تلخيص الرسائل الإلكترونية في Outlook باستخدام الذكاء الاصطناعي

في بيئة العمل السريعة اليوم، يُعد التواصل عبر البريد الإلكتروني أمرًا بالغ الأهمية. ويُسهم استخراج المعلومات الأساسية من الرسائل الإلكترونية بسرعة في رفع الكفاءة وتجنب تفويت التفاصيل الحاسمة.

على سبيل المثال:

• عند استلام رسائل بريد إلكتروني طويلة، قد تستغرق قراءتها بالكامل وقتًا طويلاً. يُسهّل عليك الملخّص السريع فهم النقاط الرئيسية في أسرع وقت.
• عند إدارة عدة رسائل بريد إلكتروني مرتبطة بمشروعٍ ما، قد تستغرق قراءة كل رسالة على حدة وقتًا طويلاً وتؤدي إلى تفويت تحديثات رئيسية. أما تلخيص جميع الرسائل ذات الصلة معًا، فيوفّر نظرةً عامةً واضحةً ويعزز الكفاءة بشكل ملحوظ.

سترشدك هذه الدورة التدريبية إلى استخدام الذكاء الاصطناعي بكفاءة لتلخيص رسالة بريد إلكتروني واحدة أو عدة رسائل.

تلخيص رسالة بريد إلكتروني واحدة

• الطريقة 1: حلول الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت
• الطريقة 2: لوحة الذكاء الاصطناعي المدمجة من Kutools لـ Outlook

تلخيص رسائل بريد إلكتروني متعددة

• أداة ملخص الذكاء الاصطناعي المتقدمة من Kutools لـ Outlook

---

تلخيص رسالة بريد إلكتروني واحدة

---

يُعد تلخيص رسالة بريد إلكتروني واحدة مهمةً شائعة، ويمكن لمعظم أدوات الذكاء الاصطناعي تنفيذها بسلاسة. فيما يلي طريقتان موصى بهما:

الطريقة 1: حلول الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت

تتوفر العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت التي تُلخّص المحتوى بسرعةٍ فائقة. فيما يلي طريقة استخدام إحدى أكثرها شهرة، ChatGPT، كمثال:

الخطوة 1. افتح الرسالة في Outlook، وحدّد النص الذي تريده، ثم انسخه بسرعة باستخدام اختصار «Ctrl + C».

الخطوة 2. انتقل إلىChatGPTأو أداة ذكاء اصطناعي مشابهة، والصق محتوى البريد الإلكتروني، ثم أدخل طلبًا مثل: «لخّص المحتوى أدناه:» وانقر على زر «إرسال».

سيولّد الذكاء الاصطناعي ملخصًا موجزًا—انقله واستخدمه متى احتجتَ إليه.

إذا لم يُرضِك الملخص المقدم، يمكنك إضافة متطلباتك وطلب توليد ملخص جديد.

---

الطريقة 2: لوحة الذكاء الاصطناعي المدمجة من Kutools لـ Outlook

تقدم «Kutools لـ Outlook» «لوحة ذكاء اصطناعي» تقوم تلقائيًّا بتلخيص محتوى البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى النسخ واللصق.

الخطوة 1. ثبّت Kutools لـ Outlook، وافتح Outlook، ثم انقر على «Kutools» > «AI» لتفعيل «لوحة KUTOOLS AI».

تم الآن تفعيل لوحة KUTOOLS AI. انقر على تبويب «الملخص»، وسيتم توليد ملخص تلقائي للرسالة الحالية. وعند الانتقال إلى الرسالة التالية، سيتم إنشاء ملخص جديد تلقائيًّا.

إذا كنت تفضل توليد الملخصات يدويًّا، فما عليك سوى إيقاف «الوضع التلقائي» والتبديل إلى «الوضع اليدوي»، حيث لن يتم توليد الملخصات إلا عند النقر على زر «توليد».

الخطوة 3. إذا لم يُرضِك المحتوى، انقر على زر «إعادة التوليد»ليقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج معلومات رئيسية جديدة لك. وإذا رضيت عن المحتوى، فانقر على زر «نسخ» لنسخ المحتوى المستخرج، ثم الصقه في أي مكان تريده.

التخصيص

• اختر لغة الملخص: حدد اللغة التي ترغب بها لإنشاء الملخص. مع توفر أكثر من 40 لغة، يمكنك إنشاء ملخّصاتك باللغة الأنسب لاحتياجاتك.

  

• اختر نمط الملخص: يوفّر لك النظام أربعة أنماط مسبقة للملخص للاختيار من بينها بشكل افتراضي.

  

• تخصيص أو إضافة أنماط ملخّص إضافية: يمكن للمستخدمين ضبط تفضيلاتهم الخاصة بالملخّص حسب رغبتهم.

  انقر على زر «إدارة مكتبة المهارات»، وابحث عن مهارة الملخص، ثم انقر على زر «إضافة» لإدخال طلباتك المخصصة. احفظ تفضيلاتك لتُعدِّل مخرجات الملخص وفقًا لاحتياجاتك.

  

---

تلخيص رسائل بريد إلكتروني متعددة

---

بينما يمكنك تلخيص عدة رسائل بريد إلكتروني واحدة تلو الأخرى باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي المتاحة عبر الإنترنت، فإن هذه العملية تفتقر إلى الكفاءة. ولذلك، صُمّمت أداة «ملخص الذكاء الاصطناعي» من Kutools لـ Outlook خصيصًا لتلبية هذه الحاجة.

أداة ملخص الذكاء الاصطناعي المتقدمة من Kutools لـ Outlook

الخطوة 1. ثبّت Kutools لـ Outlook، ثم افتح Outlook وانقر على «Kutools» > «ملخص الذكاء الاصطناعي» لتفعيل ميزة ملخص Kutools AI.

الخطوة 2. في «مربع حوار ملخص العمل بالذكاء الاصطناعي – الخطوة 1»، حدد «نطاق التاريخ المرغوب» لتلخيص الرسائل الإلكترونية، واختر «المجلدات» التي تحتوي على الرسائل التي ترغب في تضمينها في الملخص، ثم انقر على زر «التالي».

الخطوة 3. سيتم عرض جميع الرسائل من المجلدات المحددة ضمن النطاق الزمني المحدد في قائمة. يمكنك تحسين الاختيار يدويًّا بتحديد الرسائل التي تريدها للحصول على ملخص أكثر دقة. بعد ذلك، اختر «اللغة» و«نمط الملخص»، ثم انقر على «بدء التلخيص».

الآن تم إنشاء الملخص.

إذا لم يُرضِك الملخص، انقر على «تلخيص مرة أخرى» للحصول على ملخصٍ جديد.

إذا رضيت عن الملخص، انقر على «نسخ» للصقه في أي مكان تحتاجه. بدلاً من ذلك، انقر على «تصدير» لحفظ الملخص كملف TXT أو ملفات PDF. يمكنك أيضًا النقر على «إنشاء بريد إلكتروني جديد» لفتح نافذة رسالة جديدة مع إدراج الملخص تلقائيًّا في نص الرسالة.

---

جدول المقارنة: أي طريقة تختار؟

---

الميزة	أدوات الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت	لوحة KUTOOLS AI	ملخص KUTOOLS AI
حالة الاستخدام	بريد إلكتروني واحد	بريد إلكتروني واحد	عدة رسائل بريد إلكتروني
تلقائي	❌لا، يتطلب نسخًا يدويًّا	✅نعم	✅نعم
دعم متعدد اللغات	يعتمد على أداة الذكاء الاصطناعي	✅نعم	✅نعم
نمط ملخص مخصص	❌أساسي فقط	✅نعم	✅نعم
تلخيص دُفعات	❌لا	❌لا	✅نعم
مدمج في Outlook	❌لا	✅نعم	✅نعم
الخصوصية والأمان	❌خطر تسريب البيانات	✅آمن	✅آمن

الخاتمة

• إذا كنت بحاجة فقط إلى تلخيص رسالة بريد إلكتروني واحدة، فإن لوحة KUTOOLS AI هي الخيار الأكثر كفاءة—فهي تلخّص الرسائل تلقائيًّا دون الحاجة إلى النسخ واللصق.
• إذا كنت بحاجة إلى تلخيص عدة رسائل بريد إلكتروني، فإن ملخص KUTOOLS AI هو الخيار الأفضل—إذ يعالج عدة رسائل دفعة واحدة، مما يوفر وقتك.
• إذا كنت لا ترغب في تثبيت إضافات، يمكن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت، لكنها تتطلب جهدًا يدويًّا لـ

يقدّم Kutools لـ Outlook الآن أكثر من 100 أداة مجانية، بما في ذلك تلخيص الذكاء الاصطناعي!نزّله الآن وحسِّن كفاءة إدارة بريدك الإلكتروني!

---

مقالات ذات صلة

• مدقق قواعد Outlook: ضمان كتابة رسائل بريد إلكتروني خالية من الأخطاء
• الرد على الرسائل الإلكترونية في Outlook بسهولة باستخدام قوة الذكاء الاصطناعي
• تبسيط كتابة البريد الإلكتروني: استخدام الذكاء الاصطناعي في Outlook أصبح سهلًا