دليل Outlook – قوالب البريد الإلكتروني

يمكنك بسهولة إنشاء قالب رسالة إنشاء بريد إلكتروني جديد في Outlook على النحو التالي:

1. في نافذة البريد، انقر علىالصفحة الرئيسية > إنشاء بريد إلكتروني جديدلإنشاء بريد إلكتروني جديد.

نصائح: بدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا الضغط علىCtrl+Nلإنشاء بريد إلكتروني جديد.

2. الآن، تم فتح نافذة رسالة جديدة. أضف المستلمين، واكتب الموضوع، وأدرج علامات البريد الإلكتروني، وارفق الملفات، ثم حرّر محتوى الرسالة بما يناسب احتياجاتك.

3. انقر علىملف > حفظ باسم.

4. في مربع حوار «الحفظ باسم»، سمِّ القالب الجديد في خانةاسم الملف، وحدِّدقالب Outlook (*.oft)من قائمةتحديد تنسيق الحفظالمنسدلة، ثم انقر على زرحفظ.

نصائح:يتم حفظ قالب رسالة إنشاء بريد إلكتروني جديد تلقائيًا في مجلد قوالب Outlook. إذا كنت ترغب في حفظه في مجلد مختلف، فافتح ذلك المجلد في مربع حوار «حفظ باسم» قبل النقر على الزر.حفظ.

هذا هو قالب Outlook الافتراضي مسار الملف:%AppData%\Microsoft\Templates

5. تم الآن إنشاء قالب رسالة البريد الإلكتروني الجديد. يُرجى إغلاق نافذة الرسالة الجديدة دون حفظ.

2.1 إنشاء إنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب باستخدام ميزة اختيار النموذج

لإنشاء إنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب موجود في Outlook، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. في نافذة البريد، انقر علىالصفحة الرئيسية > عناصر جديدة > اختيار نموذج.

2. في مربع حوار اختيار نموذج:
(1) من قائمةالبحث فيالمنسدلة، اخترقوالب المستخدم في نظام الملفات؛
(2) انقر لتحديد القالب المطلوب الذي ستنشئ منه رسالة بريد إلكتروني ()تلميحات: إذا لم يظهر قالب بريدك الإلكتروني في المربع، يمكنك النقر على زراستعراضللعثور عليه وتحديده من مجلد آخر.)؛
(3) انقر على زرفتح.

بعد ذلك، يتم إنشاء بريد إلكتروني جديد استنادًا إلى القالب المحدد، ويمكنك متابعة تحريره وإرساله وفقًا لاحتياجاتك.

2.2 إنشاء إنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب عن طريق فتح ملف القالب مباشرةً

يمكننا فتح قالب البريد الإلكتروني لإنشاء بريد إلكتروني جديد منه مباشرةً.

1. افتح المجلد الذي يحتوي على قالب البريد الإلكتروني.
تلميحات: إذا كان قالب البريد الإلكتروني محفوظًا في مجلد القوالب الافتراضي، يمكنك فتح المجلد عبر المسار التالي:%AppData%\Microsoft\Templates

2. انقر نقرًا مزدوجًا على قالب البريد الإلكتروني لفتحه.

بعد ذلك، يتم إنشاء بريد إلكتروني جديد استنادًا إلى القالب المحدد. يمكنك تحرير هذا البريد الإلكتروني الجديد وإرساله حسب حاجتك.

كما نعلم، لا يمكن فتح قالب البريد الإلكتروني وتحريره مباشرةً. لكننا نستطيع إنجاز هذه المهمة بطريقة غير مباشرة: بإنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب، ثم حفظه كقالب جديد بنفس الاسم لاستبدال القالب الأصلي.

1. في Outlook، انقر علىالصفحة الرئيسية > عناصر جديدة > اختيار نموذج.

2. في مربع حوار اختيار نموذج:
(1) حددقوالب المستخدم في نظام الملفاتمن قائمةالبحث فيالمنسدلة؛
(2) انقر لتحديد القالب المطلوب الذي ستنشئ منه رسالة بريد إلكتروني ()تلميحات: إذا لم تتمكن من العثور على القالب المطلوب، فانقر على زراستعراضللعثور عليه وتحديده من مجلد آخر)؛
(3) انقر على زرفتح.

3. الآن تم إنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب المحدد. قم بإجراء التعديلات اللازمة عليه حسب احتياجاتك.

4. في نافذة تحرير الرسالة، انقر علىملف > حفظ باسم.

5. في مربع حوار «الحفظ باسم»:
(1) اخترقالب Outlook (*.oft)من قائمةتحديد تنسيق الحفظالمنسدلة؛
(2) افتح المجلد الذي يحتوي على قالب البريد الإلكتروني الأصلي؛
(3) في خانةاسم الملف، تأكد من أن اسم الملف مطابق تمامًا لاسم ملف القالب الأصلي؛
(4) انقر على زرحفظ.

6. الآن يظهر مربع حوار «تأكيد الحفظ باسم». يُرجى النقر على زرنعملاستبدال القالب الأصلي.

حتى الآن، قمت بتحرير قالب البريد الإلكتروني بطريقة غير مباشرة. يمكنك إغلاق نافذة إنشاء البريد الإلكتروني الجديد دون حفظ التغييرات.

يمكننا بسهولة إنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب بريد إلكتروني باستخدام ميزةاختيار نموذج، ولكن كيف نرد على بريد إلكتروني باستخدام قالب في Outlook؟ الحل هو إنشاء قاعدة لمعالجة هذه المهمة!

1. جهّز قالب البريد الإلكتروني الذي ستستخدمه للرد. (انقر لعرض)كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني.)

2. في طريقة عرض البريد، انقر فوقالصفحة الرئيسية > قواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

3. في مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر فوق زرقاعدة جديدةلإنشاء قاعدة جديدة.

4. في مربع الحوارمعالج القواعد، انقر لتحديد خيارتطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها، ثم انقر فوق زرالتالي.

5. في مربع الحوار الثاني من معالج القواعد، حدد الشروط التي سيتم بناءً عليها الرد على رسائل البريد الإلكتروني، ثم انقر فوق زرالتالي.
في حالتي، اخترت خيارأُرسِلت إليّ فقط.

6. في مربع الحوار الثالث من معالج القواعد، اختر خيارالرد باستخدام قالب معيّنفي قسمالخطوة 1، ثم انقر على النص المرتبط “قالب معيّن” في قسمالخطوة 2.

7. الآن، في مربع حوار تحديد قالب الرد، اخترقوالب المستخدم في نظام الملفاتمن قائمةالبحث فيالمنسدلة، ثم انقر لتحديد القالب المطلوب، وانقر فوق زرفتح.

نصائح: إذا لم تتمكن من العثور على القالب المحدد في مربع الحوار، فانقر فوق زراستعراضلتحديده من مجلدات أخرى.

8. الآن، عُد إلى الخطوة الثالثة في معالج القواعد، ثم انقر على زرالتاليللمتابعة.

9. في الخطوة الرابعة من معالج القواعد، حدِّد الاستثناءات إن لزم الأمر، ثم انقر على زرالتالي.

10. في الخطوة الأخيرة من معالج القواعد، سمِّ القاعدة في خانةالخطوة 1، وفعّل الخيارات التي تحتاجها في قسمالخطوة 2، ثم انقر على زرإنهاء.

نصائح: لردّ رسائل البريد الإلكتروني في مجلد البريد الوارد الآن، حدد خيارتشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في “البريد الوارد”.

11. للعودة إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر على زرموافقلإغلاقه.

تلميحات:
(1) للرد تلقائيًا على جميع رسائل البريد الوارد، يجب أن يظل تطبيق Outlook قيد التشغيل طوال الوقت.
(2) إذا كنت ترغب في تمكين الرد التلقائي على رسائل البريد في حساب Exchange، فانقر علىملف > معلومات > الردود التلقائيةلتفعيل ميزة الردود التلقائية، ثم اضبط إعدادات الرد التلقائي والنص كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه:

إذا كان محتوى الرد أو إعادة التوجيه يتكون من كلمات نصية فقط في القالب، فيمكنك تطبيق خطوة سريعة لتحقيق الرد أو إعادة التوجيه باستخدام قالب.

1. في طريقة عرض البريد، انقر فوقالصفحة الرئيسية > إنشاء جديد(في مجموعة)الخطوات السريعة).

2. في مربع حوار تعديل الخطوة السريعة، سمِّ الخطوة السريعة الجديدة، وحدّد الإجراء كـردأورد على الكلأوإعادة توجيه، ثم انقر فوقعرض الخياراتلتوسيع قسم الخيارات، واكتب محتوى الرد أو إعادة التوجيه، وانقر فوق زرإنهاء.

حتى الآن، تم إنشاء الخطوة السريعة الجديدة. ويمكنك تطبيق هذه الخطوة السريعة بسهولة بنقرات قليلة.

3. إذا كنت بحاجة إلى الرد على رسالة بريد إلكتروني باستخدام هذه الخطوة السريعة، فحدّد الرسالة أولًا، ثم انقر فوق الخطوة السريعة الجديدة في مجموعةالخطوات السريعة.

4. بعد ذلك، سيتم فتح نافذة رسالة الرد أو إعادة التوجيه مع المحتوى المعد مسبقًا. قم بإجراء التعديلات التي تحتاجها، ثم انقر فوق زرإرسال.