كيف يمكن إنشاء مجلد لتنظيم الرسائل التي تتضمّن أشخاصًا معيّنين في Outlook؟

هل شعرت بالإرهاق من صندوق الوارد المزدحم؟ في هذا البرنامج التعليمي، سأعرض لك ثلاث طرق فعّالة لتنظيم الرسائل التي تضم أشخاصًا معيّنين في Outlook لتحقيق كفاءة أعلى.

نقل دائمًا الرسائل التي تحتوي على أشخاص معيّنين إلى مجلد تم إنشاؤه

1. انقر بزر الماوس الأيمن على حساب البريد الذي تريد تنظيم رسائله، ثم اختر «مجلد جديد» من القائمة، وأعطِ المجلد الاسم الذي تريده.

2. في صندوق الوارد أو مجلد الرسائل المرسلة، اختر رسالة بريد إلكتروني تحتوي على عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد نقل جميع رسائله إلى المجلد الذي أنشأته.

3. في تبويب «الصفحة الرئيسية»، ضمن مجموعة «نقل»، انقر على «قواعد» > «نقل دائمًا الرسائل من: عنوان بريد إلكتروني معيّن» و/أو «قواعد» > «نقل دائمًا الرسائل إلى: عنوان بريد إلكتروني معيّن» حسب حاجتك.

4. في مربع الحوار المنبثق «القواعد والتنبيهات»، حدد المجلد الذي ترغب في نقل الرسائل إليه، ثم انقر «موافق».

5. تم الآن نقل الرسائل الموجودة في صندوق الوارد أو مجلد الرسائل المرسلة التي تستوفي الشروط إلى المجلد الذي أنشأته للتو، وستُوجَّه رسائل البريد المستقبلية تلقائيًا إلى هذا المجلد فور استيفائها الشروط.

إنشاء مجلد بحث لتنظيم الرسائل الخاصة بأشخاص معيّنين تلقائيًا

إذا كنت لا ترغب في نقل الرسائل إلى مجلد، بل تريد فقط عرضها بسهولة، يمكنك إنشاء مجلد بحث في Outlook الذي يتيح لك العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تطابق معايير معيّنة عبر مجلدات متعددة، مع بقائها في مجلداتها الأصلية.

1. في تبويب «المجلد»، ضمن مجموعة «جديد»، انقر على «مجلد بحث جديد».

2. في مربع الحوار المنبثق «مجلد بحث جديد»، يُرجى اتباع ما يلي:

• 1) في مربع «تحديد مجلد بحث»، ضمن قائمة «البريد من الأشخاص والقوائم»، اختر «البريد من وإلى أشخاص محددين» أو «البريد من أشخاص محددين» وفقًا لاحتياجك.
• 2) في مربع «تخصيص مجلد البحث»، انقر على «اختيار» لتحديد الأشخاص من قائمة العناوين.
• 3) حدد حساب البريد الإلكتروني الذي ترغب في البحث فيه عن الرسائل.
• 4) انقر «موافق».

3. يتم إنشاء مجلد بحث ضمن «مجلدات البحث» ويحتوي على رسائل البريد التي تستوفي الشروط.

إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم الرسائل الخاصة بجميع حسابات البريد الإلكتروني باستخدام VBA

إذا كنت تمتلك عدة حسابات بريد إلكتروني في Outlook وتود إنشاء مجلدات مخصصة لكل حساب لأفراد معيّنين دفعة واحدة، يمكنك استخدام طريقة VBA لنقل الرسائل التي تتضمّن هؤلاء الأشخاص من صناديق الوارد أو مجلدات المرسَلة عبر حساباتك. يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. في Outlook، انقر على «ملف» > «خيارات» > «مركز الثقة»، ثم اختر «إعدادات مركز الثقة».

2. في مربع الحوار المنبثق، انتقل إلى «إعدادات وحدات الماكرو»، وحدد «تمكين جميع وحدات الماكرو»، ثم فعّل الخيار «تطبيق إعدادات أمان وحدات الماكرو على الإضافات المثبتة».

3. انقر على أزرار «موافق» لإغلاق مربعات الحوار.

4. اضغط على مفتاحي «Alt» + "F11" لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

5. انقر على «إدراج» > «وحدة نمطية»، ثم الصق أحد كودَي VBA التاليين في نافذة الوحدة النمطية.

كود VBA 1: إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم الرسائل التي تحتوي على مرسلين معيّنين عبر صناديق الوارد في جميع الحسابات

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

ملاحظة: يُرجى استبدال المقاطع المحددة وفقًا للتعليقات الواردة في الصفوف 12 و16 و35 من كود VBA أعلاه.

كود VBA 2: إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم الرسائل التي تحتوي على مستلمين معيّنين عبر صناديق الوارد في جميع الحسابات

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

ملاحظة:

• 1) يجب استبدال المقاطع المحددة وفقًا للتعليقات الواردة في الصفوف 12 و16 و35 من كود VBA أعلاه.
• 2) لحفظ الرسائل التي تتضمّن مستلمين محددين في نسخة الكربون (CC) أو نسخة الكربون الخفية (BCC)، قم بإزالة التعليق من السطرين 28 و33 بحذف علامة الاقتباس (') من بداية كلٍّ منهما.

6. اضغط على "F5" لتشغيل كود VBA، وسيتم إنشاء مجلد جديد تلقائيًا إذا وُجدت رسائل تستوفي الشروط.

مقالات ذات صلة

---

أفضل أدوات إنتاجية Office

جرِّب Kutools لـ Outlook الجديد كليًّا مع 100+ ميزة رائعة!انقر للتنزيل الآن!

🤖KUTOOLS AI:يستخدم تقنية ذكاء اصطناعي متقدمة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بسلاسة، بما في ذلك الرد عليها، وتلخيصها، وتحسينها، وتوسيعها، وترجمتها، وصياغتها.

📧أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لبروتوكولي POP وIMAP) / جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني / نسخة تلقائية/مخفية وفق القواعد عند إرسال البريد الإلكتروني / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحيّة تلقائيًّا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني ذات المستلمين المتعددين تلقائيًّا إلى رسائل فردية...

📨إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب العناوين وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات...

📁المرفقات الاحترافية: حفظ دفعة واحدة / فصل دفعة واحدة / ضغط دفعة واحدة / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي...

🌟سحر الواجهة: 😊إيموجيات أكثر جمالًا وروعة / إشعارك عند وصول رسائل بريد إلكتروني مهمة / تصغير Outlook بدلًا من إغلاقه...

👍عجائب النقرة الواحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / الحماية من رسائل التصيد الاحتيالي / 🕘عرض منطقة الوقت الحالي للمرسل...

👩🏼‍🤝‍👩🏻جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعةً واحدة من رسائل البريد الإلكتروني المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد...

استخدم Kutools باللغة التي تفضلها – يدعم الإنجليزية، الإسبانية، الألمانية، الفرنسية، الصينية، وأكثر من 40 لغة أخرى!

افتح Kutools لـ Outlook بنقرة واحدة فورًا! لا تنتظر، نزِّله الآن وحسِّن كفاءتك!

قائمة ميزات Kutools لـ Outlook      نزِّل الآن      اذهب للشراء

🚀 التنزيل بنقرة واحدة — احصل على جميع إضافات Office

موصى به بشدة: Kutools for Office (5 في 1)

نقرة واحدة لتنزيلخمسة برامج تثبيتدفعة واحدة —Kutools لـ Excel وOutlook وWord وPowerPointوOffice Tab Pro.انقر للتنزيل الآن!

• ✅سهولة النقرة الواحدة: نزِّل جميع حزم الإعداد الخمس دفعة واحدة!
• 🚀جاهز لأي مهمة في Office: ثبِّت الإضافات التي تحتاجها، متى احتجتَ إليها.
• 🧰متضمَّن: Kutools لـ Excel / Kutools لـ Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint

حول الحزمة⬇ نزِّل الحزمة💳 اشترِ الحزمة