّ أو تُوثَّق بانتظام. وللحصول على أفضل النتائج، راجع موقع أرشيفك دوريًّا وعيّن تذكيرات لتنظيم المحتوى المؤرشف.
إذا واجهت مشكلة تتمثل في فقدان عناصر أو أرشفة غير مكتملة، فتأكد من صحة إعدادات الأرشفة الخاصة بك، وتحقق من دقة اختيار المجلدات، واحرص على توفر مساحة كافية على القرص. قد تستغرق الأرشيفات الكبيرة وقتًا طويلاً للمعالجة، وذلك حسب حجم المجلد وعدد الرسائل الموجودة فيه.