كيف تصنف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا حسب الموضوع في Outlook؟

تتيح لك فئات الألوان التعرف بسرعة على العناصر ذات الصلة وتجميعها في Outlook ، بحيث يمكنك تتبعها بسهولة وتحسين الكفاءة. في هذه المقالة ، سنتحدث عن كيفية إنشاء قاعدة في Outlook لتعيين فئات الألوان تلقائيًا إلى رسائل البريد الإلكتروني بناءً على موضوعاتها.

تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بالألوان تلقائيًا استنادًا إلى موضوعها في Outlook

في Outlook الخاص بك ، يرجى تحديد مجلد البريد الوارد لحساب البريد الإلكتروني الذي تريد تطبيق قاعدة التصنيف التلقائي عليه ، ثم تحديد أي رسالة من المجلد. بعد ذلك ، يرجى اتباع الخطوات أدناه.

1. على الصفحة الرئيسية انقر فوق قوانيـن > إنشاء قاعدة.

2. في النافذة المنبثقة إنشاء قاعدة مربع الحوار ، انقر فوق خيارات متقدمة.

3. في ال معالج القواعد يسأل ما هي الشروط التي تريد التحقق منها، قم بما يلي:

In الخطوة 1: حدد الشرط (الشروط)، تحقق من الخيار الثاني مع (موضوع الرسالة التي اخترتها) في الموضوع.
In الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق النص الذي تحته خط باللون الأزرق لفتح ملف نص البحث صندوق المحادثة.
في النافذة المنبثقة نص البحث في مربع الحوار ، أدخل الكلمات الرئيسية أو العبارات في العنوان الذي تريد تصنيف رسائل البريد الإلكتروني حسب لونها تلقائيًا.
انقر أضف.
ملحوظة: إذا كنت بحاجة إلى تصنيف لون تلقائي لرسالة بريد إلكتروني استنادًا إلى المزيد من الكلمات الرئيسية أو العبارات ، فكرر الخطوتين XNUMX و XNUMX. ويمكنك تحديد الكلمات الرئيسية أو العبارات في ملف قائمة البحث مربع ثم انقر فوق حذف لإزالة غير المرغوب فيها.
انقر OK في ال نص البحث الحوار للعودة إليه معالج القواعد.
انقر التالى.

4. في ال معالج القواعد يسأل ماذا تريد أن تفعل بالرسالة، قم بما يلي:

In الخطوة 1: حدد الإجراء (الإجراءات)، افحص ال قم بتعيينه إلى فئة الفئة الخيار.
In الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة، انقر فوق الفئة التي تحتها خط باللون الأزرق لفتح ملف فئات اللون صندوق المحادثة.
في النافذة المنبثقة فئات اللون الحوار ، حدد فئة واحدة أو أكثر تريد تعيينها إلى رسائل البريد الإلكتروني بالعناوين التي تحتوي على الكلمات أو العبارات التي حددتها في الخطوة الثالثة.
انقر OK في ال فئات اللون الحوار للعودة إليه معالج القواعد.
انقر التالى.

5. في ال معالج القواعد يسأل هل هناك أي استثناءات، حدد الاستثناءات في الخطوة1 إذا كان هناك ، وقم بتحرير وصف الاستثناء في الخطوة2. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق التالى.

6. في ال معالج القواعد لإنهاء إعداد القاعدة ، يرجى التهيئة على النحو التالي:

In الخطوة1، حدد اسمًا لهذه القاعدة في مربع الإدخال.
In الخطوة2، افحص ال قم بتشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "Inbox"الخيار لتعيين فئات الألوان للرسائل الموجودة في صندوق الوارد الخاص بك والتي تفي بالشروط التي حددتها ؛ افحص ال قم بتشغيل هذه القاعدة خيار لتعيين فئات ألوان لرسائل البريد الإلكتروني الواردة التي تلبي الشروط التي حددتها.
In الخطوة3، يمكنك مراجعة تفاصيل القاعدة التي حددتها. إذا كنت بحاجة إلى تغيير أي من المعايير ، فانقر فوق قيمة مسطرة للتحرير.
بمجرد الانتهاء ، انقر فوق نهاية.

7. ينبثق مربع حوار لإعلامك بأن القاعدة لا تعمل إلا عند التحقق من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. انقر OK.

8. الآن ، تم إنشاء القاعدة بنجاح. إذا كنت بحاجة إلى التحقق منه أو تعديله في المستقبل ، فالرجاء الانتقال إلى قوانيـن > إنشاء قاعدة. وتذكر تحديد المجلد الصحيح كما هو موضح أدناه.