كيفية إنشاء مجلد لتنظيم البريد الإلكتروني الذي يحتوي على أشخاص محددين في Outlook؟

هل تشعر بالانزعاج من صندوق الوارد المزدحم؟ في هذا البرنامج التعليمي، سأقدم ثلاث طرق لتنظيم البريد الإلكتروني الذي يحتوي على أشخاص محددين في Outlook لتحقيق كفاءة أفضل.

نقل دائم للبريد الإلكتروني الذي يحتوي على أشخاص معينين إلى مجلد تم إنشاؤه

1. انقر بزر الماوس الأيمن على حساب البريد الإلكتروني الذي ستقوم بإنشاء مجلد له لتنظيم البريد الإلكتروني، وحدد "مجلد جديد" من قائمة النقر بزر الماوس الأيمن، وأعطِ اسمًا للمجلد.

2. في مجلد صندوق الوارد أو العناصر المرسلة، حدد أيًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على عنوان بريد إلكتروني محدد والتي ستنقل جميع رسائله إلى المجلد الذي تم إنشاؤه.

3. على علامة التبويب "الرئيسية"، في مجموعة "نقل"، انقر على "قواعد" > "نقل دائم للرسائل من: عنوان بريد إلكتروني محدد" و/أو "قواعد" > "نقل دائم للرسائل إلى: عنوان بريد إلكتروني محدد" حسب احتياجاتك.

4. في مربع الحوار المنبثق "القواعد والتنبيهات"، حدد المجلد الذي ستنقل الرسائل إليه، ثم انقر على "موافق".

5. يتم الآن نقل البريد الإلكتروني في مجلد صندوق الوارد أو العناصر المرسلة الذي يستوفي الشروط إلى المجلد الذي قمت بإنشائه للتو. كما سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية مباشرةً إلى المجلد إذا استوفت الشروط.

إنشاء مجلد بحث لتنظيم البريد الإلكتروني تلقائيًا للأشخاص المحددين

إذا كنت لا تريد نقل الرسائل إلى مجلد، ولكن فقط تريد عرضها بسهولة. يمكنك إنشاء مجلد بحث في Outlook، مما يتيح لك العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تطابق معايير محددة عبر عدة مجلدات، ولكن الاحتفاظ بها في مجلداتها الأصلية.

1. على علامة التبويب "المجلد"، في مجموعة "جديد"، انقر على "مجلد بحث جديد".

2. في مربع الحوار المنبثق "مجلد بحث جديد"، يرجى القيام بما يلي:

• 1) في مربع تحديد مجلد بحث، في قائمة البريد من الأشخاص والقوائم، حدد "البريد من وإلى أشخاص محددين"، أو "البريد من أشخاص محددين" حسب الحاجة.
• 2) في مربع تخصيص مجلد البحث، انقر على "اختيار" لتحديد الأشخاص من قائمة العناوين الخاصة بك.
• 3) حدد حساب البريد الإلكتروني الذي سيتم البحث فيه عن رسائل البريد الإلكتروني.
• 4) انقر على "موافق".

3. تم إنشاء مجلد بحث تحت مجلدات البحث، يحتوي على رسائل البريد الإلكتروني التي تستوفي الشروط.

إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم البريد الإلكتروني لجميع حسابات البريد الإلكتروني باستخدام VBA

إذا كان لديك عدة حسابات بريد إلكتروني في Outlook، وتريد إنشاء مجلدات لكل حساب بريد إلكتروني بشكل دفعات للأشخاص المحددين، يمكنك استخدام طريقة VBA لنقل الرسائل التي تحتوي على أشخاص محددين من صناديق الوارد أو المجلدات المرسلة لحسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك. يرجى القيام بما يلي.

1. في Outlook الخاص بك، انقر على "ملف" > "خيارات" > "مركز التوثيق"، ثم انقر على "إعدادات مركز التوثيق".

2. في مربع الحوار المنبثق، انتقل إلى "إعدادات الماكرو"، وحدد "تمكين جميع الماكرو"، وتأكد من تحديد "تطبيق إعدادات أمان الماكرو على الإضافات المثبتة".

3. انقر على زر "موافق" لإغلاق مربعات الحوار.

4. اضغط على مفتاحي "Alt" + "F11" لفتح نافذة Microsoft Visual Basic for Applications.

5. انقر على "إدراج" > "وحدة". ثم انسخ أحد أكواد VBA التالية إلى نافذة الوحدة.

VBA code 1: إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم البريد الإلكتروني الذي يحتوي على مرسلين محددين عبر صناديق الوارد لجميع حسابات البريد الإلكتروني

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

ملاحظة: يجب عليك استبدال المقاطع المحددة وفقًا للتعليقات الموجودة في الصفوف 12 و16 و35 من كود VBA أعلاه.

VBA code 2: إنشاء مجلدات دفعة واحدة لتنظيم البريد الإلكتروني الذي يحتوي على مستلمين محددين عبر صناديق الوارد لجميع حسابات البريد الإلكتروني

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

ملاحظة:

• 1) يجب عليك استبدال المقاطع المحددة وفقًا للتعليقات الموجودة في الصفوف 12 و16 و35 من كود VBA أعلاه.
• 2) لتخزين الرسائل التي تحتوي على مستلمين CC أو BCC محددين، قم بإلغاء تعليق الصفوف 28 و33 عن طريق حذف الفاصلة (') في بداية الصفوف.

6. اضغط على "F5" لتشغيل كود VBA. وسيتم إنشاء مجلدات جديدة إذا كانت هناك رسائل تستوفي الشروط.

مقالات ذات صلة

---

أفضل أدوات الإنتاجية لمجموعة Office

خبر عاجل: أدوات Kutools لـ Outlook تطلق إصدارًا مجانيًا!

جرّب الآن الإصدار المجاني الجديد كليًا من أدوات Kutools لـ Outlook مع أكثر من70 ميزة مذهلة، متاحة لك مدى الحياة! انقر للتحميل الآن!

🤖 Kutools AI : يستخدم تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة لإدارة البريد الإلكتروني بسهولة، بما في ذلك الرد، والتلخيص، والتحسين، والتوسيع، والترجمة، وكتابة الرسائل.

📧 أتمتة البريد الإلكتروني: الرد التلقائي (متوفر لـ POP وIMAP) / جدولة إرسال البريد / نسخة تلقائية/مخفية حسب القواعد عند الإرسال / التحويل التلقائي (قاعدة متقدمة) / إضافة التحية تلقائيًا / تقسيم رسائل البريد الإلكتروني متعددة المستلمين تلقائيًا إلى رسائل فردية ...

📨 إدارة البريد الإلكتروني: استدعاء البريد الإلكتروني / حظر رسائل الاحتيال حسب الموضوعات وغيرها / حذف الرسائل المكررة / البحث المتقدم / تنظيم المجلدات ...

📁 المرفقات الاحترافية: حفظ دفعي / فصل دفعي / ضغط دفعي / حفظ تلقائي / تفصيل تلقائي / ضغط تلقائي ...

🌟 سحر الواجهة: 😊 المزيد من الرموز التعبيرية الجميلة والرائعة / تنبيهك عند وصول رسائل هامة / تصغير Outlook بدلاً من الإغلاق ...

👍 ميزات بنقرة واحدة: الرد على الجميع مع المرفقات / رسائل البريد الإلكتروني المضادة للتصيد / 🕘 عرض المنطقة الزمنية للمرسل ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 جهات الاتصال والتقويم: إضافة جهات اتصال دفعة واحدة من الرسائل المحددة / تقسيم مجموعة جهات الاتصال إلى مجموعات فردية / إزالة تذكير عيد الميلاد ...

افتح أدوات Kutools لـ Outlook فورًا بنقرة واحدة. لا تنتظر، قم بالتحميل الآن وزد من إنتاجيتك!

قائمة ميزات أدوات Kutools لـ Outlook تحميل الإصدار المجاني الترقية إلى الإصدار الاحترافي