دورة تعليمية لبرنامج Outlook – قوالب البريد الإلكتروني

يمكنك بسهولة إنشاء قالب رسالة بريد إلكتروني جديد في برنامج Outlook كما يلي:

1. في عرض البريد، انقر فوق الرئيسية > بريد إلكتروني جديد لإنشاء بريد إلكتروني جديد.

نصائح: بالتبادل، يمكنك أيضًا الضغط على Ctrl + N لإنشاء بريد إلكتروني جديد.

2. الآن يتم فتح نافذة كتابة رسالة جديدة. أضف المستلمين، اكتب الموضوع، أضف علامات البريد الإلكتروني، أرفق المرفقات، واكتب محتوى الرسالة حسب الحاجة.

3. انقر فوق ملف > حفظ باسم.

4. في مربع حوار حفظ باسم، اسم القالب الجديد في مربع اسم الملف، حدد قالب Outlook (*.oft) من قائمة نوع الحفظ المنسدلة، ثم انقر فوق زر الحفظ.

نصائح: يتم حفظ قالب رسالة البريد الإلكتروني الجديد في مجلد قوالب Outlook افتراضيًا. إذا كنت بحاجة إلى حفظ القالب في مجلد آخر، يجب عليك فتح المجلد في مربع حوار حفظ باسم قبل النقر فوق حفظ .

هذا هو المسار الافتراضي لمجلد قوالب Outlook: %AppData%\Microsoft\Templates

5. الآن تم إنشاء قالب رسالة البريد الإلكتروني الجديد. يرجى إغلاق نافذة كتابة الرسالة الجديدة دون حفظ.

2.1 إنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب باستخدام ميزة اختيار النموذج

لإنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب موجود في برنامج Outlook، يمكنك القيام بما يلي:

1. في عرض البريد، انقر فوق الرئيسية > عناصر جديدة > اختيار النموذج.

2في مربع حوار اختيار النموذج:
(1) حدد قوالب المستخدم في نظام الملفات من ابحث في القائمة المنسدلة؛
(2) انقر لتحديد القالب المحدد الذي ستقوم بإنشاء بريد إلكتروني منه (نصائح: إذا لم يكن قالب البريد الإلكتروني الخاص بك مدرجًا في الحوار، يمكنك النقر فوق الزر تصفح للعثور عليه واختياره من مجلد آخر.)؛
(3) انقر فوق الزر فتح .

ثم يتم إنشاء بريد إلكتروني جديد بناءً على القالب المحدد. استمر في تحرير وإرساله حسب الحاجة.

2.2 إنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب عن طريق فتح ملف القالب مباشرة

يمكننا فتح قالب البريد الإلكتروني لإنشاء بريد إلكتروني جديد منه مباشرة.

1افتح المجلد الذي يحتوي على قالب البريد الإلكتروني.
نصائح: إذا كان قالب البريد الإلكتروني مخزنًا في مجلد القوالب الافتراضي، يمكنك فتح المجلد عبر هذا المسار: %AppData%\Microsoft\Templates

2. انقر نقرًا مزدوجًا على قالب البريد الإلكتروني لفتحه.

ثم يتم إنشاء بريد إلكتروني جديد بناءً على القالب المحدد. يمكنك تحرير وإرسال البريد الإلكتروني الجديد حسب الحاجة.

كما نعلم، لا يمكن فتح وتحرير قالب البريد الإلكتروني مباشرة. ومع ذلك، يمكننا حل هذه المشكلة بطريقة غير مباشرة: إنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب، ثم حفظ البريد كقالب بنفس الاسم لاستبدال الأصلي.

1. في برنامج Outlook، انقر فوق الرئيسية > عناصر جديدة > اختيار النموذج.

2في مربع حوار اختيار النموذج:
(1) حدد قوالب المستخدم في نظام الملفات من ابحث في القائمة المنسدلة؛
(2) انقر لتحديد القالب المحدد الذي ستقوم بإنشاء بريد إلكتروني منه (نصائح: إذا لم تتمكن من العثور على القالب المحدد، انقر فوق الزر تصفح للعثور عليه واختياره من مجلد آخر)؛
(3) انقر فوق الزر فتح .

3. الآن تم إنشاء بريد إلكتروني جديد من القالب المحدد. قم بإجراء التغييرات اللازمة في البريد الإلكتروني الجديد.

4. في نافذة كتابة الرسالة، انقر فوق ملف > حفظ باسم.

5في مربع حوار حفظ باسم:
(1) حدد قالب Outlook (*.oft) من نوع الحفظ القائمة المنسدلة؛
(2) افتح المجلد الذي يحتوي على قالب البريد الإلكتروني الأصلي؛
(3) في مربع اسم الملف تأكد أن اسم الملف مطابق تمامًا لاسم ملف قالب البريد الإلكتروني الأصلي؛
(4) انقر فوق الزر حفظ .

6. الآن سيظهر مربع حوار تأكيد الحفظ. يرجى النقر فوق الزر نعم لاستبدال القالب الأصلي.

حتى الآن، قمنا بتحرير قالب البريد الإلكتروني بطريقة غير مباشرة. ويمكنك إغلاق البريد الإلكتروني الجديد دون حفظ.

يمكننا بسهولة إنشاء بريد إلكتروني جديد من قالب البريد الإلكتروني باستخدام ميزة اختيار النموذج ، ولكن كيف يمكننا الرد على بريد إلكتروني باستخدام قالب في برنامج Outlook؟ يمكننا إنشاء قاعدة لحل هذه المشكلة.

1. قم بإعداد قالب البريد الإلكتروني الذي سترد به. (انقر لعرض كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني.)

2. في عرض البريد، انقر فوق الرئيسية > قواعد > إدارة القواعد والتنبيهات.

3. في مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر فوق الزر قاعدة جديدة لإنشاء قاعدة جديدة.

4. في معالج القواعد، انقر لتحديد خيار تطبيق القاعدة على الرسائل التي أستقبلها، ثم انقر فوق الزر التالي .

5في مربع حوار معالج القواعد الثاني، حدد الشروط التي سيتم الرد عليها، وانقر فوق الزر التالي .
في حالتي، قمت بتحديد الخيار مرسل فقط إلي .

6. في مربع حوار معالج القواعد الثالث، حدد الخيار الرد باستخدام قالب محدد في القسم الأول، ثم انقر فوق النص المرتبط “قالب محدد” في القسم الثاني.

7. الآن في مربع حوار تحديد قالب رد، اختر قوالب المستخدم في نظام الملفات من قائمة البحث المنسدلة، انقر لتحديد القالب المحدد، ثم انقر فوق الزر فتح.

نصائح: إذا لم تتمكن من العثور على القالب المحدد في الحوار، انقر فوق الزر تصفح لاختياره من مجلدات أخرى.

8. الآن يعود إلى معالج القواعد الثالث، وانقر فوق الزر التالي للمتابعة.

9. في معالج القواعد الرابع، حدد الاستثناءات إذا لزم الأمر، وانقر فوق الزر التالي .

10. في معالج القواعد الأخير، اسم القاعدة في مربع الخطوة الأولى، حدد الخيارات حسب الحاجة في القسم الثاني، وانقر فوق الزر إنهاء.

نصائح: للرد على رسائل البريد الإلكتروني في مجلد الوارد الآن، حدد الخيار قم بتشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في “الوارد” .

11. يعود إلى مربع حوار القواعد والتنبيهات، انقر فوق الزر موافق لإغلاقه.

نصائح:
(1) لرد تلقائي على جميع الرسائل الواردة، تحتاج إلى تشغيل برنامج Outlook طوال الوقت.
(2) إذا كنت تريد الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني في حساب Exchange، يمكنك النقر فوق ملف > معلومات > الردود التلقائية لتمكين ميزة الردود التلقائية، ثم حدد إعدادات ونصوص الرد التلقائي كما هو موضح في الصورة أدناه:

إذا كانت محتويات الرد أو إعادة التوجيه هي كلمات بسيطة فقط في القالب، يمكنك تطبيق خطوة سريعة لتحقيق الرد أو إعادة التوجيه باستخدام القالب.

1. في عرض البريد، انقر فوق الرئيسية > إنشاء جديد (في مجموعة الخطوات السريعة).

2. في مربع حوار تحرير الخطوة السريعة، اسم الخطوة السريعة الجديدة، حدد الإجراء كرد أو رد الجميع أو إعادة التوجيه، انقر فوق إظهار الخيارات لتوسيع قسم الخيارات، واكتب محتوى الرد أو إعادة التوجيه، ثم انقر فوق الزر إنهاء.

حتى الآن، تم إنشاء الخطوة السريعة الجديدة. يمكنك تطبيق الخطوة السريعة بسهولة بالنقر.

3. إذا كنت بحاجة إلى الرد على بريد إلكتروني بهذه الخطوة السريعة، حدد البريد الإلكتروني، وانقر فوق الخطوة السريعة الجديدة في مجموعة الخطوات السريعة.

4. ثم يتم فتح نافذة الرد أو إعادة التوجيه مع المحتوى المُعد مسبقًا. قم بإجراء التغييرات حسب الحاجة، وانقر فوق الزر إرسال.